中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度4p

1、（一）總則第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制 度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及 勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。（二）檔案管理第三條歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工 資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、 合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整， 密級檔案必須保證安全。第五條檔案的借閱與索取：1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級

2、檔案可通過檔 案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2. 公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借 閱手續(xù)；3借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴 禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡 屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制， 一般內(nèi)部檔原因 總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。第六條檔案的銷毀：1. 任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2. 若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷 毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。3. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單， 由專人監(jiān)督銷

3、毀。（三）印鑒管理第七條 公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章， 如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編 號登記，以備查詢，存檔。第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確 需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來 必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。（四）公文打印管理第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。第十三條 各部室打印的公文

4、或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印,按價計費。第十四條公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室 留底存檔。（五）辦公及勞保用品的管理第十五條 辦公用品的購發(fā)：1. 每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；2. 總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分 發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；3. 除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領(lǐng)用；4. 公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的名 單和用品清單，負責為其配齊

5、，以保證新聘人員的正常工作；5. 負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、 品種對路、量足 質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好；6. 負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本， 辦好入庫、出庫手續(xù)。出 庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；7. 辦公室用品管理一定要做到文明、 清潔、注意安全、防火、防盜、 嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。第十六條 勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)- 發(fā)放。（六）庫房管理第十七條庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù) 目，檢查

6、包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物 與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。第十九條 物資入庫后，應(yīng)當日填寫帳卡。第二十條 嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任 批準后方可出庫。第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，辦 理外借手續(xù)。第二十二條嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確， 不得隨意涂改。第二十三條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施， 做到防火、防盜、防潮。（七）報刊及郵發(fā)管理第二十四條報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負 責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。第二十五條 報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分 別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、 存檔備查。第二十六條任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng) 理辦公室主任批準。（八）附則第二十七條公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。（一）私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。（二）所有公發(fā)信件、郵件一律不圭寸口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一圭寸口，負責寄發(fā)；（三）控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準，總經(jīng)理辦公室