《安全評價檔案管理規(guī)范》

1、安全評價檔案管理規(guī)范河南省地方標(biāo)準(zhǔn)編制說明一、目的意義與任務(wù)來源國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及安全評價機構(gòu)管理規(guī)定，編制了安全評價過程控制文件編寫指南 ，其中明確指出了安全評價機構(gòu)應(yīng)進行過程控制，并指出過程控制文件內(nèi)容包括：風(fēng)險分析、實施評價、報告審核、技術(shù)支撐、作業(yè)文件、內(nèi)部管理、檔案管理和檢查改進等。為積極貫徹落實安全評價機構(gòu)管理規(guī)定（國家安監(jiān)總局令第22 號）及關(guān)于印發(fā)安全評價過程控制文件編寫指南的通知（安監(jiān)總規(guī)劃字 2005 177 號） 等文件要求，進一步規(guī)范從事安全評價的社會組織在檔案文件收集、整理、立卷、歸檔等方面的管理，確保檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、實用、安全和保密

2、，提高風(fēng)險防范能力，特制定河南省地方標(biāo)準(zhǔn)安全評價檔案管理規(guī)范（以下簡稱標(biāo)準(zhǔn)）河南省共有甲級和乙級安全評價社會組織幾十家，各社會組織開展安全評價過程控制與檔案管理的工作水平參差不齊，同時我省又尚無安全評價檔案管理的相關(guān)規(guī)范進行指導(dǎo)，因此制定河南省安全評價檔案管理的地方標(biāo)準(zhǔn)是十分迫切和必要的。本標(biāo)準(zhǔn)為首次起草，主要根據(jù)國家安監(jiān)總局和我省安監(jiān)局對安全評價過程控制與檔案管理的相關(guān)要求，以及我省安全評價社會組織開展相關(guān)工作的特點，參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定。根據(jù) 2016 年第二批河南省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求和修訂計劃，河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院起草了本標(biāo)準(zhǔn)。二、編制原則和依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)編制遵循“先進性、實用性

3、、統(tǒng)一性、科學(xué)性”的原則，管理標(biāo)準(zhǔn)與國家現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)接軌，重點突破為規(guī)范我省安全評價機構(gòu)開展評價文件歸檔與檔案管理的工作，并注重標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，嚴(yán)格按照GB/T 1.1 進行編寫。本標(biāo)準(zhǔn)在編制過程中參照的主要標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù)如下：GB/T 9705文書檔案案卷格式GB/T 11821照片檔案管理規(guī)范GB/T 17678.1 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范三、編制工作過程本標(biāo)準(zhǔn)的起草編制由河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院標(biāo)準(zhǔn)編制工作小組完成。本標(biāo)準(zhǔn)的制定嚴(yán)格

4、按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則( GB/T 1.1 )關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)定等要求進行。2015 年 6 月至 8 月期間，首先安排專業(yè)技術(shù)人員組建河南省安全評價檔案管理地方標(biāo)準(zhǔn)編制工作小組，對我國相關(guān)檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，以及國家安監(jiān)總局有關(guān)安全評價檔案文件進行學(xué)習(xí)、研討，制定本標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)研計劃和調(diào)研提綱。2015 年 9 月至 12 月期間， 編制小組依據(jù)調(diào)研計劃和調(diào)研提綱，先后經(jīng)過5 次研討會編制完成標(biāo)準(zhǔn)（草稿） 。2016 年 1 月， 標(biāo)準(zhǔn) （草稿）提交院標(biāo)準(zhǔn)制定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審查，并形成了審查意見，經(jīng)補充調(diào)查、修訂、完善后，形成標(biāo)準(zhǔn)（征求意見稿），并向河南省安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局有關(guān)處室、領(lǐng)導(dǎo)和安全

5、評價機構(gòu)征求了意見。2016 年 9 月 13 日， 編制小組在河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院召開河南省地方標(biāo)準(zhǔn)安全評價檔案管理規(guī)范（征求意見稿）專家座談會，分別邀請了來自省內(nèi)政府監(jiān)管部門、企業(yè)、 高等院校、科研機構(gòu)的專家、學(xué)者和檔案管理負責(zé)人，就標(biāo)準(zhǔn)（征求意見稿）的整體架構(gòu)、術(shù)語定義、適用范圍、總則、收集、整理與歸檔、保存與借閱等主要條款進行了深入、細致的研討和論證。四、條款說明1 、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于河南省安全評價項目文件的收集、存檔以及檔案管理，包括河南省本省的評價項目，以及河南省的評價社會組織參與其他省份的評價項目。3、術(shù)語和定義3.1、 、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-200

6、0 )中 2.1 。原文定義為“國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。 考慮到本標(biāo)準(zhǔn)為河南省地方標(biāo)準(zhǔn)，且主要針對本省安全評價機構(gòu)，故在本標(biāo)準(zhǔn)中未寫“國家機構(gòu)”。參照檔案的定義，安全評價檔案可定義為：社會組織在安全評價活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄 和文件。3.2、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )2.4。3.3、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )3.3.1 。3.4、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )5.10。3.5、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000

7、)5.9。3.6、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )5.5。原文定義為“一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體”。考慮到本標(biāo)準(zhǔn)為河南省地方標(biāo)準(zhǔn)， 且主要針對本省安全評價機構(gòu)，故在本標(biāo)準(zhǔn)中未寫“國家 機構(gòu)” 。3.7、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )中 6.11.1 。3.8、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )中 6.11.2 。3.9、 本術(shù)語來源于檔案工作基本術(shù)語( DA/T1-2000 )中 5.12。4、總則在總則中，主要對安全評價機構(gòu)檔案管理工作的制度、涉及人員、文件收集同步性和原則進行了規(guī)定。

8、4.1、 、 本條款要求建立實行責(zé)任制，把檔案管理人員的崗位職責(zé)納入到安全評價機構(gòu)的整個制度體系當(dāng)中，可以使其成為有機的整體，相互間補充、協(xié)調(diào)，確保各司其職、政令 暢通、管理有序。4.2、 本條款主要對檔案管理工作中涉及到的人員進行了規(guī)定。 在安全評價機構(gòu)中，檔案管理工作主要由兩部分組成，前期文件收集、歸納，后期文件歸檔與管理。安全評價歸檔文件主要產(chǎn)生于安全評價項目開展的始末，故需要項目負責(zé)人組織評價人員進行收集與歸納。待項目結(jié)束后，應(yīng)移交檔案管理人員進行系統(tǒng)合理地歸檔與管理。4.3、 本條款為規(guī)定檔案文件的收集、整理工作的同步性。安全評價歸檔文件主要產(chǎn)生于安全評價項目開展的始末，故收集、整理

9、工作應(yīng)與項目的立項、委托、簽約、現(xiàn)場調(diào)研、文件收集以及評價報告的編制、審核等同步進行。同時，檔案管理作為安全評價過程控制體系的主要組成部分，是為了保證安全評價工作的質(zhì)量和便于安全評價機構(gòu)主管部門的監(jiān)督管理；文件收集與整理則是檔案管理的重要前期工作，應(yīng)貫穿于評價工作的始末，確保完整、準(zhǔn)確， 嚴(yán)禁文件收集、整理工作與評價過程脫節(jié)，事后彌補。4.4、 安全評價機構(gòu)的檔案管理是過程控制的組成部分，是為保障安全評價工作有序開展和確保項目質(zhì)量服務(wù)的，故應(yīng)具有完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、合理性、可擴充性。5、收集在本章中，主要對文件收集范圍、收集時間以及文件質(zhì)量進行要求。5.1、 、 本條款對安全評價檔案管理工

10、作應(yīng)收集哪些文件進行了規(guī)定。根據(jù)國家安監(jiān)總局和我省安監(jiān)局對評價項目監(jiān)管要求，并結(jié)合我省安全評價社會組織開展評價項目的特點，共將安全評價歸檔文件產(chǎn)生階段分為：評價項目立項階段、評價項目組成立階段、現(xiàn)場調(diào)研階段、評價報告編制階段、評審修改階段、備案階段以及評價報告附件。本 標(biāo)準(zhǔn) 對這七個階段中產(chǎn)生文件的內(nèi)容進行了羅列，但收集的文件型式不是固定的，可以一份文件包含標(biāo)準(zhǔn)所羅列出的多項內(nèi)容；對不涉及的文件可不列入收集范圍；同時，未列出的評價文件，可根據(jù)評價項目特點，進行收集歸檔。對不需要評審和備案的評價項目，可根據(jù)項目具體情況收集其他相應(yīng)階段的文件。同時，收集的文件應(yīng)為原始文件，宜采用原件；并建議收集的

11、文件加蓋相應(yīng)公章。5.2、 本條款對文件收集時間進行規(guī)定。5.1 中已經(jīng)將文件產(chǎn)生分為7 個階段，文件收集應(yīng)從項目立項開始，直至項目完成，貫徹于項目的全過程。并根據(jù)實施安全評價時間的先后順序，逐階段地收集。5.3、 本條款對收集文件質(zhì)量進行規(guī)定。本條款中5.3.1 、5.3.2 和 5.3.3 來源于 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范( DA/T28-2002 )中 5.5.1 、 5.5.2 和 5.5.4 ；本條款中5.3.4 要求電子文件格式應(yīng)參照電子文件歸檔與管理規(guī)范( GB/T18894-2002 )的要求。6、整理與歸檔6.1 、整理本節(jié)中，對文件整理工作提出了基本要求，

12、又對文件保存載體、案卷目錄編制、卷內(nèi)文件目錄編制、案卷封面、案卷脊背提出了要求。6.1.1、 a)條款規(guī)定了在遇到跨年度評價項目時，應(yīng)放在評價項目完結(jié)時所在的年份立卷，而不放在評價項目立項的年份立卷。文件立卷的時間不影響文件收集時間，收集時間依然是從評價項目立項開始，貫徹于評價項目開展的始末；而在檔案室立卷時，為便于檔案號排序和檔案查閱，時間統(tǒng)一定為評價項目完結(jié)時的年份。6.1.2、 b）條款的要求是為了便于隨后文件歸檔、檔案管理工作的開展，使檔案具有完整性、合理性，同時能正確反映對應(yīng)評價活動的全過程。6.1.3、 、 c） 條款規(guī)定了文書檔案案卷格式的要求。在 文書檔案案卷格式（ GB/T9

13、705 ）中，對文書檔案案卷格式的內(nèi)容構(gòu)成和基本方法進行了詳細的規(guī)定，故可以直接參照執(zhí)行。6.1.4、 d）條款是考慮到部分評價項目會涉及軍工保密項目或企業(yè)重要技術(shù)機密，故在文件整理中，標(biāo)明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量。便于檔案歸檔、保存與借閱時，能夠采取相應(yīng)保密措施。本條款中的密級和保密期限，應(yīng)根據(jù)國家秘密定密管理暫行規(guī)定（國家保密局令2014 年第 1 號 ）第十條和第十五條的要求執(zhí)行。第十條： “國家秘密的密級分為絕密、機密、秘密三級。絕密級國家秘密是最重要的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機密級國家秘密是重要的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受嚴(yán)重的損害

14、；秘密級國家秘密是一般的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受損害。 ”第十五條： “國家秘密的保密期限，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事項的性質(zhì)和特點，按照維護國家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)；不能確定期限的，應(yīng)當(dāng)確定解密的條件。國家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要， 確定具體的保密期限、解密時間或者解密條件。機關(guān)、單位對在決定和處理有關(guān)事項工作過程中確定需要保密的事項，根據(jù)工作需要決定公開的，正式公布時即視為解密?！?.1.5、 根據(jù)安全評價項目產(chǎn)生文件的特點，文件保存載體主要包括：紙質(zhì)文件、電子文件、現(xiàn)場照片和CAD 圖紙

15、。本條款主要根據(jù)文件保存載體不同，做由相應(yīng)要求：a)紙質(zhì)文件整理應(yīng)符合 DAT22歸檔文件整理規(guī)則 的要求；b)電子文件整理應(yīng)符合GBT18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范的要求；c)現(xiàn)場照片整理應(yīng)符合 GBT11821照片檔案管理規(guī)范的要求； d) CAD 圖紙整理應(yīng)符合GBT17678.1 CAD 電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求的要求。6.1.6、 本條款規(guī)定了案卷目錄編制的基本要求，分別對序號、案卷題名、保管期限備注進行了規(guī)定。6.1.7、 本條款規(guī)定了卷內(nèi)文件目錄編制的基本要求，分別對序號、文件題名、日期、頁數(shù)和備注進行了規(guī)定。6.1.8、 本條款規(guī)定了案卷封面的基本要求，分別對案卷

16、題名、保管期限、檔號、立卷單位、立卷人、密級和起止日期進行了規(guī)定。6.1.9、 本條款規(guī)定了案卷脊背所有填寫的內(nèi)容。案卷脊背在檔案管理、查閱中起著重要作用，案卷脊背的填寫內(nèi)容既要準(zhǔn)確反映保存檔案的內(nèi)容，又要簡潔、有效。6.2 、歸檔6.2.1、 、本條款規(guī)定了文件的歸檔時間，并與4.3 條款以及 6.1.1 a ）條款相呼應(yīng)。6.2.2、 本條款在歸檔環(huán)節(jié)，再一次規(guī)定了歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，與4.4 條款相呼應(yīng)。同時，在歸檔環(huán)節(jié)做出要求，是為了與收集環(huán)節(jié)形成雙效規(guī)定，對收集文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進行檢查，確保評價項目過程控制有效開展，保證評價項目的質(zhì)量。6.2.3、 本條款規(guī)

17、定了項目委托書、安全評價合同書、風(fēng)險分析記錄、評價項目任務(wù)書、評價項目組長及人員安排、任務(wù)分工通知單、評價報告匯總（初稿） 、 評價報告內(nèi)部（三級）審核流轉(zhuǎn)記錄、報告修改痕跡記錄、評價人員簽名吧、整改情況復(fù)查表、評價報告專家組審查意見、專家評審意見、專家簽到表、資質(zhì)及印章使用登記表應(yīng)為原件。6.2.4、 本條款規(guī)定了案卷及卷內(nèi)文件不重份，且同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。6.2.5、 本條款規(guī)定了電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。6.2.6、 本條款規(guī)定了電子文件的歸檔要求可參照電子文件歸檔與管理規(guī)范（ GB/T18894 ）

18、和 CAD 電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求（ GB/T17678.1 ） 。6.2.7、 本條款規(guī)定了文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接清單，檔案交接清單可參照6.1.4 卷內(nèi)目錄編制的樣式。6.2.8、 本條款規(guī)定了檔案交接程序，可以有效規(guī)范評價人員與檔案管理人員的歸檔程序，同時也便于安全評價項目過程控制的追查。7、保存與借閱7.1 、保存7.1.1、 a）、c）、d）條款對檔案室設(shè)施、人員、日常檢查進行了規(guī)定，是使檔案得到有效、長期保存的基本要求。b）條款規(guī)定了檔案室環(huán)境溫度選定范圍宜為：14 C24 C ；相對濕度選定范圍宜為：45 %60 %。本條款主要依據(jù)檔 案館建筑設(shè)計規(guī)范（ JGJ25 ）第 5.2.2 條的內(nèi)容提出。7.1.2、 本條款對紙質(zhì)檔案保存管理中的核對、檢查、統(tǒng)計和銷毀檔案方面提出了基本要求。7.1.3、 、本條款主要依據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范( GBT18894 )第 9.4 條相關(guān)內(nèi)容，同時結(jié)合安全評價機構(gòu)電子檔案通常保存載體的方式，對電子檔案保存管理提出基本要求。7.2 、借閱7.2.1、 、本條款規(guī)定了查閱和借閱檔案時的基本程序要求，合理、有效地查閱和借閱檔案，可以充分發(fā)揮檔案參考價值的作用。7.2.2、 本條款對借閱檔案人員的行為提出了要求，使檔案在被借閱期間能得到有效保護，避免損壞。7.2.3、 本條款提出在借出的檔案位置放代替卡，可