證照與用印管理制度

1、謝謝觀賞0.證照與用印管理制度1XX管字20161201號(hào)關(guān)于"公司證照與用印管理"的通知壹.證照管理為了規(guī)范公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證件原件及復(fù)印件的使用管理，避免因管理不善給公司帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，防止遺失并保證按時(shí)年檢，現(xiàn)就公司證照使用管理作如下規(guī)定：一、借用原則一事一借、用畢歸還、再用再借、誰(shuí)用誰(shuí)借。二、證照資料的種類1、證照原件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證、土地使用證、房產(chǎn)證、社保登記證、專利證、貸款證、章程等原件及其申辦原始資料。2、所有資信類文件：如驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、工商聯(lián)合年檢報(bào)告等。3、重要文件，如合作項(xiàng)目合同書(shū)、投資項(xiàng)目合同書(shū)、公司成立合

2、同書(shū)、董事會(huì)任命文件、政府部門(mén)公文批復(fù)等。4、經(jīng)公司指定要求專管的文件資料。三、證照資料的保管歸檔1、證照原件（除開(kāi)戶許可證等歸財(cái)務(wù)部門(mén)外）、重要文件歸綜合管理部統(tǒng)一保管；2、所有資信類文件由財(cái)務(wù)統(tǒng)一保管。四、證照資料的使用管理L各部門(mén)因工作需要，借閱、借用、復(fù)印證照資料，須到綜合辦填寫(xiě)公司證照使用申請(qǐng)單，寫(xiě)明事由及擬用證照資料名稱、彳鎖、歸還期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及綜合辦同意并簽字確認(rèn)后，可到綜合管理部辦理相應(yīng)手續(xù)；2、綜合管理部?jī)H憑簽批的申請(qǐng)辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理；復(fù)印件正面適當(dāng)位置應(yīng)加蓋公司名章，目標(biāo)注"僅限于辦理XX管字2016120

3、1號(hào)xxx事務(wù)，不作其他用途"字樣，再交與借用申請(qǐng)人。3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請(qǐng)日期內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的應(yīng)申請(qǐng)延期，手續(xù)與上述1相同，但最長(zhǎng)不得超過(guò)15天；4、公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)；5、不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保；6、電子檔證件的保存和對(duì)外使用規(guī)范。公司提供"JPG彩色版"或z,PDF彩色版”格式供大家使用，在對(duì)外辦理業(yè)務(wù)時(shí)需按照公司規(guī)定并結(jié)合客戶需要傳送文件。五、證照的年審、至I期、變更證照的年審、變更、延期等相關(guān)手續(xù)，由證件歸屬綜合管理部負(fù)責(zé)在規(guī)

4、定的時(shí)間內(nèi)提前1個(gè)月完成手續(xù)辦理和申報(bào)的具體工作。1、綜合管理部行政負(fù)責(zé)辦理：行政類證照（如工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證）等；2、財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)辦理：財(cái)務(wù)類證照（如稅務(wù)登記證、貸款卡、開(kāi)戶許可證）等；3、其他證件由最初辦理證件的部門(mén)辦理年審、變更、延期等手續(xù)。六、相關(guān)責(zé)任1、證件管理人管理的所有證件都應(yīng)有清單和目錄，確保證件數(shù)量的準(zhǔn)確性，對(duì)于借閱和歸檔都應(yīng)有相應(yīng)人員的簽字確認(rèn)，證件管理人負(fù)有登記的及時(shí)性和完整性的責(zé)任；2、證件借閱人負(fù)責(zé)借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔。借閱，不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。貳.印章管理公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征

5、，為了保證公司印章使用的合XX管字20161201號(hào)法性、可靠性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，現(xiàn)就公司印章使用管理作如下規(guī)定：一、公司印章的刻制1、公司級(jí)印章的刻制均須報(bào)公司總經(jīng)理審批。（見(jiàn)附件印章刻制申請(qǐng)表）O2、法人個(gè)人名章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、公司名章、合同章等，由綜合管理部開(kāi)具公司介紹信到市公安機(jī)關(guān)指定的地方辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)市公安局備案。3、公司各部門(mén)的專用章（如人事章、生產(chǎn)章、品質(zhì)檢驗(yàn)章等），由各部門(mén)根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。但需經(jīng)公司常務(wù)副總批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本部門(mén)的印章。二、公司印章的啟用1、新印

6、章要做好戳記，并統(tǒng)一在綜合管理部留樣保存，以便備查。（見(jiàn)附件印章保管登記表）O2、任何部門(mén)在啟用印章前，均需到綜合管理部辦理領(lǐng)取手續(xù)，接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知，簽定印章領(lǐng)用簽收手續(xù)并備案。三、公司印章的管理責(zé)任者及使用范圍（一）公司名章公司名章由綜合管理部行政人員專人保管。各部門(mén)需要蓋公司名章的文件、通知等，需填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)審批表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，由常務(wù)副總批準(zhǔn)，并在印章使用申請(qǐng)審批表中簽字后方可蓋章。公司名章使用范圍主要為:1 .公司對(duì)外簽發(fā)的文件。2 .公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。3.由公司出具的證明及有關(guān)材料。4 .公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。XX管字2016R201號(hào)56 .公司章程、協(xié)議

7、。7 .員工的任免聘用。8 .協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書(shū)。9 二）公司合同專用章：合同章由財(cái)務(wù)主管保管。主要用于公司簽訂各類對(duì)外合同，蓋章前須填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)審批表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，由常務(wù)副總批準(zhǔn)，并在印章使用申請(qǐng)審批表中簽字后方可蓋章。公司合同專用章的使用范圍主要為：1 .對(duì)外投資、合資、合作協(xié)2 .各類經(jīng)濟(jì)合同等。三）公司（法人）個(gè)人名章：1、法人私章由公司法人委托授權(quán)專人保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù)，使用時(shí)憑審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可蓋章。2、法人私章的使用范圍主要為：用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表等文件。（四）財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)

8、金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用；發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章，發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)主管保管。（五）公司各職能部門(mén)專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對(duì)外。職能部門(mén)章，主要適用于各部門(mén)內(nèi)部使用，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行保管并嚴(yán)格該章的使用管理辦法。四、公司印章保管人的職責(zé)：1 .負(fù)責(zé)印章的保管。2 .負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳。3 .負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。4 .印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開(kāi)崗位需移交他人的，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫(xiě)XX管字20161201號(hào)任II章移交登記表。5.為保證資金的絕對(duì)安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等

9、銀行預(yù)留印章由兩人以上分開(kāi)保管、監(jiān)督使用，做到一人無(wú)法簽發(fā)支票、匯票，一人無(wú)法提五、公司印章的管理、使用。(-)印章的使用1 .印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。凡用公司名章的文件均須復(fù)印留底存檔備查。2 .印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺(tái)帳印章使用登記表，嚴(yán)格審批和登記制度。3 .公司法人個(gè)人名章由法人本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。4 .財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、法人個(gè)人名章由財(cái)務(wù)按崗位職責(zé)權(quán)限使用。5 .嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出，需填寫(xiě)攜帶印章外出登記表后，由常務(wù)副總簽批后方可帶出。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。6 .以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購(gòu)單等，由專業(yè)人員審核，公司常務(wù)副總批準(zhǔn)后方可蓋章。對(duì)加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。7 .任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上