OA運(yùn)行管理制度

1、OA系統(tǒng)運(yùn)行管理制度第一章 總則一、 目的：1. 加強(qiáng)OA系統(tǒng)運(yùn)行管理，保證系統(tǒng)有序、安全運(yùn)行；2. 理清流程、分清責(zé)任、明確權(quán)限及辦理時(shí)限，提高工作效率、減少推諉扯皮；3. 建立信息集成平臺(tái)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力；4. 強(qiáng)力推行無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)價(jià)值的最大化。二、 適用范圍：本制度適用于XX公司（以下簡(jiǎn)稱股份公司），下屬公司及控股公司參照?qǐng)?zhí)行。三、 職責(zé)：(一) 股份公司 X部 1. 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作；2. 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)規(guī)章制度制定，以及對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、考核；3. 負(fù)責(zé)股份公司OA流程設(shè)計(jì)、修改；(二) 公司領(lǐng)導(dǎo)（各部門(mén)部長(zhǎng)、分管副總、股份公司總經(jīng)理，下屬公司

2、總經(jīng)理）1. 支持OA系統(tǒng)建設(shè)，在分管單位強(qiáng)力推行無(wú)紙化辦公、減少紙質(zhì)文稿審批。2. 按時(shí)限及表單要求審批各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程；對(duì)分管單位發(fā)起的業(yè)務(wù)流程把關(guān)，嚴(yán)禁不合理、不合規(guī)的流程進(jìn)入下道工序。3. 對(duì)分管的業(yè)務(wù)流程實(shí)施檢查、考核，確保每項(xiàng)流程按時(shí)完成，杜絕超期辦理。(三) OA系統(tǒng)管理員1. 維護(hù)OA系統(tǒng)運(yùn)行，不破壞系統(tǒng)安全，不私自串改、刪除他人賬戶信息。2. 及時(shí)處理OA系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的各種問(wèn)題，必要時(shí)組織操作培訓(xùn)。3. 對(duì)固定業(yè)務(wù)流程檢查，對(duì)超期辦理、違規(guī)簽批的行為通報(bào)、考核，每周一次。(四) 其他使用人員1. 流程發(fā)起人：按時(shí)限要求提交各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，并對(duì)辦理業(yè)務(wù)流程的后續(xù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤、催辦。

3、2. 按時(shí)處理待辦事項(xiàng)，盡量保證待辦流程數(shù)量為0。3. 系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺(jué)遵守系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照崗位職責(zé)、工作權(quán)限、時(shí)限要求，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。4. 線上審批要以線下溝通為基礎(chǔ)，各部門(mén)在發(fā)起業(yè)務(wù)流程前應(yīng)事先充分溝通。(五) 控股公司及其下屬子公司負(fù)責(zé)制定本單位OA系統(tǒng)相應(yīng)的管理辦法，并向股份公司報(bào)備，管理辦法不能與本制度相沖突。四、 運(yùn)行基礎(chǔ)(一) 用戶開(kāi)戶與注銷1. 開(kāi)通：按工作需要，需開(kāi)通OA賬戶的需經(jīng)部門(mén)部長(zhǎng)同意后由系統(tǒng)管理員開(kāi)通。2. 注銷：人員離職后一周內(nèi)，行政人事部人事管理科通知系統(tǒng)管理員完成離職人員賬戶注銷。(二) 賬戶安全1. 系統(tǒng)使用人員的賬號(hào)初始密

4、碼為123456，使用人員登陸后必須修改密碼，并避免他人使用。禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密碼。2. 若密碼丟失，由本人提出申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后，系統(tǒng)管理員恢復(fù)初始密碼。(三) 使用規(guī)范1. 登陸地址：公司內(nèi)網(wǎng)地址：http:/XXXX，外網(wǎng)地址：XXXX，手機(jī)端普通連接：http:/XXX 2. 在線要求：為保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理及響應(yīng)時(shí)間，以下為強(qiáng)制要求。A. 有辦公電腦、或有共用的辦公電腦的用戶每天至少登陸OA系統(tǒng)2次（上午1次，下午1次），休息時(shí)間不作要求；B. 配備手機(jī)OA的用戶，在休息時(shí)間也要登陸OA處理待辦事項(xiàng)，要求每天至少登陸2次；C. 其他因辦公條件

5、限制，不能保證每天登陸OA系統(tǒng)的用戶，至少要每周登陸1次OA，對(duì)待辦流程進(jìn)行處理。3. OA系統(tǒng)使用實(shí)行實(shí)名制，任何人不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，言論應(yīng)遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度。第二章 業(yè)務(wù)流程管理五、流程管理(一)管理原則1.層級(jí)管理：按崗位職責(zé)與職務(wù)級(jí)別層層審批，嚴(yán)禁跳躍主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)。層級(jí)管理原則的補(bǔ)充說(shuō)明：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批閱OA除了審查正文還需對(duì)流程把關(guān)，流程設(shè)置要符合管理原則，由部門(mén)報(bào)出的流程必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審閱，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)簽字，經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，在各單位明確意見(jiàn)后再報(bào)公司審批。2.跟蹤督辦：是誰(shuí)發(fā)起由誰(shuí)跟蹤，為誰(shuí)服務(wù)就由誰(shuí)督辦，歸誰(shuí)管理由誰(shuí)負(fù)責(zé)；跟蹤督辦要求的補(bǔ)充說(shuō)明

6、：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的OA由對(duì)口部門(mén)跟蹤落實(shí)，要明確時(shí)限、落實(shí)到人，不能有遺漏；所有轉(zhuǎn)經(jīng)行政人事部的OA流程由行政人事部跟蹤督辦，未轉(zhuǎn)經(jīng)行政人事部的OA流程由發(fā)起部門(mén)跟蹤督辦。3.統(tǒng)一管理：跨部門(mén)屬公司級(jí)的業(yè)務(wù)流程，由行政人事部統(tǒng)一制定、統(tǒng)一模板、統(tǒng)一辦理時(shí)限。屬部門(mén)級(jí)的業(yè)務(wù)流程，由各部門(mén)統(tǒng)一管理。(二)流程的辦理時(shí)限1.流程辦理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)限超出設(shè)置的時(shí)限即為超時(shí)；2.流程發(fā)起在簽批過(guò)程中另涉及其他業(yè)務(wù)，需制定方案、開(kāi)展調(diào)查、核算成本的，辦理時(shí)限可再增加1-2個(gè)工作日。若預(yù)估在增加2個(gè)工作日后仍不能完成的，應(yīng)在意見(jiàn)欄說(shuō)明原因，寫(xiě)明完成時(shí)限后讓流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)（或?qū)懨髟蚝髸捍娲k），并在承諾的截止日

7、期前對(duì)流程完成處理；3.配備了手機(jī)OA的用戶，在請(qǐng)假休息時(shí)也要對(duì)簽批時(shí)限進(jìn)行考核。（三）超期督辦1.在制作表單模板時(shí)，由系統(tǒng)管理員依據(jù)工作需要針對(duì)不同的流程模板指定不同的督辦者，一個(gè)流程模板僅能授權(quán)一位督辦者。2.督辦者的權(quán)限：督辦者可以在“協(xié)同工作”下拉的“超期督辦”菜單欄中對(duì)督辦的流程進(jìn)行進(jìn)度檢查，可以查看流程信息，可以對(duì)各節(jié)點(diǎn)發(fā)送跟催消息，可以對(duì)超期的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行換人處理，可以依據(jù)制度對(duì)流程審批中的違規(guī)提出考核。3.督辦者的職責(zé)：定期檢查、跟蹤流程進(jìn)度，根據(jù)需要對(duì)超時(shí)節(jié)點(diǎn)換人處理，對(duì)流程審批中的違規(guī)進(jìn)行考核。（對(duì)流程的跟蹤檢查原則上每天至少登陸OA檢查一次，若休假、工作外出或無(wú)法登陸OA時(shí)可

8、適當(dāng)放寬要求）六、簽批要求(一)表態(tài)說(shuō)明1.“已閱”：僅指已閱讀或知悉相關(guān)內(nèi)容。2.“不同意”：指對(duì)當(dāng)前處理內(nèi)容不同意，或有其他意見(jiàn)，選擇不同意要注明原因。3.“同意”：對(duì)當(dāng)前處理的內(nèi)容全部同意，且無(wú)其他異議。(二)表態(tài)要求1.業(yè)務(wù)流程中明確要求會(huì)簽人表明觀點(diǎn)、簽署意見(jiàn)、審核內(nèi)容的，會(huì)簽時(shí)要明確“同意”或“不同意”，若選擇“已閱”要說(shuō)明不表態(tài)原因。2.上級(jí)審批下級(jí)業(yè)務(wù)流程，要明確“同意”或“不同意”，不能選擇“已閱”。3.業(yè)務(wù)流程中已存在2種觀點(diǎn)態(tài)度的，會(huì)簽人不管簽署“同意”或“不同意”，還需在意見(jiàn)欄明確“同意”或“不同意”的具體內(nèi)容。4.能選擇已閱的三種情況：A.流程最后一節(jié)點(diǎn)的會(huì)簽人。（如

9、：周例會(huì)紀(jì)要審批下發(fā)流程的最后節(jié)點(diǎn)為所有參會(huì)人，參會(huì)人處理下發(fā)的紀(jì)要可點(diǎn)“已閱”。如：報(bào)告可能繼續(xù)加簽后續(xù)節(jié)點(diǎn)，當(dāng)前節(jié)點(diǎn)不能確定是否為最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)，不能只點(diǎn)“已閱）B.流程中已說(shuō)明只需后續(xù)節(jié)點(diǎn)知悉的可點(diǎn)“已閱”。C.流程中轉(zhuǎn)會(huì)簽人（如：合同流程發(fā)起人、報(bào)告會(huì)簽人、制度發(fā)布會(huì)簽人）。（三）流程簽批把關(guān)1、標(biāo)題不詳細(xì),不能簡(jiǎn)單概述正文內(nèi)容的流程，在會(huì)簽時(shí)要予以回退；2、流程設(shè)置不符合層級(jí)管理原則的，在會(huì)簽時(shí)要予以回退；3、正文陳述不清楚，訴求不明，意見(jiàn)不明，表述不清的流程，在會(huì)簽時(shí)要予以回退；4、發(fā)起人不正確的流程，在會(huì)簽時(shí)要予以回退；5、選用模板不正確的流程，在會(huì)簽時(shí)要予以回退。七、固定模板的

10、分類、適用范圍、時(shí)限要求分類名 稱適 用 范 圍發(fā)起時(shí)限完結(jié)時(shí)限流程督辦者人力資源類培訓(xùn)計(jì)劃部門(mén)培訓(xùn)計(jì)劃申報(bào)每月23號(hào)1工作日公司培訓(xùn)計(jì)劃審批每月26號(hào)3工作日培訓(xùn)記錄表填報(bào)培訓(xùn)實(shí)施情況培訓(xùn)后三日內(nèi)2工作日辭職審批表辭職申請(qǐng)表的審批2工作日離職人員周報(bào)表申報(bào)部門(mén)離職信息1工作日面試審批表人員入職審批2.5工作日試用期轉(zhuǎn)正審批表新員工試用期滿轉(zhuǎn)正4工作日干部轉(zhuǎn)正審批表干部試用期滿轉(zhuǎn)正5.5工作日加班審批單申報(bào)加班加班2小時(shí)前5.5工作日工傷申請(qǐng)審批表申請(qǐng)工傷認(rèn)定或工傷鑒定5.5天績(jī)效考核數(shù)據(jù)提交表填報(bào)績(jī)效考核數(shù)據(jù)每月8號(hào)1工作日供應(yīng)類臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單申報(bào)臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃3.5工作日月度采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)申報(bào)

11、月度采購(gòu)計(jì)劃每月23號(hào)1工作日委外維修加工申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)委外維修5工作日簡(jiǎn)易合同流程采購(gòu)金額不超過(guò)1萬(wàn)元的合同評(píng)審2工作日合同歸檔7工作日合同評(píng)審單采購(gòu)金額高于1萬(wàn)元的合同評(píng)審4.5工作日合同歸檔15工作日企劃管理報(bào)告需向公司報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示、匯報(bào)工作時(shí)，無(wú)固定模板、無(wú)固定流程的事務(wù)皆可用報(bào)告流程5工作日整改通知書(shū)向其他部門(mén)下達(dá)整改要求7工作日制度檢查報(bào)告制度檢查后提交檢查報(bào)告1工作日制度發(fā)布會(huì)簽單制度會(huì)簽5工作日檢查通報(bào)下達(dá)檢查通報(bào)2工作日重點(diǎn)工作計(jì)劃重點(diǎn)工作計(jì)劃申報(bào)表每月23號(hào)1工作日重點(diǎn)工作計(jì)劃審批表每月26號(hào)3工作日工作總結(jié)提交重點(diǎn)工作總結(jié)每月8號(hào)2工作日自查報(bào)告部門(mén)工作自查每周六1工作

12、日工作聯(lián)絡(luò)單向其他部門(mén)聯(lián)絡(luò)事務(wù)，告知、申述3工作日會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要審批會(huì)后1天內(nèi)1工作日整改通知單下達(dá)整改通知7工作日經(jīng)營(yíng)計(jì)劃資金支付計(jì)劃申報(bào)月度資金支付計(jì)劃每月23號(hào)1工作日生產(chǎn)計(jì)劃申報(bào)生產(chǎn)計(jì)劃每月23號(hào)1工作日銷售計(jì)劃申報(bào)銷售計(jì)劃每月23號(hào)1工作日大宗物資采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃每月23號(hào)1工作日生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃報(bào)批每月26號(hào)3工作日安全管理動(dòng)火證易燃或安全隱患部位動(dòng)火動(dòng)火前1天3.5工作日事故報(bào)告事故發(fā)生后的分析、調(diào)查、處理事故發(fā)生3天內(nèi)2.5工作日生產(chǎn)產(chǎn)質(zhì)量日?qǐng)?bào)表填報(bào)每天產(chǎn)質(zhì)量每天1工作日工藝指標(biāo)變更通知單一級(jí)工藝指標(biāo)變更申請(qǐng)變更前1天內(nèi)1工作日質(zhì)量管理類材料報(bào)檢單材料報(bào)檢1工作日

13、材料驗(yàn)收評(píng)審單材料驗(yàn)收結(jié)果評(píng)審驗(yàn)收完3天內(nèi)4工作日工程項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)申請(qǐng)工程項(xiàng)目驗(yàn)收1工作日工程項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)果評(píng)審驗(yàn)收完3天內(nèi)7工作日原料進(jìn)廠驗(yàn)收單原燃材料驗(yàn)收結(jié)果評(píng)審驗(yàn)收完3天內(nèi)3工作日其他超期玻璃庫(kù)存表報(bào)送超期玻璃明細(xì)月中、月底2工作日檔案借閱申請(qǐng)單借閱檔案2工作日用印審批單申請(qǐng)用印4工作日物資報(bào)廢鑒定表報(bào)廢物資鑒申請(qǐng)定、入庫(kù)、處理7工作日注：各表單模板的具體流程以O(shè)A系統(tǒng)中表單模板的備注說(shuō)明為準(zhǔn)。人員變更調(diào)整后，由系統(tǒng)管理員對(duì)督辦者進(jìn)行調(diào)整八、單位文檔管理(一) 文件歸檔1. 所有使用固定模板發(fā)起的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)文檔及流程痕跡自動(dòng)歸檔在單位文檔對(duì)應(yīng)的子文件夾中。2. 所有公文

14、收文、簽報(bào)、發(fā)文文檔自動(dòng)歸檔在公文文檔中。3. 所有公司制度由“文檔管理員”手動(dòng)歸集在單位文檔對(duì)應(yīng)的子文件夾中。(二) 文檔消息訂閱：所有采用固定模板發(fā)起的業(yè)務(wù)流程在單位文檔中自動(dòng)歸檔，同時(shí)自動(dòng)生成訂閱消息，知會(huì)消息訂閱人。(三) 文件共享：?jiǎn)挝晃臋n按崗位職責(zé)對(duì)指定的人員開(kāi)放共享權(quán)限，擁有共享權(quán)限的人員可監(jiān)控對(duì)應(yīng)流程從發(fā)起到結(jié)束的全部動(dòng)態(tài)。第三章 公共信息管理九、公告分類及發(fā)布管理(一) 公告分類及發(fā)布權(quán)限1. 行政管理公告，發(fā)布權(quán)限： 2. 制度檢查公告，發(fā)布權(quán)限3. 財(cái) 務(wù) 公 告 ，發(fā)布權(quán)限： 4. 檢查通 報(bào) 欄，發(fā)布權(quán)限： 5. 生 產(chǎn) 公 告 ，發(fā)布權(quán)限： 6. 安 全 專 欄 ，

15、發(fā)布權(quán)限：安全專員(二) 公告發(fā)布要求：1. 公告發(fā)布人對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)直接責(zé)任，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)管理責(zé)任。2. 公告需報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)布。第四章 應(yīng)急處理十、系統(tǒng)故障應(yīng)急處理，1. 系統(tǒng)故障導(dǎo)致電子公文與信息無(wú)法在系統(tǒng)中進(jìn)行正常交換的，應(yīng)及時(shí)通知行政人事部，行政人事部盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障；2. 系統(tǒng)管理員確認(rèn)系統(tǒng)故障無(wú)法在24小時(shí)內(nèi)恢復(fù)正常的，相關(guān)業(yè)務(wù)流程以紙質(zhì)文稿審批；3. 所有表單文件對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件由行政人事部負(fù)責(zé)收集、保留。第五章 考核管理十一、考核1. 超時(shí)辦理，每次扣款20元；2. 出現(xiàn)違規(guī)簽批，每次扣款20元；3. 未按時(shí)限要求發(fā)起流程，每次扣款20元；4. 主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)流程把關(guān)不嚴(yán)，讓不合理、不合規(guī)的流程進(jìn)入下道工序的，每次扣款20元；5. 在線時(shí)長(zhǎng)或次數(shù)未達(dá)要求，一周內(nèi)超過(guò)1次的每，每次