合同管理存在問題的調(diào)研(1)

1、合同管理工作的調(diào)研西方諺語說：“財富的一半來自合同”。企業(yè)管理涉及許多方面，但主要是圍繞產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，而這三個環(huán)節(jié)都是由合同來為連接的。合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)合同管理是企業(yè)管理依法行事的基礎(chǔ)。合同管理混亂，勢必直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益?？梢哉f，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。為更好地做好公司的合同管理工作，堵塞合同管理漏洞，近日，通過對公司近年來所簽訂的合同情況、部分業(yè)務(wù)部門及業(yè)務(wù)人員進行了調(diào)查了解藥。一、總體情況1、公司對合同管理比較重視，各類人員的法律觀念較強。2006年公司共簽訂各類合同306份，金額共計44388萬元

2、，其中采購合同156份，金額達11583萬元。金額在1萬元以上的合同簽約率、履約率達到90%。2、建立、健全了合同管理機構(gòu)和合同管理制度。公司設(shè)有合同管理機構(gòu)并有專人負責(zé)合同管理工作。合同簽約實行約事前會簽制度、鑒證制度。同時嚴格執(zhí)行集團公司合同管理制度及各項規(guī)定。2006年初，下發(fā)了華越公司合同簽訂基本流程（試行），從合同簽約前的資質(zhì)審核到最后財務(wù)付款實行了全過程的流程管理，進一步明確了各類人員的職責(zé)。3、實行了招議標制度?；旧夏車栏癜凑贞柮杭瘓F物資采購管理辦法和華越公司物資采購管理辦法執(zhí)行，對需要招議標的物資采購，填寫物資采購比價單或合同議標評審表，對供貨廠家實行貨比三家，比質(zhì)比價，有效

3、的降低了物資采購價格，同時也杜絕了不規(guī)范行為。2006年公司經(jīng)過嘉盛公司公開招標簽訂合同22份,金額2084.72萬元;僅公司自行組織議標46次，按三方報價均價與最終采購價相比，降低采購成本230多萬元。同時，在執(zhí)行最低價的情況下，有時還進行競爭性的談判，在最低價的基礎(chǔ)上再進行議價降價，進一步降低成本。4、各類合同及時歸檔、存檔。按照華越公司合同簽訂基本流程，各類合同及時合同歸檔、存檔。合同管理部門對歷年來的合同都能裝訂成冊，保管完好。二、存在問題總的來說，公司對合同比較重視，能執(zhí)行集團公司和公司的各項制度，簽訂各類經(jīng)濟合同，但是，也不同程度的存在著一些不忽視的問題，尤其是在執(zhí)行華越公司合同簽

4、訂基本流程（試行）中，主要有以下幾個方面：1、簽約前的資信審查不嚴。（1）資格審查方面，法人的專業(yè)身份證審查不嚴。目前，各業(yè)務(wù)人員基本上能夠按照有關(guān)要求審核當事人的法人基本身份證（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證），但對法人的專業(yè)身份證（工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、防爆合格證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、煤安證等）把關(guān)不嚴。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，公司物資采購存在個別無證產(chǎn)品。（2）對企業(yè)信用審查不夠重視。企業(yè)信用審查主要指生產(chǎn)能力的審查和支付能力的審查。特別是銷售業(yè)務(wù)中，大多營銷人員只注重產(chǎn)品的銷售，不重視審核對方的支付能力。公司每年都要進行清欠工作，但總有一些呆賬、死賬，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失，這些大多是由于

5、銷售人員對簽約對方的支付能力審核不嚴所造成的。2、違約責(zé)任規(guī)定不清晰。合同簽訂要盡量使用格式合同，格式合同對雙方的權(quán)利和義務(wù)約定比較平衡和均勻，要盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理比方的經(jīng)濟往來。在具體的條款約定中，許多合同對“違約責(zé)任”條款約定存在缺失或無意義的問題。大多合同約定為“按合同法”或“雙方協(xié)商”，實際合同法對違約違約責(zé)任沒有明確約定。這些約定是一些不規(guī)范的法律用語。這樣會導(dǎo)致法律賦予任意性權(quán)利的喪失，特于放棄了爭取可以明確數(shù)額，有效及時爭取挽回損失的權(quán)利。違約責(zé)任條款中違約金應(yīng)當根據(jù)實際投入和預(yù)期進行約定，約定適當?shù)挠嬎憧茖W(xué)的違約金，有利于糾紛的順利解決，除了要求對方賠償損件外，爭取

6、違約金鍛造為一種預(yù)期的補償。違約責(zé)任條款還可以約定違約后具體的違約責(zé)任的承擔(dān)方式，約定違約免除等情形。特別是在公司的許多物資采購、外委加工業(yè)務(wù)中，由于工時緊，這些合同更應(yīng)明確約定對產(chǎn)品交貨時間、數(shù)量、質(zhì)量違約的賠償責(zé)任及連帶責(zé)任。3、存在不簽面合同現(xiàn)象。盲目輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。2006年，從財務(wù)付款來看，金額超過的5萬元的原材料采購共有17次未簽訂合同，總金額近400萬元。分析不簽訂合同的原因有：（1）出于信任對方；（2）方便圖省事；（3）生產(chǎn)急需；（4）由于對方不能提供資質(zhì)原件，使合同管理部門不能審核辦理；（5）個別業(yè)務(wù)員合同法律意識差；（6）財務(wù)

7、對付款未按華越公司合同簽訂流程執(zhí)行。4、合同簽訂履行監(jiān)控制度不完善、不規(guī)范。公司對合同簽訂前的各項工作把關(guān)較嚴，但對合同履行情況的監(jiān)控制度不完善。如簽訂的合同是否執(zhí)行，到貨的物品質(zhì)量、數(shù)量、時間是否按合同約定，財務(wù)結(jié)算付款是否按合同執(zhí)行，這些問題缺乏反饋和考核，使合同管理工作未形成一個閉合系統(tǒng)。5、合同結(jié)算付款把關(guān)不嚴。公司財務(wù)部門未按華越公司合同簽訂流程（試行）規(guī)定執(zhí)行付款，只憑領(lǐng)導(dǎo)簽字就付款，導(dǎo)致許多業(yè)務(wù)未簽訂經(jīng)濟合同。6、沒有明確的對業(yè)務(wù)人員的授權(quán)制度。明確企業(yè)合同管理簽訂中的授權(quán)制度是依法規(guī)范合同管理的一個起始點，并且明確普通授權(quán)、特別授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)代理、授權(quán)委托書的管理和使用等，對企業(yè)

8、財務(wù)、物資采購等集中有效管理也提供了明確的前提法律依據(jù)。公司涉及簽訂合同的部門有市場部、供應(yīng)部、質(zhì)安部、氧氣廠、計賬部、生技部，但有不應(yīng)該簽訂合同的人員也簽訂合同，由于他們對合同業(yè)務(wù)不態(tài)熟悉，容易造成所簽訂合同存在一些問題和潛在的隱患。三、原因分析及對策造成上述問題的原因主要有：1、企業(yè)法制觀念淡薄，合同法律意識差；2、公司的各項規(guī)范制度，尤其是華越公司合同簽訂流程（試行）執(zhí)行不到位；3、合同管理的一些制度不夠完善；4、合同業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)不高，法律知識貧乏。針對上述問題的存在，提出以下意見和建議：1、加強合同管理，建章立制。要根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況，制定合同歸口管理制度、授權(quán)

9、委托制度、合同審查制度、合同專用章管理制度、合監(jiān)督檢查制度、合同糾紛調(diào)處制度、合同歸檔制度等一整套以事前防范、事中控制為主、事后補救為輔的合同管理制度。2、加強學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)。對企業(yè)內(nèi)部的合同管理機構(gòu)和合同管理人員要進行合同法培訓(xùn)，特別要對企業(yè)的經(jīng)營人員進行培訓(xùn)，提高他們的合同意識，掌握合同法律制度，自覺運用到企業(yè)的經(jīng)濟活動中。同時，要對合同業(yè)務(wù)人員加強國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的培訓(xùn)。3、強化華越公司合同簽訂流程執(zhí)行力。各業(yè)務(wù)職能部門和加強協(xié)調(diào)，深入監(jiān)控，了解公司各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以隨進向各部門反饋，排除阻礙，使流程能更好的執(zhí)行。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，公司財務(wù)部門要與財務(wù)部門密切配合，把好合同的結(jié)算關(guān)，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。4、把關(guān)合同簽訂關(guān)，強化風(fēng)險意識。在簽訂合同時，要嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解。5、搭建合同管理信息化平