淺析人力資源管理信息化的必要性

1、淺析人力資源管理信息化的必要性隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不 能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速開(kāi)展。加強(qiáng)人力資源管理的信息化建設(shè)， 提高 人力資源管理水平已勢(shì)在必行。一、人力資源管理信息化應(yīng)用人力資源管理信息化是以信息技術(shù)和先進(jìn)的人力資源管理思想 相結(jié)合應(yīng)用為根底，依賴信息技術(shù)對(duì)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置的一種管 理方式。信息技術(shù)作為管理工具，應(yīng)用于管理制度的制定、業(yè)務(wù)流程 的設(shè)計(jì)、職工溝通、人力資源報(bào)告分析等，并根據(jù)既定制度與流程完 成對(duì)客觀事務(wù)的處理，大大提高了人力資源管理部門的工作效率。 其 主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是辦公自動(dòng)化應(yīng)用是人力資源管理信息化的根底任務(wù)。手工辦公方式與

2、不斷增長(zhǎng)的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益鋒利， 人力資源信息 量迅速膨脹與信息的社會(huì)需求迅猛增長(zhǎng)之間的矛盾更加突出，依靠手工管理，利用人工手段進(jìn)行龐大的人力資源信息的收集、處理、分析 及科學(xué)決策已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代開(kāi)展的要求。因此，改變辦公模式，將 辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過(guò)程電子化、信息化，是人力資源管理 現(xiàn)代化建設(shè)必備條件。二是軟硬件根底應(yīng)用。軟硬件根底設(shè)施建設(shè)是加強(qiáng)人力資源管理 現(xiàn)代化的前提，是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。 軟件設(shè)備主要涉及文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像處理系統(tǒng)以及各種數(shù)據(jù)庫(kù)、 管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、新建、完善、推廣或升級(jí)。軟件投入將是信息化的重點(diǎn)。

3、硬件設(shè)備主要有電腦設(shè)備、通 信設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備等。為了實(shí)現(xiàn)信息化，購(gòu)置必要的硬件設(shè)備是 最根本的環(huán)節(jié)。三是網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)用。人力資源管理信息化的核心是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。 要 利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)改善管理模式，架構(gòu)一個(gè)共享資源的平臺(tái)，提高 電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用程度， 逐步提高人力資源管 理信息化水平。信息化以大力推進(jìn)各級(jí)人力資源部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè) 和連接各單位的外部網(wǎng)建設(shè)為根底， 建立人力資源網(wǎng)站或主頁(yè)，為人 力資源工作公開(kāi)和人力資源信息的更好效勞開(kāi)辟新的渠道。人力資源 信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以更好地提高工作的透明度，降低辦公費(fèi)用，提高 辦公效率，大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。二、人力資源

4、管理信息化建設(shè)的必要性一信息化推動(dòng)了人力資源管理轉(zhuǎn)型信息化人力資源管理實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放式管理，實(shí)現(xiàn)局部功能的外包以 及虛擬組織的設(shè)立，最終目的是到達(dá)革新企業(yè)的管理理念， 優(yōu)化人力 資源管理。當(dāng)人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動(dòng)、多 方位、全面、專業(yè)化的方向開(kāi)展的過(guò)程中，人力資源的管理理念逐步 提升，人力資源部門逐漸成為組織的核心部門。 信息化人力資源管理 的實(shí)施不但使人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變成為可能，使人力資源部門創(chuàng) 造的價(jià)格得到認(rèn)可，更促進(jìn)了全員參與管理，使每一位職工都可以參 與到人力資源部門的工作中來(lái)，改變了傳統(tǒng)的職工在管理過(guò)程中處于 被動(dòng)地位的狀況，形成了新的互動(dòng)管理的局面。信息化人力

5、資源管理使人力資源管理部門從提供簡(jiǎn)單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，隨時(shí)隨地向管理層 提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議， 建立支持 人力資源管理部門積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。 信息化人力資源管理 的實(shí)施轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源部門為本錢部門的印象，通過(guò)本錢分 析，人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)值可以以定量的形式表示出來(lái)。通過(guò)授權(quán)職工進(jìn)行自助效勞、外協(xié)及效勞共享，使人力資源部門日益從瑣碎的 行政事務(wù)中解脫出來(lái)，扮演起組織的戰(zhàn)略性合作伙伴的角色。二信息化有利于整合管理資源，提高管理效率，降低管理成 本。信息化人力資源管理作為一種基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的全員信息系統(tǒng)，其一大功能優(yōu)勢(shì)就是

6、縮短了各級(jí)職工的反響時(shí)間， 開(kāi)辟了更加豐富的溝 通渠道，職工可以不拘泥于公司傳統(tǒng)的層級(jí)管制，可跨部門、跨級(jí)別 表達(dá)和傳遞各種思想。這種技術(shù)特點(diǎn)，最終轉(zhuǎn)變了組織的管理模式和 組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了組織機(jī)構(gòu)的扁平化，組織的反響也更加靈敏。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，還可以為人力資源管理部門之外的其他管理人 員及職工提供各種形式效勞，例如，組織的高層管理人員可以在網(wǎng)上 查看人力資源的配置、重要職工的狀況、人力資源本錢的分析、職工 績(jī)效等等；對(duì)部門經(jīng)理而言，可以在網(wǎng)上管理自己部門的職工，例如， 可以在授權(quán)范圍內(nèi)修改屬下職工的考勤記錄、 審批休假申請(qǐng)、進(jìn)行績(jī) 效管理等等；對(duì)于普通職工，可以在網(wǎng)上看本月薪資明細(xì)、累計(jì)福利、

7、 內(nèi)部股票價(jià)值、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個(gè)人考勤休假情況、 注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。 此類效勞的提供， 使得人力資源管理從以前 的相對(duì)封閉變得開(kāi)放， 滯后管理變成超前管理， 這些好處無(wú)疑可以改 善人力資源管理部門對(duì)最高決策者以及全體職工的效勞質(zhì)量， 并使得 全體人員都能參與到人力資源的管理活動(dòng)中來(lái)，從而優(yōu)化了管理結(jié) 構(gòu)，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。信息系統(tǒng)的投入， 減輕了手工作業(yè)造成的查詢、 統(tǒng)計(jì)等方面繁重 的計(jì)算工作， 縮短了各職能工作的時(shí)間， 特別是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)使數(shù) 據(jù)資料的保存變?yōu)檩p松。隨著 lnternet 、大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻系 統(tǒng)、電子郵件、0A系統(tǒng)等軟件及硬件設(shè)備和

8、相關(guān)根底設(shè)施的出現(xiàn)， 信息化人力資源管理系統(tǒng)也真正投入現(xiàn)實(shí)。 它克服了人類自身的局限 性，充分利用信息技術(shù)快速、準(zhǔn)確、互動(dòng)、海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)，對(duì)人力 資源管理專業(yè)理論在企業(yè)管理實(shí)踐中的應(yīng)用起到關(guān)鍵性的推動(dòng)作用。傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期， 人力資源部門不管是設(shè)計(jì)工作、 組織培訓(xùn)、 招聘人員， 還是工資發(fā)放、 檔案管理等瑣碎的具體工作都必須依靠手 工操作，效率低并且容易出錯(cuò)。 信息化可以減少人力資源管理工作的 操作本錢、降低職工流動(dòng)率、減少通訊費(fèi)用等，從而降低組織的管理 本錢。三、人力資源管理信息化存在的缺乏 由于我國(guó)信息化人力資源管理起步較晚，因此與興旺國(guó)家相比， 存在不少問(wèn)題。一是目前人力資源管理軟件

9、大都處于事務(wù)型管理階段， 軟件偏重般性，不能完全涵蓋企業(yè)特有的管理活動(dòng)，應(yīng)用范圍受到限制。同 時(shí)，軟件中的某些附加功能并非組織所需，這便增加了組織的負(fù)擔(dān)， 造成浪費(fèi)。二是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的本來(lái)作用是提供即時(shí)信息，供管理層進(jìn)行決策， 這便要求動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)能隨時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)， 然而，一些組織的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)并 沒(méi)做到隨時(shí)更新，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，整個(gè)人力資源管理 系統(tǒng)無(wú)法為管理決策提供支持。三是從數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)看，數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)一定要根據(jù)組織的具體情況，滿足特定要求。比方，一家企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中有一個(gè)子模塊，專門 記錄人員流動(dòng)狀況，可這個(gè)模塊僅記錄職工進(jìn)入企業(yè)和職工退休或死 亡，忽略了職工在企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門間的流動(dòng)，

10、而這個(gè)流動(dòng)率的計(jì)算 對(duì)人力資源方案又是至關(guān)重要的。顯然，在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，軟件人員 沒(méi)考慮到這個(gè)因素。主要原因是電腦軟件人員對(duì)人力資源管理領(lǐng)域不 夠熟悉，而企業(yè)的人力資源管理者又缺乏理論的支撐。四是目前的人力資源管理系統(tǒng)往往表現(xiàn)為工資的記錄器，它應(yīng)有 的作用遠(yuǎn)未發(fā)揮出來(lái)，作為一個(gè)管理工具，人力資源管理系統(tǒng)不僅要 能記錄所發(fā)生的數(shù)據(jù)，而且更重要的是它能整理和分析這些數(shù)據(jù)， 并 提出有價(jià)值的報(bào)告。比方，通過(guò)對(duì)職工考核數(shù)據(jù)的分析，組織可了解 到目前的整體績(jī)效狀況；通過(guò)對(duì)工資結(jié)構(gòu)的分析，可提出本錢控制的 建議等。四、推進(jìn)人力資源管理信息化采取的措施一優(yōu)化人力資源配置通過(guò)合理配置人力資源，真正實(shí)現(xiàn)組織呼喚

11、多年的“能者上，庸 者下、平者讓的人力資源管理新局面；建立干部能上能下、職工能 進(jìn)能出的靈活競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行公開(kāi)、公平、公正的用人自主權(quán)，競(jìng)爭(zhēng) 上崗，擇優(yōu)錄取，海爾的“賽馬競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制就可以借鑒；建立健全合 理的職工準(zhǔn)入、使用、退出機(jī)制，推行從業(yè)人員職業(yè)化進(jìn)程，并根據(jù) 不同崗位、不同層次，設(shè)計(jì)不同的用工期待和待遇，形成正常的流動(dòng) 機(jī)制，有效地促進(jìn)人才市場(chǎng)，吸引高素質(zhì)、高學(xué)歷人才；對(duì)組織的老 職工要妥善安置，充分發(fā)揮其從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和智慧的優(yōu)勢(shì)， 賦予其咨詢參 謀或督察職位。二選擇適用軟件，強(qiáng)化以人為本組織需要根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇適宜的人力資源管理軟件，同時(shí)防 止對(duì)管理軟件的依賴。“以人為本的管理思想不僅僅是

12、傳統(tǒng)管理所 需求的，即使組織實(shí)施人力資源管理信息化，這一思想仍要被重視。 管理軟件是“一把手，人性管理也是“一把手，一定要兩只手一 起抓，兩手都要硬，只有這樣才能使企業(yè)更好更快的適應(yīng)信息化，提 高人力資源管理的工作效率。三培訓(xùn)要形成制度首先要加大資金投入，完善培訓(xùn)體系。組織要在鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng) 經(jīng)濟(jì)中獲勝，一定要擁有高素質(zhì)的人才，而職工的培訓(xùn)是提高職工素 質(zhì)必不可少的關(guān)鍵一環(huán)。在人力資源培訓(xùn)上的重金投入，既可滿足職 工個(gè)人開(kāi)展的需要，又可滿足組織知識(shí)積累和創(chuàng)新的需要， 為組織帶來(lái)長(zhǎng)期的開(kāi)展和巨大的創(chuàng)效潛力。因此，組織必須千方百計(jì)籌集資金、 加大投資力度，完善培訓(xùn)體系。其次，要對(duì)職工進(jìn)行技能開(kāi)發(fā)，以提高其綜合能力。要根據(jù)組織 的實(shí)際情況和需要，切實(shí)加強(qiáng)職工的技能開(kāi)發(fā)，并通過(guò)相關(guān)制度和機(jī) 構(gòu)的