01文件和記錄控制程序

1、1目的：有效控制質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和記錄，規(guī)范各類文件記錄的編寫和管理，確保各使用處所使用的文件和記錄為有效版本，防止使用失效或作廢文件。2范圍：適用于公司質(zhì)量管理體系的所有文件及記錄，包括電子數(shù)據(jù)及圖譜。3職責：內(nèi)務部負責文件系統(tǒng)的管理；各部門負責人負責程序和作業(yè)文件的審核,并組織人員對本部門文件的編/修訂、培訓、執(zhí)行負責，并安排專人管理。4規(guī)程：4.1 定義4.1.1 質(zhì)量管理體系文件包括：質(zhì)量管理手冊、程序管理文件、技術(shù)標準文件、作業(yè)性標準操作規(guī)程及實施的記錄表格。4.1.2 文件管理包括文件的編/修訂、審批、印制、分發(fā)、培訓、執(zhí)行、歸檔、作廢處理、回收等一系列過程的管理活動。4.1

2、.3 所有質(zhì)量管理體系文件為本公司的受控文件。4.2 質(zhì)量管理體系文件的分類及編碼要求4.2.1 質(zhì)量管理體系文件實施分階管理，具體如下所示:管理手冊 第一階文件：程序文件(QEP)第二階文件：作業(yè)文件QEW: 管理制度、技術(shù)標準、作業(yè)規(guī)范第三階文件：記錄第四階文件：4.2.2 文件編碼要求具備專屬性、穩(wěn)定性和可修訂性，保證其可追溯并不斷提高。4.2.3 專屬性：文件與編碼一一對應，一文一碼，一旦文件停止使用，此文件編碼亦停止使用。4.2.4 穩(wěn)定性：文件編碼系統(tǒng)不得輕易變動，需要變動時必須相應作出說明。4.2.5 可修訂性：文件修訂后，必須給予新的修訂號；文件統(tǒng)一進行復審后給予新的版本號，便

3、于識別。4.2.6 文件編碼構(gòu)成及分類： 公司代碼/文件類別-文件順序編號； 公司名稱：HR代表“華仁”公司； 文件類別：a) QM：質(zhì)量管理手冊b) QP：質(zhì)量程序文件c) QW：質(zhì)量作業(yè)文件,其中技術(shù)標準文件主要包括生產(chǎn)工藝規(guī)程和質(zhì)量標準。 d) FR/QR：記錄類文件. 文件順序號：第一份文件為001，依次類推，如：QP-001：代表第一份程序文件。 文件版本號：以英文字母代表，首版為第A版，升級為B、C，依次類推。 文件修訂狀態(tài)：0代表修訂號，第一次修訂為1，依次類推，修訂到9次時換版。 以本文件編碼“GZTP/QP-001”為例，意為：廣州湯譜建筑裝飾材料有限公司編號為001號質(zhì)量環(huán)

4、境體系程序文件，其狀態(tài)為A版第0次修訂。4.3外來文件4.3.1 外來文件包括: 國際、國家、行業(yè)制定的法律法規(guī)、產(chǎn)品標準、管理體系標準、技術(shù)要求文件等；顧客提供的相關(guān)要求;4.3.2 本公司的外來文件可用以指導生產(chǎn)、質(zhì)量環(huán)境管理，本企業(yè)可根據(jù)實際情況加以參照引用，但不得對其進行修訂。4.3.3 外來文件由相關(guān)部門搜集提供新信息給內(nèi)務部辦登記、編號、并加蓋“受控”印章, 同樣按文件控制要求進行受控，其他部門需使用時應受控發(fā)放和使用。4.4電子文件：對于電子內(nèi)務部，需有限定的權(quán)限防止隨意修改，并定期進行備份管理。 4.5 文件的起草、審核、批準4.5.1 所有文件由質(zhì)量環(huán)境小組組長根據(jù)體系的相關(guān)

5、要求組織起草、審核和審批，具體如下：文件類別編制審核審批質(zhì)量管理手冊內(nèi)務部管理者代表總經(jīng)理程序文件作業(yè)文件記錄表格相關(guān)部門指定人員 相關(guān)部門負責人管理者代表4.5.2 在編寫過程中應與文件涉及的其它部門討論協(xié)商，征求意見，使文件一旦實施后，具有可行性。4.5.3 文件審核應根據(jù)以下要點進行：a) 與現(xiàn)行管理體系要求、相關(guān)法律法規(guī)是否相符，文件內(nèi)容與實際操作是否相符；b) 文件是否具有可操作性；c) 文件使用的語言應簡練、確切、易懂，不能有二種以上的解釋；d) 經(jīng)審核后的文件如需改正，應交回原起草人進行修改。4.5.4 文件的批準要求：最后確定的文件應按標準格式（附件1、附件2）及本規(guī)程6的要求

6、打印，分別由起草人、審核人、審批人在相應欄中簽署姓名及日期。4.5文件的印制、分發(fā)4.5.1文件經(jīng)批準后由內(nèi)務部統(tǒng)一加蓋“受控”紅色印章，文件原版存檔于內(nèi)務部。4.5.2 電子版文件的管理：一般的管理體系文件由內(nèi)務部將電子版文件轉(zhuǎn)為不可修改打印的PDF格式共享于服務器，供相關(guān)部門隨時查閱和學習；產(chǎn)品的工藝規(guī)程、質(zhì)量標準由技術(shù)中心轉(zhuǎn)為不可修改打印的PDF格式發(fā)給內(nèi)務部，內(nèi)務部根據(jù)需要設(shè)置查看權(quán)限，將相關(guān)信息共享。4.5.3 對于需要布置在現(xiàn)場的文件由使用部門向內(nèi)務部提出，按要求復印所需份數(shù)，使用部門在 “文件分發(fā)收回記錄”上簽收。對于需要印刷的記錄資料由使用部門填寫“資料印刷審批表”，經(jīng)內(nèi)務部經(jīng)

7、理批準后印刷。4.5.4 使用部門收到新文件后，自文件生效之日起開始執(zhí)行。文件修訂后對于分發(fā)的文件由內(nèi)務部及時收回并記錄。4.6文件的復審與修訂4.6.1每次管理評審統(tǒng)一對文件系統(tǒng)進行全部復審，需要修訂時文件順序號和修訂號升期，每次文件修訂后需對修訂結(jié)果進行記錄，以便追溯。4.6.2任何人不得任意改動文件或涂畫，不得丟失，并作為文件復審內(nèi)容之一。4.7文件的撤銷與銷毀4.7.1修訂的文件一經(jīng)生效，原文件即自動失效；文件不適應公司的變化需要刪除的視為失效并撤銷該文件。失效文件列于“撤銷文件清單”，內(nèi)務部對撤銷文件定期公布“撤銷文件清單”給相關(guān)部門。4.7.2修訂文件生效之日，必須由內(nèi)務部根據(jù)原文

8、件的“文件分發(fā)收回記錄”，向持有原文件的人員或部門收回失效文件。在工作現(xiàn)場不允許同一文件同時有二個或二個以上的版本。4.7.3收回的文件由內(nèi)務部銷毀并記錄。原版文件由內(nèi)務部辦加蓋“失效”紅色章印并存檔（只保留前一個版次），同時在“撤銷文件清單”上注明。4.8文件的培訓、執(zhí)行4.8.1文件在執(zhí)行前由頒發(fā)部門組織培訓，保證文件使用者能正確理解與使用。4.8.2文件培訓方式可有傳閱、開會宣讀、學習班等。4.8.3新文件開始執(zhí)行階段，相關(guān)管理人員應特別注意監(jiān)督檢查執(zhí)行情況，以保證文件執(zhí)行的有效性。4.9文件的保管與歸檔4.9.1文件持有部門應指定專人管理并按文件類別及編碼順序把文件存放于規(guī)定的文件夾內(nèi)

9、，應妥善保管文件，不得丟失、撕毀或涂改，應保持文件清潔、整齊及完整。4.9.2不得隨便復印文件，未經(jīng)質(zhì)量管理部蓋發(fā)受控章印的復印件視為無效。4.9.3文件的歸檔包括文件、操作記錄的歸檔。操作記錄應按記錄類別、時間等順序裝訂成冊后歸檔，便于查閱。4.9.4內(nèi)務部保留現(xiàn)行文件和前一版失效文件的原版，并根據(jù)文件變更情況隨時更新，記錄在案。4.10 記錄管理4.10.1 記錄是體系運行活動的結(jié)果,記錄的編制和審批和發(fā)放按以上相關(guān)條款執(zhí)行,其受控標記為表號、版號、名稱。4.10.2 內(nèi)務部對所有記錄的類別、編號、名稱、標識、歸口部門、使用場所和保存期限匯編成“記錄一覽表”等。4.10.3 記錄應按規(guī)定的內(nèi)容依時、如實認真填寫，記錄字跡應清晰, 在記錄時應填寫記錄編號，原則上以：年月日+流水號（160520-001）亦可根據(jù)工作情況自行編號。4.10.4 記錄的保管:各部門負責對本部門的記錄進行收集、整理、保管，保證記錄的清晰和完整, 存放環(huán)境應防霉、防蛀、防潮、防丟失和防損壞，且存放方式要便于查閱和存取, 采取其它媒體形式的記錄，如存儲在電子媒體上的記錄應注意防潮、防壓、防磁并留有備份，另外還必須保留原始記錄，以免儲存內(nèi)容丟失。4.10.5 記錄的報廢處理:對所保管過期的記錄作出銷毀處理時，由各部門主管