執(zhí)行項目管理的最佳實踐_工程管理

1、執(zhí)行項目管理的最佳實踐作為一個參加過許多項目工作的項目管理師和項目管理培訓師，經(jīng)常會有人問我什么是項目管理勝利的基本要素。盡管有許多書籍都爭論過這個主題，我仍舊要歸納一下為什么我認為執(zhí)行最佳實踐是勝利的項目管理的重要因素。定義項目的范圍和目標要想勝利地完成一個項目，你必需要知道這個項目想要實現(xiàn)的是什么。假想說你的老板要求你去組織一個讓員工獻血的活動。這個活動的目的是要向血站盡量捐獻更多的血嗎?或者，這個活動是為了提高公司在當?shù)厣鐓^(qū)的形象?正確地打算項目的根本目標能夠關心你確定如何去規(guī)劃和管理這個項目。項目經(jīng)理還需要設定項目所涉及的范圍。還那上面的例子來說，支配交通工具把員工送到血站這個活動是不

2、是在項目范圍之內(nèi)?或者，員工應當自己設法到達血站?打算哪些活動在或者不在項目的范圍之內(nèi)對于完成一個項目所需的工作量有很大影響。假如你想要得到一個項目的利益相關者的支持，那么你肯定要知道他們是誰，以及他們想從這個項目中得到什么。當你確定了項目的目標和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關者來檢閱并且得到他們的認可。因此，確定目標和范圍是項目管理最佳實踐的重中之重。識別交付物為了能夠獲得預期的成果，你肯定要識別出項目竣工后的交付物。假如你的項目是關于一個新巧克力棒產(chǎn)品的廣告戰(zhàn)，那么可能的交付物之一就是一個報紙廣告。那么你就要打算要交付的實體產(chǎn)品是什么，并且將這些產(chǎn)品具體詳細地記錄下來。到最終肯定會由

3、某人來完成這些實體產(chǎn)品，所以對產(chǎn)品的描述肯定要具體精確。同樣的，當你識別出交付物之后，你需要讓關鍵的利益相關者來檢閱并且確認這些交付物精確無誤地反映出他們對這個項目的期望成果。只有確認以后你才可以開頭對項目做詳細規(guī)劃;許多項目在后期消失問題，歸根結底都是由于起先沒有對交付物給出足夠詳細的定義。項目規(guī)劃現(xiàn)在我們來說說項目管理最佳實踐的第三步：項目規(guī)劃。在這一步，你需要考慮的問題是怎樣來獵取項目的交付物，實現(xiàn)項目目標從而獲得項目預期的成果。規(guī)劃首先要求項目經(jīng)理考慮完成這個項目需要哪些人力、物力以及多少預算。你要打算是否需要將此項目分解成多個易于管理的階段，并且識別出每個階段完成的交付物，然后打算項

4、目團隊的組成。由于之前你已經(jīng)確定了交付物，所以你肯定要詳細安排實現(xiàn)每一個交付物的必要活動。你可以使用一些如任務分解結構(WBS)之類的工具來關心你實現(xiàn)規(guī)劃。你需要估算出完成每一項活動所需的時間和人力，了解活動之間的依靠關系，然后確定一個實際可行的工期表。在這里最好能夠讓項目團隊成員也參加進來，特殊是估量完成每項活動所需的時間，由于他們才是要去完成這些活動的人。把全部這些信息放在一個項目規(guī)劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關者來批閱并且確認你的規(guī)劃是現(xiàn)實可行的。在規(guī)劃過程中，項目經(jīng)理經(jīng)常會在壓力之下做出一些不切實際的方案來迎合利益相關者的期望。方案的可行性特別重要，因此屈服于壓力之下而做出的不

5、切實際的工期是對誰都沒有什么好處的。溝通及項目溝通方案團隊成員之間假如沒有有效的溝通溝通，那么再好的項目規(guī)劃也是徒勞無功。每一個成員都要清晰地明白他自己對于這個項目的價值和職責所在。在我曾經(jīng)參加過的一個項目中，項目經(jīng)理經(jīng)常坐在自己的辦公室里，埋沒在自己的項目規(guī)劃的藍圖中?？墒撬膱F隊中沒有其他人知道要完成哪些任務，由于他從來沒有與大家共享過他的方案。不用說，這個項目后來遇到了各種各樣的問題，大家開頭做那些他們自己認為重要的工作，而不是項目經(jīng)理支配他們?nèi)プ龅摹ｍ椖繙贤ǚ桨甘琼椖抗芾碜罴褜嵺`的第四個重要部分。一個項目溝通方案其實很簡潔，你只需要用一個矩陣表格列出每一個利益相關者、在項目過程中他們需

6、要得到的信息、供應這些信息的團隊成員的姓名、以及溝通溝通的頻率和方式等。例如，某一個關鍵的受益人可能會需要書面的每周項目進程報告。那么這個報告應當由項目經(jīng)理來完成，并且通過電子郵件發(fā)送給相關的受益人。好的項目溝通方案可以確保每個利益相關者能夠準時地從相關的團隊成員那里獵取精確的信息。項目跟蹤最佳實踐的第五個部分是監(jiān)視跟蹤項目的范圍、進程和成本。一旦你的項目在確定的方案中開展起來，你需要不斷的監(jiān)視項目的實際進程并將其與方案的進程相比較。為了做 到這一點，你需要從實際操作的團隊成員那里獲得關于進程的報告。你需要記錄下全部不同于方案的費用、耗時和范圍。同時你也需要將這些變更報告給你的經(jīng)理和利益相關者

7、。假如實際結果與方案的偏差較大，你可能需要實行正確的方法來縮小差異。有許多方法可以用來修改方案以便使整個項目重新回到正確的軌道上。比如重新支配任務的挨次，多項任務同時進行或者引入更多的人力或縮小項目的范圍等。項目經(jīng)理必需能夠不斷地平衡三個方面：成本、項目范圍和工期。假如他提高三個因素中的任何一個，那么其他兩個因素也將不行避開地隨之轉變。因此，假如一個已經(jīng)落后于方案工期的項目需要在原定的日期內(nèi)完成，成本預算可能會由于雇傭更多的人力而提升(盡管在實踐中增加項目人手總是無法縮短完成項目所需的時間)，或者項目包括的范圍就要縮小以削減工作量。平衡這三個因素(也被稱作是項目管理三角)唯恐是最令項目管理者頭

8、痛的問題了。變更管理幾乎全部的項目都會在進行中消失變更，而如何管理變更則是我們項目管理最佳實踐的第六個部分。一個項目的關鍵利益相關者經(jīng)常會在項目過程中轉變想法，或者轉變對項目交付物的要求;對于一個跨時很長的項目來說，項目開頭時的行業(yè)環(huán)境會發(fā)生變化，從而導致項目初期階段的許多假設都不再成立。這個變化導致的一個結果就是項目范圍和竣工交付物會有變化。假如項目經(jīng)理盲目地接受全部的變更，那么這個項目就會不行避開地超時，因而超出預算，甚至可能永久無法完成。變更管理可以關心項目管理者打算是否接受某項變更以及何時接受。這將提升項目勝利的可能性，由于項目經(jīng)理可以有效地掌握變更的時間和方式，同時相應地安排資源。不

9、能有效地管理變更也是項目失敗的一個重要緣由。風險管理風險管理是最佳實踐的最終一點。任何可能影響項目成果的因素和大事都可以定義為風險。在項目工作中我遇到的風險包括：團隊成員缺乏必要的技能;所需硬件沒能準時送到工地;主掌握室由于暴雨而患病洪水威逼等等。不同的項目可能遇到的風險也不同;但對于每一個項目，盡早地識別出項目中的潛在風險并且在方案中做出回應是同樣重要的。即使有的風險無法避開，也至少可以減輕其對項目工作的影響。這就是我們所說的風險管理。你在工作中采納風險管理嗎?假如沒有，那么可能是由于要管理的風險太多了，并且不是全部的風險都有同樣的損害力。最簡潔的方法就是盡可能多地識別出潛在風險，然后對每一項風險發(fā)生的可能性給一個1到3的級別(3為極可能發(fā)生);再根據(jù)每項風險可能造成的影響程度評出1到3的級別(3為最嚴峻)，然后將每項風險的兩個級別值相乘。我們把得出的這個數(shù)值成為風險度。數(shù)值越高，風險就越不容忽視。根據(jù)風險度排序，項目經(jīng)理可以選擇對前十項風險進行管理，臨時忽視其它的。假如采納這個方法，你需要不斷的重新評估這些風險同時對新的潛在風險保持警惕。沒有有效的風險管理也是項目失敗的一