電子文檔管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上電子文檔管理制度為了加強公司電子文檔歸檔管理，確保電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好地為公司發(fā)展服務，特指定本制度。一、總 則（一）、對電子文檔的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由檔案室統(tǒng)一協(xié)調(diào)，檔案管理員負責實施，保證管理工作的連續(xù)性。（二）、電子文檔形成部門負責電子文檔的積累、保管、整理和上傳工作。（三）、電子文檔的管理監(jiān)督由檔案管理員負責，形成部門要每周向檔案室申報電子文檔的詳細目錄清單。（四）、為保證電子檔案的可利用性，從電子文檔形成就要嚴格的按照此管理制度和技術(shù)實施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。（五）、歸檔電子文檔同時存在相

2、應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。（六）、具有保存價值的電子文檔，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進行歸檔時，必須將電子文檔與相應的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔。（七）、網(wǎng)絡管理員要每月進行備份，確保電子文檔的不丟失、不損壞、不失真。二、電子文檔的收集和歸檔（一）、電子文檔收集、積累，分公司、部門和個人三級檔案管理。(1)、公司文檔收集、積累。公司文檔由檔案室檔案管理員專職管理，電子文檔以部門、性質(zhì)、類別、日期立文件夾，各部門及時按照要求制作、整理電子文檔上交，由檔案管理員整理保存。 (2)、部門文檔收集、積累。各部門有自己部門的電子檔案庫，由部門經(jīng)理或助理管理，

3、管理人員以性質(zhì)、類別、日期立文件夾，及時按照公司文檔管理要求制作。(3)、個人文檔收集、積累。各部門有自己本部門員工的電子檔案庫，由員工個人進行管理，員工以性質(zhì)、類別、日期立文件夾，及時按照公司文檔管理要求制作、整理電子文檔，凡涉及公司機密性文件，不得私自備份，留存。部門經(jīng)理有權(quán)對員工電子檔案庫進行檢查監(jiān)督。（二）、電子檔案庫設有密碼，員工牢記自己的賬戶名及密碼，如有改動須向總裁辦提交申請，總裁批示備案后方可修改；員工按照公司要求及時將文檔上傳至服務器自己對應權(quán)限的電子檔案庫中，由檔案管理員監(jiān)督；所收集的文檔不允許放至個人電腦硬盤中，如有損失后果自負。（三）、公司及部門電子文檔均需在電子文檔登

4、記表中登記，電子文檔登記表應與電子文檔的備份一同保存，并附有紙張打印件由檔案管理員保存。（四）、電子文檔歸檔時間。(1)、公司電子文檔由各部門每周五提交（要求附目錄清單），檔案管理員以周為單位立卷，以月（年）度為單位整理，以部門、性質(zhì)、類別、日期分類立卷。 (2)、部門文檔由本部門員工每周五提交（要求附目錄清單），部門經(jīng)理或助理以周為單位立卷，以月（年）度為單位整理，以部門、性質(zhì)、類別、日期分類立卷。(3)、員工每天上班都要登錄公司服務器，并按照相應權(quán)限上傳電子文檔。（五）、電子文檔歸檔鑒定。(1)、公司電子文檔由檔案管理員在保存檔案時對其真實性、完整性、安全性進行檢查。 (2)、部門文檔由部

5、門經(jīng)理或助理在保存檔案時對其真實性、完整性、安全性進行檢查。三、電子檔案的移交與保管。（一）、電子文檔的移交。(1)、公司電子文檔由各部門每周五提交（要求附目錄清單）檔案管理員（要求附目錄清單），雙方在電子文檔登記表中簽字，檔案管理員要對其真實性、完整性、安全性進行檢查。 (2)、部門文檔由本部門員工每周五提交（要求附目錄清單）部門經(jīng)理或助理，要對其真實性、完整性、安全性進行檢查。（二）、保管與備份。(1)、網(wǎng)管要對服務器定期殺毒并進行硬件維護，保證服務器穩(wěn)定運行。 (2)、網(wǎng)管對服務器每月月底要進行備份，備份硬盤交由檔案管理員負責保管。(3)、網(wǎng)管每年對服務器上保存的文件進行抽樣讀取檢查一次

6、。（4）、檔案管理員每月核對一次電子文檔登記表和實際存放內(nèi)容是否一致。四、電子檔案的查詢和借出。查詢時，上傳文檔員工根據(jù)自己的權(quán)限進行相關(guān)電子檔案的查詢，如需查詢超出自己權(quán)限的文檔時；部門文檔由部門經(jīng)理審批，公司文檔由總裁審批，檔案管理員方可給予該員工查詢的權(quán)限。五、電子檔案的銷毀鑒定。（一）、公司、部門電子檔案的銷毀，檔案管理員在報總裁批準后，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可實施。（二）、個人電子文檔的銷毀，員工在報部門經(jīng)理批準后，方可實施。六、電子文檔格式規(guī)則。（一）、文件名稱要規(guī)范，公司名稱要明確，文件須加標簽說明經(jīng)辦人及時間編號。例如：西安西電科能10月份崗位績效考核結(jié)果（）四川遠東科能10月份崗

7、位績效考核結(jié)果（）北京遠東科能市場部10月份崗位績效考核結(jié)果（）北京遠東科能總工辦10月份崗位績效考核結(jié)果（）北京遠東科能綜合管理10月份崗位績效考核結(jié)果（）（二）、費用單據(jù)標題要完整，應包括項目全稱、費用名稱，文件標簽須注明人名、時間段。如：中緬云南段外電工程項目差旅費預算（王之杰 -1215）.（三）、文件內(nèi)容要規(guī)范例如：經(jīng)營部門的經(jīng)營情況，要有一份考核說明，考核表里要體現(xiàn)指標、產(chǎn)值、收款情況；生產(chǎn)部門的生產(chǎn)情況，要有一份考核說明，考核表里要體現(xiàn)指標、產(chǎn)值情況；綜合管理考核上報的文件，除考核表格外，也要有一份考核說明。（四）、文件后綴和各種考核報表、財務報表等要規(guī)范例如：考核表格下部要有如下標示：經(jīng)辦人、校核人、批準人簽字位置，并在相對應完成時間分別予以簽字；文件后綴舉例：主送單位：北京行政人事部抄送單位：存檔單位：行政人事部七、電子文檔歸檔的考核（一）、員工每天上班要登陸公司服務器，對當天工作的相關(guān)電子文檔必須在服務器上保存。公司會對登陸及保存情