淺談如何加強(qiáng)基建檔案的管理_工程管理

1、淺談如何加強(qiáng)基建檔案的管理基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等,它既是建設(shè)過程的真實反映和記錄,又是建設(shè)進(jìn)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù),也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)?；n案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特別性等特點,隨著社會信息化的飛速進(jìn)展,基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化,特殊是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求,而一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段,要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等好多部門,給收集管理工作帶來許多困難,就

2、此對基建檔案管理談幾點粗淺的熟悉。一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo),建立檔案組織抓好基建檔案工作,首先要從思想上重視基建檔案管理工作,提高熟悉,從監(jiān)與管兩方面入手,分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和供應(yīng)牢靠的保障,用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作,建立起相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增加檔案意識,注意收集與準(zhǔn)時移交,防止檔案材料的散失,要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集,樂觀與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作,以保證歸檔檔案資料的完整、精確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織,不僅是行政管理的重要組成部分,而且是必需做好的一項基礎(chǔ)性工作,因此,要明確有關(guān)人員與部

3、門的職責(zé),用制度管人,用制度辦事,將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款,將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,鼓舞和支持檔案管理人員深化現(xiàn)場收集檔案資料,作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目,自建設(shè)項目開頭,就樂觀介入。二、建立制度,編制分類方案和規(guī)章1、制度要健全,執(zhí)行要堅決。根據(jù)檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料,應(yīng)依據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點,在便于保管和利用的前提下,進(jìn)行科學(xué)分類整理,設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目,如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)依據(jù)本單位的實際狀況和詳細(xì)要

4、求,制定本單位的基建檔案管理實施細(xì)則,細(xì)則應(yīng)主要明確本單位基建檔案的范圍,歸檔的基本要求和基本內(nèi)容,基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關(guān)人員供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),增加基建檔案資料整理的可操作性。2、資料要齊全,內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求,應(yīng)當(dāng)重視抓好資料的收集工作,堅持工程項目建檔工作根據(jù)檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步,堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作,齊抓共管,進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。3、管理要準(zhǔn)時,立卷要規(guī)范。為確

5、保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng),就要把基建檔案工作與工程建設(shè)方案、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系,同步進(jìn)行,做到工程進(jìn)度到哪個階段,檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清楚,同時依據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理,按工程項目組卷,使檔案資料做到文件齊全、分類精確、體系鮮亮、便利管理,便利利用,保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴(yán)格交接手續(xù),仔細(xì)核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。三、加強(qiáng)培訓(xùn),提高人員素養(yǎng)一個單位基建檔案管理的好壞,不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念

6、、檔案管理人員水平的凹凸息息相關(guān),更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分,它服務(wù)于今日,有利于將來,為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)討論供應(yīng)素材,針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀,一是要結(jié)合建設(shè)項目的特點,加強(qiáng)對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款,將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,引起參建單位的足夠重視,自項目建設(shè)開頭,應(yīng)當(dāng)組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項

7、目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及方法,強(qiáng)化崗前培訓(xùn),要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式,嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān),要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行,系統(tǒng)把握項目開工前、項目進(jìn)行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè) 重點,既瞻前顧后,又緊抓過程;二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員,仔細(xì)學(xué)習(xí)貫徹檔案法及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和方法,在各部門間形成檔案共識,不斷提高業(yè)務(wù)力量,自覺增加責(zé)任意識,做到主動出擊、提前擬定方案,實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量,同時要求檔案人員,要依據(jù)工程進(jìn)度,緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系,爭取協(xié)作,做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。四、搞好監(jiān)督,把工作落到實處缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個比較突出的問題。在基建檔案未形成時,存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象,應(yīng)依據(jù)實際狀況,把檔案法宣揚列入全年工作方案和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容,并仔細(xì)制訂宣揚方案,實行多種形式、通過不同媒