1文件管理程序（知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)體系）

1、XXX有限公司文件編號(hào)：IP-P-4001版 本：A/0文件管理程序頁(yè) 次：6/6生效日期：20XX年9月18日文件制訂/修訂履歷版本日 期制/修訂內(nèi)容簡(jiǎn)述制/修訂審 核批 準(zhǔn)A/O20XX.9.18首次發(fā)行1.0 目的 為確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件所要求控制的文件的系統(tǒng)性、完整性和適宜性而制定。2.0 適用范圍 本程序適用于所有與公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系相關(guān)的內(nèi)部文件和外部文件。3.0 職責(zé) 各項(xiàng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件擬制、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)行、保存及作廢責(zé)任部門(mén)如下表：文件種類擬制/修訂審核批準(zhǔn)發(fā)行、保存、作廢手冊(cè)品質(zhì)中心管理者代表總經(jīng)理品質(zhì)中心程序文件各相關(guān)部門(mén)管理者代表總經(jīng)理品質(zhì)中心記錄與對(duì)

2、應(yīng)引申出文件審核批準(zhǔn)權(quán)責(zé)相同外來(lái)文件由外來(lái)文件接收部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后建檔保存4.0 程序4.1 定義4.1.1 體系文件：為維持公司管理體系運(yùn)行，由公司內(nèi)部制訂管控的文件：程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。4.1.2 一階文件：知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理手冊(cè)（管理體系的描述和總體要求、體系的組織架構(gòu)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針和目標(biāo)等）。4.1.3 二階文件：程序文件，描述公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理有關(guān)要素的實(shí)現(xiàn)程序和流程。4.1.4 三階文件：為證實(shí)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系有效運(yùn)行并滿足規(guī)定要求的記錄。4.1.5 外來(lái)文件：包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)、行政決定、司法判決、律師函件等相關(guān)文件。4.2 文件的編制4.2.1 文件的編碼規(guī)則4.2.1.1

3、體系文件編碼規(guī)則IP -X -XXXX 管理手冊(cè)：此處表示編號(hào)（如：01）； 程序文件、記錄：此處第一位表示GB/T 29490-2013標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào)，二、三、四位表示文件序號(hào)； 文件類別： 管理手冊(cè) 簡(jiǎn)稱M； 程序文件 簡(jiǎn)稱P；記 錄 簡(jiǎn)稱R； 知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件。外來(lái)文件編碼引用原文件編號(hào)。4.2.2 文件的編寫(xiě)要求4.2.2.1 符合邏輯性：每個(gè)文件要按管理活動(dòng)的邏輯順序進(jìn)行展開(kāi)；4.2.2.2 可協(xié)調(diào)性：文件要起到承上啟下的作用，管理手冊(cè)、程序文件、記錄要能銜接；4.2.2.3 可操作性：語(yǔ)言要簡(jiǎn)練，步驟要清晰，要有可操作性，且文件與實(shí)際操作要一致。4.2.3 文件的格式 4.2.3.

4、1 程序文件均使用本文件模板格式；4.2.3.2 文件正文包含：目的、適用范圍、職責(zé)、程序、引用/支持文件、記錄等內(nèi)容。4.2.4 文件的版本4.2.4.1 一、二、三階文件版本的原始代號(hào)為A/0,第一次修改，版本為A/1,第二次修改為A/2,以此類推，文件小范圍內(nèi)容修改達(dá)到3次或文件版本格式重新制定時(shí)，要更換文件版本為B/0,以此類推（英文之O、I不使用）；外來(lái)文件依據(jù)最新發(fā)行版本為有效版本；4.2.4.2 若因組織架構(gòu)變動(dòng)、作業(yè)流程變更、增加體系項(xiàng)目?jī)?nèi)容、文件內(nèi)容大幅度修訂等情況，文件版本不逐級(jí)更換，而應(yīng)當(dāng)直接更換版號(hào)，如A/0直接升版為B/0；4.2.5 文件的擬制、審核和批準(zhǔn)4.2.5

5、.1 由本文件3.0職責(zé)所規(guī)定負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行擬制和審核。4.2.5.2 文件擬制完成后，編制者組織文件內(nèi)容職責(zé)相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行會(huì)議評(píng)審或書(shū)面評(píng)審，并提出修改意見(jiàn)，文件編制者根據(jù)修改意見(jiàn)進(jìn)行適當(dāng)修改，確認(rèn)定稿后由本文件3.0職責(zé)中所述責(zé)任人進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。4.2.5.3 所有體系文件原稿的擬制、審核和批準(zhǔn)均不得將負(fù)責(zé)人姓名直接錄入文檔。4.3 文件的受控、發(fā)行和保存4.3.1 文件受控：品質(zhì)中心接到審批完成的受控文件后，需對(duì)受控的文件進(jìn)行查核，審核確認(rèn)后在文件正本上加蓋“受控”印章，同時(shí)將文件信息登錄于受控文件目錄內(nèi)。4.3.2文件發(fā)放：一、二、三階文件經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，將電子文檔編輯為不可復(fù)制

6、、不可修改的PDF文檔，并根據(jù)發(fā)放需求進(jìn)行紙質(zhì)文件發(fā)放，并加蓋“受控”專用章，做好文件發(fā)放回收記錄，一、二階文件由品質(zhì)中心保留原稿，三階則由各相關(guān)部門(mén)保留原稿。4.3.3 各部門(mén)用于查閱、學(xué)習(xí)和對(duì)外審核展示時(shí)均要求使用受控紙檔文件，嚴(yán)禁從個(gè)人電腦本地磁盤(pán)中展示或打印受控版本文件，存檔的文件應(yīng)無(wú)涂改、字跡應(yīng)清晰，易檢索，未蓋受控文件章的紙檔文件無(wú)效。4.3.4 當(dāng)文件破損或丟失需申請(qǐng)換發(fā)或補(bǔ)發(fā)時(shí)，文件使用部門(mén)需進(jìn)行文件補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)并填寫(xiě)文件補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)單，部門(mén)經(jīng)理或主管審核確認(rèn)，提交至文件發(fā)放部門(mén)確認(rèn)，換發(fā)或補(bǔ)發(fā)文件，并在文件發(fā)放回收記錄表中登記。4.3.5 有關(guān)密級(jí)文件的管理按保密管理程序進(jìn)行管理。 4.4 文件的修訂4.4.1 文件修訂的時(shí)機(jī)：當(dāng)公司外部環(huán)境發(fā)生變化、組織架構(gòu)/職能發(fā)生變化、或相關(guān)方審核提出要求以及其他任何產(chǎn)生文件修訂需要時(shí)，需對(duì)文件進(jìn)行修訂；文件修訂及審核定稿后由本文件3.0職責(zé)中所述責(zé)任人進(jìn)行批準(zhǔn)，修訂版本號(hào)按4.2.4執(zhí)行。4.4.2 修訂后的文件受控、發(fā)行和保存按本文件4.3執(zhí)行。 4.5 文件的回收和作廢4.5.1 文件的回收：當(dāng)體系文件修訂或換版后，一、二、三階文件在發(fā)放新版紙質(zhì)文件的同時(shí)回收相應(yīng)數(shù)量的舊版紙質(zhì)文件，做好文件發(fā)放回收記錄。4.5.2 文件的作廢：對(duì)回收的舊版文件做銷毀處理，對(duì)有特殊需保留的舊版文件須每頁(yè)加蓋作廢