記錄控制程序(有效版)

1、山推工程機械股份有限公司履帶底盤事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標準條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號QG/LDP-02-02-2008記錄把握程序第 1 頁共3頁1.目的為供應產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運行的客觀證據(jù),并實現(xiàn)可追溯性，特制定本程序。2.適用范圍適用于對質(zhì)量記錄的建立、標識、填寫、保存、檢索、保存期限及超過保存期限處置的把握。3.相關文件3.1文件編號與格式規(guī)定 4.術語和定義本程序接受GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000標準的術語定義。5.職責5.1事業(yè)部管理部的信息中心負責本程序的制定、修訂及歸口管理。5.2事業(yè)部各職能部門和工廠各職

2、能部門、工段負責各自主管過程記錄的建立、填寫、收集、整理、保存。5.3事業(yè)部管理部的信息中心負責記錄的印刷、統(tǒng)一歸檔和超過保存期限的銷毀。輪系工廠人事總務科負責輪系工廠記錄的印刷、統(tǒng)一歸檔和超過保存期限的銷毀。6.過程把握6.1過程把握流程圖（附后）6.2記錄的建立與修訂6.2.1記錄的建立由事業(yè)部各職能部門和工廠各職能部門提出，可由所屬文件編寫部門設計表樣，并將設計的記錄表樣（必要時含傳遞程序），經(jīng)部門負責人審核后，報管理者代表組織評審并批準后，分別交信息中心納入質(zhì)量記錄編目并實施印刷。輪系工廠交人事總務科納入質(zhì)量記錄編目并實施印刷。記錄的建立應遵循以下原則： a)記錄的格式應執(zhí)行文件編號與

3、格式規(guī)定中5.2.5條款的要求；b)當顧客或法律法規(guī)有要求的記錄時，按顧客或法律法規(guī)要求記錄執(zhí)行；c)應建立事業(yè)部統(tǒng)一使用的記錄編號與格式。當工廠需要共性記錄時，經(jīng)事業(yè)部管理者代表批準后，報信息中心審核備案；d)需要傳遞的記錄應附傳遞流程。6.2.2當記錄的表樣需要修訂時，由記錄的建立部門報請管理者代表組織評審并批準后由記錄所屬山推工程機械股份有限公司履帶底盤事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標準條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號QG/LDP-02-02-2008記錄把握程序第 2 頁共3頁部門填寫文件更改通知單，文件更改通知單應明確規(guī)定更改記錄的實施日期。6.3記錄的標識6.3.1各項質(zhì)量管

4、理活動及產(chǎn)品實現(xiàn)過程的記錄的編號標識執(zhí)行文件編號與格式規(guī)定中5.2.5.1條款的要求。6.3.2來自供方或顧客的記錄，按原編號進行標識。6.4記錄的填寫6.4.1記錄按其使用要求由相應職能部門的擔當或生產(chǎn)現(xiàn)場的操作者填寫。6.4.2記錄填寫不得使用鉛筆，應做到字跡清楚和易讀，內(nèi)容齊全，真實，簽字手續(xù)完備。6.4.3當記錄填寫有誤時，應接受劃改后填寫，并經(jīng)本人或主管領導在劃改處蓋章確認。6.4.4無需填寫的項目應在相應表格內(nèi)劃一條正比對角斜線確認。6.4.5當記錄使用ERP流程自動生成內(nèi)容時,需經(jīng)制單人簽字確認。6.5記錄的收集、整理記錄由各職能部門或工段收集、每月進行一次整理，實施分類裝訂成冊

5、、標識并保存，其工段記錄集中在工段或科保存。設備點檢記錄集中在工廠設備科保存；自主檢查記錄集中在工廠檢查科保存。6.6記錄的檢索與歸檔6.6.1為了便于記錄的檢索，事業(yè)部信息中心或輪系工廠人事總務科編制質(zhì)量記錄編目，質(zhì)量記錄編目包括以下內(nèi)容：a)記錄名稱；b)統(tǒng)一編號；c)填寫部門；d)保存期限；e)保存部門。6.6.2由主管部門或工段存放的質(zhì)量記錄應在文件盒及文件柜上標識文件類別名稱、文件的供應單位、文件所屬時間段，以便于檢索。6.6.3記錄應遵循“5S”管理要求，整齊、清潔、分類擺放，妥當保管，防止丟失、損壞現(xiàn)象的發(fā)生。6.6.4事業(yè)部的各職能部門和工廠各職能部門應在每年的一月、七月初按質(zhì)

6、量記錄編目要求分別將半年前的半年期存放記錄分別交由信息中心或輪系工廠人事總務科統(tǒng)一歸檔，并填寫文件材料歸檔交接單。歸檔存放的條件應滿足防蟲、防潮、防火、防盜和便于檢索等要求。6.7記錄的查閱/借閱6.7.1 查閱、借閱有關質(zhì)量記錄應經(jīng)保管部門負責人批準。6.7.2借閱質(zhì)量記錄應填寫文件借閱（復制）登記表，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。6.8記錄的處置6.8.1記錄的保存期限按質(zhì)量記錄編目的規(guī)定執(zhí)行。6.8.2超過保存期限的記錄分別由信息中心和輪系工廠人事總務科填寫記錄銷毀審批表，經(jīng)管理者代表批準后方可予以銷毀，銷毀審批記錄應予保存。6.8.3信息中心和輪系工廠人事總務科應分別對記錄的執(zhí)行狀況每半年至少組織進行一次現(xiàn)場檢查，并對檢查結果進行統(tǒng)計分析，確保記錄填寫的充分性、客觀性、精確性和規(guī)范性，對存在問題山推工程機械股份有限公司履帶底盤事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標準條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號QG/LDP-02-02-2008記錄把握程序第3 頁共3頁準時指導改進。6.9電子版本的記錄管理執(zhí)行電子文檔管理規(guī)定7.原始記錄7.1質(zhì)量記錄編目 LDP/ZJ - 4.2.4 - 017.2記錄銷毀審批表 LDP/ZJ - 4.2.4 - 027.2文件借閱（復制）登