歸檔文件整理的方法

1、疏管局檔案工作培訓班講稿大家好。很榮幸能和大家一起來探討檔案工作中文件整理的一些問題。如果有講得不到之處希望大家批評指正。大家都是來自疏管局基層管理處、所的文檔工作人員，這就要求你們要掌握文件整理工作中的一些最基本的方法和步驟就可以了。第一步：收集應該整理的文件材料收集應整理的文件材料主要是以能不能反映本處、所工作活動、具有查考利用價值為依據來確定的，其收集范圍包括以下幾個方面：（一）本處、所的文件材料：1、本處、所黨支部、行政領導班子會議記錄、紀要；2、本處、所召開的工作會議、專題會議文件材料；3、本處、所的請示與疏管局的批復、如果有下級的話，那就還有下級部門的請示與本處、所給予的批復；4、

2、本處、所及其內部職能部門形成的工作計劃、安排、總結、報告；5、本處、所業(yè)務活動和科技管理工作而形成的文件材料；6、本處、所匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析材料；7、本處、所黨支部、團委、工會、婦女和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料；8、反映記載本處、所房地產權益和有關糾紛處理的文件材料；9、本處、所成立、合并、撤銷機構、更改名稱、啟用印章、人員編制方面的文件材料；10、本處、所制定的工作條例、規(guī)章制度等文件材料；11、本處、所干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評聘、黨員、團員、干部、職工花名冊和報表、干部職工錄用、轉正、定級、調資、辭職、退職、開除、退休、評殘、撫恤、死亡、表彰獎勵、違紀處理

3、的文件材料；12、本處、所及本處、所辦理的干部職工調動轉移工資、行政、黨員、團員、工會組織關系的介紹信及存根；13、本處、所財產、物資、檔案等的交接憑證和清冊；14、本處、所與其他單位或個人簽訂的各種合同、協(xié)議；(二)應整理的上級下發(fā)文件材料1、疏管局召開的需要本處、所貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；2、疏管局頒發(fā)的屬于本處、所主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件材料；3、疏管局轉發(fā)本處、所的文件；4、疏管局對本處、所的所有批復、指示、通知、安排；（三）應整理的下級機關的文件材料1、下級站、所報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表；2、下級站、所報送的法規(guī)性備案文件材料等；以上就是需要整理的文件

4、材料的收集范圍。第二步：確定文件整理保管的單位“件”文件收齊后，就要正確確定文件整理保管單位“件”：1、一般以一份文件為一件，如：“關于調整省疏勒河流域水資源管理局基層管理處內設機構的通知”就可作為一件來保管。2、文件的定稿和正式印發(fā)件合為一件，這種情況主要是指本處、所的正式發(fā)文和處、所內部制定的規(guī)章制度等。3、正文與附件合為一件，例如：甘肅省疏勒河流域水資源管理局下發(fā)了一份工作安排的文件，其后有“工作目標管理任務指標表”和“工作目標管理任務有關問題的說明”兩個附件，整理時一定要作為一件對待，不能分開。4、請示與批復，需分為以下兩種情況來對待：同一年內形成的相關的請示與批復、合在一起作為一件進

5、行整理保管；跨年度的相關的請示與批復、因上級會不會給你批、啥時候批的不確定性，所以整理時可以不等待。如果批復在以后的年度形成，整理時可以將請示、批復各作為一件對待，各自歸入所形成的年度。5、報表、名冊、圖表、介紹信存根、會議記錄等類似文件材料，按其本來的形式，一個自然本（冊）為一件。第三步：整理文件的裝訂1、文件的系統(tǒng)排列，一份文件由幾部分組成時，裝訂前應按下列順序進行排列：a.正本在前，定稿（底稿）在后；b.正文在前，附件在后；c.原件在前，復制件在后；d.轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；e.批復在前，請示在后；2、裝訂方法A、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開重新裝訂。B、永久、30年保管的

6、文件，5頁以上可用不銹鋼訂書機進行裝訂，4頁以下可用固體膠粘貼，離上下邊各2厘米處各點一下，中間再點一下沾好就可以了。如果文件太厚，訂書機無法裝訂，可用線繩裝訂法，即使用細線繩裝訂文件，要求統(tǒng)一在距離文件左側邊沿1.2厘米處，上下均勻扎三個相距7厘米的孔，穿上細線繩適當抽緊并打結即可。第四步：給整理的文件編頁號1、以“件”為單位編寫頁號，也就是每件均從“1”開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁號。2、頁號編寫的位置，凡是有文字、圖表的頁面都要編寫頁號，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角。3、一份文件的總頁數(shù)，以該文件最后一個頁號為準。第五步：整理文件的分類我們疏管局基層處、所就按保管期限年度機構分

7、類法來進行分類。機構分類法就是按你的科室分類，像你們各處、所就可以按黨政辦公室、灌溉管理科、工程管理科、財務科、水政水資源科、綜合經營科分6個類。有些處、所科少一些，你就按你現(xiàn)有科室設類就可以了。把歸檔文件按保管期限分成永久、30年、10年；把同一保管期限內各年度的文件材料按本單位的內部機構分開。具體如下圖所示：省疏管局昌馬灌區(qū)管理處歸檔文件分類方案 序號 機構名稱 永 久 30年 10年1 黨政辦公室 ： 文件材料 文件材料 文件材料2 灌溉管理科： 文件材料 文件材料 文件材料3 工程管理科: 文件材料 文件材料 文件材料4 財務科: 文件材料 文件材料 文件材料5 水政水資源科: 文件材

8、料 文件材料 文件材料6 綜合經營科處： 文件材料 文件材料 文件材料第六步：整理文件的保管期限的確定怎樣全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。具體說就是：（一）凡是反映本處、所主要職能活動和基本歷史面貌的，對與人有關的（現(xiàn)在不是提倡以人為本嘛）具有長遠利用價值的文件材料，都可列為永久保管。（二）本處、所制定的法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件，召開重要會議的文件，重要的請示、批復、報告、總結，綜合統(tǒng)計報表，機構演變、本處、所領導人任免、黨員、團員、干部、職工花名冊和報表、干部職工錄用、轉正、定級、調資、辭職、退職、開除、退休、評殘、撫恤、死亡、表彰獎勵、違紀處理的文件；轉移工

9、資、行政、黨員、團員、工會組織關系的介紹信及存根；疏管局下發(fā)的屬于本處、所主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件和針對本處、所人事及工作方面的批復、意見；（三）反映本處、所一般工作活動，在較長時間內對本處、所工作有查考利用價值的文件材料，列為30年保管。主要包括：本處、所一般工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，財務管理工作形成的一般性文件材料，疏管局下發(fā)的屬于本處、所主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料，下級站、所報送的全年及重要工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。（四）凡是在較短時間內對本處、所有參考利用價值的文件材料，列為10年保管。 主要包括：本處、所一般事務性的文件材料，上級局頒發(fā)的

10、非本處、所主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級站、所報送的一般半年、季度工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。第七步 整理文件的排列與編寫件號整理文件排列是文件整理系統(tǒng)化、有序化的一個重要環(huán)節(jié)，編寫件號則是對文件排序的確定，其方法如下：(一)按保管期限及年度、機構進行排列,也就是說永久、30年、10年各排列一個順序號，逐年延續(xù)，在每一個年度內則要按照分類表中機構的序列進行排列； (二)在同一個保管期限、同一個年度的同一個機構的文件材料內，一般按照文件的形成時間或文號順序進行排列；(三)同一事情或同一問題的文件材料，按照形成的時間順序或重要程度進行排列；(四)不同事件、不同問題的文件材料，按照事

11、件或問題結束的時間順序進行排列；(五) 同一類統(tǒng)計報表、重要的會議文件等成套性的文件材料，應集中進行排列；(六)所有文件排列完畢之后，即應按照排列順序逐件編寫件號；(七)一個處所整理文件編寫的件號，應始終保持永久、30年、10年三個序列。第八步：加蓋并填寫歸檔章（一）加蓋歸檔章。歸檔章加蓋在每份文件的首頁右上角，如有其它標記或文字時，可以酌情向左或向下適當移動。（二）歸檔章的具體樣式如下：1 2 3全宗號年度件號機構保管期限4 5 61、全宗號你們一定要空下，不要隨便填寫，因為你們沒有全宗號。2、年度就是整理的是哪一年的文件就蓋哪一年的數(shù)字如2011年的文件就蓋2011。3、件號就是文件的流水

12、號。4、機構就是黨政辦公室或財務科等等。 5、保管期限就是永久或30年、10年。6、不要填寫。歸檔章各項目的填寫，要選用大小適當?shù)臄?shù)碼章，刻制大小適當?shù)摹皺C構”名稱章、“保管期限”章，加蓋上去后，整齊美觀。蓋章使用的印泥的顏色，一個單位要統(tǒng)一，一般用紅色，不能今年紅色明年藍色。第九步：整理的文件裝盒整理文件裝盒的方法步驟如下：(一)按照永久、30年、10年三個編號順序分別裝盒。一個機構的文件比較多，可以按排序單獨裝一盒或幾盒；幾個機構的文件比較少，可以按排序合裝一盒；但要記?。翰煌９芷谙薜奈募荒芑旌涎b在一個盒子里。(二)每盒文件之前放置目錄，文件之后放置一張備考表。備考表“整理人”項：由整理文件責任人簽字或蓋章?！皺z查人”項：由檢查文件整理質量的責任人簽字或蓋章?！叭掌凇表棧禾顚懕竞形募硗戤叺哪?、月、日。第十步：整理文件目錄的抄寫（一）根據本處、所文件材料分類、排列