商務(wù)工作管理制度

1、XXX公司商務(wù)工作管理制度(2011.12 暫行 )2011 年 12 月文檔修訂記錄* 狀態(tài)： A- 創(chuàng)建， M-修改， D- 廢除版本號狀態(tài) *變更人變更內(nèi)容批準(zhǔn)人批準(zhǔn)時間V1.0A商務(wù)工作管理制度序言XXX 公司自 X 年 X 月 X 日成立以來，一直貫徹 “ * ” 的企業(yè)宗旨，本著“* 的”企 業(yè)目標(biāo)，以“* ”承擔(dān)并完成各種類型和規(guī)模的信息系 統(tǒng)工程。公司一直以來都非常重 視制度的建 設(shè)工作，圍繞著行政管理、人事管理、辦公室安全、保密工作、公司財產(chǎn)、項目管理、財務(wù)管理、商務(wù)及合同管理等方面制定了一系列制度，為公司的發(fā)展起到了重要的支撐。隨著公司的 業(yè)務(wù)不斷拓展，商務(wù)工作便成了公司

2、項目工作的重中之重，為了進(jìn)一步規(guī)范商務(wù)管理工作，在公司原有相關(guān)制度的基 礎(chǔ)上，重新整理、制定這套XXX 公司商務(wù)工作管理制度，希望公司員工嚴(yán)格執(zhí)行各項制度，為公司發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。第一章總則商務(wù)工作以項目為根本，所有工作均要立 項后方可開展進(jìn)行，每個新項目開始前必 須由項目負(fù)責(zé)部門提供項目基本信息，到商務(wù)部填寫立 項表。所有部門如需商務(wù)部配合工作 時，必須嚴(yán)格按照商務(wù)工作流程（附件一）執(zhí)行。本制度由公司商 務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。本制度自印 發(fā)之日起施行。第二章采購擬采購部門必須填寫材料需求明 細(xì)表，經(jīng)由項目負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人簽字，方可提交商務(wù)處進(jìn)行詢價、采購工作。材料需求明 細(xì)表中必須寫清對材料的

3、要求，如品牌、型號、數(shù)量、規(guī)格、相關(guān)參數(shù)等。不得提供模糊的要求，否則商務(wù)有權(quán)不予接收。商務(wù)人員按照材料按要求 進(jìn)行詢價。必須問清品牌、型號、價格（是否含稅）、貨供期、賬期、質(zhì)保等情況。詢價時每種材料提供價格的供 應(yīng)商不得少于 3 家，并列出供 應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息，同時認(rèn)真填寫詢價記錄單。詢價記錄單必須由總經(jīng)理或相關(guān)部 門負(fù)責(zé)人選定供應(yīng)商并簽字確認(rèn)。商務(wù)人員不得自行 選定。采購前商務(wù)人員必須按照合同管理流程的 規(guī)定，起草合同或接收由供 應(yīng)商起草的合同。采購前商務(wù)人員負(fù)責(zé)填寫采購申請單，必須經(jīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可進(jìn)行采購。同一個供 應(yīng)商所供產(chǎn)品金額超過人民幣 2000 元時，必須

4、簽訂合同。參考第四章，合同管理制度。采購時如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，商務(wù)人員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?應(yīng)商。對貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的，商務(wù)人員及時告知供應(yīng)商，并就退貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償 、賠償事宜進(jìn)行談判。商務(wù)人員對缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報經(jīng)理處置，尋找替代品或變更采購計劃。采購時商務(wù)人員須按照合同 約定付款方式、供貨期、發(fā)票種類等問題，做好與公司內(nèi)部及供 應(yīng)商的協(xié)調(diào)工作。產(chǎn)品采購?fù)瓿桑瓦f公司或庫房后，須按照以下規(guī)定執(zhí)行：（一）技術(shù)人員須檢查 材料技術(shù)指標(biāo)是否與合同一致；（二）商務(wù)采購人員須檢查 材料數(shù)量、

5、發(fā)票金額是否與合同清單、總價一致；（三）產(chǎn)品確認(rèn)無誤后商務(wù)人員須認(rèn)真在“進(jìn)銷 存系統(tǒng)”中進(jìn)行入庫操作，不得出現(xiàn)錯誤，并對設(shè)備類產(chǎn) 品進(jìn)行條碼抄錄；（四）在“進(jìn)銷存系統(tǒng)”中打印三 聯(lián)的入庫單據(jù)，由商務(wù)采購人員、擬采購部門經(jīng)理和財務(wù)人員簽字；（五）簽字后的入 庫單據(jù)交予財務(wù)部一聯(lián)，謹(jǐn)慎留存；（六）商務(wù)采購人員必須要求供應(yīng)商隨產(chǎn)品同時提供等額的產(chǎn)品發(fā)票，方可向財務(wù)申請付款，原則上不允許無發(fā)票直接付款。采購過程中，如遇與采購計劃不符的情況，商務(wù)采購人員應(yīng)及時與上級保持溝通。商務(wù)采購人員必須對公司絕對忠誠。不接受廠商的回扣、旅游招待、贈品、宴會及各類變相受賄情況，違者將按公司有關(guān) 規(guī)定處理。商務(wù)采購人員

6、必須了解本部 門的工作流程，具備豐富的商品知 識，慎重選擇商品，建立商品組織，控制商品結(jié)構(gòu)，經(jīng)常引進(jìn)新商品。避免采購假冒偽劣商品及被廠商蒙騙。將有關(guān)的材料 單據(jù)按照檔案管理流程整理歸檔。第三章銷售商務(wù)部嚴(yán)格按照銷售管理流程，認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)。銷售前，商務(wù)人員須制作內(nèi)部 預(yù)算書，須交由相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，上報總經(jīng)理審批。外部預(yù)算書必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可報給客戶確認(rèn)。商務(wù)人員不得自行向客 戶報價。銷售前由商 務(wù)部嚴(yán)格按照合同管理流程起草與客戶的合同書，或接收客戶的合同。由相關(guān)部門提供合同基本信息。銷售時，須按照以下 規(guī)定執(zhí)行：（一）庫存商品銷售時，商務(wù)人員須按照合同清 單、價格，在“進(jìn)銷存系統(tǒng)”中

7、進(jìn)行掛賬銷售；（二）對于無庫存的材料，則按照采購管理流程和制度的要求進(jìn)行采購；（三）掛賬銷售后，在“進(jìn)銷存系統(tǒng)”中打印出 庫單據(jù)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字；（四）出庫單須由產(chǎn)品經(jīng)手人簽字，并隨產(chǎn)品一同送抵客戶處，由客戶簽字后返還給商務(wù)部，客戶可留存一 聯(lián)出庫單據(jù)；（五）簽字后的入 庫單據(jù)交予財務(wù)部一聯(lián)，謹(jǐn)慎留存。將有關(guān)的材料 單據(jù)按照檔案管理流程整理歸檔。第四章合同管理簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。產(chǎn)品類合同原則上應(yīng)使用公司的合同模板。建設(shè)類合同應(yīng)使用國家 標(biāo)準(zhǔn)合同模板，或由雙方約定確認(rèn)。合同談判須由商務(wù)及相關(guān)部 門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理共同參加，不得一個人直接與 對方談判合同。簽約人在簽訂

8、合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。簽訂合同必須貫徹 “平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原 則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約 ”的原 則。合同對各方當(dāng)事人 權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同開始部分要寫明合同名稱，雙方的全稱和合同編號。產(chǎn)品類合同正文部分要寫清 貨品的名稱、詳細(xì)型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、單價、總價、付款方式、交貨期限、交貨地點(diǎn)、驗收方式、包裝標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)、售后保修條款、培訓(xùn)條款、解決爭議條款、不可抗力條款、違約責(zé)任、仲裁條款、合同有效期、有無附件等。建設(shè)類合同的協(xié)議和專用條款部分，應(yīng)包括工程范圍、建設(shè)工期，開、竣工時間，工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付期

9、間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范 圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作、解決爭議條款、違約責(zé)任、仲裁、合同有效期、有無附件等條款。合同落款 應(yīng)寫明雙方的全稱、簽約人和簽約日期，也可按照約定列出雙方基本信息，如地址、 電話、銀行賬號等。蓋章時雙方都必 須使用合同 專用章，原則上不使用公章，嚴(yán)禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章。除合同履行地在我方所在地外， 簽約時應(yīng) 力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管 轄。任何人對外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高 經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。合同起草人 員應(yīng)站在公司立 場起草及簽訂合同，保證公司權(quán)益

10、不受損害。商務(wù)人員及參與合同 談判的相關(guān) 負(fù)責(zé)人必須積極爭取到合同中 對公司有利的條款，盡量回避 對公司不利的約定。合同原則上由商務(wù)部經(jīng)辦，擬定初稿按合同管理流程 規(guī)定逐級審批，方能正式簽訂。合同最終審批權(quán)限：（一）一般情況下由總經(jīng)理最終審批。（二）合同總價款低于 2 萬元的，由項目負(fù)責(zé)人最終審批。（三）聯(lián)營、合資、合作合同由董事長或董事長授權(quán)總經(jīng)理最終審批。合同依法成立，既具有法律 約束力。一切與合同有關(guān)的部 門、人員都必須本著 “重合同、守信譽(yù) ”的原 則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所 規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。合同履行完 畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律 規(guī)定的

11、，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并 驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手 續(xù)為準(zhǔn)。總經(jīng)理、項目經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部 門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題 及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。遵照中華人民共和國合同法的規(guī)定，簽訂、履行合同。當(dāng)公司關(guān)于合同管理的 規(guī)定與中華人民共和國合同法相違背時，則遵照中華人民共和國合同法的規(guī)定執(zhí)行。第五章項目檔案管理制度公司各部 門員工均有保 護(hù)項目檔案的 義務(wù)。各部門指定專人負(fù)責(zé)收集、管理項目檔案。由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，公司商務(wù)部負(fù)責(zé)接收、歸檔、保管，并監(jiān)督、指導(dǎo)各部門項目檔案管理工作。各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門的

12、項目檔案管理工作。項目檔案管理范 圍：項目合同、項目文檔。關(guān)于歸檔時間的規(guī)定：（一）凡是具有法律效用的檔案，一經(jīng)生效就歸檔；（二）凡是有機(jī)密性的檔案，隨時形成，隨時歸檔；（三）項目實(shí)施中的文檔在 項目驗收完畢后一個月內(nèi) 歸檔。各部門對項目產(chǎn)生的檔案自行 進(jìn)行整理，交由商務(wù)部歸檔。商務(wù)部有權(quán)按照本制度中第五十五條關(guān)于 歸檔時間的規(guī)定，對各部門進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行。各部門的檔案須在歸檔前由部 門經(jīng)理簽字確認(rèn)該檔案是否需要 歸檔，以免造成資源浪費(fèi)。需歸檔的檔案 應(yīng)按公司文件 編碼規(guī)則實(shí) 行統(tǒng)一編號，便于分類。如有電子版，須同時提交商務(wù)部做存檔。項目檔案立卷 時，應(yīng)以項目單獨(dú)立卷，用項目中文名稱及 項目編碼作

13、為卷名。商務(wù)部門按照本制度中第五十五條關(guān)于 歸檔時間的規(guī)定，按時歸檔，錄入公司 OA 系統(tǒng)，以便于查閱，并與歸檔部門辦理交接登 記手續(xù)。檔案移交 時，商務(wù)部必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案，并按照（附件二）中關(guān)于項目必要文檔的 規(guī)定，檢查檔案是否完整，內(nèi)容是否 齊全。移交的檔案如有 問題，則返給移交人，提醒補(bǔ)充齊備再次移交，如無問題，雙方在歸檔清單簽字確認(rèn)后完成交接手 續(xù)。所有檔案按 項目年份分 類歸檔。檔案卷上標(biāo)明全宗號、年份、類別、保管期限、項目名稱、項目所屬部 門、卷內(nèi)清單、檔案密級等，于檔案卷內(nèi)文檔的左上角用數(shù)字戳編寫號碼，號碼與卷內(nèi)清 單編號一致。凡是具有法律效用的檔案，如合同，由商 務(wù)部掃描保留一

14、份 電子檔，并復(fù)印一份復(fù)印件。歸檔時，做原件及復(fù)印件的 標(biāo)記。項目檔案暫定三個密 級，由低到高依次為一級、二級、三級。借閱檔案時，必須填寫借閱登記單（附件三）。一級檔案，由主管批準(zhǔn)；二級檔案，依次由主管、部門經(jīng)理批準(zhǔn)；三級檔案，依次由主管、部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)。視借閱人職務(wù)，上報領(lǐng)導(dǎo)逐級批準(zhǔn)。凡是具有法律效用的檔案，如合同，均以復(fù)印件借出。特殊情況需要借 閱原件時，借閱人及總經(jīng)理須在檔案原件借 閱責(zé)任書（附件四）上簽字，方可借閱原件。商務(wù)部門須督促借閱人員按期歸還檔案。檔案借閱時間原則上須在借閱當(dāng)日內(nèi)歸還，如因特殊原因借 閱時間超過 1 天的，借閱人應(yīng)提前向商務(wù)部說明，并辦理續(xù)借手續(xù)，無故延期

15、歸還，按罰則執(zhí)行。借閱人及商務(wù)人員要愛護(hù)檔案，保持整潔，不得泄露公司檔案秘密， 嚴(yán)禁隨意涂改、抄錄、偽造、拆散、損壞、損毀檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得 轉(zhuǎn)借、自行復(fù)印或攜帶檔案外出 ,不得遺失檔案，違者按罰則執(zhí)行。項目檔案管理 處罰條例：（一）公司員工凡違反本制度，無故延期或不交 應(yīng)歸檔的檔案時，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，將 對歸檔人及其主管、部門經(jīng)理進(jìn)行罰款，罰款原則為普通員工 5 元、主管 10 元、部門經(jīng)理 20 元，總經(jīng)理 30 元。視歸 檔人職務(wù)，其主管及其部門經(jīng)理須負(fù)連帶責(zé) 任。（二）借閱人凡泄露公司檔案秘密的、涂改、拆散或未 經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其

16、部門經(jīng)理和借閱人罰款#元-#元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律 責(zé)任。（三）借閱人凡不按借 閱期限延期 歸還的，將對歸檔人及其主管、部門經(jīng)理進(jìn)行罰款，罰款原則為普通員工 5 元、主管 10 元、部門經(jīng)理 20 元，總經(jīng)理 30 元。視借閱人職務(wù)，其主管及其部 門經(jīng)理須負(fù)連帶責(zé) 任。（四）借閱人及商務(wù)人員凡遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，導(dǎo)致公司商 業(yè)機(jī)密泄露，造成惡劣后果的，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān) 責(zé)任，由總經(jīng)理及各部 門經(jīng)理上會研究裁定 處理意見。第六章投標(biāo)管理制度公司投標(biāo)行為必須嚴(yán)格遵守中 華人民共和國關(guān)于投標(biāo)的政策、法律的規(guī)定。商務(wù)部應(yīng)在每個工作日上網(wǎng)

17、 查詢與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的招 標(biāo)信息。商務(wù)部應(yīng)及時下載或購買招標(biāo)文件，并上報總經(jīng)理審定。同時應(yīng)從多渠道 獲得并反饋信息，包括概算，競爭對手情況等。由總經(jīng)理確定開展投 標(biāo)工作，商務(wù)部負(fù)責(zé)人為投標(biāo)工作總負(fù)責(zé)人，組織編制投標(biāo)文件（包括商務(wù)、技術(shù)兩大部分）。商務(wù)部根據(jù)招 標(biāo)文件要求的格式及內(nèi)容安排分工，成立投標(biāo)工作組，成員必須服從商務(wù)部安排，認(rèn)真、仔細(xì)做好各部分工作。具體遵照投 標(biāo)管理流程 執(zhí)行。投標(biāo)書框架部分由商 務(wù)部負(fù)責(zé)制作，投標(biāo)工作組組員應(yīng) 按照商務(wù)部制作的框架格式，制作各部分內(nèi)容。一般情況下投 標(biāo)書分兩個部分，即技術(shù)部分和商務(wù)部分。原則上，技術(shù)部分由所屬于 項目負(fù)責(zé)部門的組員制作，商務(wù)部分由商 務(wù)

18、部制作。行政部應(yīng)配合商務(wù)部做好辦公用品的準(zhǔn) 備工作。財務(wù)部應(yīng)配合商務(wù)部做好投 標(biāo)工作備用金、投標(biāo)保證金、印章及公司相關(guān) 資格證明等材料的準(zhǔn) 備工作。投標(biāo)工作組成員嚴(yán)禁對組外人員泄露任何與投標(biāo)有關(guān)的信息。投標(biāo)書各部分內(nèi)容形成后， 應(yīng)由組內(nèi)成員互審。技術(shù)部分的制作人 應(yīng)向商務(wù)部提供準(zhǔn)確的 設(shè)備清單，以便商務(wù)部進(jìn)行詢價與設(shè)備成本的核算，如有改 動，應(yīng)立即通知相關(guān)人 員進(jìn)行修改。技術(shù)部分的審核人應(yīng)對制作人提供的技 術(shù)標(biāo)書進(jìn)行審核，主要是對項目方案的適用性、可行性、等方面 進(jìn)行審核；對技術(shù)標(biāo)中的參數(shù)與指 標(biāo)、設(shè)備清單、技術(shù)方面的文字論述等進(jìn)行審核；對設(shè)備成本進(jìn)行審查。技術(shù)部分的審核人應(yīng)采用逐項審查的方式

19、進(jìn)行技術(shù)標(biāo)的審核，并對照招標(biāo)文件進(jìn)行判別，提出修改或調(diào)整的意見。商務(wù)部分由商 務(wù)負(fù)責(zé)人指定審核人員，審核人員應(yīng)對商務(wù)標(biāo)部分進(jìn)行審核，審核人員應(yīng)按照招標(biāo)文件逐項審查的方式進(jìn)行商務(wù)標(biāo)的審核，提出修改或調(diào)整意見，確認(rèn)無問題后提交商 務(wù)負(fù)責(zé)人。商務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)綜合評審?fù)稑?biāo)書（不含最終報價部分）是否符合招標(biāo)文件及客 戶方的而要求。由商務(wù)負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人對項目方案和 設(shè)備成本價最 終審定，如發(fā)現(xiàn)問題轉(zhuǎn) 交相關(guān)人 員及時修改，無問題轉(zhuǎn)交總經(jīng)理最終審核，確定最終報價。完整的投 標(biāo)書由總經(jīng)理最終確認(rèn)后，商務(wù)部安排指定人 員進(jìn)行標(biāo)書膠裝印刷。印刷膠裝 時注意檢查標(biāo)書順 序、區(qū)分正本和副本，切注明可以啟封的 時間限

20、制。投標(biāo)標(biāo)書膠裝好后，在標(biāo)書需蓋章的地方加蓋公章、法人章。標(biāo)書的封裝要用牛皮 紙封裝，封裝規(guī)整，在封面蓋公章、兩端蓋公章。財務(wù)人員應(yīng)在開標(biāo)前按招標(biāo)人要求將投 標(biāo)保證金匯入指定賬戶或準(zhǔn)備好現(xiàn)金交由商 務(wù)負(fù)責(zé)人攜帶。參與現(xiàn)場投標(biāo)和攜帶投標(biāo)書或投標(biāo)必備材料的人員，必須提前到達(dá)投 標(biāo)現(xiàn)場，不得遲到，具體到達(dá)時間由商務(wù)部負(fù)責(zé)人在開標(biāo)前一天確定。第七章供應(yīng)商管理流程商務(wù)部負(fù)責(zé)尋找和調(diào)查供應(yīng)商，組織評審 、選定供應(yīng)商活動，建立合格供應(yīng)商資源庫。確保供應(yīng)商具有持續(xù)提供滿足公司規(guī)定要求的 產(chǎn)品或服務(wù)的能力。原則上首先必 須考慮公司的現(xiàn)有供應(yīng)商。如現(xiàn)有供應(yīng)商不能滿足產(chǎn)品的技術(shù)要求或交期、價格、質(zhì)量等其它原因，可考

21、慮新的供應(yīng)商。擬采購供應(yīng)商必須從合格供 應(yīng)商資源庫中選擇；如供應(yīng)商為初次合作，則須經(jīng)過 供應(yīng)商評審后，加入合格供應(yīng)商資源庫，方可與之合作。針對初次合作的供 應(yīng)商，商務(wù)部應(yīng)要求提供營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證及其它有相關(guān) 證明材料的復(fù)印件并加蓋公章，代理商 須有產(chǎn)品的代理 資格或經(jīng)銷授權(quán)證明。商務(wù)部在原有供 應(yīng)商合作伙伴的基 礎(chǔ)上，繼續(xù)搜集各類產(chǎn)品的供應(yīng)商資料，每類產(chǎn)品至少在 5 家以上，根據(jù)采購產(chǎn)品對供應(yīng)商進(jìn)行分類，將收集信息填寫在供 應(yīng)商調(diào)查表（附件四）上。供應(yīng)商產(chǎn)品由主采 購部門負(fù)責(zé)評 分。在每類產(chǎn)品中將供 應(yīng)商分類擬定為戰(zhàn)略供應(yīng)商、 優(yōu)先供應(yīng)商、考察供應(yīng)商、淘汰供應(yīng)商。戰(zhàn)略和優(yōu)先

22、供應(yīng)商將加入到合格供 應(yīng)商資源庫中。附則本制度尚未完善，待 補(bǔ)充。附件一：商務(wù)工作管理流程XXX公司商務(wù)工作管理流程(2011.11 暫行 )2011 年 11 月第一章概述為加強(qiáng)公司商務(wù)管理工作，更好的配合各部 門商務(wù)需求，根據(jù)公司 實(shí)際流程和業(yè)務(wù)發(fā)展，現(xiàn)制定XXX 公司商務(wù)工作管理流程（暫行），分解工作任務(wù)，明確工作職責(zé)。一、組織結(jié)構(gòu)和人員職責(zé)1、組織結(jié)構(gòu)2、人員職責(zé)商務(wù)專員：負(fù)責(zé)整體商務(wù)工作的安排 協(xié)調(diào)。側(cè)重執(zhí)行項目采購、供應(yīng)商談判、投標(biāo)等具體相關(guān)工作。商務(wù)助理：配合商務(wù)專員工作。側(cè)重執(zhí)行項目檔案管理、零散采購等具體相關(guān)工作。二、商務(wù)工作1、商務(wù)工作以項目為根本，所有工作均要立 項后方可

23、開展進(jìn)行，每個項目開始前需由商 務(wù)人員填寫立項表（附件1）。2、商務(wù)工作大體分六個部分， 暨采購管理、銷售管理、合同管理、檔案管理、投標(biāo)管理和供 應(yīng)商管理。具體工作分解情況如下所示：第二章采購管理流程采購部門提供材料需求明細(xì)表否需求明確采購是通過不詢價相關(guān)負(fù)責(zé)人通審核過否詢價記錄報送采購填寫采購申請單部門相關(guān)負(fù)責(zé)人詢價產(chǎn)品啟動供應(yīng)商管滿足要求理流程是通過起草與供應(yīng)商的合啟動合同管理同流程不通過啟動銷售管理流程，本流程結(jié)束清點(diǎn)、入庫啟動檔案管理流程，本流程結(jié)束一、詢價、預(yù)算1、由項目負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理或項目工程師提供所需材料明細(xì)，填寫材料需求明細(xì)表（紙質(zhì)文件和電子版，見附件 2），并由項目經(jīng)理及部

24、門經(jīng)理簽字后提交商 務(wù)部門，材料需求明細(xì)表中要寫清 對材料的要求，如品牌、型號、數(shù)量、規(guī)格、相關(guān)參數(shù)等，項目人員須提供明確的材料要求，如果材料 為硬件設(shè)備，須提供品牌型號。確認(rèn)無誤后轉(zhuǎn)交給商務(wù)詢價及制作預(yù)算書。2、商務(wù)人員接到材料需求明 細(xì)表后，對所需材料按要求進(jìn)行詢價。要求問清品牌、型號、價格（是否含稅）、供貨期、賬期、質(zhì)保等情況，每種材料提供價格的供 應(yīng)商不得少于 3 家，并列出供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息，同時認(rèn)真填寫詢價記錄單（紙質(zhì)文件和電子版，見附件 3）。詢價完畢后將詢價記錄單報給 材料需求明 細(xì)表的提交人確 認(rèn)。3、詢價記錄單經(jīng) 由項目負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理、部門經(jīng)理或總經(jīng)理選擇

25、確認(rèn)后，返給商務(wù)部門，商務(wù)人員針對選擇 的產(chǎn)品制作預(yù)算書。二、采購入庫1、商務(wù)人員針對預(yù) 算書中材料明 細(xì)與相應(yīng)的供應(yīng)商聯(lián)系，起草采購合同（詳見第三章，合同管理流程；零散采購可略過此項流程），同時對供應(yīng)商的基本 資料進(jìn)行整理（詳見第七章，供應(yīng)商管理流程）。2、合同簽訂完成后，商務(wù)人員按照合同清 單填寫采購申請單（三聯(lián)，附件 4），交予項目經(jīng)理或部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，上報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后方可 進(jìn)行采購，同時交給財務(wù)部一聯(lián)。3、材料采購?fù)瓿桑瓦f公司或庫房后，商務(wù)人員在“進(jìn)銷存”系統(tǒng)中進(jìn)行入庫操作，對設(shè)備類產(chǎn) 品進(jìn)行條碼抄錄。由技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢查 材料技術(shù)指標(biāo)是否與合同一致，商 務(wù)人員負(fù)責(zé)檢查

26、材料數(shù)量、發(fā)票金額是否與合同清 單、總價一致，同時形成入庫單據(jù)（三聯(lián)），由商務(wù)采購人員、部門經(jīng)理簽字，取其中一 聯(lián)與購貨發(fā)票一同交 給財務(wù)部。4、采購合同經(jīng)雙方簽章生效后，商務(wù)人員按合同付款 進(jìn)度，向財務(wù)部申請用款，及時向供應(yīng)商支付定金和各期 貨款。5、商務(wù)人員按合同交 貨進(jìn)度，及時催促供應(yīng)商按時發(fā)貨 。收到托運(yùn) 單據(jù)或提貨憑單后，即前往提貨點(diǎn)，按提貨程序清點(diǎn)貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收。6、將有關(guān)的材料單據(jù)整理歸檔（詳見第五章，檔案管理流程）。第三章銷售管理流程采購部門提供材料需求明細(xì)表否需求明確不滿啟動檔案管理足流程，本流程是要結(jié)束求啟動檔案管理詢價流程，本流程結(jié)束客戶簽收起草與

27、客戶的合同詢價記錄報送采購不認(rèn)可認(rèn)可不通部門相關(guān)負(fù)責(zé)人否過啟動合同管理出庫客戶確認(rèn)流程不詢價產(chǎn)品滿足要求通過是價銷售商品是格是掛賬銷售否有庫存過預(yù)算高否相關(guān)負(fù)責(zé)人啟動采購管理給客戶報價報價流程審核通過一、詢價、預(yù)算與第二章，采購管理流程一致。二、報價1、材料詢價完成后，由商務(wù)部門制作內(nèi)部 預(yù)算書。要求寫清產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單價、單位、數(shù)量、品牌、型號、成本價格（是否含稅）、供貨期、付款方式、賬期、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息。內(nèi)部 預(yù)算書交由相關(guān) 負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，上報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后，形成外部 預(yù)算書（報價單，附件 5）報給客戶確認(rèn)。2、外部預(yù)算書由客戶認(rèn)可確認(rèn)后，商務(wù)部門起草與客

28、戶的銷售合同（詳見第三章，合同管理流程）。三、銷售、出庫1、商務(wù)部門根據(jù)合同材料清 單在“進(jìn)銷 存”系統(tǒng)進(jìn)行掛賬銷售及出庫操作。2、無庫存的材料，轉(zhuǎn)入“采購流程 ”（詳見 第二章，采購管理流程）進(jìn)行采購。3、掛賬銷售時，根據(jù)合同材料清單中材料的 單價、數(shù)量準(zhǔn)確操作。形成出庫單據(jù)，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后隨材料一同送往客戶處，并要求客戶在出庫單上簽字確認(rèn)。4、將有關(guān)的材料單據(jù)整理歸檔（詳見第五章，檔案管理流程）。第四章合同管理流程商務(wù)或供應(yīng)商起草合同不通過不通過商務(wù)審核通過項目經(jīng)理或項不通過目負(fù)責(zé)人審核通過部門經(jīng)理審核通過財務(wù)審核通過總經(jīng)理審核通過簽訂合同本流程結(jié)束，視情況轉(zhuǎn)入采購流程或檔案管理流程不

29、通過不通過一、合同起草審批由商務(wù)人員起草或接收從供 應(yīng)商（客戶）處發(fā)來的合同，填寫合同 審批單（附件6），并審核商務(wù)條款，合格后轉(zhuǎn)交技術(shù)人員審核技術(shù)條款，完畢后交財務(wù)人員審核財務(wù)條款，以上人員均確認(rèn)無誤后在合同會 審單上簽字報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理簽字同意合同 簽訂后，安裝合同規(guī)定份數(shù)打印或復(fù)印，轉(zhuǎn)交財務(wù)人員蓋章，最后到商務(wù)部對合同進(jìn)行存檔或返 給供應(yīng)商（客戶）。二、各環(huán)節(jié)合同審核內(nèi)容商務(wù)人員：起草或接收從供應(yīng)商（客戶）外發(fā)來的合同。商務(wù)人員對合同的商 務(wù)條款進(jìn)行審核，包括：貨品的名稱、詳細(xì)型號、單價、總價、交貨日期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、售后保修條款、培訓(xùn)條款、解決爭議條款、不可抗力條款、仲裁條款

30、、合同上的承辦人、代理人簽字是否有效、合同章或公章是否清楚、是否還有其它缺漏 項等。以上條款都應(yīng)爭取對我方有力，應(yīng)站在對我公司有利的立 場對各項條款考慮周全。技術(shù)人員（項目負(fù)責(zé)人或部門經(jīng)理）：相關(guān)技術(shù)人員對所購產(chǎn)品的名稱、詳細(xì)型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、計量單位、質(zhì)量條款、驗收標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案等進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)。財務(wù)人員：對合同的相關(guān) 財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括結(jié)算方式、付款日期、發(fā)票情況、所需印章情況?？偨?jīng)理：審核主要條款如供 貨廠商、產(chǎn)品價格、付款等，批準(zhǔn)合同的 簽訂。第五章項目檔案管理流程項目立項項目檔案立卷負(fù)責(zé)人審核歸檔借閱負(fù)責(zé)人簽字借閱申請授權(quán)一、檔案收集整理1、各部門指定專人負(fù)責(zé)收集、整理項目檔案

31、。將整理好的檔案按照公司文檔 編碼規(guī)則進(jìn) 行編碼。準(zhǔn)備移交商務(wù)歸檔。2、檔案歸檔前，經(jīng)由部門經(jīng)理或項目經(jīng)理審核，核準(zhǔn)該檔案是否需要 歸檔后，移交商務(wù)歸檔，同時填寫歸檔清單（附件 7），并由歸檔人和接收人 簽字。二、檔案立卷1、項目立項后，商務(wù)按照項目基本信息（如項目名稱、項目編碼、年份等）進(jìn)行立卷。2、商務(wù)按照公司 項目檔案管理制度中的要求， 進(jìn)行歸檔。三、檔案查詢借閱1、各部門人員需填寫檔案 查詢借閱單（附件8），經(jīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字授權(quán)后，方可查詢、借閱檔案。2、借閱時商務(wù)做好登記，并按照歸還時間 督促借閱人按時歸還檔案。第六章投標(biāo)管理流程查詢招標(biāo)信息有相關(guān)項目不下載或購買參招標(biāo)文件與總經(jīng)理

32、審核提出意見參與制定投標(biāo)工作人員分工安排和時間計劃轉(zhuǎn)入采購流按照招標(biāo)文件要按照招標(biāo)要求做好程，做詢價、求，做好投標(biāo)書框技術(shù)方面內(nèi)容預(yù)算工作架格式不根據(jù)招標(biāo)文件要不不通制作預(yù)算書求，要求供應(yīng)商提通通過供相關(guān)材料過過不通過總經(jīng)理審核相關(guān)人員審核相關(guān)人員審核相關(guān)人員審核選定供應(yīng)商通過調(diào)整投標(biāo)報價整合投標(biāo)文件不通過總經(jīng)理審核通過排版按要求調(diào)整總經(jīng)理及相關(guān)相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)人審核不通過通過形成最終版投標(biāo)文件準(zhǔn)備好印章、資質(zhì)證明文件、保證金及裝訂打印費(fèi)用按招標(biāo)文件對投標(biāo)保證金的繳納要求進(jìn)行操作投標(biāo)文件打印、裝訂、封裝轉(zhuǎn)入檔案管理流程按項目進(jìn)展轉(zhuǎn)未入采購 /合同 /中銷售流程標(biāo)中標(biāo)投標(biāo)按照投標(biāo)文件要求檢查好并攜帶

33、相關(guān)材料一、準(zhǔn)備工作1、商務(wù)人員負(fù)責(zé)在網(wǎng)上查詢相關(guān)招標(biāo)信息，并購買或下載招標(biāo)文件。2、總經(jīng)理審核，確定是否參與投 標(biāo)。3、商務(wù)人員制定投標(biāo)工作人員安排表（見附件 9）。4、參與人員按照投標(biāo)工作人員安排表執(zhí)行工作任 務(wù)。二、詢價、預(yù)算1、與第二章，采購管理流程一致。2、商務(wù)人員制作好預(yù)算書后交由總經(jīng)理審核并選定供應(yīng)商。3、商務(wù)人員進(jìn)行詢價工作的同 時，按照招標(biāo)文件要求，向供應(yīng)商索要相關(guān) 資料（產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、彩頁、供應(yīng)商資質(zhì)證明文件等）。公司自主研發(fā)類產(chǎn)品相關(guān)資料則由相關(guān)部 門提供。三、制作投標(biāo)文件1、商務(wù)人員認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件，并按照要求格式制作出投標(biāo)文件框架。2、相關(guān)責(zé)任人按照招 標(biāo)文件要求制作

34、好技 術(shù)及商務(wù)部分內(nèi)容后，交與商務(wù)人員進(jìn)行整合、排版。3、總經(jīng)理確認(rèn)最終投標(biāo)報價、相關(guān)責(zé)任人審核投標(biāo)文件無問題后，進(jìn)行印刷裝 訂，并按照招標(biāo)文件要求蓋章、封裝。四、投標(biāo)1、財務(wù)人員做好投標(biāo)資金及印章準(zhǔn) 備工作。2、按招標(biāo)文件要求攜 帶好相關(guān)材料，前往指定地點(diǎn) 進(jìn)行投標(biāo)。第七章供應(yīng)商管理流程收集整理與公司合合同管理流程作過的供應(yīng)商資料檢索供應(yīng)商分類供應(yīng)商簽訂合同存在資源庫不存在收集整理供應(yīng)商資料一、供應(yīng)商資料收集初次合作的供 應(yīng)商應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證及其它有相關(guān) 證明材料。二、供應(yīng)商資料整理、分類1、商務(wù)人員按照供應(yīng)商規(guī)模、實(shí)力、與公司合作次數(shù)及對公司支持等方面劃分 級別，

35、加入供應(yīng)商資源庫。2、已存在于資源庫中的供應(yīng)商，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整級別。附件 1：商務(wù)立項表商務(wù)項目立項表立項日期項目編號單位名稱項目名稱項目概況、規(guī)模預(yù)計項目周期起止時間年 月至年月預(yù)計周期項目負(fù)責(zé)人單位電話手機(jī)項目商務(wù)負(fù)責(zé)人單位電話手機(jī)以下部分為公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)人員填寫合作類型所屬部門合作模式商務(wù)部簽字總經(jīng)理意見年月日年月日合作結(jié)果時間【 】中標(biāo)【 】未中標(biāo)【 】取消項目進(jìn)度記錄設(shè)計內(nèi)容（材料、證件、用章）經(jīng)辦人經(jīng)辦人備注附件 2：材料需求明細(xì)表材料需求明細(xì)表項目名稱：日期：序號名稱品牌及規(guī)格數(shù)量特殊要求是否有變動可能經(jīng)手人簽字：項目經(jīng)理簽字：附件 3：詢價記錄單詢價記錄單項目名稱:_詢價日期 :_序號商品名稱品牌及型號供應(yīng)商單價供貨日期付款日期備注技術(shù)選型：第號負(fù)責(zé)人確定：第號附件 4：采購申請單采購申請單項目名稱：編號：申請人 :日期：序單