如何做好園林資料員

1、第一章 園林工程資料管理概述第二章 園林工程資料員的工作內(nèi)容第三章 園林工程資料歸檔管理第四章 園林工程竣工決算要點(diǎn)第五章 文件移交及確認(rèn)手續(xù)第一章 園林工程資料管理概述一、 工程資料組成1工程資料概念 工程資料就是在工程建設(shè)中，形成的具有歸檔保存價值的文字、圖像、聲音等形式的歷史記錄。包括從項目立項、施工到工程的竣工驗收合格投入使用，整個過程中所形成的所有資料2工程資料的內(nèi)容包括：（1） 工程準(zhǔn)備資料（2） 施工過程資料（3） 竣工資料二、 工程資料的重要性1工程資料是項目施工中的一項重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，各省市建設(shè)部門都明確提出：任何一項工程，如果技術(shù)資料不符合標(biāo)準(zhǔn)

2、規(guī)定，可判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)2資料員的工作直接關(guān)系到項目的成本投入、工程結(jié)算造價等，一個項目是盈利還是虧損，資料員在其中有很重要的作用3工程資料貫穿于整個工程的始終4工程資料可以對現(xiàn)場施工起到監(jiān)督作用5工程資料可以作為今后工程施工的一種借鑒6工程資料為工程信息查詢提供依據(jù)三、 工程資料管理現(xiàn)存在的問題1全國各地的資料表格格式設(shè)計、內(nèi)容涵蓋以及資料的詳實方面有很大的差異2各項資料員經(jīng)驗水平不一，是各個項目管理梯隊中比較薄弱的一個環(huán)節(jié)3工程技術(shù)資料填寫與工程實際進(jìn)度不同步4項目部資料員調(diào)動大，工程資料交接不到位5部分資料員責(zé)任心不強(qiáng)、做事不細(xì)心，各類工程技術(shù)資料收集、歸檔不及時四

3、、 項目部工程資料管理辦法1各項目部資料員應(yīng)及時填制各類工程資料，工作中杜絕拖拖拉拉的工作態(tài)度2有經(jīng)驗的帶無經(jīng)驗的，老員工帶新員工的原則3項目部資料員如調(diào)動，需嚴(yán)格按照公司各項規(guī)定進(jìn)行交接4各項目部資料員應(yīng)盡心盡責(zé)，及時收集、整理、存檔各項工程資料，以備查閱五、 資料員的崗位職責(zé)1資料員受項目經(jīng)理部及工程管理部雙重領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助兩個部門做好日常工作2記錄圖紙會審情況，跟蹤圖紙修改變更進(jìn)度3資料員應(yīng)及時收集、分析市場信息，加強(qiáng)對工程資料的規(guī)范化管理4處理各項公共關(guān)系，包括建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位以及其他相關(guān)部門的關(guān)系5及時做好工程的簽證、進(jìn)度款申報、隱蔽工程簽證及合同外補(bǔ)充資料等的收集、填制工作

4、6工程完工后，整理資料并做好竣工結(jié)算工作六、 資料員應(yīng)具備哪些條件1熟悉電腦操作，掌握基本的辦公軟件（如Word、Excel等等）2掌握基本和常用的繪圖軟件（如CAD、Photoshop等）3掌握基本的公文寫作技能，可以寫作日常的往來公文4了解工程項目的基本工序和分項工程結(jié)構(gòu)5有一定的施工工作經(jīng)驗，對園林施工材料有較好的認(rèn)識6責(zé)任心強(qiáng)，文件整理有序、工作細(xì)致7掌握一定的社交和談判技巧，有一定的溝通能力8能獨(dú)立計算工程量，最好有一定的工程預(yù)算知識第二章、園林工程資料員的工作內(nèi)容一、填制材料單工作要點(diǎn) 1收到工程圖紙后要盡早開始計劃材料，對于飾面石材、藝術(shù)雕塑、花缽、綠化苗木等采購周期較長的材料，

5、下單時間要提前，時間上要留有余地，數(shù)量上要預(yù)留2-4%的損耗 2計劃材料應(yīng)由資料員計算，技術(shù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，項目負(fù)責(zé)人審批 3要按公司下料單格式填制下料單 4計算材料時要充分的利用計算機(jī)設(shè)備，可大幅提高工作效率：如用CAD計算石材數(shù)量、利用EXCEL對計算數(shù)字進(jìn)行匯總等 5下料單一式三份，供應(yīng)商或采購員一份，收貨員一份，資料員留底一份二、填制簽證單工作要點(diǎn) 1簽證原因表述要簡潔、明了 2施工措施要寫清楚，原因要寫明 3工序要分解到最小，盡量按先后順序進(jìn)行分解，必要時應(yīng)附圖，用圖紙說明更直觀、更有說服力 4工程量要計算準(zhǔn)確完整，要按工序分別計算工程量 5簽證要及時，一般應(yīng)先辦簽證再施工 6簽證單具有

6、時效性，必須在規(guī)定的時間內(nèi)把簽證單整理好，及時的報送監(jiān)理及建設(shè)單位 7注意仔細(xì)斟酌簽證用詞，避免存有含糊、漏洞三、隱蔽工程工作要點(diǎn)1凡是會被下一道工序所覆蓋，施工完畢后表面上無法看到的項目，都需做隱蔽資料，包括園建基礎(chǔ)、如扎鋼筋、打墊層、澆混凝土、預(yù)埋鐵件等；園林綠化的樹穴開外與施肥；水電管道預(yù)埋等都需做隱蔽資料2隱蔽工程項目完工后，檢查應(yīng)及時，先進(jìn)行自檢，自檢合格后，申報建設(shè)（監(jiān)理）單位共同對隱蔽工程項目進(jìn)行檢查驗收3施工質(zhì)量驗收的層次：（1） 施工質(zhì)量驗收可劃分為單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批四個層次進(jìn)行（2） 具有獨(dú)立的施工條件和獨(dú)立的使用功能的建筑物為單位工程進(jìn)行驗收（3） 根據(jù)

7、專業(yè)的不同，可將單位工程劃分為分部工程進(jìn)行驗收（4） 根據(jù)工種、工序的不同，可將分部工程分為分項工程進(jìn)行驗收（5） 根據(jù)工作量、工序、工種可將分項工程進(jìn)一步劃分為檢驗批進(jìn)行驗收注：單位工程如綠化工程、園建工程；分部工程如樹木栽植、景觀亭建筑；分項工程如場地整理、石材面層、混凝土基礎(chǔ)；檢驗批如人行道透水磚、登山道石材、停車場植草磚。4在報驗一項隱蔽工序時，需將相關(guān)材料的檢測合格報告等資料附上，如水泥、混凝土等相關(guān)材料的檢測合格報告，以保證資料齊全、真實、準(zhǔn)確5一般按當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)局固定的格式填報，如果建設(shè)單位或監(jiān)理單位有指定格式，則按指定的格式填報6嚴(yán)謹(jǐn)閉門造冊做資料的現(xiàn)象，資料填寫要與工程進(jìn)展同步7

8、對工程質(zhì)量、數(shù)量、價格可能會有影響的、模棱兩可的隱蔽，可拍照片存檔，避免日后扯皮8部分隱蔽資料還直接關(guān)系到竣工結(jié)算時的價格，如成品混凝土9隱蔽資料還是竣工驗收時所必不可少的內(nèi)容，是判斷工程合格的重要依據(jù)四、工程月（期）進(jìn)度款申報工作1熟悉合同支付工程款條款2及時按合同約定申報工程月（期）進(jìn)度款3工程量計算要仔細(xì)、準(zhǔn)確，避免漏項4單價按合同約定計算，合同內(nèi)無單價或單價不明確的，按當(dāng)?shù)匦畔r及市場價格進(jìn)行申報5稅金、措施費(fèi)、及其他各項取費(fèi)不可遺漏6進(jìn)度款申報表表頭應(yīng)標(biāo)明月（期）次，以方便查閱，例如：xxx工程第（x）次（期）進(jìn)度款申請表7每月（期）進(jìn)度款申報完后，將申報資料原件（包括確認(rèn)清單）移交

9、交于工程管理部存檔，以便其他人員查閱8同時交一份給財務(wù)部作為確認(rèn)收入的依據(jù)9上交的進(jìn)度表應(yīng)由甲方企業(yè)印章和相關(guān)人員的簽字五、其它工程資料填制工作1填制成本進(jìn)度匯總表（1） 按期填報成本進(jìn)度匯總表，該匯總表是作為公司核算工程成本進(jìn)度的依據(jù)（2） 成本進(jìn)度表以實際付出或?qū)硪冻龅某杀窘痤~作為依據(jù)（3） 要計算當(dāng)月實際完成工程量（4） 注意不得重復(fù)計列，也不可漏項2以下情況要記入當(dāng)月工程成本進(jìn)度表：（1） 暫未付款，但材料已進(jìn)場并已安裝完成（2） 人工費(fèi)未支付，但人工已投入項目的（3） 尚未確定價格的材料或支出，但確已投入項目的，可預(yù)估計列（4） 尚未支付，但依約定條款必須支付的費(fèi)用3、以下情況不

10、應(yīng)記入當(dāng)月成本進(jìn)度表：（1）已付賬款或定金，但材料未到現(xiàn)場的（2）材料已到現(xiàn)場，但未安裝的（3）其他不應(yīng)計列成本的情況4采購價格或單項成本價格不明的，應(yīng)查詢采購部或財務(wù)部5成本進(jìn)度匯總表應(yīng)每月提交財務(wù)部成本會計和工程管理部資料管理人員6填制項目立項跟蹤表（1） 要及時填制（2） 要注意資料的收集和匯總（3） 要及時變更有關(guān)信息（4） 要與工程管理部管理人員及時溝通（5） 要注意保存管理好有關(guān)項目資料（6） 資料交接要辦交簽手續(xù)（7） 所有對外報出的資料必須有一份存檔備查7與相關(guān)單位往來公文的填寫要求：（1） 文字?jǐn)⑹鲆獓?yán)謹(jǐn)，理由要充分（2） 格式要整潔美觀，小到一個標(biāo)點(diǎn)符號都要注意（3） 如需

11、加蓋印章的，落章一定要正，不允許有一點(diǎn)的偏差（4） 比較重要報告可用公司的信紙打印并加蓋公司公章，以表達(dá)公司對這件事情的重視8對于建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計單位下發(fā)的各種公文要及時的反映給項目經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人，問題得到解決后，要及時的進(jìn)行回復(fù)9文件收發(fā)要及時準(zhǔn)確，避免該知悉的未知，該傳達(dá)的未及時準(zhǔn)確傳達(dá)10對外的公文代表著一個公司的形象，文字上應(yīng)再三斟酌第三章、 園林工程資料歸檔管理一、 園林工程竣工資料包括的內(nèi)容1公司資料及開工資料2材料出廠質(zhì)量證明和質(zhì)量檢測報告3隱蔽工程質(zhì)量檢驗記錄4施工單位工程竣工報告5監(jiān)理單位工程竣工質(zhì)量評價報告6設(shè)計單位工程質(zhì)量檢查報告7工程竣工驗收報告8竣工圖二、 園林工程

12、竣工資料編制組卷1竣工資料的立卷（1） 竣工資料的文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程（2） 按照甲方或通用目錄要求，將工程過程中所發(fā)生的資料整理裝訂（3） 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系（4） 一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷（5） 卷內(nèi)文件按事項、專業(yè)順序排列，同一事項的報告與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列（6） 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后2竣工資料案卷的編碼（1） 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編碼，每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始（2） 頁

13、號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角（3） 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)空白頁不編寫頁號3竣工資料案卷目錄及封面的編制（1） 卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫完整，包括序號、文件編號、文件形成單位、文件題名、日期、頁次、備注（2） 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷4竣工資料的裝訂（1） 竣工資料裝訂可使用軟牛皮紙（檔案館有賣）作為封面和底面（2） 卷內(nèi)文字材料必須裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，即靠案卷左側(cè)使用小型手電鉆穿三孔，用雙股白線穿入后打結(jié)固定，要整齊、牢固，便于保管和

14、利用（3） 裝訂時必須剔除金屬物，如原資料上的訂書針等（4） 案卷不宜過厚，一般不超過40mm為宜，可分為卷一、卷二等5案卷的裝盒（1） 案卷的裝具一般采用卷盒的形式，卷盒的外表尺寸為310mm*220mm，厚度分別為20、30、40、50mm（2） 卷盒一般采用硬牛皮紙盒（檔案館有賣）或普通文件盒，按文件在前，圖紙在后的原則裝盒，一個盒裝不完，可分幾盒裝，按順序排列6因目前園林工程資料暫不需要檔案館存檔，故竣工資料一式三份即可滿足需求，其中建設(shè)單位一份、監(jiān)理單位一份、我方存檔一份，三分資料均要求盡可能是加蓋有紅章的原件7竣工資料及竣工圖應(yīng)在工程即將完工時開始整理，在竣工驗收前整理完畢，并交由

15、建設(shè)單位審核三、 竣工圖的編制原則1按照單位工程并根據(jù)專業(yè)分類排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。如園建、綠環(huán)、水電分三個部分整理，整理完畢后按順序疊放2圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不得使用復(fù)印件3如竣工圖沒有變動，可在原施工藍(lán)圖上直接加蓋竣工圖章，相關(guān)人員簽名后即可作為竣工圖4少量修改可直接在原圖上修改，加蓋修改章，標(biāo)明修改依據(jù)，大量修改可另出圖附后5凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖6常規(guī)情況下，如有施工圖的電子版，可使用CAD進(jìn)行修改，會比在藍(lán)圖上修改效率提高很多。在沒有施工圖電子版或施工圖電子版被加密的情況下，可選擇在施工藍(lán)圖

16、上修改，作為竣工圖7所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章（1） 竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場監(jiān)理（2） 竣工圖章尺寸應(yīng)為50mm*80mm（3） 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處8竣工圖必須符合制圖標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、清楚、完整、真實9不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面大小，圖標(biāo)欄露在外面10竣工圖繪制完成后，報至建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理單位審核、簽字并蓋章11竣工圖除應(yīng)有紙質(zhì)載體外，一般還應(yīng)有光盤載體第四章、 園林工程竣工決算要點(diǎn)1解算資料要完整，資料收集整齊2竣工圖需建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理單位蓋章3所有簽證手續(xù)已辦理完畢4結(jié)算清單要與竣工圖紙及各項簽證單認(rèn)真核對，避免漏項5與定價格相關(guān)、與工程量變更