英文電子郵件的格式28342

1、English in Electric Automation專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)培訓(xùn)講義專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)培訓(xùn)講義 據(jù)調(diào)查，約有據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)使用電子郵件，的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過(guò)電子郵件的形的員工通過(guò)電子郵件的形式來(lái)聯(lián)系公務(wù)。式來(lái)聯(lián)系公務(wù)。英文電子郵件的重要性英文電子郵件的重要性 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)，在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中起著重要作用?；顒?dòng)中起著重要作用。 商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的形象形象，顯，顯示著公司的示著公司的水平水平和和實(shí)力實(shí)力，直接影響到客戶(hù)對(duì)公司的，

2、直接影響到客戶(hù)對(duì)公司的評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)著舉足輕重的地位。1/64u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式Contents2/64商務(wù)英語(yǔ)電子郵件由五部分組成：商務(wù)英語(yǔ)電子郵件由五部分組成：u Address - 收信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地地址、密送收信人址、密送收信人Email地址地址u

3、Subject -主題主題u Salutation - 稱(chēng)呼、稱(chēng)呼、Opening - 開(kāi)頭、開(kāi)頭、Body - 正文、正文、Ending - 結(jié)尾句結(jié)尾句u Complimentary Close - 禮貌結(jié)束語(yǔ)禮貌結(jié)束語(yǔ)u Writers Full Name - 寫(xiě)信人全名、寫(xiě)信人全名、 Writers Title and Department - 寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、Address - 地址、地址、Tel - 電話(huà)號(hào)碼、電話(huà)號(hào)碼、Fax - 傳真?zhèn)髡嫔虅?wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(1/15)3/64u Address 地址地址u 收信人地址收信人地址

4、 To: u 抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc: u 密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:Cc: Carbon CopyBcc: Blind Carbon CopyTo: Cc: Bcc: 多個(gè)收信人地址多個(gè)收信人地址用用半角半角的的逗號(hào)逗號(hào)或或者者分號(hào)分號(hào)隔開(kāi)。隔開(kāi)。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(2/15)4/64u Subject 主題主題 (1/3)1. 主題主題 (Subject) 框的內(nèi)容應(yīng)框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)明地地概括概括信的內(nèi)容，信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如短的可以是一個(gè)單詞，如 greetings；長(zhǎng)的可以是；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整的句子，

5、但長(zhǎng)度一一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整的句子，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)般不超過(guò)35個(gè)字母。個(gè)字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(3/15)5/64u Subject 主題主題 (2/3)2. 主題框的內(nèi)容切主題框的內(nèi)容切忌含糊不清忌含糊不清。NO：News about the meetingYES：Tomorrows meeting canceled3 . 視 信 的 內(nèi) 容 是 否

6、 重 要 ， 還 可 以 開(kāi) 頭 加 上視 信 的 內(nèi) 容 是 否 重 要 ， 還 可 以 開(kāi) 頭 加 上URGENT或者或者FYI (For Your Information，供參考，供參考)例如：例如：URGENT: Submit your report today! 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(4/15)6/64u Subject 主題主題 (3/3)4. 一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專(zhuān)有名詞的一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專(zhuān)有名詞的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外

7、的每一個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(5/15)7/64u Salutation - 稱(chēng)呼稱(chēng)呼 (1/4) 根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系而定。間的關(guān)系而定。1.在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。對(duì)長(zhǎng)輩或上

8、級(jí)最好使用頭銜加上姓。Tom HanksDear/Hi Tom,Dear Mr Hanks,2.收信人的名字千萬(wàn)不要寫(xiě)錯(cuò)。收信人的名字千萬(wàn)不要寫(xiě)錯(cuò)。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(6/15)Jennifer AnistonMiss/ Mrs/ Ms Aniston8/64u Salutation - 稱(chēng)呼稱(chēng)呼 (2/4)3.收信人是多個(gè)男性用收信人是多個(gè)男性用Messrs；多個(gè)女性用；多個(gè)女性用Mesdames, Mmes, 或或Mses；有男有女，弄清楚每個(gè)人的稱(chēng)呼。；有男有女，弄清楚每個(gè)人的稱(chēng)呼。Messrs. Smith, Wyatt, and Fury4.有榮譽(yù)學(xué)位多不喜

9、歡用一般的頭銜。有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜。Mses. Dicaprio, Lionel, and GreenMr. Harold Wright and Miss Margaret WrightDr. / Prof. / General / Senator Wright 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(7/15)9/64u Salutation - 稱(chēng)呼稱(chēng)呼 (3/4)5.老外的名字有時(shí)有老外的名字有時(shí)有Jr. 或或 Sr., 羅馬數(shù)字羅馬數(shù)字I，II等等Martin Luther King, Jr.John Parker, Sr. is the father of John

10、 Parker, Jr.George Bush Sr. George VIWhen George VI died, Elizabeth II succeeded to the throne.商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(8/15)10/64u Salutation - 稱(chēng)呼稱(chēng)呼 (4/4)6.如果沒(méi)有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：如果沒(méi)有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：Dear Committee Member:Dear Colleagues:Dear Meeting Planner: To All Sales Reps:To Whom It May Concern:商務(wù)

11、英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(9/15)Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: Ladies or Gentlemen:Dear Customers，11/64u Opening 開(kāi)頭開(kāi)頭 (1/3)澄清你的意圖澄清你的意圖 在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件感謝讀者是郵件開(kāi)場(chǎng)白的好辦法開(kāi)場(chǎng)白的好辦法。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興，。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。特別是之后你有事相

12、求的情況下會(huì)很有幫助。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(10/15) 記得要注意語(yǔ)法，拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子記得要注意語(yǔ)法，拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子簡(jiǎn)短明了且句意前后一致。簡(jiǎn)短明了且句意前后一致。12/64u Opening 開(kāi)頭開(kāi)頭 (2/3)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(11/15)2. 如果回復(fù)客戶(hù)的咨詢(xún)，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝如果回復(fù)客戶(hù)的咨詢(xún)，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝Thank you for contacting us.3. 如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，感謝回復(fù)如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，感謝回復(fù)Thank you for your

13、prompt reply.Thanks for getting back to me.1. 如果你主動(dòng)給別人寫(xiě)郵件，表明意圖如果你主動(dòng)給別人寫(xiě)郵件，表明意圖I am writing to13/64u Opening 開(kāi)頭開(kāi)頭 (3/3)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(12/15)5. 如果有人給了你特別的幫助如果有人給了你特別的幫助Thank you for all your assistance.6. 某個(gè)客戶(hù)或是經(jīng)理寫(xiě)對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑某個(gè)客戶(hù)或是經(jīng)理寫(xiě)對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑I truly appreciateThank you for your feedback

14、.4. 如果你詢(xún)問(wèn)一些信息，對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你如果你詢(xún)問(wèn)一些信息，對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你Thank you for providing the requested information. 14/64u Body 正文正文 正文是電子郵件的主要部分，大多把話(huà)題分成正文是電子郵件的主要部分，大多把話(huà)題分成幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段，每段一般只有一兩幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段，每段一般只有一兩句話(huà)。正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。句話(huà)。正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(13/15) 正文書(shū)寫(xiě)格式絕大多數(shù)采用正文書(shū)寫(xiě)格式絕大多數(shù)采用齊頭式齊

15、頭式。齊頭式是。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開(kāi)始，這種格式便指正文中各部分都從每行的左邊開(kāi)始，這種格式便于打字和節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。于打字和節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。 稱(chēng)呼和稱(chēng)呼和開(kāi)頭開(kāi)頭之間，段落之間，正文和信尾客套之間，段落之間，正文和信尾客套話(huà)之間一般話(huà)之間一般空一行空一行。15/64u Ending 結(jié)尾結(jié)尾 在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(14/15)u Thank you for your patience and cooperation.或或 Thank you for your cons

16、ideration. u If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know. 或或 I look forward to hearing from you. 16/64u Complimentary Close 禮貌結(jié)束語(yǔ)禮貌結(jié)束語(yǔ)(1/2) 結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞。結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(15/15)1. Very Formal 非常正規(guī)的非常正規(guī)的(例如給政府官員的例如給政府官員的)Respectfully yours, Yo

17、urs respectfully,2. Formal 正規(guī)的正規(guī)的(例如客戶(hù)公司之間例如客戶(hù)公司之間)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,17/64u Complimentary Close 禮貌結(jié)束語(yǔ)禮貌結(jié)束語(yǔ)(2/2)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(16/15)3. Less Formal 不太正規(guī)的不太正規(guī)的(例如客戶(hù)例如客戶(hù)) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4. I

18、nformal 非正規(guī)的非正規(guī)的(例如朋友，同事之間例如朋友，同事之間)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 18/64u Signature 簽名簽名 郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個(gè)人信息。郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個(gè)人信息。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(15/15) 簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、

19、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。行。Local Organizing CommitteePhone: +7-3822-491-776Fax: +7-3822-492-410E-mail: isdeiv2012hcei.tsc.ru19/64u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式Contents20/64商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作

20、應(yīng)遵循的五C原則原則u Correctness 準(zhǔn)確準(zhǔn)確u Conciseness 簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)潔u Complete 完整完整u Clarity 清楚清楚u Courtesy 禮貌禮貌五五C原則原則 (1/14)21/64u Correctness 準(zhǔn)確原則準(zhǔn)確原則 由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)管理與溝方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)管理與溝通至關(guān)重要。通至關(guān)重要。 具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)符號(hào)和和拼寫(xiě)拼寫(xiě)要做到要做到準(zhǔn)確無(wú)誤準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件，電子郵件內(nèi)容內(nèi)容

21、還要還要敘述準(zhǔn)確敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。，以免引起誤會(huì)糾紛。五五C原則原則 (2/14)22/64u Conciseness 簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則(1/3) 簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句簡(jiǎn)單句子子和和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。為第一要?jiǎng)?wù)。 在具

22、體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句句法特征法特征是是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量，有大量省略句省略句和和不完不完整句整句。其。其詞匯特征詞匯特征是是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。五五C原則原則 (3/14)23/64u Conciseness 簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則(2/3) 為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)。略語(yǔ)。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五五C原則原則 (4/14)As soon as possibleFree

23、 on BoardLetter of CreditIn my opinionFrequently asked questions24/64u Conciseness 簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則(3/3)u It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.u Price：FOB Shanghai USD 1.96PCu Hope you can accept it. 舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從舍長(zhǎng)句、

24、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語(yǔ)的使用，不完整句的選擇，反映屬的句法特征，縮略語(yǔ)的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。文體，更為口語(yǔ)化。五五C原則原則 (5/14)25/64u Complete 完整原則完整原則 商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像報(bào)盤(pán)、詢(xún)問(wèn)貿(mào)易提供讀者所需要的信息，尤其像報(bào)盤(pán)、詢(xún)問(wèn)貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪?/p>

25、含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。溝通效果。 郵件是否完整，可以用郵件是否完整，可以用5W1H來(lái)檢驗(yàn)，即來(lái)檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why 和和 how。五五C原則原則 (6/14)26/64u Clarity 清楚原則清楚原則(1/2) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：u 結(jié)構(gòu)方面結(jié)構(gòu)方面u 語(yǔ)法方面語(yǔ)法方面盡量使用短段落，必要時(shí)使用主題句。盡量使用短段落，必要時(shí)使用主題句。用詞要肯定準(zhǔn)確，切忌使用語(yǔ)義模糊、模棱用詞要肯定準(zhǔn)確，切忌使

26、用語(yǔ)義模糊、模棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，延誤商務(wù)溝通和貿(mào)易。延誤商務(wù)溝通和貿(mào)易。五五C原則原則 (7/14)27/64u Clarity 清楚原則清楚原則(2/2)u The figures show a significant increase.u We will deliver your goods soon.u The figures show a year-on-year increase of 15%.u We will deliver your goods on Dec 10th.五五C原則原則 (8/14)28/64u Co

27、urtesy 禮貌原則禮貌原則(1/6) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)婉轉(zhuǎn)、禮貌禮貌的的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方容易接受。在寫(xiě)電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使使對(duì)方容易接受。在寫(xiě)電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用用虛擬語(yǔ)氣虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。提出要求。五五C原則原則 (9/14)29/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(2/6)u If it is not for t

28、he larger orders we receive from a number of our regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.u Not for the larger orders we receive from a number of our regular customer, we cannot quote for supplies even at that price.虛擬語(yǔ)氣虛擬語(yǔ)氣：要不是我們接到許多老客戶(hù)的大量定：要不是我們接到許多老客戶(hù)的大量定單，我們尚不能給

29、這些貨物報(bào)如此低的價(jià)格。單，我們尚不能給這些貨物報(bào)如此低的價(jià)格。五五C原則原則 (10/14)30/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(3/6)u I would appreciate it if you could give me your best quotation for CIF shanghai.u Give me your best quotation for CIF shanghai.委婉語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣：如果你能報(bào)出成本加運(yùn)費(fèi)到上海的：如果你能報(bào)出成本加運(yùn)費(fèi)到上海的最低價(jià)，我將非常感激。最低價(jià)，我將非常感激。 虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣的

30、使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，易為對(duì)方接受。語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，易為對(duì)方接受。五五C原則原則 (11/14)31/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(4/6)u It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered.u We have to stress tha

31、t you must effect shipment within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered. 表示批評(píng)、建議、要求時(shí)，用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以避表示批評(píng)、建議、要求時(shí)，用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以避免直接觸及施動(dòng)者免直接觸及施動(dòng)者(自己或?qū)Ψ阶约夯驅(qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。五五C原則原則 (12/14)32/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(5/6)u As you (seem to) take advantage of our leniency in this matt

32、er, we now have to give you the final notice. 使用使用半動(dòng)詞半動(dòng)詞表示說(shuō)話(huà)人對(duì)所說(shuō)事情的推測(cè)，從表示說(shuō)話(huà)人對(duì)所說(shuō)事情的推測(cè)，從而使話(huà)語(yǔ)的肯定語(yǔ)氣趨于緩和。而使話(huà)語(yǔ)的肯定語(yǔ)氣趨于緩和。五五C原則原則 (13/14) 半動(dòng)詞在功能上介于主動(dòng)詞與助動(dòng)詞之間半動(dòng)詞在功能上介于主動(dòng)詞與助動(dòng)詞之間,本本身帶有詞義，但詞義模糊。身帶有詞義，但詞義模糊。 seem appear be likely to33/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(6/6)u Unfortunately we are not hiring any new staff at th

33、e moment.u I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier. 如果是寫(xiě)一些壞消息或是道歉，你就應(yīng)該寫(xiě)的如果是寫(xiě)一些壞消息或是道歉，你就應(yīng)該寫(xiě)的禮貌而得體，并說(shuō)明問(wèn)題的原因。禮貌而得體，并說(shuō)明問(wèn)題的原因。五五C原則原則 (14/14)34/64u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子

34、郵件常用句式Contents35/64u Some tips 文法文法 (1/8)1.切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊例子：例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應(yīng)改為：應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. 問(wèn)題：?jiǎn)栴}：decide 的的主

35、語(yǔ)主語(yǔ)是是 we , 而而不是不是 report注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (1/12)36/64u Some tips 文法文法 (2/8)2.句子不要凌碎句子不要凌碎例子：例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance.應(yīng)改為：應(yīng)改為：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.問(wèn)題：?jiǎn)栴}：第

36、二句是第一句的原因，應(yīng)合并成為一句第二句是第一句的原因，應(yīng)合并成為一句注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (2/12)37/64u Some tips 文法文法 (3/8)3.結(jié)構(gòu)對(duì)稱(chēng)結(jié)構(gòu)對(duì)稱(chēng)例子：例子：The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.應(yīng)改為：應(yīng)改為：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the co

37、ntract.問(wèn)題：?jiǎn)栴}：and 連接兩個(gè)相同的成分，結(jié)構(gòu)應(yīng)對(duì)稱(chēng)連接兩個(gè)相同的成分，結(jié)構(gòu)應(yīng)對(duì)稱(chēng)注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (3/12)38/64u Some tips 文法文法 (4/8)4.單復(fù)數(shù)前后一致單復(fù)數(shù)前后一致例子：例子：An authorized person must show that they have security clearance.應(yīng)改為：應(yīng)改為：Authorized persons must show that they have security clearance. 問(wèn)題：?jiǎn)栴}：an person 與與 they 矛盾矛盾 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (4/12)39/64u S

38、ome tips 文法文法 (5/8)5.動(dòng)詞和主語(yǔ)要呼應(yīng)動(dòng)詞和主語(yǔ)要呼應(yīng)例子：例子：This is one of the public-relations functions that is under-budgeted.應(yīng)改為：應(yīng)改為：This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.問(wèn)題：?jiǎn)栴}：functions 與與 is 矛盾矛盾 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (5/12)40/64u Some tips 文法文法 (6/8)6.時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多affect 動(dòng)詞，動(dòng)詞，ef

39、fect 名詞；名詞；operative（計(jì)劃、法律等）實(shí)施中的，起作用的（計(jì)劃、法律等）實(shí)施中的，起作用的operational（機(jī)器、設(shè)備等）正常運(yùn)轉(zhuǎn)的，可使（機(jī)器、設(shè)備等）正常運(yùn)轉(zhuǎn)的，可使用的；軍事行動(dòng)的用的；軍事行動(dòng)的affect 和和 effect，operative 和和 operational7.選詞要正確選詞要正確注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (6/12)41/64u Some tips 文法文法 (7/8)8.標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確9.拼寫(xiě)要正確拼寫(xiě)要正確10. 大小寫(xiě)要注意大小寫(xiě)要注意非必要的話(huà)，整個(gè)詞不要都大寫(xiě)，除非要罵人。非必要的話(huà)，整個(gè)詞不要都大寫(xiě)，除非要罵人。MUST chang

40、e to OS immediately. 要強(qiáng)調(diào)的話(huà)，用要強(qiáng)調(diào)的話(huà)，用底線(xiàn)底線(xiàn)，斜體斜體或者或者粗體粗體。注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (7/12)42/64u Some tips 文法文法 (8/8)11. 地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了One127 Ninth Avenue, North 390 Veterans Boulevard, Carlstadt, NJ 070725 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (8/12)43/64u Some tips 文體文體 (1/3)1.可讀性可讀

41、性-多用短句多用短句2.注意段落的開(kāi)頭注意段落的開(kāi)頭一般來(lái)說(shuō)，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落一般來(lái)說(shuō)，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開(kāi)頭。的開(kāi)頭。u Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (9/12)44/64u Some tips 文體文體 (2/3)3.輕重有分輕重有分同等重要的用同等重要的用 and 來(lái)連接，較輕放在次要的句子里。來(lái)連接，較輕放在次要的句子里。4.轉(zhuǎn)接詞轉(zhuǎn)接詞要留神要留神but

42、, therefore, also, for example, furthermore, moreover 5.修飾詞的位置修飾詞的位置要小心要小心例子：例子：He could only reimburse the cost after July 15.注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (10/12)45/64u Some tips 文體文體 (3/3)6.句子開(kāi)頭不要含糊不清的代詞句子開(kāi)頭不要含糊不清的代詞例子：例子：These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed furth

43、er action.開(kāi)頭少用開(kāi)頭少用this, that, it, they, 或或 which。7.用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊8.立場(chǎng)觀點(diǎn)一致，少用被動(dòng)句立場(chǎng)觀點(diǎn)一致，少用被動(dòng)句注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (11/12)46/64u Some tips 格調(diào)格調(diào)1.式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào)式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào)2.弱軟的詞弱軟的詞(e.g. was, were, is, are.)可以加強(qiáng)一點(diǎn)可以加強(qiáng)一點(diǎn)u Bayer products are highly effective in . u Bayer products excel in .3.口語(yǔ)化比較受歡迎口語(yǔ)化比較受歡迎

44、u This information will be sincerely appreciated. u We sincerely appreciate your information.注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (12/12)47/64u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式Contents48/64u Greeting message 祝福祝福1. Hope you have a good trip back.2. How a

45、re you? 3. How is the project going on? 祝旅途愉快。祝旅途愉快。你好嗎你好嗎?項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎?英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (1/16)49/64u Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議發(fā)起會(huì)議 (1/2)1. I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.2. I would like to hold a meeting in the afternoon about

46、our development planning for the project A.我想跟你電話(huà)討論下報(bào)告進(jìn)展和我想跟你電話(huà)討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。項(xiàng)目的情況。我建議我們今天下午就我建議我們今天下午就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。論一下。英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (2/16)50/64u Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議發(fā)起會(huì)議 (2/2)1. Wed like to have the meeting on Oct 30. Same time.2. Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM

47、 S.L.C. time.十月三十號(hào)，老時(shí)間開(kāi)會(huì)。十月三十號(hào)，老時(shí)間開(kāi)會(huì)。下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (3/16)51/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢(xún)信息咨詢(xún)信息/反饋反饋/建議建議 (1/4)1. Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.2. Look forward to your feedbacks and suggesti

48、ons soon.如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。期待您的反饋建議期待您的反饋建議!英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (4/16)52/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢(xún)信息咨詢(xún)信息/反饋反饋/建議建議 (2/4)3.Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.4. What is your opinion on the schedule and

49、next steps we proposed?謝謝你，希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。謝謝你，希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做下一步我們應(yīng)該怎么做?英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (5/16)53/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢(xún)信息咨詢(xún)信息/反饋反饋/建議建議 (3/4)5.What do you think about this?6. Any question, please dont hesitate to

50、let me know.7. Any question, please let me know.8. Please contact me if you have any questions.9. Please let me know if you have any question on this.英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (6/16)54/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢(xún)信息咨詢(xún)信息/反饋反饋/建議建議 (4/4)10. Your comments and suggestions are

51、 welcome!11. Feel free to give your comments.12. Please let me know what you think.13. Do you have any idea about this?14. It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior.英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (7/16)55/64u Give feedback 意見(jiàn)反饋意見(jiàn)反饋1. Please see comments below.2. My ans

52、wers are in blue below. 3. I add some comments to the document for your reference.請(qǐng)看下面的評(píng)論。請(qǐng)看下面的評(píng)論。我的回答已標(biāo)藍(lán)。我的回答已標(biāo)藍(lán)。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (8/16)56/64u Attachment 附件附件 (1/2)1. I enclose the evaluation report for your reference.2. Please find enclosed a copy of our price

53、 list.3. Please find the attached report you will need for tomorrows meeting.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。隨函附寄我公司價(jià)目表一份。隨函附寄我公司價(jià)目表一份。隨信附上你明天開(kāi)會(huì)所需的報(bào)告，請(qǐng)查收。隨信附上你明天開(kāi)會(huì)所需的報(bào)告，請(qǐng)查收。英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (9/16)57/64u Attachment 附件附件 (2/2)1. Attached is the design document, please review it.2. Attached please find todays meeting notes.3. For other known issues related to individual features, please see attached release notes.設(shè)計(jì)文檔在附件里，請(qǐng)?jiān)u閱。設(shè)計(jì)文檔在附件里，請(qǐng)?jiān)u閱。