現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索

1、現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的組成部分，也是事業(yè)單位提升核心競爭力的有力支撐。如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段正以非?？斓乃俣葷B透到各行各業(yè)。事業(yè)單位人事檔案管理的深化和優(yōu)化離不開互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段，因此，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理理念和方法融入事業(yè)單位的人事檔案管理，將有效提升檔案管理效率，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。一、人事檔案的特點(diǎn)1.全面記錄人員發(fā)展歷程。人事檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、鑒定考核等工作中都需要用到檔案。一般在個(gè)人檔案中會(huì)包括人員的

2、個(gè)人情況、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)情況、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，全面記載著人員的個(gè)人發(fā)展情況和職業(yè)發(fā)展經(jīng)歷，全景式地展現(xiàn)了個(gè)人成長發(fā)展全貌。這些材料組成了個(gè)人的信息資料存儲(chǔ)庫，能夠?yàn)閱挝唤M織或人事部門招聘、考察、考核人員提供全方位的參考和評(píng)價(jià)。2.需要隨時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。人事檔案不同于其他類型的檔案，由于個(gè)人的情況和經(jīng)歷會(huì)隨著時(shí)間的推移而產(chǎn)生變化，所以人事檔案的內(nèi)容具有動(dòng)態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)。人員在發(fā)生教育培訓(xùn)、職稱職務(wù)晉升、崗位調(diào)動(dòng)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)等變化后，變動(dòng)部分均需要記入個(gè)人檔案中，人事檔案管理部門就要及時(shí)地進(jìn)行更新和維護(hù)，確保人員檔案變更的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，人事檔案的動(dòng)態(tài)性還表現(xiàn)在人事檔案會(huì)隨著組織人事關(guān)

3、系而“檔隨人走”。3.檔案內(nèi)容有保密要求。由于人事檔案的內(nèi)容主要反映的是個(gè)人的情況，比如個(gè)人信息、家庭情況等，這些內(nèi)容屬于個(gè)人隱私，因此，檔案的部分內(nèi)容要求時(shí)刻處于保密狀態(tài)，不能對(duì)外開放，不能允許除本人和人事部門外的其他人員調(diào)閱。人事檔案部門的管理人員必須要有保密意識(shí)，在日常的工作中要清楚哪些檔案內(nèi)容是可以公開的，哪些檔案內(nèi)容是需要保密的。二、人事檔案信息化建設(shè)的重要意義1.為檔案提供更為安全的存儲(chǔ)環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案均為紙質(zhì)檔案，人事檔案也不例外。由于客觀條件所限，以前的人事檔案只能通過紙質(zhì)材料保存，而保存紙質(zhì)檔案需要有防蟲防霉防火的保管條件和可供一定數(shù)量紙質(zhì)檔案保存的立體空間。人事檔案管理進(jìn)行

4、信息化建設(shè)后，這個(gè)問題得到了有效解決，電子檔案具有占用空間小、存儲(chǔ)量大、對(duì)保存條件要求不高等優(yōu)點(diǎn)，提高了檔案的存儲(chǔ)安全度。2.有助于提升人事檔案的管理效率。由于人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，因此需要經(jīng)常進(jìn)行更新和維護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在多次的查找調(diào)閱后容易造成檔案的破損，不利于檔案的長期保存。運(yùn)用了信息化技術(shù)手段后，避免了此類事件的發(fā)生，并且通過檔案信息服務(wù)平臺(tái)，人事檔案可以被快速地找到，人事檔案管理人員可以在第一時(shí)間進(jìn)行錄入更新，從而節(jié)約了人力物力和時(shí)間，提高了管理效率。3.為人民群眾提供更為便捷的服務(wù)。在人事制度改革的大背景下，人事檔案的利用率越來越高。人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)后，只需要利用互

5、聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子檔案信息資料庫或檔案信息共享平臺(tái)，在相應(yīng)的輸入框中輸入“關(guān)鍵詞”就可以快速進(jìn)行檔案查找、調(diào)閱，為需要查閱檔案的人員提供了更為便捷的服務(wù)。三、人事檔案信息化建設(shè)的路徑探索1.利用信息化技術(shù)手段支撐人事檔案管理發(fā)展。要加強(qiáng)人事檔案管理部門信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采購與單位情況相符合的信息化設(shè)備和正版服務(wù)軟件，確保人事檔案的信息化建設(shè)能夠順利開展。同時(shí)，應(yīng)做好年度預(yù)算，設(shè)立檔案管理專項(xiàng)資金用于設(shè)備維護(hù)和后期更新，確保人事檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)性。此外，有條件的單位還應(yīng)與高?；蚩蒲性核献?，共同研發(fā)更為方便、快捷、安全的信息管理系統(tǒng)，推動(dòng)人事檔案管理的正向發(fā)展。2.使用數(shù)字化技術(shù)手段提升人事

6、檔案管理水平。首先，要加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的速度，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化。通過技術(shù)手段將人事檔案掃描、錄入到檔案信息管理系統(tǒng)中，形成數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案雙軌并行的管理模式。將紙質(zhì)檔案妥善保存后，主要利用數(shù)字檔案進(jìn)行日常工作。其次，要開展信息化檔案管理制度建設(shè)。在原有基礎(chǔ)上改進(jìn)和完善相關(guān)的管理制度，以符合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案使用管理情況，確保數(shù)字化檔案管理的制度化和規(guī)范化。3.運(yùn)用智能化技術(shù)手段優(yōu)化人事檔案管理效率。為了確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性，必須要對(duì)人事檔案進(jìn)行審核。人事檔案管理部門可以在檔案管理信息平臺(tái)上建立適用于本單位情況的審核模塊，運(yùn)用智能化的軟件對(duì)檔案進(jìn)行審核對(duì)比，提高人

7、事檔案管理效率。同時(shí)，為了確保人事檔案的機(jī)密性和安全性，在檔案信息管理平臺(tái)上以及相應(yīng)的模塊管理過程中必須設(shè)置安全屏障，僅能允許有資質(zhì)和權(quán)限的人員進(jìn)行查詢，杜絕人事檔案信息泄露的情況發(fā)生。四、結(jié)束語總之，信息化建設(shè)是人事檔案管理的必經(jīng)之路和大勢所趨，因此，事業(yè)單位應(yīng)該要對(duì)這項(xiàng)工作予以足夠的重視，并為之設(shè)置專項(xiàng)資金加大投入力度，以信息化、數(shù)字化、智能化的技術(shù)手段促進(jìn)人事檔案管理的可持續(xù)健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)提高檔案部門和事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量的最終目標(biāo)。參考文獻(xiàn)1項(xiàng)耿政.事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化J.信息與電腦（理論版），2018（21）：1718.2吳博藝.建立干部人事數(shù)字檔案，提高人事檔案整理效率