辦公室文員職位任務(wù)說明書

1、文檔僅供參考辦公室文員職位任務(wù)說明書辦公室文員崗位任務(wù)說明書編號:YD/BG/005 擬 制: 核準(zhǔn):生效日期：一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱文員直接上級主任/副主任所轄人員/、工作說明1、主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)文印工作。2、負(fù)責(zé)文印、傳真設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)。3、辦理電函、郵件收發(fā)、傳遞等事項，辦理報刊收發(fā)。4、接待來訪賓客。2、主要工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)公司公文材料的打印、校對初稿；辦理復(fù)印、登記等工作。2、遵守公司有關(guān)文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度。3、負(fù)責(zé)文印室的打印機、復(fù)印機、傳真機等設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)。4、保持文印室、接待區(qū)域辦公環(huán)境整齊、清潔。5、辦理公司傳真件、信件、郵件、電報的收發(fā)、

2、登記、送達(dá)、郵寄、清退事宜。6、辦理報刊雜志分發(fā)工作。7、做好來賓接待、登記；來電接聽、登記。8、完成主任布置的其它工作。3、主要工作要求1、文印1.1 收到打印文稿后要進(jìn)行電腦目錄登記；按照規(guī)范的文檔格式打印，打印之前要認(rèn)真讀稿,發(fā)現(xiàn)文字錯誤及時進(jìn)行糾正；對原稿錯誤有疑問，要詢問稿人，盡量減少和避免打印錯誤 ；初稿打印后認(rèn)真校對有無錄入錯誤并及時返還擬稿人再次校對，校對完畢后進(jìn)行修改打??；校對末稿無誤后裝訂交秘書用印、分發(fā)。1.2 收到要復(fù)印的文件，要進(jìn)行審閱、登記。1.3 遵守公司有關(guān)文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度；及時完成工作，記錄要完善，節(jié)約與本職工作有關(guān)的費用。2、設(shè)備與環(huán)境2.1

3、 操作各種設(shè)備動作規(guī)范，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，出現(xiàn)問題及時報修，避免出現(xiàn)因設(shè)備故障 延誤工作的情況。2.2 每天整理文印室、接待區(qū)域衛(wèi)生，保持環(huán)境的整潔。2.3 函、郵件報刊處理3.1 收到傳真件要閱讀、登記，送達(dá)收件部門內(nèi)勤人員。3.2 規(guī)范發(fā)傳真的格式（收件人、發(fā)送人、日期、內(nèi)容 卜核對接收方號碼無誤后發(fā)送，發(fā)送完底稿進(jìn)行登記，送還發(fā)送部門留存。3.3 收到郵件、信件后進(jìn)行分類、登記，外寄件每日定時送郵局郵寄，月底結(jié)算費用。公司內(nèi)部郵件登記后送達(dá)各部門。3.4 發(fā)電報進(jìn)行登記編號，打印電報校對無誤發(fā)傳真至118臺，定期結(jié)算費用。3.5 整理公司內(nèi)部郵件箱，及時轉(zhuǎn)發(fā)、清退郵件，做好登記。3.6

4、及時查收、分發(fā)報刊和雜志。4、接待4.1 做好預(yù)約來賓、來訪登記，及時向來賓要訪問的部門和人員通報情況，做好接待準(zhǔn)備。4.2 禮貌接待未預(yù)約的來賓、來訪人員，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解來訪人員的基本情況和來訪目的，聯(lián)系有關(guān)人員接待；重要客人來訪要迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.3 熱情轉(zhuǎn)接電話，接聽電話語言文明禮貌，語氣溫和，回答問題清楚；電話記錄要整潔有序 便于查詢；及時將信息向有關(guān)人員傳達(dá) ，接到重要電話立即匯報；對不清楚的事情、不該回答 的問題不作隨意性答復(fù)，如有疑問及時匯報，自覺維護(hù)公司聲譽。4.4 完成本職工作月度、季度工作計劃和工作小結(jié)，年度工作總結(jié)。三、任職資格因素細(xì)分因素等級限定資料

5、知識學(xué)歷D具有文秘類專業(yè)中專以上學(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)知識C了解航運行業(yè)知識，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理經(jīng)驗。專業(yè)知識C對專業(yè)知識要求一般。熟練掌握計算機辦公軟件的應(yīng)用，打字熟練，速度在80字/分鐘以上，精通1-2種漢字輸入法；熟悉 復(fù)印機、傳真機性能，掌握使用技巧。能力事務(wù)處理能力C能夠比較合理地安排工作計劃，能夠比較及時、正確地完成 各項工作。理解能力C對本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容把握基本準(zhǔn)確 ，比較準(zhǔn)確的理解 上級的指示、意圖和所布置的工作 ；對所學(xué)知識能夠較為迅 速的理解和掌握。判斷能力C能準(zhǔn)確判斷一般性問題，掌握其實質(zhì)，找到合理、有效的解決 力不。表示能力C表示內(nèi)容準(zhǔn)備基本充分、主題基本明確、構(gòu)思基本清楚。其它條件身體條件身體健康，精力充沛，能夠勝任本職工作。職業(yè)素質(zhì)熟悉禮儀規(guī)范,舉止文雅、有職業(yè)素養(yǎng)，