采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度(試行)

1、采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度（試行）一、米購業(yè)務(wù)的授權(quán)公司的采購業(yè)務(wù)全權(quán)集中于物流配送中心，包括公司工程用物資、燃器 具的采購、戶外管道及戶內(nèi)管線安裝材料等。公司辦公用品的采購由行政部 負(fù)責(zé)。采購業(yè)務(wù)分為常備采購（預(yù)算內(nèi)）、非常備采購（預(yù)算外）、政策性采 購（公司戰(zhàn)略需要）。二、采購計(jì)劃的制定和審批公司各單位（分、子公司及各部門）每月 25日向物流配送中心報(bào)送下 月的物資采購計(jì)劃，物流配送中心經(jīng)匯總、綜合平衡后向財(cái)務(wù)部報(bào)送當(dāng)月公 司整體采購計(jì)劃和采購資金預(yù)算。該計(jì)劃應(yīng)綜合考慮各項(xiàng)物資實(shí)際庫存、工 程施工計(jì)劃和公司資金狀況。該計(jì)劃亦應(yīng)與各預(yù)算單位每月向財(cái)務(wù)部上報(bào)的 預(yù)算報(bào)表口徑一致。財(cái)務(wù)部審核通過后報(bào)

2、總經(jīng)理審批，經(jīng)審批通過后下發(fā)物 流配送中心執(zhí)行，同時轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部備檔作為資金安排的依據(jù)。 采購計(jì)劃審批流 程（見流程圖1）:三、采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行1、供應(yīng)商的管理（1）、采購人員應(yīng)隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立 供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具供應(yīng)商調(diào)查表”（見表1），作為選擇供應(yīng) 廠商的參考。 供應(yīng)商調(diào)查表”呈采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后存檔。（2）、物流配送中心應(yīng)在日常工作中逐步建立系統(tǒng)的供應(yīng)商檔案庫，供 應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商名片、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商資信檔 案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料（3）、每批材料供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的實(shí)績轉(zhuǎn)記于 供應(yīng)商資信檔案”（見 表2）,作為

3、評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。（4）、采購人員依據(jù) 供應(yīng)商調(diào)查表”每半年復(fù)查一次，更正原有資料內(nèi) 容。供應(yīng)商檔案由物流配送中心的經(jīng)理指派專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。供應(yīng)商調(diào)查表應(yīng)每月報(bào)一份給財(cái)務(wù)部存檔(5)、物流配送中心應(yīng)對供應(yīng)商的選擇建立內(nèi)控審批制度。在下列情況下，采購人員應(yīng)填寫 供應(yīng)商審批表”(見表3),提請主管領(lǐng)導(dǎo)審批：A、原 有供應(yīng)商被撤點(diǎn)；B、開發(fā)新產(chǎn)品和新項(xiàng)目投資需引進(jìn)新的供應(yīng)商；C、原有供應(yīng)商由于種種原因拒絕供貨需更換供應(yīng)商；D、新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。2、商品樣品的檢驗(yàn)：(1)、對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行各 項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)和檢測。(

4、2)、供應(yīng)商提供樣品同時應(yīng)附帶完整的自檢報(bào)告及合格證明等資料。(3)、對通過初審和提供樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)商方可進(jìn)行供貨。如果評 審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選 供應(yīng)商資格。3、請購申請單的處理(1)、審核采購申請單各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。(2)、緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理。(3)、無法于需用日辦妥的采購申請單，須及時通知申購單位。(4)、接到撤銷通知的采購申請單，應(yīng)先處理，并在采購計(jì)劃中刪除。4、詢價及洽談：(1)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。(2)向供應(yīng)商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨 地點(diǎn)、驗(yàn)貨方式、付款

5、方式。(3)同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對比三家(注明供應(yīng)商的地址電話，填 寫采購詢價表(見表4)、執(zhí)行詢價程序。(4)尋求其他更適合的替代品。(5)有沒有價格上漲、下跌因素，經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo)。(6)詢價單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。（7）如果是緊急需求臨時購買，采購人員可以參考以往之類似的價格，免詢價、比價手續(xù)。5、招標(biāo)及采購合約的審核會簽（1）、公司集中采購的大宗材料物資如 PE管、氣表等應(yīng)采用招標(biāo)形式 采購（2）、公司招標(biāo)流程如下：A、成立招投標(biāo)小組：招投標(biāo)小組由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各中心 總監(jiān)、采購部經(jīng)理、相關(guān)專業(yè)工程師組成。B、招標(biāo)小組專業(yè)工程師編制招標(biāo)文件 （可對中標(biāo)原則予

6、以明確），發(fā) 招標(biāo)公告（或邀請函），并對報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審。C、招標(biāo)小組專業(yè)工程師對合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)施工圖、技術(shù)資料、材質(zhì)要求等并負(fù)責(zé)組織現(xiàn)場踏勘及招標(biāo)答疑工作。D、招標(biāo)小組制定評標(biāo)、定標(biāo)辦法，組長召開開標(biāo)會議，審核投標(biāo)書， 組織評標(biāo)，確定中標(biāo)單位。E、采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)中標(biāo)通知書，并負(fù)責(zé)完成與中標(biāo)單位的合同簽訂 工作。招標(biāo)工作流程（見 流程圖2）:（3）、凡應(yīng)以合約方式進(jìn)行采購的物資，采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)與供應(yīng)商簽 訂合同。合同的簽訂應(yīng)按公司規(guī)定的合同會簽流程進(jìn)行會簽后蓋章。合同會簽流程（見流程圖3）及合同匯簽審批表（見表5）:6、采購（1 ）、物流配送中心根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購協(xié)

7、議所約定的具體條款落 實(shí)到貨時間、交貨地點(diǎn)、品種、數(shù)量等。采購人員應(yīng)對供應(yīng)商所提供物資進(jìn) 行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與 普通采購申請單（見表 6）與工程物資采購申請表 （見表7）（專項(xiàng)采購）所列內(nèi)容一致。（2）采購員應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。（3）采購物資到達(dá)公司后，采購人員應(yīng)及時趕到倉庫；工程類物資采 購時，需經(jīng)采購員、工程師等兩人以上的人員隨同購貨并會簽采購申請單。7、采購流程基于公司目前的運(yùn)作模式和現(xiàn)狀，為保證物資流、資金流、信息流的合理運(yùn)轉(zhuǎn)，采購業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行具體流程如下：（見流程圖4）1、公司下屬各經(jīng)營實(shí)體（分、子公司）每月底向總部物流配送中心報(bào)送次月采購計(jì)

8、劃表（見表89）。采購計(jì)劃按審批流程批準(zhǔn)后由物流配送中心 執(zhí)行。2、公司物流配送中心只是作為公司集中采購的執(zhí)行者、組織者，并不 是采購簽約的主體，采購簽約的主體應(yīng)是各個材料物資請購單位，即各經(jīng)營 實(shí)體（分子公司）。3、公司物流配送中心向供應(yīng)商發(fā)出 訂貨單通知單（見表9）、一式三聯(lián)：一聯(lián)給供應(yīng)商，一聯(lián)傳請購單位，一聯(lián)留底。訂貨單應(yīng)注明：（1）、 采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額；（2）、收貨人、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、交 貨時間；（3）、發(fā)票上應(yīng)開具的購貨單位名稱等。該訂貨單應(yīng)及時傳至請購 單位。4、購貨合同簽訂（或訂貨單發(fā)出）后，公司采購中心及各分、子公司根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定應(yīng)適時跟蹤訂貨單的處理情況，

9、及時溝通，作好收貨準(zhǔn)備。5、貨物收到后，收貨單位應(yīng)及時核對實(shí)際收到的貨物與采購訂單是否 一致，并核查相關(guān)票據(jù)是否與訂單要求相符，如有異常應(yīng)及時與供貨單位取 得聯(lián)系，及時作出相應(yīng)處理。按有關(guān)規(guī)定從專用帳戶中支付采購資金。并將 訂單處理情況及時通告公司采購中心。第5頁共22頁8、應(yīng)付賬款的管理(1)、采購業(yè)務(wù)完成后采購人員應(yīng)將審批齊全的采購申請單、購銷合同 入庫單(見表10)、發(fā)票等相關(guān)資料轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核入賬，根據(jù)合同的約定辦 理付款手續(xù)。(2)、財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督和審核會計(jì)人員編制的采購交易”記帳憑證金額及分類的正確性、入帳的及時性；若月末采購的物資已入庫但發(fā)票未到，應(yīng) 暫估入帳，待下月發(fā)票到達(dá)后紅字

10、沖回，再根據(jù)發(fā)票做正確的分錄。(3)、財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行往來帳項(xiàng)的核對。取得供應(yīng)商 對帳單，審核其余額與公司 應(yīng)付帳款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收 發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一 致。(4)、物流配送中心應(yīng)登記所有已簽訂的采購協(xié)議，并按合同載 明的付款條件及時間，每周一向財(cái)務(wù)部報(bào)送 采購資金支付計(jì)劃表(見表11)流程圖1采購計(jì)劃審批流程11、歷史用量：2、工程安裝進(jìn)后：3、庫存分析物流配送中心一分子公司/及各部門/L * *,曝* /采購計(jì)劃物流配送心財(cái)務(wù)部預(yù)算主管審核<3S<<>X執(zhí)行 財(cái)務(wù)部.預(yù)3TR審核招標(biāo)工作流

11、程圖招標(biāo)小組對合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、技術(shù)資料組織投標(biāo) 單位踏勘現(xiàn) 場，并對招標(biāo) 文件答疑招標(biāo)小組制定評標(biāo)、定標(biāo)方法采購合同會簽流程圖財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字合同雙方簽字蓋章合同歸檔1、財(cái)務(wù)部一份2、物流配送中心一份3、請購單位一份流程圖4第13頁共22頁黃岡八家分子公司采購計(jì)劃發(fā)貨付款采購流程圖:材料物資直接發(fā)送到請購 】 :公司；發(fā)票單據(jù)隨貨同行； :請購單位直接付款給供應(yīng) i :商 ：發(fā)貨供應(yīng)商1、發(fā)票的購貨方為公司請購 單位2、開票所列項(xiàng)目要與定貨單 相關(guān)項(xiàng)目一致平行同類 子公司/九江公司 4洪湖公司 /松滋公司3、單價、數(shù)量及總金額審核采購部*-采購計(jì)劃申報(bào)供應(yīng)商調(diào)查表內(nèi)容供應(yīng)商全稱

12、供應(yīng)商性質(zhì)上級主管機(jī)關(guān)建廠（經(jīng)營部）日期建筑回積（nrn）固定資產(chǎn)年銷售產(chǎn)值職工總數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)人其中質(zhì)量負(fù)責(zé)人營銷負(fù)責(zé)人技術(shù)人員數(shù)研究/開發(fā)負(fù)責(zé)人高/中級職稱人數(shù)檢測員設(shè)備總數(shù)主 要 機(jī) 構(gòu) 設(shè) 置機(jī)構(gòu)名稱其中物資名稱型 號產(chǎn) 地供應(yīng)物資供應(yīng)商發(fā)展簡介及質(zhì)量保證能力供應(yīng)商貿(mào)標(biāo)名稱及日期是否通過第二方認(rèn)證認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)通過認(rèn)證日期認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱證 書 號供方負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）：日期：審批意見：審批人/日期：注：（對封皮的企業(yè)類別分 A.B兩類。A、生產(chǎn)廠家 B、代理商）。第15頁共22頁表#公司供應(yīng)商資信檔案年 月度編號:供應(yīng)商名稱地址進(jìn)貨日 期物資名稱產(chǎn)地單位數(shù)量檢驗(yàn)結(jié)果供貨 及時性使用異常情況記載月度

13、供貨業(yè)績評價:評價人/日期:表3侯選供應(yīng)商審批表NO:新供應(yīng)商名稱原供應(yīng)商名稱物資名稱物資類別原因：提出人/日期：審核意見：審核人/日期：批準(zhǔn)意見:批準(zhǔn)人/日期:采購詢價表編 號物資名稱型號/規(guī)格供應(yīng)商1（擬訂）供應(yīng)商2（比價）供應(yīng)商3（比價）數(shù) 量單 價金 額名稱、地址及電話單 價名稱、地址及電話單 價名稱、地址及電話本頁小計(jì)人民幣（大寫）：¥:年 月 日第頁/共頁采購部經(jīng)理:采購員:（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)留存采購）表5合同會簽審批表編號:對方名稱合同編號初次評審修改評審合同主要內(nèi)容、合作方式、合同金額、支付方式等 （合同作為附件）:編制人員： 日期:法律顧問意見:簽

14、名：日期:部門負(fù)責(zé)人意見：簽名：日期:主管總監(jiān)或副總意見：簽名：日期:財(cái)務(wù)總監(jiān)意見：簽名：日期：總經(jīng)理批準(zhǔn)意見：簽名：日期：備注：普通采購申請表申請部門：年 月日序號采購物品名稱單位數(shù)量單價金額用途備注說明：1、此表適用于零星材料、輔助材料、辦公用品等的采購計(jì)劃申請。（不適用工程材料）（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）工程物資采購申請表申請部門：年 月日序 號工程物 資名稱規(guī)格 型號單位工程所 需數(shù)量現(xiàn)后庫存量實(shí)際需求量交貨 時間交貨地點(diǎn)用途備注總經(jīng)理:分公司經(jīng)理:申請人:說明：1、實(shí)際需求量=工程所需量-現(xiàn)有庫存量。（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留

15、存財(cái)務(wù)部）表單編號:公司2005年 月采購計(jì)劃請 購 內(nèi) 容貨品名稱規(guī)格數(shù)量單位金額需用日期備注申請人采購主管財(cái)務(wù)主管總經(jīng)理日期：日期日期：日期：（此表一式兩聯(lián)，一聯(lián)送交物流配送中心，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部。）武漢賽洛燃?xì)夤居嗀泦喂┴浄剑汉贤幪栍嗀浄接?年 月 日向供貨方訂購如下產(chǎn)品序號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額備注12345678910合計(jì)合計(jì)人民幣大寫：仟 佰拾 萬 千百 拾 兀整小寫：¥其 它貨 運(yùn) 要 求貨運(yùn)方式：貨運(yùn)地址：收貨人：電話：手機(jī)：戶名：開戶行: 卡號：開票要求息 稅號:1、完整的公司名稱，即訂貨方名稱2、具體的單價、數(shù)量、及總金額3、所開發(fā)票相關(guān)項(xiàng)目必須與每一張訂貨單相關(guān)項(xiàng)目一致說明：1.本訂貨單一經(jīng)雙方簽字即予生效，未經(jīng)對方許可，任何一方不得隨意改動。2 .本訂貨單經(jīng)訂貨方填寫確認(rèn)無誤后，以傳真形式發(fā)給供貨方，傳真件有效。3 .貨物運(yùn)輸如果保價，請供應(yīng)商付保險。供貨方：訂貨方：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：電 話：電 話：表10入