內蒙古伊利實業(yè)集團股份有限公司檔案管理辦法

1、內蒙古伊利實業(yè)集團股份有限公司檔案管理辦法第一章總則第一條為加強集團公司檔案工作的業(yè)務建設，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化，提高科學管理水平，有效地為企業(yè)的發(fā)展與建設服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法及實施細則，制定本辦法。第二條為維護檔案的完整與安全，本著統(tǒng)一領導、分級管理，便于利用的原則，對各類檔案實行統(tǒng)一管理，分級集中歸檔保管，即集團公司總部收集管理總部各部門形成的檔案，集團所屬各單位（以下稱各單位）收集管理本單位形成的檔案。任何部門或個人都不得私自保留。各單位下列檔案必須按要求歸到集團檔案室：（一）各單位會計檔案。（二）各單位合同檔案。（三）各單位土地證、房屋所有權證。（四）各單位

2、基建檔案。（五）各單位設備類、技改類檔案。（六）各單位產(chǎn)品配方（產(chǎn)品相關技術要求）。第三條集團公司行政管理部及各單位檔案管理部門分別負責總部和各單位的各項檔案工作。部門應負責配備好（兼）職檔案人員，根據(jù)本辦法負責本單位形成的各種文件材料、圖表、聲像歷史真跡材料的收集、整理、歸檔、保管工作，并定期向集團公司行政管理部匯報歸檔情況，將存檔目錄整理匯編上報。第四條為理順集團公司檔案工作程序，保證檔案資料的完整、齊全歸檔，檔案管理部門與各部門相互配合，形成檔案管理網(wǎng)絡，執(zhí)行本辦法。第二章歸檔辦法第五條歸檔范圍及保管期限(詳見附表)附表：歸檔范圍及保管期限表級類目級類目內容范圍保管期限歸檔部門、黨群工作

3、類(一)黨務工作1、公司黨委工作形成的文件材料(1)上級黨委有關公司黨委工作的決定、紀要、報告、通知和公司對上級旨示、決定的具體落實情況短期黨工團部門(2)本公司黨委的工作計劃、總結、請示及批復、報告、紀要和規(guī)章制度等文件材料長期(3)黨委工作大事記永久2、公司黨員代表大會、黨委工作會、民主生活會的會議文件材料(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發(fā)言、題案、選舉結果、討論通過文件、決議、紀要、會議記錄永久(2)通信、賀電、討論未通過義件短期(3)參考文件、會議服務機構的計劃等文件短期3、公司黨委日常工作形成的文件材料日常往來文件、工作調查、情況反映、保密規(guī)章、統(tǒng)計報表等短期(1)上級

4、黨委對組織工作的指示、決定、紀要、報告、通知和公司對上級指示、決定的具體落實情況期粒1、組織(2)公司黨委組織工作的計劃、總長工作結、規(guī)章制度及向上級的請示、報告和批示、批復期(二)(3)組織工作的報表期短黨T組織(1)公司黨委關于黨員管理的工作長團工計劃、總結、規(guī)章制度及向上級的請示、報告和批示、批復期部門作2、黨員(2)黨員入黨、轉正、延期、退黨、永干部管理取消黨員資格的決議、決定、通知、黨員名冊等久(3)黨員組織關系介紹信及存根等短期3、整黨(1)公司黨群機構設置、人員編制長建設工作方面的通知、決定、決議等期(2)黨員教育學習和整黨工作中形成的記錄、通知、決議等義件材料短期歸一二保檔級類

5、目級類目內容范圍管期限部門(3)黨費收據(jù)及存根等短期(1)上級單位對宣傳工作的指示、短(1、宣傳決定和通知期黨一三)宣工、傳工活動(2)公司貫徹落實上級宣傳工作安黨排、開展各項活動的決定、通知、計劃和總結等文件塌期團部群作2、政治公司對黨的路線、方針、政策宣傳、短門工作思想工作貫徹落實中形成的文件期類(四)紀(1)上級單位對黨紀檢查工作的指示、決定、規(guī)定、通知及公司具體貫徹落短期黨檢1、黨紀實的工作計劃、總結等工工作檢查工作(2)公司對黨風治理、黨紀檢查的具體問題向上級單位的請示報告和上級的批示、批復等長期團部2、信訪工作(1)上級單位對信訪工作的指示、決定短期門(2)對來信來訪的批復處理等文

6、件短期3、案件違紀案件審理全過程中形成的材料長審理期(1)上級單位關于工會工作的規(guī)定、短通知等期1、工會(2)公司工會對具體工作向上級的長工作材料請示和上級的批復材料期(五)(3)公司工會工作的計劃、總結、長規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等期黨工(1)通知、名單、議程、報告、領永工會丁導人講話、大會發(fā)言、題案、選舉結果、久團2、職代討論通過文件、決議、紀要、會議記錄部作會及其他會議材料(2)通信、賀電、討論未通過義件短期門(3)參考文件、會議服務機構的計短劃等文件期3、民主職工民主管理工作中形成的材料短管理期(1)職工小競賽等活動形成的材短4、力動料期競賽(2)職工技術培訓工作中形成的材短料期5、文體職工

7、文化藝術、體育活動方面形成的短活動材料期歸一二保檔級類目級類目內容范圍管期限部門(工會會員管理中形成的材料黨五)工團一工6、工會長部門、會會員管理期黨工群作工(六)共青團(1)上級單位對共青團工作的規(guī)定、黨作類1、團委工作形成的通知和活動對卜及公司具體落實情況的材料期工文件材料(2)公司共青團工作的計劃、總結長期團部工作2、公司團員大會及團委其他會議材料(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發(fā)言、題案、選舉結果、討論通過文件、決議、紀要、會議記錄永久門(2)通信、賀電、討論未通過義件期(3)參考文件、會議服務機構的計劃等文件期3、團員管理(1)團員入團、退團的通知期(2)團員名冊期(3

8、)團費收據(jù)及存根期(4)團員教育、學習中形成的文件材料期、行政管理(一行政事務-)綜合行政事務(1)關于行政管理的綜合性義件期行政部門(2)公司內部機構設置的決定、通知長期(3)公司領導辦公會議紀要永久類（4）上級領導到本公司檢查或視察中形成的材料期長(參加各種專業(yè)技術協(xié)會、學會活動方二）協(xié)會丁面的文件材料期長作(公司在社會治安綜合治理、保衛(wèi)、刑三）公事案件審理、交通消防、人防工作中形成安保的文件材料期短衛(wèi)(府美法律事務、行政紀律監(jiān)察和違紀相四）案件審理工作中形成的材料關法紀期短部監(jiān)門察一保檔歸級類目級類目內容范圍管期限1門部五)計作(審工有關審計工作的綜合性文件、專項審計活動和專題審計工作的

9、文件材料期長計門審部上級單位關于人事工作的才旨示、決短定、通知及公司的具體落實情況期、1、人事(2)公司關于人事工作的規(guī)章制度、工作計劃、總結、通知、決定及向上級單期長行(金n位的請示、報告、上級單位的批示、批復政六)(3)員工名冊長人管人期力理事(1)肩夫人事任免的決定、通知長資類理管期源2、職工任用(2)員工職稱評定、晉級、離休、退休、退職、復轉軍人的安置及死亡撫恤等義件材料期長部門(3)員工的招聘錄用短期(1)上級單位關于職工教育培訓工短七)作的旨示、決定、通知等期教育工作(2)公司關于職工培訓工作的計劃、總結、通知、決定及向上級單位的請示、報告、上級單位的批示、批復期長(醫(yī)療衛(wèi)生，職工

10、防病、治病，計劃生八)育等工作形成的文件材料醫(yī)短療期衛(wèi)生(生活福利，職工食堂，職工住房，職相九)工宿舍樓，后勤服務工作形成的文件材料關后勤期短部福門利出國考察或業(yè)務洽談工作的計劃、活同(十)外事1、出訪動安排、記錄待工作接相關工作接待外國來賓工作方面的材料部門2、接待(1)有歷史意義和長遠利用價值的久永一保歸級類目級類目內容范圍管期限檔部門2、接待(2)重要的長期(3)一的短期關于公司總體發(fā)展規(guī)劃、管理體制的相(一)1、管理文件材料永關體制久部三經(jīng)門、營公司關于擴建、聯(lián)營、兼并、托管等相經(jīng)決2、企業(yè)的文件材料永關營發(fā)展久部管理門類(1、綜合公司中長期計劃、綜合性計劃工作的永久相二)性計劃文件材

11、料關計部劃2、專項各專項，作的年度計劃等短門工作工作計劃期(三)1、綜合性統(tǒng)計工作短期財務部門統(tǒng)計工作2、專項統(tǒng)計工作短期1、綜合財務管理(1)上級單位關于財務管理工作的旨示、決定、通知短期財務(四)務管(2)公司關于財務管理工作的計劃、總結、通知、決定，向上級單位的請示、報告，上級單位的批示、批復等長期部門2、資金管理資金流通、固定資產(chǎn)管理的有關材料長期財務理3、成本價格管理產(chǎn)品價格管理工作的有關材料短期部門級類目級類目內容范圍保管期限歸檔部門（五）物資管理物資供應、招標工作、倉庫管理、廢舊物資管理等短期戰(zhàn)略采購部門三(1、市場調查產(chǎn)品銷售的市場調查綜合分析與預測，產(chǎn)品市場占有情況和銷售能力

12、分析，年度銷售統(tǒng)計長期、經(jīng)首六）產(chǎn)品銷售2、用戶檔案短期相關呂管理類3、廣告宣傳短期部門4、售后服務短期（七）1、管理制度責任狀、工作職責、崗位責任制等長期相關企業(yè)管理2、企業(yè)評優(yōu)升級工作永久部門（一生產(chǎn)調度-)短期相關部門（二:)肩關產(chǎn)品質量檢測、控制和產(chǎn)品評優(yōu)相質量的制度、措施短關管期部四理門、生（三）關于生產(chǎn)勞動的定員、定額、勞動調配、勞動保護方面的文件材料力人產(chǎn)勞短資技動期源術管部類理門（四）能源密短期關相部目理門（五）安1、生產(chǎn)安全規(guī)章制度短期相關全管理2、職工安全教育短期部門3、工傷事故處理(1)重要事故處理長期(2)一般事故處理短期級類目級類目內容范圍保管期限歸檔部門(六)(1)

13、上級單位和公司關于科學技術進步、新產(chǎn)品開發(fā)的規(guī)章制度、措施等長期相關部門四、生科技管理(2)關于保護知識產(chǎn)權、專利權等工作形成的文件材料長期相關部門產(chǎn)技術類(七)環(huán)境保護環(huán)境保護管理，環(huán)境檢測、控制和污染治理工作形成的材料短期相關部門(八)1、管理短期相關部計量2、計量檢測短門工期作(1、檔案長相九）工作期關檔案2、圖書短部信息資料管理期門3、情報長管工作期理4、電子計算機管理期長工作五、產(chǎn)品按照產(chǎn)品包括產(chǎn)品從開發(fā)、設計、工藝、加工制造、檢驗、包裝、商標廣告和產(chǎn)品評優(yōu)長相關部門類性質分的全過程期類按包括課題立項、研究準備、研究實驗、相關部門八、科研類照科研課題項目分類總結鑒定、成果報獎、推廣應

14、用等全過程久永七、基本建設類按照項目使用性質分類包括工程的勘探測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程永久相關部門八、設備儀器類按照使用性質分類包括設備購置、安裝調試、運行、維護修理和設備管理等全過程長期相關部門級類目級類目內容范圍保管期限歸檔部門九、會計檔案類(一)憑證各種會計憑證15年財務部門(二)帳簿(1)現(xiàn)金和銀行存款帳25年(2)總帳和明細帳15年(三)(1)月度報告3年務報告（2）年度報告永久（四）（1）銀行存款余額調節(jié)表5年其他（2）會計檔案移交、保管、銷毀清冊永久十、干（一）在職職工檔案長期人部職工（二）離退休職工檔案長期力資源部檔案類（三）死亡職工檔案長期門公司董事會、股

15、東大會檔案歸檔范圍及保管期限表級類目級類目內容范圍保管期限歸檔部門董事會董事會檔案公司董事會會議通知、相關材料、董事會決議永久董事會辦公室董事會、股東大會股東大會股東大會檔案公司股東大會會議通知、相關材料永久董事會辦公室董事會辦公室具他董事會辦公室外收文件董事會辦公室收到各級政府、證券監(jiān)管部門等相關材料短期董事會辦公室編制說明:（一）類目標識一級類目代字使用漢語拼音（大寫）自然排列順序（例如AB、GD）,級類目用阿拉伯數(shù)字，采用雙位編號（例如01、02、03等）。（二）案卷標識各類案卷用阿拉伯數(shù)字，采用三位數(shù)編號：1、黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類按大類排列編號;2、產(chǎn)品類按照產(chǎn)

16、品性質及種類編號；3、科研類、基建類分別按科研項目和工程項目排列編號；4、設備儀器類按設備儀器型號或種類編號；5、會計檔案按二級類目排列編號。每年度形成的案卷，按照分類方案中的二級類目的順序排列先后順序，案卷不再按照保管期限分類排列，只須在案卷上標明保管期限。（三）保管期限：短期為15年長期為50年永久為50年以上（四）表中所列歸檔部門包括各企業(yè)中從事相同工作的部門。（五）公司董事會、股東大會方面材料由董事會秘書保存。第六條一般情況，一年歸檔一次，每年的第一季度要求將上年度形成的需歸檔的文件材料移交行政管理部及各單位檔案管理部門。各類檔案的具體歸檔時間：（一）黨群類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生

17、產(chǎn)技術管理類、會計類文件材料在每年的第一季度、第三季度將上年度及本年度形成的材料歸檔。（二）產(chǎn)品類文件材料在產(chǎn)品鑒定驗收后三個月內將形成的文件材料歸檔。（3） 科研類文件材料在科研成果鑒定、專利申報或技術轉讓三個月內將其歸檔。（4） 基建類文件材料在工程建設總體竣工后歸檔：工期較長的工程，應階段性歸檔；工期短的工程應隨時歸檔。（五）設備儀器類文件材料在設備安裝調試后將其隨機材料及驗收材料歸檔。每年的第二季度將上年度形成的設備維護的文件材料歸檔。建筑物的改造、設備檢修等改建工程在完工以后的一個月內將資料整理歸檔。（六）會計檔案應由財務部門保管一年，次年移交檔案室歸檔保存。（七）各項活動形成的錄像

18、、錄音、照片、底片、磁性材料在每年的第二季度將上年度形成的材料歸檔。（八）合同檔案依據(jù)伊利集團合同管理辦法執(zhí)行。第七條歸檔要求（一）歸檔的文件材料必須齊全完整。（二）歸檔的文件材料必須準確地反映集團公司、各部門、各事業(yè)部及分（子）公司的行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研、基建、財務等各項活動的真實內容和歷史過程。（三）歸檔的文件材料必須層次分明、符合形成規(guī)律。（四）歸檔的文件材料必須是辦理完畢，具有保存價值，在保持文件之間的歷史聯(lián)系原則上，科學地分類，按照不同的保存價值組成保管單位（案卷），并且利于保管和利用。（五）歸檔的案卷必須編制卷內目錄、案卷目錄，擬制簡明確切的案卷標題，說明保管期限，并裝訂整齊美

19、觀。第八條歸檔的案卷登記移交目錄，一式兩份，交接雙方各持一份，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。第九條歸檔的各類文件材料，一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料可適當增加歸檔份數(shù)，但要另外整理組成案卷。第三章檔案收集工作第十條收集工作要遵循各大類檔案的自然形成規(guī)律。第十一條收集工作中，要建立健全歸檔制度，要保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)。第十二條各檔案管理部門也應抓住經(jīng)營管理、科技、生產(chǎn)、行政管理等各個關鍵階段和重要環(huán)境，主動進行收集工作。第十三條收集特殊門類檔案時，應注意以下幾點：（一）與施工單位簽訂施工合同（協(xié)議），施工合同歸檔時，除合同外應將施工圖、施工安排記錄、協(xié)議書等

20、有關檔案資料附在合同書后，以保證檔案資料完整齊全，竣工圖必須有標準規(guī)定的“竣工圖”印章，并有該項目直接負責人簽字。（二）與設備廠家簽訂合同（協(xié)議）時，應當將設備圖紙、產(chǎn)品證書、出廠實驗報告等資料附在合同書后。（三）各部門工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料，及時向行政管理部及各單位檔案管理部門。第四章檔案整理工作第十四條檔案整理工作要堅持基本原則：即按照檔案形成的特點和規(guī)律，保持檔案文件之間的有機聯(lián)系，使整理出的檔案能反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。應當做好以下幾個方面的工作：（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。（二）在歸檔的文件

21、材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起；文電應合一立卷。（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。（四）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)性材料等在后；其他文件材料

22、依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列（五）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。（六）永久、長期和短期案卷必須按照規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名但無實質內容的亦應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容；填寫的字跡要工整。卷內文件目錄放在卷首。（七）聲像材料應用文字

23、標出攝像或錄像的對象、時間、地點、中心內容和責任者。（八）有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。（九）案卷封皮，應逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內文件材料內容，一般包括責任者、內容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整，清晰。（十）卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立案；案卷應采用三孔一線的方法裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應逐件用細線裝訂。（十一）案卷按不同門類、載體分別排列，案卷排

24、列方法應統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。（十二）按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現(xiàn)重復的案卷號。第五章檔案保管第十五條各企業(yè)應根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設置必備的檔案專用庫房和柜第十六條檔案庫房要堅固，并采取了檔案管理“八防”制度第十七條檔案室應根據(jù)需要設置溫濕度測試儀、加濕器、吸塵器、空調、收錄機、照相機和計算機。第十八條要根據(jù)檔案的制成材料的成分和狀況對檔案分類存放，采取不同的防護措施。第十九條要使用正確標準的檔案裝具（使用無酸卷皮、卷盒）。第二十條要注意檔案利用過程中的安全防護。第六章檔案統(tǒng)計第二十一條統(tǒng)計工作應做到進出帳目清楚、手續(xù)完備、清點仔細，沒有

25、漏、錯，要目錄、案卷、數(shù)字對口。第二十二條統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確，需帳物相符，能真實反映檔案管理中出現(xiàn)的問題和情況。第二十三條統(tǒng)計項目內容要完整，要全面系統(tǒng)地反映出檔案工作各方面情況。第二十四條統(tǒng)計工作項目具體包括：（一）檔案庫存量統(tǒng)計。（二）銷毀統(tǒng)計。（三）借閱、查閱量統(tǒng)計。（四）復印統(tǒng)計。（五）利用效果統(tǒng)計。第二十五條統(tǒng)計、填報要做到經(jīng)常、及時。檔案庫存量統(tǒng)計，銷毀統(tǒng)計每年度統(tǒng)計一次，借閱、查閱量統(tǒng)計、復印統(tǒng)計、利用效果統(tǒng)計每月進行一次。第七章檔案鑒定第二十六條檔案鑒定工作是指檔案價值的鑒定。檔案價值鑒定工作是檔案按照一定的原則、標準和辦法，決定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔

26、案予以銷毀的一項檔案工作。第二十七條檔案鑒定工作應定期進行，具體由各部門根據(jù)實際情況確定。第二十八條檔案鑒定工作應遵循以下原則：（一）對企業(yè)有長遠利用價值的檔案永久保存。（二）對企業(yè)在一定時期內有利用價值的檔案分別劃長期或短期保存。（三）凡是介于兩種保管期限間的檔案，具保管期限一律從長。（四）檔案通過鑒定，要求達到保管期限準確，如發(fā)現(xiàn)不準確、不完整，及時進行修改或補充，保管期限的劃分詳見各類檔案的保管期限表。（五）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要登記銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導審批。銷毀時嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。第八章檔案利用第二十九條檔案利用工作是介紹、報道檔案室或檔案的內容和成份，

27、通過各種方式、方法向利用者提供檔案信息進行咨詢服務。第三十條檔案員需熟悉所藏檔案的情況，主動了解各項工作利用檔案的需要。第三十一條檔案信息開發(fā)利用可采用以下形式：（一）實行開架閱覽；（二）編制各類檔案目錄；（三）對檔案進行加工整理，編制專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介。第三十二條執(zhí)行檔案利用工作制度，以中華人民共和國檔案法為準，還要正確處理檔案提供利用和保密之間的關系。第三十三條檔案資料原則上在檔案室查閱，需借出時要經(jīng)檔案部門領導批準，填寫借閱登記，利用后要填寫“利用效果反饋登記”。（一）各部門人員查閱、借閱本專業(yè)檔案，需填寫伊利集團查/借閱檔案申請，經(jīng)相關領導簽字批準后，檔案室可辦

28、理查閱、借閱手續(xù)。（二）跨專業(yè)查閱、借閱檔案，除本部門同意外，還需經(jīng)專業(yè)部門負責人同意方可。（三）機密、絕密檔案，一般不外借。經(jīng)公司主管領導批準后，可查閱。（四）會計帳務類檔案原則上只查閱、不借閱，確因工作需要須經(jīng)本部門負責人和會計檔案所屬財務部門批準后，方可借出。第三十四條外單位工作人員查閱檔案資料，需持單位介紹信，經(jīng)公司主管領導批準后方可查閱。第三十五條檔案只有一份的一律不外借，只可查閱。第三十六條檔案借閱者要對所借檔案負安全保密之責，不得自行轉讓、遺失、污損、涂改、填注、抽取和未經(jīng)批準擅自復印或抄錄等。第三十七條借閱檔案，應按期歸還，如未按期交還，經(jīng)檔案管理員催促仍不歸還者，應及時向上級

29、領導反映，視情節(jié)輕重對其予以處罰，嚴重者應訴諸司法部門。第三十八條借閱期限具體規(guī)定：（一）一般檔案，借閱期限最長為兩周；（二）到期如需繼續(xù)使用的，且無他人預先借閱，可以續(xù)借，續(xù)借期限和初借期限相同。第三十九條檔案借出歸還時，檔案人員要認真檢查，確保檔案的完整與安全。第四十條員工退休、調離集團公司時，應將檔案資料全部歸還，由檔案管理人員書面證明，方可離開，否則人力資源部不予辦理手續(xù)。第九章檔案銷毀第四十一條檔案銷毀時需經(jīng)檔案員撰寫銷毀檔案報告，并編制銷毀清冊，請示主管部門負責人同意后方可。第四十二條檔案室只能根據(jù)被批準的銷毀報告和銷毀清冊銷毀檔案。第四十三條銷毀檔案請示應說明擬銷檔案的數(shù)量、所屬

30、年代和大致內容，說明鑒定情況和銷毀理由。第四十四條銷毀檔案時由檔案管理員和相關業(yè)務部門的專兼職檔案員兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。第四十五條監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第十章曬圖、復制第四十六條曬圖時應點清圖紙的數(shù)量，對于所曬藍圖數(shù)量逐一登記，不得遺漏、隱瞞。第四十七條要愛護圖紙（底圖），如有破損及時修補。第四十八條不得私自接收圖紙進行曬圖。第四十九條外單位曬圖，需經(jīng)主管領導或部門負責人批準方可辦理圖紙登記及財務手續(xù)，方可交給對方圖紙。第五十條圖紙一般由檔案室保存，如需復制，須經(jīng)分管領導、基建工作項目負責人批準后方可復制；第五十一條各職能部門，因工作之需在查閱圖紙檔案后，需印制復印件時，經(jīng)檔

31、案部門負責人同意，由檔案員親自復印，并登記復印份數(shù)；第五十二條跨專業(yè)查閱檔案，如需印制復印件，應征得專業(yè)部門負責人同意，由檔案員復印，并登記復印份數(shù)；第五十三條機密檔案，不可復印。第十一章庫房管理第五十四條為確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的壽命，要加強庫房的管理，有效地提供檔案信息，為公司各項工作服務。第五十五條貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“八防”工作。（一）防火：庫房內嚴禁明火，要配備足夠的消防用具（干式），檔案員要學習消防知識，熟悉消防用具的使用方法，發(fā)現(xiàn)火情及時撲救，并報告部門領導。（二）防盜：庫房門窗要加固，安裝防盜門和防護欄桿，門鎖、柜鎖堅固。（三）防干防潮：庫房溫

32、、濕度要控制在規(guī)定范圍內，不符合要求的要及時調整。（四）防蟲：每季度每個柜內部要放置一定數(shù)量的滅蟲藥品，并經(jīng)常檢查檔案材料是否有蟲跡，發(fā)現(xiàn)蟲蛀立即采取相應的化學、物理措施。（五）防光：庫房內要配置窗簾，防止陽光直射，庫內照明應用白熾燈。（六）防塵：門窗封閉嚴密，防止塵土下落，經(jīng)常檢查，保持墻壁、地面、柜內無積塵。（七）防水：庫房內暖氣、水管經(jīng)常檢查完好，發(fā)現(xiàn)缺陷及時修理。（八）防鼠：每季度在庫房內投放滅鼠藥品，防止鼠害，并經(jīng)常檢查庫房內是否有鼠跡。第五十六條檔案庫房的溫度應控制在14。C20°C,相對濕度應控制在4560%，每周記錄一次，如有變化及時采取增（降）溫、通風、增濕等方法進

33、行調節(jié)。第五十七條配備與檔案庫房相適應的消防器材，定期檢查更換，保證其有效性，檔案員應熟悉防火器材的使用方法。第五十八條檔案庫房內嚴禁明火裝置、使用電爐子及存放易燃品。第五十九條檔案庫房位于一樓或平房，窗戶應加裝鐵欄桿。第六十條窗戶應掛窗簾，以防陽光直射。第六十一條新歸檔的文件材料，必須經(jīng)除塵處理后方可入庫。第六十二條對檔案的保管狀況每月進行一次全面檢查，遇有特殊情況或發(fā)生意外應及時檢查，檢查時應有記錄，并將檢查結果報告部門負責人，采取措施進行補救。第六十三條檔案庫房業(yè)務管理規(guī)定（一）庫房內柜架排放要求1、要有序排列，整齊美觀，便于檔案的搬運和取放；2、要節(jié)約室內面積，又需保證足夠的運輸通道；3、要注意利用自然光，又要防止陽光直射，柜架排列方向要與陽光光線平行；4、柜架與墻體保持一定距離，以利空氣疏通。（2） 檔案按一定的上架方法排放在柜架上，以便于查找調閱案卷和新進案卷的補充上架。（3） 檔案庫房應編制并存放地點索引和位置索引，以指明檔案全宗在各庫中的柜（架）號和案卷所在柜（架）的格（層）號，查閱方便，調卷迅速。第十