淺談系部辦公室主任、教學(xué)秘書的基本素質(zhì)

1、淺談系部教學(xué)秘書的基本素質(zhì)及在教學(xué)管理工作中的作用劉禮寬文章摘要 本文從基本素質(zhì)、在管理中的地位和作用及日常工作多個方面論述了辦公室主任工作的工作性質(zhì)和重要地位。關(guān)鍵詞 秘書和辦公室主任 基本素質(zhì) 地位作用 日常工作高校系辦公室主任和教學(xué)秘書是保證學(xué)院各項管理制度在本系順利實施和正常開展各項教學(xué)、科研等活動的重要執(zhí)行者和組織者;是聯(lián)系院、系領(lǐng)導(dǎo)和各管理職能部門的紐帶;是行政管理和教學(xué)管理的重要崗位。一、辦公室主任、教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)1、具備準(zhǔn)確領(lǐng)會精神、意圖的能力系部辦公室主任、教學(xué)秘書首先具備的能力應(yīng)該是準(zhǔn)確領(lǐng)會學(xué)院、系部領(lǐng)導(dǎo)的指示精神。各級領(lǐng)導(dǎo)為學(xué)院和系部的發(fā)展費心盡力,掌握著學(xué)院和

2、系部的工作大局。作為辦公室主任、教學(xué)秘書應(yīng)該從學(xué)院的有關(guān)文件中及時準(zhǔn)確地捕捉到學(xué)院在一定時期內(nèi)的發(fā)展方向和工作重點,并由此來確定自己的工作思路,對于系部領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)和布置的各項任務(wù),必須做到一次就能全面準(zhǔn)確的領(lǐng)會其中的精神實質(zhì),并在工作中予以貫徹執(zhí)行,協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)搞好本部門的各項工作。2、具備較強(qiáng)的預(yù)見能力辦公室主任、教學(xué)秘書必須具有較強(qiáng)的預(yù)見能力,要提前思考、獨立思考,根據(jù)本系部實際工作中可能出現(xiàn)的有關(guān)問題,預(yù)先提出自己的建議,提前向系部領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便于領(lǐng)導(dǎo)在布置有關(guān)工作時,預(yù)設(shè)方案,防患于未然,避免在工作中出現(xiàn)偏差。從而提高工作效率,使整個系部工作走向良性循環(huán)的軌道。3、具備善于溝通的能力現(xiàn)實

3、社會中,已沒有完全意義上的純粹的人,每個人都是社會的人,是社會的人,就會存在人與人之間的交往,辦公室主任、教學(xué)秘書必須具備良好的人際交往的能力、善于同領(lǐng)導(dǎo)和教師溝通的能力。只有這樣,才能在不斷的溝通中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)布置工作的精神實質(zhì)、目的要求、進(jìn)度質(zhì)量;善于同教師溝通,能及時的了解教師在教學(xué)中對教學(xué)管理的要求、教學(xué)中存在某些方面的問題,以便采取針對性的工作。通過多方面的溝通還能使人與人之間的感情交流加深,在我們的工作存在某些問題時,就會有人能及時的提醒,而不至于在工作中出現(xiàn)問題后再解決,給工作帶來被動。4、具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力隨著學(xué)院的大發(fā)展和院系兩級管理體制的不斷完善,系部的對外聯(lián)系會進(jìn)一步加強(qiáng)

4、。如固定資產(chǎn)的投資需要市場調(diào)研、招投標(biāo)、開標(biāo)評標(biāo)、簽訂合同、質(zhì)量驗收、付款、質(zhì)保金的支付等;學(xué)生的就業(yè)和假期的專業(yè)實踐活動,需要與學(xué)院外部的有關(guān)單位和人員進(jìn)行接洽和談判,這些都必須要有足夠的組織能力和協(xié)調(diào)能力;在學(xué)院內(nèi)部,主要抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào),即指上下級之間的關(guān)系融洽,做到上令下行,下情上曉,上下緊密配合,步調(diào)一致的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào),是指系部與學(xué)院各職能部門、其他系部之間的關(guān)系融洽和諧的工作。所謂內(nèi)部協(xié)調(diào),是指系部內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)與教師、輔導(dǎo)員、教學(xué)輔助人員以及學(xué)生之間的關(guān)系融洽,這是搞好系部建設(shè)的重要一環(huán)。5、具備善于合作的能力一個系部的建設(shè)和發(fā)展與學(xué)院各職能部門

5、、其他兄弟系部有著不可分割的關(guān)系。作為系部辦公室主任,應(yīng)該具備良好的合作精神,本系部上交的各種資料,應(yīng)該從有利于接受資料的部門整理的角度出發(fā)來上報,對于兄弟系部的有關(guān)配合協(xié)助的要求,必須全力解決,只有這樣才能為全院的發(fā)展提供良好的內(nèi)部環(huán)境。6、具有良好的服務(wù)意識良好的服務(wù)意識,必須做到“三心”、“四勤”?！叭摹笔菬嵝?、誠心、耐心。熱心:就是要有一付熱心腸,滿腔熱情地服務(wù),自覺自愿地服務(wù),要認(rèn)真負(fù)責(zé),積極努力,克己奉公,埋頭苦干。誠心:就是要真心實意,實實在在地干事情,不弄虛作假,不懈怠,不自滿。反映情況,提供資料要實事求是,真實可靠,有一是一,有二是二。不能想當(dāng)然,含糊其辭,似是而非,以免貽

6、誤工作。耐心:就是不怕麻煩,不辭辛苦,謙虛謹(jǐn)慎,不驕不躁。辦公室工作單調(diào)而瑣碎,有時要面對全系教職工,難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象出現(xiàn),所以當(dāng)好辦公室主任,要有較高的涵養(yǎng),要有韌性,有忍辱負(fù)重的精神。接受任務(wù)、聽取意見、匯報工作、開展工作,都要有耐心,不可急躁冒進(jìn),不可粗枝大葉,更不可三天打魚兩天曬網(wǎng)?！八那凇笔悄X勤、嘴勤、手勤、腿勤。腦勤:就是勤于動腦,善于思考,使我們的工作適應(yīng)形勢發(fā)展,更有針對性和實效性。嘴勤:一方面要多請示匯報,及時得到領(lǐng)導(dǎo)的指示,支持和幫助;一方面要多做宣傳工作,把學(xué)院和系部的有關(guān)精神及時地傳達(dá)的本系部的全體人員,并幫助領(lǐng)導(dǎo)做好思想工作,在工作中加以落實。手勤:就是要勤于動手

7、動筆寫文章,如工作總結(jié),情況匯報,調(diào)研文章,請示匯報等。這是辦公室主任的一項基本功。腿勤:要邁開雙腿,不辭辛苦地上跑下跑。上跑,及時地請示工作匯報情況;下跑,多與教職工交流溝通,掌握思想動態(tài),為系部領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供第一手資料。7、具備高度的工作責(zé)任心辦公室主任不能被“難”字所嚇倒,在其位就要謀其政,要盡心竭力,任勞任怨,忠于職守,默默奉獻(xiàn),克服困難,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手。8、良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣辦公室主任要首先成為文人、學(xué)者,或具有這樣的基本素質(zhì),同時要增強(qiáng)自己敏銳的觀察能力,綜合分析能力和精明的辦事能力。所以當(dāng)好辦公室主任要努力學(xué)習(xí),善于學(xué)習(xí),善于在日常與教職工的交流中向他們學(xué)習(xí),要做到懂理論,有基礎(chǔ),

8、善表達(dá),善于獨立思考。9、培養(yǎng)良好的工作主動性在自己的職責(zé)范圍內(nèi),積極主動地做好工作,要處理好請示匯報工作和主動承擔(dān)任務(wù)的關(guān)系,自己能解決的問題不讓系部領(lǐng)導(dǎo)操心。不能讓系部領(lǐng)導(dǎo)為一些小事情操心、分心,使領(lǐng)導(dǎo)真正把精力用到系部建設(shè)和發(fā)展的大事中去。10、創(chuàng)新能力辦公室主任的觀點,給領(lǐng)導(dǎo)提出的意見和建議,要有創(chuàng)意,尤其是在一些重大問題上,要讓人覺得這個觀點不錯,很新穎,能引導(dǎo)大家往高處去,往正面走,不能人云亦云。二、辦公室主任、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的地位、作用辦公室在教學(xué)管理中處于承上啟下的地位,是聯(lián)結(jié)系部領(lǐng)導(dǎo)和教研室的橋梁,協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶,保持系部工作正常運轉(zhuǎn)的中樞。辦公室主任的位置既

9、重要又特殊,應(yīng)該為系部領(lǐng)導(dǎo)解憂,而不是給領(lǐng)導(dǎo)添亂。當(dāng)好辦公室主任至少要做好以下幾點:1、增強(qiáng)輔助決策能力,提高參謀水平。2、善于協(xié)調(diào)服務(wù),營造融洽和諧的工作氛圍,確保政令暢通。3、勤于督促檢查。4、樂于無私奉獻(xiàn)。5、貴在百事如常。三、系部辦公室主任、教學(xué)秘書教學(xué)管理日常工作(一教學(xué)安排1、協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)檢查有關(guān)教學(xué)資料和任課教師上課的有關(guān)資料。如教案、授課計劃的上報等。2、協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)計劃、教學(xué)大綱的修訂和印刷工作。3、協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)對下一學(xué)期教學(xué)任務(wù)的安排及匯總工作,將全體教師的任課一覽表整理后匯報系領(lǐng)導(dǎo),以便系部領(lǐng)導(dǎo)安排一些臨時性工作。4、發(fā)放下學(xué)期學(xué)生平時成績記錄、教室日志、教案紙等教

10、學(xué)基礎(chǔ)資料。5、負(fù)責(zé)期末考試試卷的收集、印刷、分裝、考場布置、監(jiān)考的調(diào)整,對監(jiān)考老師監(jiān)考的提醒。6、審核學(xué)生期末考試成績及打印工作,并排序后上報教務(wù)處。7、組織期末考試工作。8、協(xié)助教務(wù)處做好學(xué)生畢業(yè)前的補考工作。(二教學(xué)檢查1、負(fù)責(zé)組織學(xué)生對教師的教學(xué)質(zhì)量測評工作。2、負(fù)責(zé)組織期中學(xué)生座談會、教師座談會,并寫出座談會的會議紀(jì)要及時上報教學(xué)督導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)上學(xué)期試卷抽查工作的收集并及時上報教學(xué)督導(dǎo)室。4、組織各教研室寫出上學(xué)期的工作總結(jié)、本學(xué)期的工作計劃、教研活動計劃并存檔。5、及時將各種教學(xué)資料整理匯總裝袋,妥善保存。(三面向?qū)W生的工作1、組織學(xué)生選修課的報名工作。2、組織好本系學(xué)生補考的準(zhǔn)備工作和安排學(xué)生補考,將學(xué)生的補考成績打印排序后上報教務(wù)處。3、組織本系部重修學(xué)生的報名工作。4、組織學(xué)生的計算機(jī)應(yīng)用能力、英語三級、四級、專升本的報名工作。(四其他工作1、負(fù)責(zé)教師工作量的核算及獎金計算工作。2、負(fù)責(zé)組織本系部實驗室設(shè)備采購等工作及經(jīng)費計劃申報