會計(jì)電算化--內(nèi)部控制,會計(jì)核算控制

1、淺談會計(jì)電算化下的會計(jì)內(nèi)部控制摘要狹義的會計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會計(jì)工作的應(yīng)用，具體而言，就是利用會計(jì)軟件，指揮在各種計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成或在手工下很難完成的會計(jì)工作過程。是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。廣義上來講就是指與會計(jì)工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會計(jì)電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用、會計(jì)電算化人才的培訓(xùn)、會計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃，會計(jì)電算化制度建設(shè)、會計(jì)電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。會計(jì)電算化

2、是一個人機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會計(jì)人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計(jì)軟件資源。本文主要分析會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并提出了在會計(jì)電算化下如何加強(qiáng)和完善會計(jì)內(nèi)部控制制度問題，以確保單位實(shí)行會計(jì)電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行。關(guān)鍵詞會計(jì)電算化，內(nèi)部控制，會計(jì)核算控制，控制建設(shè)目錄前言3第一章電算化系統(tǒng)下內(nèi)部會計(jì)控制與手工系統(tǒng)的區(qū)別31.1執(zhí)行主體不同31.2控制的對象不同31.3內(nèi)部會計(jì)控制的風(fēng)險控制點(diǎn)不同31.4內(nèi)控的內(nèi)容及形式不同3第二章會計(jì)電算化下內(nèi)部會計(jì)控制存在的問題32.1電算化系統(tǒng)分工32.2缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員32.

3、3設(shè)備及財(cái)務(wù)軟件的安全性及保密性差32.4監(jiān)督的有效性差3第三章會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響33.1 內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化33.1.1會計(jì)電算化工作流程33.2 內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變33.3內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化33.4內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化33.5會計(jì)信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變3第四章會計(jì)電算化下會計(jì)內(nèi)部控制的對策與措施34.1 明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制34.2加強(qiáng)會計(jì)核算控制34.3加強(qiáng)操作程序的控制34.4加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制34.5 加強(qiáng)會計(jì)檔案控制34.6 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)3致謝詞3參考文獻(xiàn)3前 言隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展, 計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已滲透到各個領(lǐng)域，電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理廣泛運(yùn)用。

4、會計(jì)電算化使會計(jì)人員從繁重的手工核算中解脫出來,大大提高了會計(jì)工作質(zhì)量和會計(jì)工作效率。會計(jì)電算化越來越被各個單位所重視，普及率也越來越高。如何在提高會計(jì)處理的及時性、準(zhǔn)確性.同時確保會計(jì)電算化的安全，并為各電算化單位需要解決的問題?？刂婆c會計(jì)是不可分割的。內(nèi)部控制是單位為提高會計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序，包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計(jì)控制。會計(jì)電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計(jì)控制的特殊形式。財(cái)政部頒布的內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范基本規(guī)范(試行)中指出：“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為

5、操縱因素，確保內(nèi)部會計(jì)控制的有效實(shí)施”。第一章 電算化系統(tǒng)下內(nèi)部會計(jì)控制與手工系統(tǒng)的區(qū)別1.1執(zhí)行主體不同手工系統(tǒng)下內(nèi)控的主體為人，而電算化系統(tǒng)下的控制主體為人與計(jì)算機(jī)兩個方面。1.2控制的對象不同在電算化系統(tǒng)下，由于會計(jì)信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，相應(yīng)地，其控制的對象也發(fā)生了變化?？刂茖ο笤瓉頌闀?jì)處理程序及會計(jì)工作的相容性等，會計(jì)資料全部由不同的責(zé)任人分別記錄在紙上以備查驗(yàn)，是以對人的控制為主；而電算化系統(tǒng)中，會計(jì)業(yè)務(wù)形成的文件及記錄均記錄在磁性介質(zhì)上，其具有修改不留痕跡、忌磁化等的特點(diǎn)，控制對象以人與計(jì)算機(jī)二者為主。1.3內(nèi)部會計(jì)控制的風(fēng)險控制點(diǎn)不同手工系統(tǒng)下，分別由不相容的各崗位

6、人員來具體執(zhí)行各項(xiàng)內(nèi)控制度，側(cè)重于對具體執(zhí)行人員的授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行等崗位職責(zé)的相互分離，相互牽制，實(shí)行稽核檢查制度等。在電算化系統(tǒng)下，當(dāng)會計(jì)憑證輸入計(jì)算機(jī)之后，系統(tǒng)將自動進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理，因此，正確的數(shù)據(jù)錄入成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時，在電算化系統(tǒng)中，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的軟硬件的維護(hù)及分析、電算化程序的安全控制、軟件系統(tǒng)的使用、修改的權(quán)限控制、計(jì)算機(jī)病毒的防治等。1.4內(nèi)控的內(nèi)容及形式不同手工系統(tǒng)下的會計(jì)內(nèi)控主要是針對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易處理，而在電算化系統(tǒng)下，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的職責(zé)制度、計(jì)算機(jī)病毒的防治等新內(nèi)容。在手工系統(tǒng)下，對一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具體具有相應(yīng)權(quán)限的人的

7、簽章，不同于手工系統(tǒng)下的多個業(yè)務(wù)崗位和多個責(zé)任人獨(dú)立操作而形成的明確的責(zé)任；在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)，獲得某種權(quán)利進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失。手工系統(tǒng)下，內(nèi)部會計(jì)控制主要是制度控制；而電算化系統(tǒng)下，是將程序控制和制度控制相結(jié)合。第二章 會計(jì)電算化下內(nèi)部會計(jì)控制存在的問題在目前的許多企業(yè)中，雖然會計(jì)電算化系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，但是，相應(yīng)的內(nèi)部會計(jì)控制制度還存在不完善之處，具體有以下幾個方面：2.1電算化系統(tǒng)分工電算化系統(tǒng)下的會計(jì)及電算化崗位不完備，分工不明確。各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實(shí)到位。有的單位的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實(shí)亡。2.2缺乏專

8、業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員目前，許多會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)熟悉，但對計(jì)算機(jī)知識缺乏；而系統(tǒng)的維護(hù)人員對計(jì)算機(jī)知識熟悉，但對會計(jì)業(yè)務(wù)不夠了解，使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時分析、排除。2.3設(shè)備及財(cái)務(wù)軟件的安全性及保密性差設(shè)備的運(yùn)行不能滿足防潮、防塵等各項(xiàng)技術(shù)要求，電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計(jì)信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險。而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。2.4監(jiān)督的有效性差有些單位雖然建立了內(nèi)部控制制度，但是由于單位部分人員重視不夠而徒有虛名，沒有真正執(zhí)行。而單位的內(nèi)部審計(jì)由于其本身的獨(dú)立性比較差，導(dǎo)致沒有及時發(fā)現(xiàn)并糾正本企業(yè)的內(nèi)控制度的缺陷。另外，目前外部注冊會計(jì)師還沒有像

9、年度報表審計(jì)那樣，形成定期對企業(yè)內(nèi)部會計(jì)制度的審計(jì)規(guī)定。第三章 會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響在計(jì)算機(jī)會計(jì)中，由于會計(jì)處理高度集中在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，其處理高度自動化，而且會計(jì)信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)，因此，與手工核算相比內(nèi)部控制發(fā)生了很大變化。3.1 內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化手工會計(jì)與電算化會計(jì)對會計(jì)信息的控制有很大的不同，我們通過以下分析了解會計(jì)電算化核算下會計(jì)內(nèi)部控制形式的變化。3.1.1會計(jì)電算化工作流程原始憑證授權(quán)批準(zhǔn)財(cái)務(wù)審核對合格憑證進(jìn)行憑證輸入(制單)電算審核機(jī)系統(tǒng)處理賬表輸出 。從以上工作流程可以看出, 會計(jì)電算化后，會計(jì)帳務(wù)的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計(jì)人員操

10、作外,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計(jì)報表的生成和查詢等工作都可以通過計(jì)算機(jī)完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計(jì)算機(jī)會計(jì)中沒有存在的必要。比如，編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細(xì)賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對、賬證核對等，在會計(jì)電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義。其次，手工會計(jì)中的一些平衡檢查在電算化會計(jì)中將移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，通過計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來。如，記賬憑證的借、貸平衡效驗(yàn)；賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對；報表數(shù)據(jù)的鉤稽關(guān)系檢查、會計(jì)平衡的等式的檢查等等。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度,在電算

11、化條件下已難以發(fā)揮其作用。3.2內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變電算化會計(jì)系統(tǒng)是一個人機(jī)交互系統(tǒng)，再加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性，因此，其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致可以概括為以下幾方面：計(jì)算機(jī)會計(jì)人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制；系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)資料文書化控制；系統(tǒng)的組織和操作管理控制；系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。3.3內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化手工會計(jì)信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項(xiàng)與會計(jì)記錄的分離等，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，會計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接，因而很自然地形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核

12、對、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作。實(shí)行電算化后，由于會計(jì)電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，會計(jì)人員無法直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，其審查、稽核機(jī)制被削弱。3.4內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化在電算化環(huán)境下,除了人這個執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)部控制方法主要通過會計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)。因此,在計(jì)算機(jī)會計(jì)中，控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人，而變成了第一，人工處理控制；第二，原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制；第三，會計(jì)信息輸出控制；第四，人機(jī)交互處理控制；第五，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)

13、之間連接控制等多方面。3.5會計(jì)信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變在手工會計(jì)核算下，會計(jì)數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表。會計(jì)數(shù)據(jù)所用可見的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計(jì)人員所熟悉的會計(jì)證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。這種方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無法識別的形式被直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會計(jì)

14、信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計(jì)記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。從以上分析可以看出,會計(jì)電算化使會計(jì)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化，許多傳統(tǒng)的會計(jì)控制方式消失了。就目前我國會

15、計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上,人們對于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識不足，這就迫使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。第四章 會計(jì)電算化下會計(jì)內(nèi)部控制的對策與措施國內(nèi)外會計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證，此外，有助于防止違法行為的發(fā)生。4.1 明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制由于會計(jì)電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組

16、織控制。4.1.1職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。會計(jì)電算崗位可分為計(jì)算機(jī)會計(jì)主管、軟件操作、出納人

17、員、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外,還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則, 對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的，是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)

18、行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救會計(jì)電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。4.2加強(qiáng)會計(jì)核算控制會計(jì)核算結(jié)果是會計(jì)預(yù)測、決策、分析的基礎(chǔ)。會計(jì)核算控制是防范和化解會計(jì)核算風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效，賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全。會計(jì)核算控制內(nèi)容應(yīng)包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級審批，簡明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計(jì)算機(jī)

19、賬務(wù)處理不錯不亂。會計(jì)數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。4.3加強(qiáng)操作程序的控制會計(jì)電算化除了軟件對操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外，單位制訂并嚴(yán)格操作管理制度，將會有效地保證會計(jì)軟件的安全運(yùn)行，同時，也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。會計(jì)電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，會計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序,這些規(guī)定是為了保證會計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行,保證所有進(jìn)入會計(jì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。4.3.1操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項(xiàng)：（1）操作

20、人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。（2）預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算機(jī)等。避免會計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險。在手工會計(jì)系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計(jì)憑證或會計(jì)帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會計(jì)電算化后，會計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計(jì)核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。磁性介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計(jì)電算化對會計(jì)檔案管理提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計(jì)核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程

21、序，以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會計(jì)資料。（3）預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計(jì)算機(jī)的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。（4）建立必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日志的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。此外，在會計(jì)軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。4.4加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制加強(qiáng)系統(tǒng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括：明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件，防止會計(jì)人員越權(quán)使用軟件；操作人員身份

22、的密碼控制；操作人員離開機(jī)器時，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會計(jì)軟件；設(shè)置接觸與操作的日志控制，各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)專人保存上機(jī)操作記錄進(jìn)行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查；工作環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計(jì)算機(jī)故障，以保障機(jī)器正常運(yùn)行，主要包括：機(jī)房環(huán)境保護(hù)，保護(hù)性設(shè)備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機(jī)房環(huán)境安全。4.5 加強(qiáng)會計(jì)檔案控制實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后, 會計(jì)檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和書面形式的會計(jì)憑證、會

23、計(jì)賬簿、會計(jì)報表等會計(jì)核算資料。會計(jì)檔案管理制度應(yīng)包括以下內(nèi)容: （1）實(shí)行會計(jì)電算化后的會計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按會議檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會計(jì)文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計(jì)信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。（4）科學(xué)規(guī)定會計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。（5）保證會計(jì)檔案安全與完整的措施。對會計(jì)電子信息檔案還應(yīng)按照財(cái)政部頒布的會計(jì)電算化管理辦法的規(guī)定進(jìn)行管理。規(guī)定包括以下內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化

24、的單位應(yīng)堅(jiān)持每天備份且要雙重備份進(jìn)行資料的備份；存檔的手續(xù)必須有會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;各種安全保證措施,如備份盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方;采用磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄；存放在磁性介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時，要做殺毒處理，防止病毒感染。通過以上制度的執(zhí)行以保證會計(jì)資料的安全完整。4.6 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會計(jì)電算化中,由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個方面:(1)對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),檢查電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否正確