第二章-電子文件管理概述

1、第二章電子文件管理概述學習目的和要求： 了解電子文件管理現(xiàn)狀；電子文件管理流程；電子文件管理的指導思想。掌握電子文件管理模式；電子文件管理系統(tǒng)的特點和功能需求。熟練掌握電子文件管理的基本內容；電子文件管理的基本原則。 第一節(jié)第一節(jié)電子文件管理內容與流程電子文件管理內容與流程 電子文件管理是指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技術方法對其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護電子文件信息的真實性、完整性、有效性，并向社會提供利用服務。主要內容主要內容包括鑒定、積累與歸檔、整理、包括鑒定、積累與歸檔、整理、檢索、保護、利用等。檢索、保護、利用等。一、電子文件管理的基

2、本內容一、電子文件管理的基本內容電子文件管理與傳統(tǒng)文件、檔案管理的不同電子文件管理與傳統(tǒng)文件、檔案管理的不同 電子文件管理的環(huán)節(jié)順序不再是線性排列電子文件管理的環(huán)節(jié)順序不再是線性排列或線性流程或線性流程,存在存在“提前提前”和循環(huán)往復，更復雜和循環(huán)往復，更復雜 電子文件管理諸環(huán)節(jié)在內容與形式上與電子文件管理諸環(huán)節(jié)在內容與形式上與傳傳 統(tǒng)文件、檔案管理有很大區(qū)別。統(tǒng)文件、檔案管理有很大區(qū)別。 電子文件管理各環(huán)節(jié)都對信息技術與信電子文件管理各環(huán)節(jié)都對信息技術與信息息管理系統(tǒng)有著根本的依賴性，離不開技術管理系統(tǒng)有著根本的依賴性，離不開技術和設備。和設備。二、電子文件管理流程二、電子文件管理流程（一）

3、電子文件管理環(huán)節(jié)總況（一）電子文件管理環(huán)節(jié)總況 p22p22 以傳統(tǒng)文件、檔案管理為基礎，以傳統(tǒng)文件、檔案管理為基礎，新增了一些新的環(huán)節(jié)。新增了一些新的環(huán)節(jié)。u參與電子文件的形成，提出管理要求參與電子文件的形成，提出管理要求u建立電子文件信息數(shù)據(jù)庫建立電子文件信息數(shù)據(jù)庫u電子文件長期保存階段的管理電子文件長期保存階段的管理（二）電子文件管理流程的變化（二）電子文件管理流程的變化 1、電子文件管理流程在時間上的變化、電子文件管理流程在時間上的變化 2、電子文件管理流程在內容上的變化、電子文件管理流程在內容上的變化 3、電子文件管理流程在順序上的變化、電子文件管理流程在順序上的變化第二節(jié)第二節(jié)電子

4、文件管理的指導思想和原則電子文件管理的指導思想和原則一、電子文件管理的指導思想一、電子文件管理的指導思想u 辨證唯物主義是電子文件管理的辨證唯物主義是電子文件管理的根本指導思想根本指導思想u電子文件與傳統(tǒng)文件管理電子文件與傳統(tǒng)文件管理共存互共存互動動的思想的思想u注意注意防止兩種傾向防止兩種傾向 1.放棄對紙質檔案的管理放棄對紙質檔案的管理 2.片面強調紙質文件的管理，使片面強調紙質文件的管理，使 電子文件處于失控狀態(tài)電子文件處于失控狀態(tài)二、電子文件管理的基本原則二、電子文件管理的基本原則 （一）全程管理原則（一）全程管理原則 是指根據(jù)電子文件的特是指根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建立一個完點

5、和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理整個生命周期進行全程管理與監(jiān)控。與監(jiān)控。P43P43（二）前端控制原則（二）前端控制原則 所謂所謂“前端控制原則前端控制原則”是是指針對電子文件的管理，從指針對電子文件的管理，從文件形成之時甚至形成之前文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設計（即電子文件管理系統(tǒng)設計階段）一直到歸檔整個過程階段）一直到歸檔整個過程給予全盤規(guī)劃，把預先設定給予全盤規(guī)劃，把預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進并在文件形成和維

6、護階段進行監(jiān)督和管理。行監(jiān)督和管理。 包括兩方面：包括兩方面：整體規(guī)劃和業(yè)整體規(guī)劃和業(yè)務環(huán)節(jié)提前務環(huán)節(jié)提前（二）真實性、完整性和有效性保障原則（二）真實性、完整性和有效性保障原則真實性真實性：是指電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定：是指電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定 后，確認其與形成時的原始狀況一致。后，確認其與形成時的原始狀況一致。完整性完整性：文件的內容、背景信息、結構和元數(shù)據(jù)等無缺損：文件的內容、背景信息、結構和元數(shù)據(jù)等無缺損 有效性有效性：電子文件應具備的可理解性和可利：電子文件應具備的可理解性和可利 用性。用性。 電子文件管理的真實性、完整性和有效性之間，以及電子文件管理

7、的真實性、完整性和有效性之間，以及它們同全程管理、前端控制之間都存在極為密切的聯(lián)系。它們同全程管理、前端控制之間都存在極為密切的聯(lián)系。只有做到全程管理和前段控制，才能保障電子文件的真實只有做到全程管理和前段控制，才能保障電子文件的真實性、完整性和有效性；只有滿足和實現(xiàn)電子文件管理的真性、完整性和有效性；只有滿足和實現(xiàn)電子文件管理的真實性、完整性和有效性的要求和目標，才是完善的、理想實性、完整性和有效性的要求和目標，才是完善的、理想的電子文件管理。的電子文件管理。第三節(jié)第三節(jié) 電子文件管理模式電子文件管理模式一、機構內部電子文件一、機構內部電子文件的管理模式的管理模式u對電子文件實行統(tǒng)一管理對電

8、子文件實行統(tǒng)一管理u實行文件、檔案一體化管理實行文件、檔案一體化管理二、檔案館電子文件的管理模式二、檔案館電子文件的管理模式 P30分散保管模式：澳大利亞、德國、俄羅斯等分散保管模式：澳大利亞、德國、俄羅斯等 分散保管模式分散保管模式，是指政府機構以及各種社會，是指政府機構以及各種社會組織產生的電子文件不集中在各級檔案館保存，組織產生的電子文件不集中在各級檔案館保存，而采用分布式管理方法，將其保存在產生這些文而采用分布式管理方法，將其保存在產生這些文件的機構內，由檔案館對電子文件信息加以控制件的機構內，由檔案館對電子文件信息加以控制并對其保管加以指導和幫助。并對其保管加以指導和幫助。 分散保管

9、的理論基礎是分散保管的理論基礎是“后保管模式后保管模式”集中保管模式：美國、英國、瑞士、法國等集中保管模式：美國、英國、瑞士、法國等 集中保管模式集中保管模式，是指將具有永久價值的電子文，是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。息實行雙重控制。我國我國對電子文件的管理采取對電子文件的管理采取集中保管模式集中保管模式 兩種保管模式比較：兩種保管模式比較： 集中式雖相對較為傳統(tǒng)，但其技術水平和管理經(jīng)集中式雖相對較為傳統(tǒng)，但其技術水平和管理經(jīng)驗易于接受。分散式在管理思想上較為先進，但在技驗易于接受。分散式在管理

10、思想上較為先進，但在技術、政策上尚缺乏許多經(jīng)驗可循，還處于初步階段。術、政策上尚缺乏許多經(jīng)驗可循，還處于初步階段。四、電子文件管理系統(tǒng)四、電子文件管理系統(tǒng) P54 電子文件管理系統(tǒng)（電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Record Keeping System,縮寫縮寫ERKS），是以信息技術為，是以信息技術為支撐，具有文件保存功能，能夠對機構內產生的電支撐，具有文件保存功能，能夠對機構內產生的電子文件、檔案部門保管的電子文件進行科學管理，子文件、檔案部門保管的電子文件進行科學管理，保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)的計算機軟保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)的計算機軟硬件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)。

11、 電子文件管理系統(tǒng)是執(zhí)行業(yè)務活動輔助系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)是執(zhí)行業(yè)務活動輔助系統(tǒng)，與業(yè)務流程緊密結合，但不專屬于機構的檔案部與業(yè)務流程緊密結合，但不專屬于機構的檔案部門，而是機構各部門運行的信息系統(tǒng)的組成部分。門，而是機構各部門運行的信息系統(tǒng)的組成部分。電子文件管理系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng) 基本功能基本功能p571、綜合管理文件、綜合管理文件2、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)配置3、實時收集、實時收集4、實時鑒定、實時鑒定5、記錄和維護元數(shù)據(jù)、記錄和維護元數(shù)據(jù)6、日志管理、日志管理7、工作流程管理、工作流程管理8、互聯(lián)網(wǎng)文件發(fā)布和訪問互聯(lián)網(wǎng)功能、互聯(lián)網(wǎng)文件發(fā)布和訪問互聯(lián)網(wǎng)功能9、多樣化檢索：、多樣化檢索：傳統(tǒng)檢索

12、傳統(tǒng)檢索、全文檢索全文檢索、多媒體檢索多媒體檢索、檢索套用檢索套用、自定義檢索自定義檢索、智能檢索智能檢索等功能。等功能。10、多樣化提供利用、多樣化提供利用11、數(shù)據(jù)遷移和轉載、數(shù)據(jù)遷移和轉載五、電子文件管理現(xiàn)狀五、電子文件管理現(xiàn)狀 p57+p801996年年磁性載體檔案管理與保護規(guī)范磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T 15-951999年年 “政府上網(wǎng)年政府上網(wǎng)年”1999年年CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求2002年年電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 18894 20022005年年上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）2005年年 紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范 DA/T 312 20052005年年公務電子郵件歸檔與管理規(guī)范公務電子郵件歸檔與管理規(guī)范 DA/T 32 20052008年年 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范 2008年年 會計檔案案卷格式會計檔案案卷格式 DA/T 39 2008第二章 考核要求 1 1、識記：電子文件管理、文件管理流程、識記：電子文件管理、文件管理流程、電子文件管理系統(tǒng)；真實性、完整性、電子文件管理系統(tǒng)；真實性、完整性、有效性。