秘書辦公室工作實務(wù)--綜合篇講述

1、LOGO為人為人處事處事行政管理的技能需求行政管理的技能需求發(fā)現(xiàn)問題、解決問題通過別人完成的一項藝術(shù)組織、控制組織、控制 創(chuàng)新創(chuàng)新教導(dǎo)、感召教導(dǎo)、感召 凝聚凝聚6行政管理：行政管理： v 就國家而言，就是依法行使國家權(quán)力的一種管理；就就國家而言，就是依法行使國家權(quán)力的一種管理；就 機(jī)關(guān)組織或企業(yè)內(nèi)部來說，就是一般的行政事務(wù)的職能管機(jī)關(guān)組織或企業(yè)內(nèi)部來說，就是一般的行政事務(wù)的職能管 理。理。企業(yè)行政管理的內(nèi)容v 企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，生活

2、福利、車輛、安全衛(wèi)生等。7v 包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)、團(tuán)體等包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、后勤人員、文秘人員政人員、后勤人員、文秘人員等等理行政管理的基本原則法制原則法制原則服務(wù)原則服務(wù)原則責(zé)任原則責(zé)任原則效率原則效率原則透明原則透明原則輔助決策工作輔助決策工作 信息工作信息工作文書工作文書工作 會務(wù)工作會務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作文書立卷和檔案管理工作 查辦工作查辦工作行政事務(wù)工作行政事務(wù)工作 上司交辦的其他工作上司交辦的其他工作行政人員的日常工作（行政人員的日常工作（1）工工 作作具具 體體 內(nèi)內(nèi) 容容輔助決策輔助決策決策是上司的責(zé)任，行政

3、管理人員不可替代，但是在上司決決策是上司的責(zé)任，行政管理人員不可替代，但是在上司決策過程中，要發(fā)揮輔助作用。策過程中，要發(fā)揮輔助作用。信息工作信息工作行政管理人員必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必行政管理人員必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。利用和儲存。文書工作文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的經(jīng)常性工作。也是行政管理重要的經(jīng)常性工作

4、。會務(wù)工作會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由行政部門承辦。凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由行政部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機(jī)構(gòu)，原有的行政部門參與其中，常成大型會議則可設(shè)專門的會議機(jī)構(gòu)，原有的行政部門參與其中，常成為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作公關(guān)工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。工工 作作具具 體體 內(nèi)內(nèi) 容容檔案工作檔案工作 單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的

5、單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 行政事務(wù)工行政事務(wù)工作作包括財務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、包括財務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的上司交辦的其他工作其他工作這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨資料，代表上司接待客人，探望、慰問生

6、病員工，了解、處理某些臨時任務(wù)等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。時任務(wù)等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政人員的日常工作（行政人員的日常工作（2）行政管理人員日常工作的三大特征如何獲取快速成長的能量如何獲取快速成長的能量 2：裂變式：學(xué)習(xí)，實踐，反思能力能量獲得模式 1：累加式：學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)職位能量能力能量能量來源802050502080一般 優(yōu)秀 卓越釋放我們認(rèn)識自己嗎？我們認(rèn)識自己嗎？怎樣利用了解之窗？不知道不知道知道知道知道知道不知道不知道別人別人相互尊重相互尊重共同交流共同交流虛心聽取虛心聽取認(rèn)真回應(yīng)認(rèn)真回應(yīng)開誠布公開誠布公實話實說實話實說相互尊重

7、相互尊重共同探討共同探討18A（態(tài)度）德（態(tài)度）德S（技能）才（技能）才你是屬于什么樣的人才？你是屬于什么樣的人才？v定義： 收文是收進(jìn)外來發(fā)送本企業(yè)的文件，即：凡是公司收進(jìn)的一切以文字作為表達(dá)工具的關(guān)于商務(wù)的材料，都是收文。v程序圖： 簽收 拆封 分文 請辦 批示 備注歸檔 登記 傳閱發(fā)文處理程序發(fā)文處理程序 相關(guān)工作相關(guān)工作擬稿擬稿 協(xié)商協(xié)商 會簽會簽 核稿核稿 歸檔歸檔 校對校對 登記編號登記編號 程序圖：程序圖：公文處理方法和程序公文處理方法和程序v三大環(huán)節(jié)：三大環(huán)節(jié)：v1、發(fā)文處理：擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā)v2、收文處理：簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承辦-催辦-督辦

8、-辦復(fù)v3、公文管理：v制定立卷類目表-歸卷-調(diào)用-立卷-歸檔-銷毀文檔管理與處理文檔管理與處理一、是在本企業(yè)活動中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考價值的。1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷一、上級機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后；二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C

9、高投入低效能D投入效能會議價值會議價值會議收益會議成本人力成本物料成本機(jī)會成本情感收益認(rèn)識收益任務(wù)收益應(yīng)當(dāng)開什么樣會議？如何提升會議價值？會議弊端與防治參加人員過多會議目的不明確簡單問題復(fù)雜化議題討論失控會議問題會議問題控制會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時間提升會議水準(zhǔn)會議控制會議控制v 明確參會人員明確參會人員 選擇開會地點選擇開會地點v 選擇會議時間選擇會議時間 制定會議議事日程制定會議議事日程v 會議現(xiàn)場布置會議現(xiàn)場布置 會議的通知會議的通知v 會前的審核會前的審核 會議經(jīng)費(fèi)會議經(jīng)費(fèi)v 會議簽到會議簽到v 會場服務(wù)會場服務(wù)v 會議記錄會議記錄v 會議簡報會議簡報v 會務(wù)總結(jié)會務(wù)總結(jié)v 會議

10、紀(jì)要會議紀(jì)要v 會議文件資料的收退會議文件資料的收退v 會后的檢查催辦會后的檢查催辦34面對面就座面對面就座 當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊 主席坐在團(tuán)隊成員之間 顯示等級顯示等級 如果你希望顯示等級，讓主席坐在如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐按資歷遞降順序就坐 主席坐在長桌主席坐在長桌的頂端的頂端 資歷最淺者資歷最淺者坐在離主席坐在離主席最遠(yuǎn)處最遠(yuǎn)處 自由討論自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位

11、更值得關(guān)注，如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌在會議中用一張圓桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一個位置上個位置上 v有效能集思廣益，達(dá)成目標(biāo)；v和諧信任、認(rèn)同、暢所欲言；v參與參與的人全神貫注；v效率能在預(yù)定的時間內(nèi)達(dá)成會議的目的；v學(xué)習(xí)參與者有更多的學(xué)習(xí)機(jī)會；行政管理中的溝通行政管理中的溝通 溝通是人們通過語言和非語言方式傳遞并理溝通是人們通過語言和非語言方式傳遞并理解信息、知識的過程，是人們了解他人思想、情解信息、知識的過程，是人們了解他人思想、情感、見解和價值觀的一種雙向的途徑感、見解和價值觀的一種雙向的途徑溝通是一種管理溝通是一種態(tài)度溝通也就是通溝溝通的理解溝

12、通的理解管理溝通的要訣工作溝通要訣工作溝通要訣： 上行：理解為主 下行：說服為先 橫向：協(xié)調(diào)為上 斜向：借權(quán)為用溝通的五大原則溝通的五大原則( (基礎(chǔ)基礎(chǔ)) ) 真誠真誠：信任：信任： 理解理解： 自制自制： 寬容寬容： 溝通基礎(chǔ)真誠真誠寬容寬容信任信任自制自制理解理解信息發(fā)送信息發(fā)送聽眾聽眾目的目的渠道渠道環(huán)境環(huán)境信息接收信息接收信息反饋信息反饋溝通七要素溝通七要素地位差異地位差異語語義義無反饋無反饋認(rèn)知認(rèn)知情緒情緒性格性格溝通的三個方式口頭語言、書面語言、口頭語言、書面語言、圖片或者圖形圖片或者圖形 動作、表情、動作、表情、眼神眼神 距離、持物距離、持物 溝通三要素的比例1 1、尊重、尊重

13、2 2、批評分先后天要素、批評分先后天要素3 3、讓對方說出期望、讓對方說出期望4 4、布置任務(wù)明確具體、布置任務(wù)明確具體49指令不能有效執(zhí)行的真正原因！溝通的漏斗溝通的漏斗襯衫放西褲外襯衫放西褲外過短過短不扣襯衫扣不扣襯衫扣西服配便鞋西服配便鞋西服及褲子口袋西服及褲子口袋西服袖長過襯衫西服袖長過襯衫扣子全扣上扣子全扣上男人著西服的八忌男人著西服的八忌 女士著女士著西裝的六不西裝的六不坐姿坐姿行姿行姿站姿站姿儀態(tài)禮儀儀態(tài)禮儀手勢手勢蹲姿蹲姿電話禮儀三要素電話禮儀三要素聲音態(tài)度言詞1時間時間2空間空間3內(nèi)容內(nèi)容同事家同事家里電話里電話遲到、遲到、請假請假外出辦事外出辦事延誤拜訪延誤拜訪用傳真機(jī)用

14、傳真機(jī)機(jī)傳文件機(jī)傳文件借用他人或借用他人或單位電話單位電話讓工作更順讓工作更順利的電話術(shù)利的電話術(shù)你是如何鼓掌的?你你會會握握手手嗎嗎？ 握握 手手 禮禮 儀儀 禁禁 忌忌v 握手時，左手拿著東西或插在兜里v 不按順序，爭先恐后v 男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套）男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套）v 戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外）戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外）v 用左手或用雙手與異性握手v 交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬）v 拉來、推去或上下左右抖個不停拉來、推去或上下左右抖個不停v 長篇大論、點頭哈腰、過度客套長篇大論、點頭哈腰、過度客套v 只握指尖或只遞指尖v 手臟、濕、

15、當(dāng)場搓揩v 三心二意、面無表情、目光游移或旁觀介紹集體：介紹雙方時先卑后尊介紹雙方時先卑后尊介紹其中一方時先尊后卑介紹其中一方時先尊后卑 介介 紹紹 他他 人：人：按尊者優(yōu)先與相互原則按尊者優(yōu)先與相互原則v 先介紹下級給上級先介紹下級給上級v 先介紹先介紹年輕的給年長的年輕的給年長的v 先介紹女士給男士先介紹女士給男士 v 先介紹來賓給主人先介紹來賓給主人v 先介紹家人給同事、朋友先介紹家人給同事、朋友v 先介紹未婚者給已婚者先介紹未婚者給已婚者 v 先介紹后與會者給先與會先介紹后與會者給先與會 者者 自我介紹：自我介紹：單位（全（全 稱）稱）部門職務(wù)姓名（緩、頓、釋）（緩、頓、釋）了解尊卑次序同時尊重客人習(xí)慣了解尊卑次序同時尊重客人習(xí)慣 司機(jī)秘書上司來賓 秘 書 司 機(jī)來賓B 上司 來賓A 上司來賓A來賓來賓C 秘書秘書 來賓來賓B 我是自己命運(yùn)的主宰v我不能左右天氣，我不能左右天氣， 但我可以改變心情但我可以改變心情v我不能改變?nèi)菝?，我不能改變?nèi)菝玻?但我可以展開笑容但我可以展開笑容v我不能控制他人，我不能控制他人， 但我可以控制自己但我可以控制自己v我不能掌控過去，我不能掌控過去， 但我可以掌控未