企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理情況調查表

1、企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理情況調查表一、說明1 .本表中的“電子文件”是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，例如文本文件、圖像文件、圖形文件、視頻文件、音頻文件、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件、網頁文件等；2 .本表中預留的位置不夠時，可自行調整或另附紙；3 .本表中的選擇項，如未作特殊說明均為單選項。在選擇時請在左側“口”內劃”一,如選擇“其他”,請在其后的橫線中注明詳細內容；4 .核心業(yè)務系統(tǒng)是指承擔產品和業(yè)務設計研發(fā)、生產制造、銷售等業(yè)務的系統(tǒng)，如CA集統(tǒng)、CA碌統(tǒng)、PDMC統(tǒng)、ER窿統(tǒng)等。5 .本表所稱

2、的歸檔是指將電子文件及其元數(shù)據(jù)從應用系統(tǒng)中導由，按照檔案管理要求進行鑒定（劃分不同保管期限）整理、（分類、排列、編號）后存儲于檔案系統(tǒng)和檔案部門離線載體中。需要特別注意的是，為保證系統(tǒng)安全需要的數(shù)據(jù)備份或備份盤交檔案部門不是歸檔。6 .本表所稱電子文件不僅包括版式文檔，還包括圖形、圖像和數(shù)據(jù)（如數(shù)據(jù)庫的部分數(shù)據(jù)）。7.本表所稱在線歸檔是指通過系統(tǒng)接口進行歸檔，離線歸檔是指不通過接口實施歸檔。二、單位聯(lián)系信息單位名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話三、電子文件形成及歸檔情況（一）填寫舉例系統(tǒng)屬性系統(tǒng)名稱/來源實施時間及獲取方式（外購及供應商/自主開發(fā)）產生電子文件數(shù)量所產生電子文件歸檔前主要存儲格式（見說明4）已

3、歸檔電子文件數(shù)量（單位G）歸檔后主要存儲格式（見說明4）歸檔方式（在線/離線）歸檔周期（每年一次/每季一次/每月/不定期）備注辦公自動化系統(tǒng)OA系統(tǒng)2009年7月外購,用友OA,月實施125GWORDPDF4.3GPDRXLS在線每年一次舉例3.2萬份2.5萬份（二）電子文件形成及歸檔情況系統(tǒng)屬性系統(tǒng)名稱/來源實施時間及獲取方式（外購及供應商/自主開發(fā)）產生電子文件數(shù)量所產生電子文件歸檔前主要存儲格式（見說明4）已歸檔電子文件數(shù)量（單位G）歸檔后主要存儲格式（見說明4）歸檔方式（在線/離線）歸檔周期（每年一次/每季一次/每月/不定期）備注辦公自動化系統(tǒng)核心業(yè)務系統(tǒng)（如有多個系統(tǒng)請分別填寫）人力

4、資源管理系統(tǒng)財務（會計）系統(tǒng)其他應用系統(tǒng)零散形成電子文件注：電子文件格式擴展名有：TXT、DOCDOCXRTRDBRXMLHTMLCEBPDRTIFF、JPEGBMPGIF、WAVMP3AVI、MPEGDWGDBRMDBXLS、XLSXWPS等，其他請注明。四、檔案管理信息系統(tǒng)實施情況內容數(shù)量或內容備注系統(tǒng)名稱供應商實施時間基礎架構（請選擇）.NETDJ2EE口ASP口其他，軟件架構（請選擇）B/SDC/SDB/S和C/S混合其他，管理數(shù)據(jù)總量條目（目錄）數(shù)量條原生電子文件歸檔形成檔案（全文）數(shù)量份G紙質檔案、實物檔案數(shù)字化處理形成的電子檔案（全文）數(shù)量份G多媒體檔案（全文）數(shù)量份G其他份G具

5、備的歸檔接口口與OAt接口口與業(yè)務系統(tǒng)有接口與財務系統(tǒng)具備的歸檔接口有接口與人力資源管理系統(tǒng)有接口其他，所使用的數(shù)據(jù)庫服務器型號、性能在線存儲介質備份存儲價質服務器操作系統(tǒng)其他需說明情況注：如無檔案管理信息系統(tǒng)請在系統(tǒng)名稱中填“無”。五、電子文件歸檔管理制度制定情況制度名稱制發(fā)、發(fā)布時間主要內容（主要章節(jié)）六、電子文件歸檔管理職責分工職責部門名稱工作內容歸口部門制度建設電子文件歸檔鑒定分類編R電子檔案保管信息技術支持其他七、檔案部門參與業(yè)務信息系統(tǒng)開發(fā)情況請選擇并填寫。1 檔案部門/人員參與系統(tǒng)開發(fā)、實施，過程中所起的作用或工作內容有：2 檔案部門/人員未參與系統(tǒng)開發(fā)、實施原因：(1)口檔案部

6、門缺此方面人才，無法參與(2) 信息技術部門沒考慮需要檔案部門參與(3) 檔案部門不愿或是沒想過參與(4) 其他原因，請補充：3口檔案部門參與部分系統(tǒng)的開發(fā)、實施，參與開發(fā)的系統(tǒng)有：、,未參與開發(fā)的系統(tǒng)有八、電子檔案管理情況（一）電子檔案管理設備設備名稱名稱、型號數(shù)量（臺套）備注在線存儲介質近線存儲介質離線存儲介質防磁柜異地在線備份異地離線備份服務器管理終端（二）真實性保障措施采用情況（可多選）1口身份識別請說明O2口電子印章請說明O3電子簽名請說明O4口雙套制請說明O5口其他，請補充。（三）長期可讀性保障工作開展情況1口統(tǒng)一采用通用歸檔存儲格式。選用的歸檔存儲格式有：。2口遷移。遷移流程為3

7、口多介質存儲（如雙套制）存儲介質有4 口其他，請補充：。（四）電子檔案安全保密情況1口本地備份2口異地備份3口查借閱權限控制九、電子文件歸檔管理存在的問題（可多選）1口缺少國家層面的管理依據(jù)。2口國家層面有管理規(guī)定，但缺少相應的實施細則。3口本企業(yè)不重視電子文件歸檔管理工作。4口本企業(yè)檔案部門無相應人員能夠承擔電子文件歸檔工作。5 口其他，請補充：。十、對國家檔案行政管理部門在電子文件歸檔與電子檔案管理制度、標準規(guī)范建設方面的建議（可多選）1口制定國家層面的有關電子文件歸檔管理的法律法規(guī)，如：。2 口制定相應的實施細則，如：o3 口制定相應的標準規(guī)范，如：。4 其他，請補充：。卜一、2012年利用會計檔案情況檔案內容利用人/卷次總數(shù)用于工作參考用于提供憑證用于其他目的20022006年形成會計檔案利用情況憑證賬本報表2007年形成會計檔案利用情況憑證賬本報表200兩形成會計檔案利用情況憑證賬本報表