采購管理體系

1、【精品文檔】如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學習與交流采購管理體系.精品文檔.襄陽鷹牌榮華軸承有限公司采購管理體系1鷹牌榮華軸承有限公司采購管理的基本原則11物資采購：實行質(zhì)量優(yōu)先、價格競爭、相對集中、服務及時的原則；12供應商的選擇：實行從企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、供貨服務和財務狀況等方面進行擇優(yōu)選擇的原則；13供應商關系：為戰(zhàn)略合作伙伴關系，實行利益共享、風險共擔的原則；14供應商管理：實行年度評價、動態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰（5%-10%）的原則；15供貨質(zhì)量：實行質(zhì)量賠償和激勵的原則；16采購過程：實行規(guī)范、公平、公正、公開的原則；2采購管理體系21供應商管理組織機購21

2、1 采 購 部-供貨部門212 質(zhì) 量 管 理 部-質(zhì)量檢驗部門213 技 術 中 心-技術部門214 財 務 部-價格審定及貨款支付部門215 人 力 資 源 部-監(jiān)督部門22采購管理職責221采購部門(1)負責潛在供應商的推薦、資格認可以及合格供應商確定的組織工作，提供潛在供應商所有的相關資料；（2）編制物資采購計劃，按確定的合格供應商及采購流程實施相應的采購業(yè)務；（3）組織物資采購招投標、議標工作；（4）組織對供應商的業(yè)績評定和資源分配；（5）負責供應商的管理；（6）負責付款計劃的制定；222質(zhì)量管理部門（1）參與供應商資格的評定，參與確定合格的供應商；（2）負責合格供應商所供商品質(zhì)量的

3、檢驗、質(zhì)量跟蹤管理；（3）參與采購物資招投標、議標工作；（4）負責合格供應商質(zhì)量業(yè)績的評價和考核，參與供應商的年度評價和整合工作；（5）負責合格供應商的質(zhì)量改進和培訓；（6）負責供應商供貨質(zhì)量的索賠；（7）負責與合格供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；223技術部門（1）參與供應商資格的評審；（2）負責提供外購主材及輔材的采購標準；（3）參與采購物資招投標、議標工作；（4）參與供應商的年度評價和整合工作；（5）負責與合格供應商簽訂技術協(xié)議、保密協(xié)議，并向合格供應商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接收標準等相關文件；（6）對供應商供貨樣品的鑒定；（7）負責合格供應商的技術培訓；224財務部（1）參與供應商資格的評審；（2

4、）負責采購結(jié)算價格的審定及貨款結(jié)算；（3）參與采購物資招投標、議標工作；（4）參與商供貨質(zhì)量的索賠工作；225監(jiān)督部門負責對公司采購管理全過程實施監(jiān)督；3采購業(yè)務管理31采購業(yè)務管理的依據(jù)：依據(jù)采購控制程序?qū)嵤?，確定合格供應商名錄和供應商A、B、C管理方案32采購計劃、采購合同、采購訂單的管理：采購部根據(jù)銷售部門制訂的年、季、月度銷售計劃及追加計劃和物控部門提供的緊急采購計劃，編制年度、季度、月度采購計劃和緊急采購計劃，同時與合格供應商簽訂相應的采購合同，合同的簽訂要遵守國家相關法規(guī)和本公司的相關規(guī)定，并在每月15日前向供應商提供下月采購計劃，要求供應商按具體的時間、數(shù)量和質(zhì)量要求供貨，并要求

5、供應商提供相關的材質(zhì)報告、檢驗報告和供貨產(chǎn)品清單；33采購標準和相關技術要求管理：技術部門根據(jù)生產(chǎn)部、采購部、物控部、銷售部的信息，制訂并下達采購標準，與合格供應商簽訂技術協(xié)議、發(fā)放產(chǎn)品接收準則、檢驗規(guī)范、技術文件，并與其簽訂保密協(xié)議。34采購價格管理:3.4.1財務部負責制定物資采購詢價、比價、審價的程序；3.4.2總經(jīng)理負責對本公司所有物資采購價格進行審批；3.4.3財務部對本公司所有物資采購價格進行審核；3.4.4采購部負責采購物資的詢價、比價、談價及簽訂購貨合同或協(xié)議；（1）詢價：物資采購均應采取3家以上的競爭性詢價，采購員應通知供應商提供經(jīng)簽字或蓋章確認的書面報價；采購員負責詢價資料

6、的準備工作，并保證詢價資料的完整性和準確性，采購員要隨時做好詢價記錄，按一定的方法歸入供應商檔案，便于跟蹤；采購員接到供應商報價后，要評審報價的完整性和準確性。（2）比價：采購部采購物資必須采用比質(zhì)、比價、競爭采購的方式，要求參加競價的供應商不少于3家，并在競價的基礎上與供應商進行多輪談判，每輪談判后目標價格重新確定，采購員要做好書面記錄，并存檔。（3）審價：采購部將貨比三家的供應商報價資料報財務部，,財務部在3日內(nèi)根據(jù)自己的信息渠道收集的市場價格信息對采購物資的價格進行審核，并上報總經(jīng)理批準；采購部根據(jù)總經(jīng)理批準的價格與供應商簽訂合同；合同簽訂后采購部將合同復印件交財務部，作為財務支付貨款依

7、據(jù)。經(jīng)過審核未被批準的價格，采購部重新按原程序進行詢價、比價、審價；當供應商提出調(diào)價時采購部要求供應商重新提供報價單，采購部按原程序進行詢價、比價、審價；財務部負責所有購進物資和外協(xié)加工價格的審核，一是總經(jīng)理審定價格之前對所采購物資的價格進行審核；審核依據(jù):供應商報價資料；采購部提供的比價資料；收集的市場信息；二是采購員報價之前對發(fā)票價格進行審核；審核發(fā)票價格的依據(jù)是公司已審定的物資采購價格目錄及所簽訂的合同。采購部必須按采購計劃數(shù)量進行購買，并對所購物資的質(zhì)量和價格負責。所購物資價格明顯高于現(xiàn)行市場價格并沒有理由的,財務部發(fā)現(xiàn)后不予上帳。詢價、比價、審價資料由采購部及時歸入供應商檔案，為便于

8、對采購價格的事后監(jiān)督，每一筆采購業(yè)務都要登記備案，登記的內(nèi)容包括單位名稱、商品名稱、規(guī)格型號、價格、技術標準、售后服務以及付款方式等。財務部負責建立物價信息收集網(wǎng)絡，及時獲得國內(nèi)外產(chǎn)品價格信息資料，為全公司提供信息服務，公司內(nèi)部建立部門之間信息交換、溝通和反饋制度，保證物資采購價格管理過程中得到及時的信息支持。在市場價格不穩(wěn)定時期，每月或者不定期提出市場價格預計情況和分析資料；監(jiān)督和指導采購部調(diào)整采購價格。3.5.5采購物資質(zhì)量管理：質(zhì)量管理部門根據(jù)采購部門的信息與合格供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；供應商所供貨物數(shù)量的驗收由物控部倉庫管理員核對；所供貨物的質(zhì)量驗收由質(zhì)量管理部門按簽訂合同中約定的技術

9、、質(zhì)量標準進行檢驗；對由于供應商的產(chǎn)品質(zhì)量問題造成的損失，由質(zhì)量管理部門按雙方簽訂的質(zhì)量保證協(xié)方議進行質(zhì)量索賠。3.5.6供應商發(fā)票管理：供應商開具稅務發(fā)票必須符合國家稅務部門和本公司的相關規(guī)定。供應商對已使用的物資必須及時開具發(fā)票，采購人員、 財務人員收到票后須及時核對發(fā)票，辦理財務掛帳或退票手續(xù)，收到的發(fā)票須在當月處理完畢，特殊情況不得超出稅務部門規(guī)定的期限。 4.供應商的管理4.1.1供應商資源信息獲取的途徑（1）現(xiàn)有供應商；（2）供應商自薦；（3）通過媒體可網(wǎng)上收集相關供應商信息；（4）公司相關部門或員工推薦；（5）顧客指定或其他途徑獲得；4.1.2供應商應具備的條件（1）產(chǎn)品工藝技術

10、先進,具備國家相關生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)，生產(chǎn)檢驗設備齊全，生產(chǎn)能力可滿足批量生產(chǎn)的需求；（2）具有較強的質(zhì)量保證能力；（3）具有較強的產(chǎn)品開發(fā)能力；（4）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及財務狀況良好，具有良性發(fā)展的潛力；（5）產(chǎn)品價格合理；（6）售后服務優(yōu)秀；413供應商選擇的步驟（1）采購部通過各種渠道收集符合本公司需求的相關供應商信息；（2）采購部對收集的供應商信息進行篩選、比較、確認，對基本滿足公司需求的供應商發(fā)給供應商基本情況調(diào)查表，供應商返回調(diào)查表后，要進行進一步的分析、確認，并邀請質(zhì)量、技術部門等單位對供應商進行現(xiàn)場調(diào)查。根據(jù)所掌握的供應商信息，對達到滿足公司要求的供應商由采購部填寫合格供應商評審表，提交公

11、司質(zhì)量管理部門、技術部門、財務部門等單位進行評價，必要時要求供應商提交產(chǎn)品樣品進行檢驗。經(jīng)評審合格的供應商報公司領導批準后納入合格供應商名錄。42合格供應商的管理421合格供應商的業(yè)績考評合格供應商的日常業(yè)績由采購部、質(zhì)量部門從物品質(zhì)量、交貨期、整改、服務及額外運費等幾方面考核，每月或每季進行一次評價，根據(jù)評價結(jié)果對合格供應商按優(yōu)秀（A級）、合格（B級）、基本合格（C級）、不合格（D級）進行分級排序，實行等級管理。（1）對A級供應商給予表彰并從供貨比例、財務結(jié)算等方面給予優(yōu)先；（2）對B級供應商應限量采購；（3）對C級供應商，暫停采購；向其提出整改建議，整改后若不能通過新供應商評審程序，取消其

12、供應商資格，通過評審的保留其合格供應商資格；（4）對D級供應商取消其供貨資格；5供應商產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵機制為提高產(chǎn)品質(zhì)量，落實產(chǎn)品質(zhì)量責任，保證供需雙方和公司用戶的合法權益，根據(jù)中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法和中華人民共和國消費者權益保護法的有關規(guī)定，本公司將制訂產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵的管理辦法，對供應商所供的產(chǎn)品質(zhì)量責任、質(zhì)量賠償原則、質(zhì)量賠償程序、質(zhì)量賠償項目進行分類、質(zhì)量損失的計算方法、質(zhì)量賠償?shù)纳暝V、質(zhì)量懲戒和激勵方面作出明確規(guī)定。供應商在與本公司簽訂供貨協(xié)議或合同的同進必須簽訂質(zhì)量保證協(xié)議和技術協(xié)議。協(xié)議中應明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量要求、驗收標準、抽樣方法和標準、檢驗設備和手段、接收準則和拒收內(nèi)容。

13、對產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽高、售后服務周到、顧客調(diào)查滿意度高的優(yōu)秀供應商，本公司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先辦理。6供應商健儲管理本公司逐步實行物資零庫存管理，并與供應商協(xié)商和簽訂有關協(xié)議，推行物資零庫存財務結(jié)算方式。所為物資零庫存結(jié)算，就是供應商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算依據(jù)，沒用產(chǎn)品作代儲商品管理，代儲商品不作為結(jié)算的依據(jù)，貨款結(jié)算為當月貨款除一定比例的質(zhì)量保證金外，下月予以滾動結(jié)算。7采購控制程序71采購輸入：產(chǎn)品實現(xiàn)策劃活動時，財務部負責提供材料消耗定額，技術部門負責提供產(chǎn)品技術規(guī)范和驗收標準，生產(chǎn)部負責提供生產(chǎn)計劃。72供方調(diào)查：采購部根據(jù)產(chǎn)品技術規(guī)范及質(zhì)量要求，在國內(nèi)外同行業(yè)廠家

14、或主要原材料生產(chǎn)廠家中，選擇至少三個以上具有良好信譽及質(zhì)量保證的廠家進行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：供方基本情況、生產(chǎn)能力、檢驗和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購必須采取招標、競標方式，由相關部門組成招標小組實施。73采購計劃：采購部根據(jù)實際庫存量和銷售部編制的年度銷售計劃及生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)計劃，編制采購計劃，經(jīng)領導批準后實施。銷售部應于每年的月日前制訂出下一年度的銷售總計劃，應于每月的日前制訂出配套和市場的月度銷售計劃，74采購信息控制：采購合同、采購訂單中應列明所購物品的名稱、型號、規(guī)格、類別、數(shù)量、技術標準、質(zhì)量標準、驗收標準、價格、交貨期 。75交期跟蹤：為保證交貨期，采購部必須要求

15、合格供應商具有100%的交貨能力，列明交貨期要求，訂單數(shù)量，產(chǎn)品資料，以使合格供應方能滿足此期望。采購員應跟蹤交貨期進度，確保存按期采購入庫，要求采購員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催，以確保采購產(chǎn)品按時供應。采購物品入庫按規(guī)定辦理入庫報檢手續(xù)。76采購產(chǎn)品檢驗：采購物品進廠入庫由倉庫管理員驗證物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等項目，并報檢；質(zhì)量管理部門根據(jù)有關進貨檢驗規(guī)范的要求，對物品進行必要的進貨檢驗；必要時，質(zhì)量管理部門派檢驗員前往供貨方現(xiàn)場進行采購物資驗證或要求供方檢驗部門提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門按照相關檢驗規(guī)范進行采購物品檢驗并開具相關檢驗單。對日常進貨進貨檢驗中發(fā)現(xiàn)的批量不合

16、格或嚴重不合格項目時，由采購部書面通知合格供方，提出糾正和預防措施要求并限期改正。采購合同管理辦法合同作為明確合同雙方權利的義務的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的，應當簽訂經(jīng)濟合同，合同均采用書面形式。一、 采購合同的內(nèi)容：采購合同的條款構成了采購合同的內(nèi)容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：商品的品種、規(guī)格和數(shù)量：商品采購分材料采購和成品采購，商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。如：鍛件采購應列明所用軸承鋼型號、毛坯流量、是退火件還是淬

17、火件等。商品的質(zhì)量和包裝：合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。商品的價格和結(jié)算方式：合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。交貨期限、地點和發(fā)送方式：交（提）貨期限（日期）要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運、自提）。商品驗收辦法：合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法

18、、期限和地點。違約責任：簽約一方不履行合同，違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：（）未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品；（）未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨；（）逾期發(fā)送商品。合同的變更和解除條件：在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應在合同中予以規(guī)定。除此之外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。二、采購合同的簽訂簽訂采購合同的原則：（）合同的當事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機構和獨立支配財產(chǎn)

19、，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。（）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。（）必須堅持平等互利，充分協(xié)商的原則簽訂合同。（）當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。（）采購合同應當采用書面形式。簽訂采購合同的程序：簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：(1) 訂約提議。訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。公司采購部根據(jù)所需采購的物品

20、制定初始采購合同，合同中列明采購物品的規(guī)格、型號、單價、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等，采購部將合同傳真至供應商手中。 (2) 接受提議。接受提議是指被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內(nèi)容反復協(xié)商的過程，就是要約新的要約再要約直到承諾的過程。供應商確認些合同所列內(nèi)容后，字后將此合同傳回公司采購部。采購部將此件作為合同附件存檔。(3) 填寫合同文本。采購部根據(jù)初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或傳真的方式傳入合格供應方手中,合格供應方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。(4) 履行簽約手續(xù)。按合同規(guī)定的內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購任務的順利完成。有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。三、采