論高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)分析研究工商管理專業(yè)

1、論高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)【摘要】檔案數(shù)字化是高職院校信息化建設(shè)的重要組成部分，本文從高職院校檔案數(shù)字化的必要性出發(fā)，闡述了此項(xiàng)工作的具體內(nèi)容、現(xiàn)狀及改進(jìn)的措施，為高職院校檔案工作進(jìn)一步科學(xué)化提供參考?！娟P(guān)鍵詞】高職院校；檔案數(shù)字化；規(guī)范與安全 高職院校的檔案管理部門負(fù)責(zé)著學(xué)校各類學(xué)案信息的保存、管理和調(diào)用。伴隨網(wǎng)絡(luò)科技、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的飛速發(fā)展，以及最近幾年各大院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的檔案管理工作正面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作不再是單純的信息保管，更是校內(nèi)信息調(diào)用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這一點(diǎn)越來越受到各大高職院校的關(guān)注，也推進(jìn)了各高職院校檔案數(shù)字化工作的開展。一、建立健全高職院校數(shù)檔案數(shù)字化的必要性傳

2、統(tǒng)的檔管管理工作中，高職院校的各類檔案多以紙質(zhì)形式存放于檔案館，檢索時費(fèi)時又費(fèi)力，且在查找信息的過程中極易造成其它文檔的折損；對于檔案的備份也會耗費(fèi)大量的人、財、物。所謂的高校檔案數(shù)字化，指的是對紙質(zhì)文檔進(jìn)行電子掃描、分類整理，然后將文檔信息錄入電子數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，利用計算機(jī)來保存檔案，以實(shí)現(xiàn)信息處理與調(diào)用的快捷、安全。（一）檔案利用率的客觀要求我國各大高職院校學(xué)生數(shù)量的大量增加，使得檔案館中的信息量激增，特別是學(xué)生的學(xué)籍檔案，不僅數(shù)量龐大而且跨時較長，因此如何合理保存諸種檔案信息，處理好傳承與創(chuàng)新之間的關(guān)系，有效提升高職院校檔案的利用率，一度成為各校檔案館面臨的重要問題，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立正好

3、滿足了這一需求，能夠?yàn)閷W(xué)校的改革與發(fā)展增添助力。（二）館內(nèi)工作質(zhì)量和服務(wù)水平提高的客觀要求傳統(tǒng)的檔案館物理管理工作流程為：重點(diǎn)在館藏保存，而不是傳遞利用。長期以來，嚴(yán)重限制了館藏信息資源的開發(fā)與利用。計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的介入，為改變這一狀況提供了契機(jī)。通過電腦與專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫軟件的應(yīng)用，檔案的存檔、查閱、銷毀、和利用的全過程變得更加精確合理；由自動存取系統(tǒng)代替人工全程操作，省人力省物力的同時還加快了工作速度；另外，學(xué)校各部門可以通過檔案數(shù)字系統(tǒng)及時、準(zhǔn)確地取得所需信息，可以在很大程度上提升校園服務(wù)水準(zhǔn)。二、當(dāng)前高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀這幾年，各大小院校的檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)達(dá)到了一定的水平，校

4、園檔案部門的工作方式已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)為開放式管理轉(zhuǎn)變，由原來的人工手動管理轉(zhuǎn)向了現(xiàn)代數(shù)字管理。校園檔案工作的數(shù)字化是一個管理重心由實(shí)體文檔變?yōu)閿?shù)字化信息的系統(tǒng)變革，要將實(shí)體信息整合為數(shù)字信息進(jìn)行存檔，以網(wǎng)絡(luò)連接校內(nèi)各處，以實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞和資源共享?？梢砸簿彤?dāng)注意到：當(dāng)前大多高職院校的基礎(chǔ)是傳統(tǒng)的中等專業(yè)學(xué)校，大部分檔案館規(guī)模不大，校資金投入有限，數(shù)字化建設(shè)過程中在檔案存儲、信息處理等過程中，仍存在不少缺陷。（一）相關(guān)部門對于檔案數(shù)字化建設(shè)工程認(rèn)識不足因?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)理論不完善，導(dǎo)致對于該工程的認(rèn)識準(zhǔn)確度不足，如認(rèn)為檔案信息化就是檔案電子化，沒有將檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)與檔案信息

5、化的建設(shè)區(qū)別開，在添置相關(guān)設(shè)備的同時，過于重視檔案文件由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為數(shù)字的速度和總數(shù)量，信息管理仍停在檔案的建立與保管方面，未將檔案中所包含的信息看作重要資源，以致于信息的有效性無法正常發(fā)揮；另外，對于檔案信息工作在校園信息網(wǎng)中的系統(tǒng)功能認(rèn)識不足。對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識僅限于本部門內(nèi)部，而未認(rèn)識到應(yīng)與校網(wǎng)絡(luò)管理處、各大小圖書借閱處等相關(guān)機(jī)構(gòu)開展此項(xiàng)工作與整體的協(xié)調(diào)發(fā)展，嚴(yán)重不利于信息的有效傳遞和共享。（二）檔案館內(nèi)數(shù)字化管理工作有待加強(qiáng)首先，學(xué)校相關(guān)部門對于檔案數(shù)字化的重要性認(rèn)識不足，未將其納入校園總體規(guī)劃當(dāng)中，以致于此項(xiàng)工作在缺乏財力、技術(shù)、與政策上的有力支撐；其次，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，由于各種工

6、程目標(biāo)建設(shè)不明確，導(dǎo)致設(shè)計方案未切合校園實(shí)際，所需設(shè)備配置不合理，造成無謂的浪費(fèi)，礙此項(xiàng)工作的正常發(fā)展。（三）檔案館內(nèi)數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量有待提高 首先，由于數(shù)字化建設(shè)周期較長，而在此過程中信息技術(shù)也在飛速發(fā)展，而檔案館數(shù)字工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不明確，無法做到成熟科技成果的及時應(yīng)用，而在各種軟件運(yùn)行技術(shù)之間的兼容性又不足，導(dǎo)致系統(tǒng)可靠性無法得到保；其次，信息安全意識不強(qiáng)。在數(shù)字化建設(shè)的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)現(xiàn)館藏資源共享等環(huán)節(jié)中，校方明顯在安全意識及措施均有不足。（四）檔案館內(nèi)工作人員的整體素質(zhì)有待提高檔案工作的數(shù)字化首先要求相關(guān)工作人員具備相對較高的專業(yè)知識與信息技術(shù)，而不是僅要求其了解一般電腦的基礎(chǔ)操作。事實(shí)情

7、況是，很多檔案館數(shù)字化專業(yè)技術(shù)人員不足，多數(shù)工作人員數(shù)字技術(shù)程度不高，“檔案管理+數(shù)字處理”類專才更為缺乏；而當(dāng)前各校普通檔案工作人員大多為半路出家，人員結(jié)構(gòu)專業(yè)性不足，整體素質(zhì)偏低，同時多數(shù)學(xué)校不重視組織檔案館工作人員參加各類專業(yè)培訓(xùn)，這些均形成了館內(nèi)數(shù)字化工程的進(jìn)一步實(shí)施。三、檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容及措施（一）檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容大致包括：館藏檔案的數(shù)字化處理、檔案自動化管理、檔案數(shù)字傳輸平臺的建立、數(shù)據(jù)中心的建設(shè)。館藏檔案的數(shù)字化處理工程量非常大，如果經(jīng)費(fèi)有限，可以先用已有設(shè)備對重要資源先進(jìn)行處理，再逐步處理其它檔案，紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文本或者數(shù)字圖形，此項(xiàng)工作是檔案數(shù)字化的核心內(nèi)容；檔案

8、館管理工作的自動化是指由電腦完成檔案的編目、檢索、統(tǒng)計、鑒定等檔案管理環(huán)節(jié)，是管理流程的現(xiàn)代化。信息只有被使用過程才說明它有價值，當(dāng)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式后，網(wǎng)絡(luò)就可以作為檔案信息傳遞的主要平臺，以經(jīng)為媒介開展信息的多向傳輸，而且還不會受時空所限，使用者只需在網(wǎng)上直接調(diào)用檔案信息即可；檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)涉及到檔案工作的各個環(huán)節(jié)，因此有必要建立案卷重要電子檔案全文、檔案全宗及卷內(nèi)文件目錄、信息借閱等等多個數(shù)據(jù)庫。（二）進(jìn)和步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的改進(jìn)意見首先，館內(nèi)要將眼興放遠(yuǎn)，跟上信息發(fā)展的要求，關(guān)鍵檔案重點(diǎn)管理。如：優(yōu)先建立校內(nèi)學(xué)生的學(xué)科成績、畢業(yè)就業(yè)信息多層數(shù)據(jù)庫，使校內(nèi)各級可以分級別查詢；優(yōu)

9、先掃描職能部門公文，建立主要校內(nèi)公文數(shù)據(jù)庫；優(yōu)先建立校園師資、學(xué)科檔案數(shù)據(jù)庫，以利于樹立先進(jìn)的學(xué)校形象，吸引更廣泛的社會關(guān)注。最終將各類專題信息庫納入到學(xué)校的整體網(wǎng)絡(luò)，更完善快捷地服務(wù)于畢業(yè)生出國、考研以及教師教學(xué)、學(xué)術(shù)科研等等。 其次，強(qiáng)化檔案數(shù)字化安全工作。數(shù)字信息具有復(fù)制方便、傳遞速度快的優(yōu)勢，但也極容易出現(xiàn)泄密、數(shù)據(jù)丟失的問題，要做到更安全地加以防范，檔案安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一，建立高職院校檔案安全保密規(guī)范、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全管理等等，以便在實(shí)現(xiàn)信息開放資源共享的同時保障校內(nèi)檔案信息的安全。最后，重視檔案館工作人員業(yè)務(wù)水平的提高和數(shù)字技術(shù)的培養(yǎng)。建設(shè)“檔案管理+數(shù)字處理”類人才隊(duì)伍，是檔案館順利實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。各高職院校的檔案館應(yīng)當(dāng)在積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才的同時，對于在職工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)及數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，特別是電子文件管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)、不同類型數(shù)據(jù)