行政管理制度范本(共6頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政管理制度 第一章總則第一條 目的：適應(yīng)公司管理需要，規(guī)范行政管理行為。第二條 本制度規(guī)定了行政事務(wù)活動中公文管理、會議、接待、辦公用品、后勤保障、檔案、保密、車輛管理等的工作程序與行為規(guī)范。第二章公文管理第三條管理部是公司文件處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司文件的管理工作，并指導(dǎo)各部門文件處理工作。第一節(jié)公文擬制第四條公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自擬制或由管理部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。第五條文件擬制的基本要求：準(zhǔn)確反映公司決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖。觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字練達(dá)、標(biāo)點(diǎn)符號使用恰當(dāng)，人名、地名、時間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。合理使用文種

2、。聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起草。第六條 管理部對文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負(fù)責(zé)。第七條 擬稿人負(fù)責(zé)校核文件。對外文件由管理部負(fù)責(zé)審核。文件校核主要有以下幾方面內(nèi)容:1是否確需行文。2內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)文件相銜接。3提出的措施和辦法是否符合實(shí)際，切實(shí)可行。4內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會簽，意見是否一致。5文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，打印有無錯誤。6文件格式是否符合要求，文種的選擇是否適當(dāng)，編號是否正確，發(fā)布范圍是否合理。第二節(jié)文件審批、發(fā)放第八條 文件發(fā)文前均應(yīng)送相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領(lǐng)

3、導(dǎo)審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報(bào)經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。領(lǐng)導(dǎo)審批稿件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。第九條 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)分工，文件審批權(quán)限為：一般日常生產(chǎn)營運(yùn)事務(wù)的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由管理部復(fù)核后發(fā)放；凡政策性強(qiáng)、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財(cái)務(wù)、預(yù)算、計(jì)劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）、機(jī)構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、上報(bào)的等方面的文件，由總經(jīng)理審批；凡公司的重大決策、重大項(xiàng)目、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整等，對公司產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理審閱后，還需呈公司董事長簽發(fā)。第十條 管理部在繕印文件時，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)審批的范圍份數(shù)進(jìn)行印制，做到迅速準(zhǔn)

4、確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對人對復(fù)印的稿件負(fù)責(zé)。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進(jìn)行。第十一條 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為：公司正式文件*文第號公司會議紀(jì)要*會議紀(jì)要（）號密級文件應(yīng)在文件首頁右上角標(biāo)注密級標(biāo)識。第十二條 收文應(yīng)記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時應(yīng)辦理文件移交手續(xù)。第十三條 公司外來文件應(yīng)由管理部負(fù)責(zé)登記、擬辦、送領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件事項(xiàng)由指定部門落實(shí)，管理部督辦并匯報(bào)。第十四條 領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時應(yīng)具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時落實(shí)。第十五條承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批辦的

5、工作任務(wù)，凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)直接予以解決；涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，主辦部門要主動會同有關(guān)部門辦理；須報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)審批的重要事項(xiàng)，應(yīng)由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時應(yīng)協(xié)商并取得一致意見，然后送請公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理完畢，通知管理部核驗(yàn)，文件移交管理部保存歸檔。第十六條利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認(rèn)文件的實(shí)收情況。凡需存檔或送請領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長期保存。第三章印章管理第十七條管理部負(fù)責(zé)公司所有印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺帳，對用印情況進(jìn)行督導(dǎo)。公司各類印章均指定專人進(jìn)行保管，暫定下列印章和相應(yīng)保管人：1. 公司行政章、合同專用章由管理部經(jīng)理保管。2.

6、公司財(cái)務(wù)專用章和法人代表章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。3. 發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部出納保管。第十八條印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由(內(nèi)容)、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項(xiàng)。第十九條凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求，監(jiān)印人有責(zé)任向有關(guān)人員提出意見，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽字后，方予用印并填寫用印登記，第二十條合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。第二十一條公

7、司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十二條借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時限交還。第二十三條對于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。第二十四條印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運(yùn)用印章負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，并相應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第二十五條各部門如需使用印章，應(yīng)向管理部申請刻制。如因部門變動停止使用時，應(yīng)將原印章交管理部封存或銷毀。第四章會議與接待第二十六條管理部負(fù)責(zé)公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會議的組織和服務(wù)工作。第二十七條準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，掌握會議主題、會議時間、會議地點(diǎn)、要求出席人員、與會人員應(yīng)

8、準(zhǔn)備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。第二十八條會議期間，根據(jù)不同層次的會議要求，提供相應(yīng)的會議服務(wù)：會場準(zhǔn)備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時需求、與會者生活安排等。第二十九條會后清理會場，打掃衛(wèi)生，編制會議紀(jì)要等。第三十條公司來客通常由管理部負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護(hù)公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時引導(dǎo)來客與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)會見。第三十一條公司重要客人應(yīng)安排好會客地點(diǎn)，供應(yīng)茶水，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖安排好生活。第五章辦公用品管理第三十二條辦公用品由管理部負(fù)責(zé)管理。第三十三條辦公用品使用由需用部門造采購計(jì)劃，管理部審核后報(bào)總經(jīng)理審批。管理

9、部負(fù)責(zé)采購。第三十四條單價(jià)2000元以上、使用年限二年以上的物品或單價(jià)2000元以上生產(chǎn)線上使用的物品為公司固定資產(chǎn)類，管理部驗(yàn)收入庫，經(jīng)財(cái)務(wù)部做固定資產(chǎn)登記后，方可報(bào)銷沖帳。第三十五條單價(jià)2000元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報(bào)銷沖帳。第三十六條耗材(包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等)按計(jì)劃購買管理部驗(yàn)收入庫后方可報(bào)銷沖帳。第三十七條管理部應(yīng)逐步建立辦公用品耗用量標(biāo)準(zhǔn)，做到有計(jì)劃、有臺帳、有控制、有考核。第六章檔案管理第一節(jié)總則第三十八條為對公司的文件檔案實(shí)行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。第三

10、十九條本規(guī)定所指之文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、電報(bào)、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價(jià)值的記錄資料。第二節(jié)文件資料的歸檔第四十條凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。第四十一條對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應(yīng)根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類。第四十二條為了方便查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。機(jī)密文件另類歸檔。第四十三條對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：1 保持聯(lián)系，便于查找；2 按重要程度或形成時間排列；3 批復(fù)、批示

11、在前，請示、報(bào)告在后；4 正件在前，附件在后；5 正本在前，定稿在后；6 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；檢查工作形成的調(diào)查報(bào)告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。第四十四條歸檔的文件原則上要求為原件,并要求字跡清楚、無污損或殘缺,特殊情況只能存復(fù)制件或殘損件的,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。第四十五條歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀(jì)要、經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等；人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重

12、大獎懲記載、照片、培訓(xùn)記載等等；財(cái)務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報(bào)表等等；技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動記錄、外來標(biāo)準(zhǔn)等等；設(shè)備檔案：設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計(jì)量器具校驗(yàn)等等；其它：公司各類證書、榮譽(yù)、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。第三節(jié)檔案資料的管理第四十六條公司的所有文書類檔案資料由管理部集中收存管理，財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿等財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù)部專人保管，員工人事檔案交由管理部統(tǒng)一保管，設(shè)備檔案由工程部整理保存，技術(shù)資料由技術(shù)部整理保存。第四十七條公司員工因

13、工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，機(jī)密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。并必須在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復(fù)印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。第四十八條已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過失去保存意義和查考價(jià)值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機(jī)密文件的草稿，在經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后集中予以銷毀。第七章保密制度第四十九條密級文件分“機(jī)密”和“絕密”兩種。密級文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)起草，起草的密級稿件應(yīng)注明“機(jī)密”或“絕密”，起草完畢后及時送交專職打字員打印；密級件作廢的稿紙

14、不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應(yīng)妥善保管，集中銷毀。第五十條打印密級件時，應(yīng)在材料封面打印上“機(jī)密”或“絕密”標(biāo)注，無關(guān)人員不得站在周圍觀看；對于電子密級件要加密；密級件的校對，應(yīng)由起草人負(fù)責(zé)，不得隨便讓他人幫忙校對。第五十一條文件交接由管理部文件專人或公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，交接后應(yīng)及時采取保密措施，不得隨便放置。嚴(yán)格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準(zhǔn)承閱人員接觸。第五十二條文件、資料的保管一方面要保證資料完整，不丟失、不損壞，同時對密級件又要進(jìn)行保密。各部門的文件管理由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)，下班或離開辦公室時應(yīng)鎖好文件柜，把密級件妥善放好后才能離開；檔案管理人員不得將自己的鑰匙隨便交給他人使用。第五

15、十三條密級資料包括：重大經(jīng)營決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量信息等等。第五十四條密級文件的銷毀應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時不得隨便扔進(jìn)紙簍，須使用碎紙機(jī)或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。第五十五條相關(guān)人員應(yīng)樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴(yán)守公司機(jī)密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機(jī)密內(nèi)容；不得傳播機(jī)密。第五十六條發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥善處理，及時上報(bào)。第五十七條凡違反本規(guī)定者，視其情節(jié)可給予經(jīng)濟(jì)處罰、通報(bào)批評、追究法律責(zé)任等不同的處罰。第八章車輛管理第五十八條叉車、小車由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和保養(yǎng)及專人駕駛，不得隨便讓他人駕駛，如果出現(xiàn)非固定司機(jī)開車而造成車輛損失的，由責(zé)任人負(fù)全部責(zé)任。第五十九條立健全車輛檔案，車輛的有關(guān)資料及有關(guān)有效證件交檔案管理員負(fù)責(zé)管理。第六十條輛行駛中應(yīng)特別注意安全行駛及遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁酒后駕駛、帶情緒駕駛車輛，杜絕交通事故的發(fā)生。第六十一條司機(jī)定期檢查和維護(hù)保養(yǎng)，保證車況處于良好狀況，可隨時調(diào)派使用；第六十二條車輛不使用時應(yīng)按規(guī)定停放在指定的停車位置；第六十三條車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應(yīng)及時申請維護(hù)，填寫“車輛維修表”，經(jīng)核實(shí)后，進(jìn)行維修，如途中發(fā)生故