文控管理制度

1、文控管理制度1 總那么1.1 文控工作雖作為制作業(yè)公司輔助性工作；但直接影響著公司生產(chǎn)、運(yùn)營的成效。為 標(biāo)準(zhǔn) 本公司的文控工作，特制怎文控工作，特制定本制度。1.2 本制度適用于本公司的文件制、 修訂、審批、受控、發(fā)行、 回收、歸檔及銷毀等個(gè) 環(huán)節(jié)。1.3 文控工作管理原那么： 使用文件唯一性， 系統(tǒng)性，易于識(shí)別， 集中管理與分散管理相 結(jié)合。1.4 公司務(wù)職能部門應(yīng)明確一位負(fù)責(zé)人分管文檔工作； 并指左兼職文控員統(tǒng)一管理本部 門相 關(guān)文件材料，左期整理歸檔并控期向公司文控移交。1.5 文控負(fù)責(zé)對(duì)全公司的文件管控：其他公司成員有義務(wù)和職責(zé)對(duì)文控工作進(jìn)行監(jiān)督和 支 持。2 文件屬性及分類 根據(jù)公司

2、的實(shí)際情況，文件可以按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類詳見附件：文件分類表 2.1按業(yè)條活動(dòng)可為分： 銷售文件，研發(fā)文件，供給商文件，制造生產(chǎn)文件， 工程工藝 文件， 質(zhì)量管理文件，行政后勤管理文件，人事管理文件，財(cái)務(wù)文件等。2.2 按管控方式可分為：受控文件和非受控文件。受控文件是指可能涉及公司的商業(yè)機(jī) 密或 對(duì)公司日常運(yùn)行有標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)作用的文件，需根拯公司的成長對(duì)文件進(jìn)行修訂的文件，如體系文件，技術(shù)文件、合同協(xié)議等；非受控文件是指外部單位發(fā)放的文件，本公司無法控制 , 或由本公 司發(fā)布的通知、公告等發(fā)布后無需修訂，不必要對(duì)其控制的文件，如法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、 通知等。2.3 按文件載體可分為：紙質(zhì)文件和電子文件。2

3、.4 按管理方法可分為：集中管理和分散管理。2.5 按保密等可分為：絕密、機(jī)密、秘密、公開。絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使 公司 平安和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； 機(jī)密是重要的公司秘密， 泄露會(huì)使公司平安和利益嚴(yán) 重?fù)p害； 秘密是指一般公司秘密，泄歸會(huì)使公司平安和利益遭損害。2.6 按屬性可分為：規(guī)左性文件、事務(wù)性文件和技術(shù)文件。規(guī)泄性文件是批為了約束和 標(biāo)準(zhǔn) 某方而的行為和活動(dòng)而制訂的標(biāo)準(zhǔn)性文件， 如政策、 法規(guī)、 制度等， 這里主要是指公司 內(nèi)制度規(guī) 范文件；事務(wù)性文件是指為辦理某項(xiàng)工作和事務(wù)而產(chǎn)生的記錄和推動(dòng)性文件。2.7 按文件來源可分為：外來文件和內(nèi)部文件。2.8按保存時(shí)間可分為：永

4、久 30年以上、長期 15-30年、短期 15年以下。2.9 按文件的生命周期可分為：“制作、受控發(fā)行、歸檔、廢止四個(gè)階段。3權(quán)責(zé)3.1文控的工作職責(zé)公司文件的模板、格式、版本、權(quán)限、密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)公司文件的模板、格式、版本、權(quán)限、密級(jí)、字體等方而的審 受控、發(fā)行、紙檔的發(fā)放、回收、銷毀：協(xié)調(diào)質(zhì)量管理部及相關(guān)部門對(duì)體系文件的監(jiān)督、管控及對(duì)其提供審核利用;對(duì)外來文件如法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、公文、證書等受控和管制；對(duì)除以上文件以外的英它文件的管制；對(duì)歸檔的文件集中管理。3.2各部門的權(quán)責(zé)按照?文件控制程序?規(guī)左制作和使用文件：對(duì)辦理完比，具有保存價(jià)值的問件歸檔，左期向文控移交自覺樽守文件管理的相關(guān)規(guī)圧，并監(jiān)

5、督和建議文控的管理工作4管理規(guī)左4.1制作階段需要草擬文件，須遵循公司對(duì)文件要素的規(guī)左。參見?文件控制程序?文件的制作規(guī)定性文件，制作編輯文件前向文控申請(qǐng)文件編號(hào)，正確編與文件名稱；女口：體系文件等。文件冬稱的組成：文件編號(hào) +文件標(biāo)題+文件制作時(shí)間事務(wù)性文件和公文的文件劃稱可不安照此方式命我。但必須具有明顯的指示性，不能籠統(tǒng)地標(biāo)題為申請(qǐng)、報(bào)告等。事務(wù)性文件，那么按照文件編號(hào)規(guī)那么，部門自行編制一套編號(hào)進(jìn)行管控。假設(shè)修訂文件需向文控索要需修訂的可編輯電子檔：文件的編輯，須對(duì)文件的模板、版本、修訂履歷、密級(jí)、文件屬性等進(jìn)行編為。4.2受控發(fā)行階段受控發(fā)行流程4.2.1.1 公文，內(nèi)部公文在 0A

6、 上提交啟動(dòng)流程，由文控審核文件字體、模板、格式、署 名等 方而， 通過那么提交到其部門主管領(lǐng)導(dǎo)， 由英審核文件內(nèi)容， 位通過那么駁回到文件流程源 頭，由文 件作者重新修改編輯， 再重新提交： 假設(shè)都通過， 那么由部門領(lǐng)導(dǎo)提交總經(jīng)理或副總經(jīng) 理核準(zhǔn)簽發(fā)， 由管理印章的人員在落款處加蓋公司印章， 文件受控發(fā)布； 外來公文， 由收文 部門掃描后， 掃描 件和原件移交文控受控。4.2.1.1 規(guī)左性文件如規(guī)章制度、 SOP 等，在 0A 上提交啟動(dòng)流程，由文控申核文件 字 體、模板、格式、署名等方而，通過那么提交到其部門主管領(lǐng)導(dǎo)，由其審核文件內(nèi)容，未通 過那么駁 回到文件流程源頭， 由文件作者重新修

7、改編輯， 再重新提效： 假設(shè)通過， 那么由部門領(lǐng)導(dǎo) 提交內(nèi)容涉 及到的相關(guān)部門會(huì)審，同樣，通過那么直接提交下一節(jié)點(diǎn)，未同意，那么駁回流程起 點(diǎn)：都通過后， 由管理者低表核準(zhǔn)簽發(fā)，文控受控發(fā)布。4.2.1.3 事務(wù)性文件，不需在 0A 上發(fā)行受迭，只在部門間受控即可，如聯(lián)絡(luò)單，申請(qǐng)等。4.2.1.4 技術(shù)文件，在 PLM 或 0A 上進(jìn)行流程受控。需發(fā)行紙檔各部門的，文控加蓋受 控章 和受控時(shí)間， 發(fā)放到相關(guān)部門， 假設(shè)是修訂版本文件， 須收回上一版本的舊文件； 需發(fā)放 到外部的 文件，需文控加蓋非受控章。4.2.1.5 資質(zhì)文件及認(rèn)證文件。收文部門收到證書及資質(zhì)文件后，對(duì)其進(jìn)行掃描，然后 將原

8、 件和掃描件移交文控受控；文控對(duì)新收到的文件對(duì)原件整理保管，將不涉密的電子檔發(fā) 布到 0A 和效勞器公共文件夾，以方便公司業(yè)務(wù)人員使用。 掃描件要求，無黑邊，無傾斜、 圖像淸晰無 模糊，方便讀取4.2.1.6 合同協(xié)議，簽訂完畢的原件一份及電子檔移交文控，本部門可保存一份使用。4.3 歸檔階段4.3.1 部門歸檔4.3.1.1 具有長遠(yuǎn)保存和參靠價(jià)值的文件，文件辦理完畢合，由文件辦理部門連同該文 件產(chǎn) 生的后續(xù)過程和結(jié)果文件歸檔，按照料類別、事件整理，與其它歸檔文件一并向文控泄期移交集中保存。移交時(shí)間為：年初即 1月移交上年度下半年的歸檔文件：年中即 7 月份移 交上半年 的歸檔文件。43.1

9、.2 記錄性的文件， 對(duì)每個(gè)工作年度的記錄文件進(jìn)行歸檔， 由本部門保管， 以便隨 時(shí)查閱4.3.2 文迭整理歸檔4.3.2.1 收集，文控各部門具有保存價(jià)值辦理完畢的文件，泄期完整收集。4.322 整理，按照文件屬性等對(duì)文件進(jìn)行分類整理立卷。43.2.3 保管，整理完畢的檔案文件按類別入庫保存。4.324 利用4.3.2.4.1 為方便公司內(nèi)部人員查閱檔案，文控人員在公司 0A 上公布不帶任保密級(jí)的檔 案目 錄。借閱利用者須經(jīng)過 0A “檔案借閱流程申請(qǐng)，申請(qǐng)通過前方可到檔案室辦理借閱 利用手 續(xù)。4.324.2 公司各部門因工作需要査況本部門歸檔的檔案， 不涉密檔案可以直接到檔案室 調(diào)閱、

10、查閱非本部門的不涉密檔案，須經(jīng)文件歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)同意：涉密的檔案需由總旨理批準(zhǔn)，方可借閱利用。4.324.3 借閱者須保護(hù)檔案文件，不得有涂寫、折疊、勾畫、撕毀等有損檔案文件的行為發(fā)生；假設(shè)需摘錄或復(fù)印， 應(yīng)由文控加蓋文控章為資證明。 對(duì)重要的或密級(jí)的檔案需要復(fù)制時(shí)，需經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)同意。4.324.4 檔案使用完畢，及時(shí)歸還。文控在接收歸還的檔案時(shí)須仔細(xì)檢査核對(duì)。4.4 廢止4.4.1 紙檔，文迭從各部門回收舊版本受控文件， 加蓋作廢章， 對(duì)涉密文件作破碎銷毀 處理， 不涉密的可作廢紙?zhí)幚恚悍鞘芸匚募?，可用在文件?nèi)容面劃叉標(biāo)識(shí)作廢處理。4.4.2 系統(tǒng)上的電子檔，放到作廢文件夾。5 數(shù)據(jù)備份5

11、.1 數(shù)據(jù)備份的范圍系統(tǒng)數(shù)據(jù)，包括ERP、PLM、0A、郵件系統(tǒng)等；5.1.2 技術(shù)文件電子檔；5.1.3 關(guān)鍵部門、關(guān)鍵崗位人員工作電腦數(shù)據(jù)：關(guān)鍵部門是指涉及公司的核心信息，直接彫響公司運(yùn)行的成效的部門，如研發(fā)部；關(guān)鍵崗位是指涉及部門內(nèi)核心信息，直接影響部門或公司工作成效的崗位。5.1.4 其它具備備份價(jià)值的電子文件。5.2 備份周期。根據(jù)不同的數(shù)量，備份的同期也不盡相同。5.2.1 系統(tǒng)數(shù)據(jù)同期為每季度末備份一次；5.2.2 技術(shù)文件每月月底備份一次：5.2.3 關(guān)鍵部門、關(guān)鍵崗位人員每年年末備份一次； 流動(dòng)性比擬大的崗位每季度末備份 一次：5.2.4 關(guān)鍵崗位人員離職，需將其電腦數(shù)據(jù)在離

12、職前一周進(jìn)行備份：5.2.5 其它數(shù)據(jù)，依據(jù)性質(zhì)和實(shí)際情況進(jìn)行備份。5.3 備份要求：備份數(shù)據(jù)保持可讀性。備份所需的載體和介質(zhì)必須選用優(yōu)質(zhì)的移動(dòng)硬盤 和光 碟。5.4 備份操作。5.4.1 由文控?cái)y同 IT 人員或網(wǎng)絡(luò)工程師對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份；5.4.2 當(dāng)事雙方需在備份記錄上簽字確認(rèn)：5.4.3 備份數(shù)據(jù)一式二份。5.5 備注份數(shù)據(jù)保管。5.5.1 由文控將備份數(shù)據(jù)的移動(dòng)硬盤或光碟整理著錄， 標(biāo)注英內(nèi)容、 時(shí)間、數(shù)拯量、編 號(hào)等：5.5.2 一式二份的備份數(shù)拯，由總經(jīng)理分派專人分別保存：5.5.3 備份數(shù)據(jù)的庫房管理。左期檢查保存環(huán)境，防潮、防盜、放高溫。5.5.4 事實(shí)上期檢查數(shù)據(jù)備份的可讀性

13、。假設(shè)出現(xiàn)不可讀，査看數(shù)據(jù)標(biāo)注，核左其修復(fù)價(jià) 值。 假設(shè)需修復(fù)，需及時(shí)修復(fù)。5.5.5 須泄期對(duì)備份數(shù)據(jù)的保存價(jià)值進(jìn)行鑒泄，對(duì)無需保存的數(shù)據(jù)上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。5.6 備份數(shù)據(jù)的利用，假設(shè)工作需要調(diào)用備份數(shù)據(jù)時(shí)，需提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)備份。用畢及時(shí)歸還。6 文件信息保密6.1 為公司文件資料信息保密，是每個(gè)公司成員應(yīng)盡的義務(wù)。6.2 嚴(yán)格遵從公司保密相關(guān)規(guī)世。6.2.1 凡涉及本公司利益，在一泄時(shí)間內(nèi)只能讓一泄的人員知悉的文件檔案資料，均屬 保密 范轉(zhuǎn)圍。6.2.2 保密是文件檔案資料管理中非常重要的內(nèi)容，任何的泄密行為都可能會(huì)損害公司

14、 的商 業(yè)秘密和整體利益。公司所有員工，尤其是各部門的負(fù)責(zé)的和文控管理人員，應(yīng)提高文 件檔案 資料保密意識(shí)，并在工作中遵守保密規(guī)宦。文控人員在平時(shí)的工作過程時(shí)刻保持保密 意識(shí)，在 提供檔案文件的査借閱根據(jù)密級(jí)嚴(yán)格審核和査借閱手續(xù)，在每一個(gè)細(xì)小的環(huán)右降低 泄密的風(fēng)險(xiǎn)， 確保保密文件信息平安、穩(wěn)妥。6.2.3 假設(shè)發(fā)現(xiàn)泄密，保密文件、檔案喪失，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取有效補(bǔ) 救措 施。6.2.4 闡述不盡處，可參見公司?保密協(xié)議?相關(guān)規(guī)龍。7、獎(jiǎng)懲7.1 獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定以下情形，由文控申報(bào)管理部，按照公司?獎(jiǎng)懲制度?相關(guān)規(guī)左予以獎(jiǎng)勵(lì) :7.1.1 對(duì)保護(hù)公司文件，特別是涉密文件的保護(hù)有重大奉獻(xiàn)者；