談重點工程檔案的科學(xué)管理資料

1、談重點工程檔案的科學(xué)管理    前言重點工程是指對國家或本行政區(qū)域國民經(jīng)濟和社會發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程檔案是指在重點工程建設(shè)全過程中形成的與建設(shè)工程各項活動有關(guān)的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。重點工程檔案具有如下特點：一是重點工程檔案數(shù)量大、種類多、價值高。一般的重點工程包含若干個單項工程，工程龐大，因而形成的檔案數(shù)量大、種類多。而重點工程在建設(shè)過程中往往采用先進的工藝設(shè)備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值，

2、它不僅對工程現(xiàn)階段及將來的管理和利用有重要意義，而且對其他地區(qū)興建相同類型的工程，具有很大的參考價值。二是重點工程檔案形成及保管時間長。重點工程建設(shè)周期長，因而重點工程檔案形成的周期也長。眾所周知，重點工程是百年大計工程，重點工程檔案需長期保管，這些檔案是重點工程今后使用階段和再建設(shè)階段維修、管理的重要依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，溫州市重點工程建設(shè)項目19852004年總數(shù)量已達1082 個，尤其近幾年重點工程建設(shè)項目增長很快，與此相對應(yīng)，重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)重點工程檔案的特點，直接參與整個工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，確保重點工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔，做好重點

3、工程檔案的保管和開發(fā)利用工作。1、做好重點工程準(zhǔn)備階段的檔案管理工作（1）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解重點工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。例如，我館在工程檔案的跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查方面，采取責(zé)任到人的措施，對 19882004 年 5 099 個登記工程（包括重點工程）按照承諾書編號分號制度全部落實到每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的頭上，每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員有針對性地介入各自負(fù)責(zé)的工程。（2）加強檔案法律、法規(guī)的宣傳與業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)是確保重點工程檔案質(zhì)量的有利措施。參與重點工程建設(shè)的工程管理人員來自四面八方，對工程檔案的重

4、要性認(rèn)識及其業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了加強對重點工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，檔案部門在工程項目開始階段就必須加強檔案意識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求重點工程檔案資料。我館就十分注重對有關(guān)人員檔案意識及檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，2003-09 舉辦了 150 人參加的建設(shè)工程檔案知識講座大型培訓(xùn)班，邀請北京的檔案專家專題講座建設(shè)工程檔案的收集、整理和歸檔。2004-06 舉辦了浙江省城建資料檔案管理崗位培訓(xùn)班，來自本市的房地產(chǎn)開發(fā)公司、建設(shè)指揮部及施工單位、監(jiān)理單位的有關(guān)人員共 203 人參

5、加了培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括建設(shè)工程竣工圖編制、城建檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)、土建工程技術(shù)資料、市政工程技術(shù)資料、檔案保護技術(shù)、安裝工程技術(shù)資料、城建檔案管理、建設(shè)法規(guī)、施工組織設(shè)計和安全技術(shù)資料。通過培訓(xùn)，工程管理人員和資料員在增強檔案意識的同時也增加了檔案業(yè)務(wù)知識，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量，打下了良好的專業(yè)基礎(chǔ)。2、做好重點工程建設(shè)階段的檔案管理工作（1）重點工程檔案收集工作與工程進度保持同步進行，做好對重點工程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。我館檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員深入基層第一線，每個人有針對性地對各自負(fù)責(zé)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù)，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業(yè)

6、務(wù)指導(dǎo)。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了重點工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。（2）做好重點工程檔案執(zhí)法檢查工作。2000-06 我館配合市檔案局、市重點辦等單位對全市省級以上重點建設(shè)項目進行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了 20 個重點項目。2002-05 對全市市級以上重點建設(shè)項目進行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了 25 個重

7、點建設(shè)項目。為了加強我市重點建設(shè)項目檔案工作，認(rèn)真貫徹落實浙江省關(guān)于進一步加強省重點建設(shè)項目檔案工作的意見，切實貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法、浙江省實施中華人民共和國檔案法辦法和浙江省重點建設(shè)項目管理辦法等，我館配合市檔案局和市重點辦聯(lián)合組織了對 20002003 年全市被列入省 A 類重點建設(shè)項目檔案的執(zhí)法檢查活動。2004-09對溫州珊溪供水配套工程、104 國道瑞安飛云江三橋及接線工程、金麗溫高速公路永嘉、鹿城段等 12 個省 A 類重點建設(shè)項目的檔案工作進行了全面檢查。執(zhí)法檢查的主要意義在于： 通過執(zhí)法檢查進一步宣傳了檔案法律法規(guī)和重點建設(shè)項目檔案的重要性，使重點建設(shè)項目單位進一步認(rèn)識

8、到，檔案既是工程建設(shè)全過程的真實歷史記錄，是保證工程建設(shè)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，更是今后工程使用（投產(chǎn)）和維護的重要依據(jù)，從而對重點建設(shè)項目檔案為什么要做到齊全完整、準(zhǔn)確可靠有了更深的認(rèn)識。 通過執(zhí)法檢查使建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位對檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的具體內(nèi)容有了進一步的了解。檢查之前，雖然重點工程有關(guān)單位都已經(jīng)開展了檔案的收集、整理、保管和日常提供利用等工作，但許多做法不符合國家的規(guī)范要求，通過執(zhí)法檢查及時提供了直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。 通過執(zhí)法檢查獲得了第一手材料，為進一步研究和規(guī)范重點工程檔案打下了基礎(chǔ)。3、做好重點工程專項驗收階段的檔案管理工作重點工程竣工檔案專項驗收是檔案管理部門依法在工程竣

9、工驗收前，對工程檔案進行的專項檢查、驗收，包括新建、擴建、改建的基本建設(shè)項目、技術(shù)改造項目和外商投資項目竣工檔案驗收。浙江省重點建設(shè)項目管理辦法第 26 條規(guī)定，重點建設(shè)項目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水上保持等專項驗收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關(guān)行政主管部門依法組織進行。第 28 條規(guī)定，重點建設(shè)項目竣工驗收應(yīng)當(dāng)有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項驗收合格文件。檔案部門在進行重點工程檔案驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容：工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；工程檔案真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關(guān)規(guī)范的規(guī)定；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)

10、技術(shù)要求，蓋有竣工圖章；文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨和托裱等符合要求。保證重點工程檔案達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4、做好重點工程歸檔、保管和開發(fā)利用的管理工作（1）根據(jù)國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范第 8 條第 2 款規(guī)定，在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目竣工驗收以后，建設(shè)單位應(yīng)在 6 個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。檔案部門在接收重點工程歸檔文件時應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn) GB/ T 503282001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，嚴(yán)格保證重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。（

11、2）重點工程檔案保管工作，就是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下科學(xué)地維護重點工程檔案的完整與安全，采取有效的保護技術(shù)和管理方法，限制和消除一切損壞重點工程檔案的不利因素，最大限度地延長重點工程檔案壽命的工作。只有做好重點工程檔案的保管工作，才能使集中起來的重點工程檔案的完整和安全得到可靠的保證，才能滿足各方面利用的需要，因而要切實做好重點工程檔案的保管工作。（3）重點工程檔案的開發(fā)利用工作，就是通過各種方式使重點工程檔案中儲存的信息盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，讓它從保管狀態(tài)變?yōu)槔脿顟B(tài)，發(fā)揮出它的技術(shù)效用和社會、經(jīng)濟效益的工作。重點工程檔案的開發(fā)利用工作是整個重點工程檔案工作的目的，要盡力做好重點工程檔案的

12、開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮重點工程檔案的依據(jù)和查考作用，為社會服務(wù)。重點工程檔案除傳統(tǒng)的借閱服務(wù)利用外，檔案管理部門還應(yīng)通過各種方式，主動提供以下多種類型的開發(fā)利用。 編研型開發(fā)利用。我館編研的歷史溫州、山水溫州、現(xiàn)代溫州和溫州市重點工程簡介曾獲浙江省檔案編研成果三等獎。溫州市橋梁專集、溫州市 2003 年道路現(xiàn)狀、溫州珊溪水利樞紐供水工程、江濱路、溫州城市建設(shè)新姿、人民路改建工程、溫州強鎮(zhèn)（系列）等包括重點工程在內(nèi)的 20 部專題片，在社會上都產(chǎn)生了積極的影響。 展覽型開發(fā)利用。我館舉辦包括重點工程在內(nèi)的大型城市建設(shè)展覽多次，參觀人數(shù)多達數(shù)萬人。于 2004-03 委托一心商務(wù)傳播有限公司，采用航空拍攝的方式，在溫州市區(qū)范圍內(nèi)對住宅群（新、舊）、公用設(shè)施（包括標(biāo)志性建筑）、道路、河流及名勝古跡等建筑物進行了拍照和錄像，形成照片 278 幅、錄像素材 1h.在這基礎(chǔ)上與市規(guī)劃局、溫州生態(tài)園管委會等單位聯(lián)合舉辦了“空中看溫州”航拍大型攝影展，