常用的日常文書（課堂PPT）

1、1上傳下達(dá)，有效溝通的日常文書授課教師：秦老師授課教師：秦老師授課課時(shí)：兩課時(shí)授課課時(shí)：兩課時(shí)授課地點(diǎn)：授課地點(diǎn)： 5601 授課時(shí)間：周二授課時(shí)間：周二5/62教學(xué)重點(diǎn) 1.日常文書的特點(diǎn) 2.日常文書的結(jié)構(gòu)和注意事項(xiàng) 3.常見日常文書的寫作方法3日常文書 最常見的應(yīng)用文； 最簡單的應(yīng)用文； 定義：廣泛應(yīng)用在日常工作、學(xué)習(xí)、生活中，用于處理公私事物、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)友誼、傳達(dá)信息等的應(yīng)用文。 常用的有：計(jì)劃總結(jié)、規(guī)章制度、簡報(bào)，還包括便條、契據(jù)等用來處理臨時(shí)事物的說明性應(yīng)用文， 也包括公務(wù)書信、專用書信、一般書信等信函類應(yīng)用文。4第一節(jié) 計(jì)劃5寓言：小猴子下山 有一天，一只小猴子下山

2、來。它走到一塊玉米地里，看見玉米結(jié)得又大又多，非常高興，就掰了一個(gè)，扛著往前走。 小猴子扛著玉米，走到一棵桃樹下。它看見滿樹的桃子又大又紅，非常高興，就扔了玉米去摘桃子。 小猴子捧著幾個(gè)桃子，走到一片瓜地里。它看見滿地的西瓜又大又圓，非常高興，就扔了桃子去摘西瓜。 小猴子抱著一個(gè)大西瓜往回走。走著走著，看見一只小兔蹦蹦跳跳的，真可愛。它非常高興，就扔了西瓜去追小兔。 小兔跑進(jìn)樹林子，不見了。小猴子只好空著手回家去。辦事情要有規(guī)律性和計(jì)劃性，否則將一事無成。6計(jì)劃 概念：部門、單位或個(gè)人對今后一段時(shí)間內(nèi)驗(yàn)完成的任務(wù)或要做的工作，提出某些設(shè)想，做出某些具體安排，擺這些內(nèi)容攜程書面材料，就是計(jì)劃。

3、別名：規(guī)劃、要點(diǎn)、方案、設(shè)想、安排。7特點(diǎn) 預(yù)見性：超前安排，根據(jù)形勢變化，預(yù)測發(fā)展趨勢，提出可行方案。 指導(dǎo)性：指導(dǎo)實(shí)踐，對未來的規(guī)劃安排，自我規(guī)范，行動導(dǎo)向。 可行性：可以實(shí)現(xiàn)，實(shí)事求是，制約條件。 約束性：體現(xiàn)要求意圖，嚴(yán)格遵守，保證完成，績效依據(jù)。8種類 劃分標(biāo)準(zhǔn)依據(jù) 性質(zhì)：綜合性、專題性。 內(nèi)容：工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、科研等。 范圍：國家、單位、個(gè)人等。 時(shí)間：長期、年度、月等。 寫法：條文、圖表、綜合等。 規(guī)劃：范圍廣、內(nèi)容多、時(shí)間長。 方案：某項(xiàng)重要工作。 安排：短期內(nèi)某項(xiàng)工作。 設(shè)想：初步、粗略的長遠(yuǎn)計(jì)劃。 要點(diǎn)：某一時(shí)期的原則性指導(dǎo)、要求、措施。9結(jié)構(gòu) 標(biāo)題：包括單位名稱、期限、

4、內(nèi)容、種類四要素。 正文：包括前言、主體、結(jié)尾三部分；前言即序言、開頭、導(dǎo)語，主要說明制定計(jì)劃的依據(jù)、指導(dǎo)思想、背景-為什么、能不能、做什么；主體是具體的任務(wù)、目標(biāo)、措施、步驟做什么、怎么做、啥時(shí)做；結(jié)尾即結(jié)束語。 落款：計(jì)劃的制定者和日期，可放在開頭或結(jié)尾。主體包括任務(wù)、目標(biāo)、措施、步驟。任務(wù)即做什么，是計(jì)劃要完成的具體事項(xiàng)；目標(biāo)即做到什么程度，是計(jì)劃完成任務(wù)所要達(dá)到的基本要求；措施即怎么做 ，是為完成計(jì)劃而采取的具體辦法；步驟即啥時(shí)做啥，是對工作進(jìn)程的安排。10寫作要點(diǎn) 1.計(jì)劃要符合政策法規(guī)和上級文件精神； 2.要從實(shí)際出發(fā)制定計(jì)劃； 3.內(nèi)容要具體明確，便于執(zhí)行檢查； 4.要符合規(guī)律，

5、及時(shí)調(diào)整修改；11第二節(jié) 總結(jié)12定義 干得好不如說得好。 定義：人們在某一階段的工作結(jié)束之后，對其進(jìn)行檢查、反思和研究，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最終形成理論化、系統(tǒng)化的書面材料。13特點(diǎn) 1.客觀性。事后分析，事實(shí)依據(jù)，真實(shí)客觀； 2.主觀自覺性。 3.理論概括性。14種類 劃分標(biāo)準(zhǔn)依據(jù) 性質(zhì)：綜合性、專題性。 內(nèi)容：工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、思想等。 范圍：地區(qū)、部門、個(gè)人等。 時(shí)間：年度、季度、階段等。 功用：經(jīng)驗(yàn)性、匯報(bào)性等。15結(jié)構(gòu) 標(biāo)題：常見的有三種。 正文：包括開頭、主體、結(jié)尾三部分；開頭即前言，主要是對前段工作的總評；主體是核心，主要成績、存在問題、今后努力方向，有遞進(jìn)式、并列式兩種；結(jié)尾即歸

6、納，有努力方向、改進(jìn)意見、表明決心。 署名日期：可放在標(biāo)題下方或正文下方。標(biāo)題的三種寫法：公文式標(biāo)題，文章式標(biāo)題，雙標(biāo)題。16寫作要點(diǎn) 1.要實(shí)事求是，一分為二； 2.要點(diǎn)面結(jié)合，抓住重點(diǎn)； 3.要找出規(guī)律； 4.要敘議得當(dāng)；17第三節(jié) 規(guī)章制度沒有規(guī)矩不成方圓。孟子18特點(diǎn) 定義：各級機(jī)關(guān)、單位、社團(tuán)制定的，要求其成員遵守的準(zhǔn)則規(guī)范。 包含：條例、辦法、規(guī)定、細(xì)則、章程、制度、公約。 1.政策性-有依據(jù)和程序， 2.規(guī)范性-約束力， 3.確定性-范圍， 4.條款性-條文形式。常見的有：法規(guī)：根據(jù)法律制定的具有法律性質(zhì)的規(guī)章制度；行政規(guī)章：行政部門管理內(nèi)部工作的制度條例；類規(guī)章：團(tuán)體內(nèi)部的規(guī)范

7、性、約束性文書。19第四節(jié) 便條契據(jù)口說無憑，立字為證。20便條 日常生活、學(xué)習(xí)、工作中有事要告訴對方，但對方不在或不方便說，往往留下字條給對方（托人代交）。 種類：留言條、請假條等。結(jié)構(gòu)：稱呼：第一行定格寫上對方的稱呼，姓名、昵稱、職務(wù)。正文：開頭空兩格，將要說明的事項(xiàng)寫清楚，結(jié)尾要寫祝頌語；格式與舒心相同，既要寫的簡單，又要交代清楚。具名日期：寫在正文右下方，可簡寫或不寫。21常見的便條類型 留言條常見的有四種： 1.油畫來不及當(dāng)面說， 2.有事等不及當(dāng)面交代， 3.因事耽擱給事先約好的人留信息， 4.事先未約定的拜訪留條。 請假條的注意事項(xiàng)： 1.需寫清何因何時(shí)何人請假， 2.要實(shí)事求是

8、不弄虛作假， 3.請求合理不提不恰當(dāng)?shù)囊螅?4.要簡明得體不卑不亢， 5.文后用祈請語。 托事條的四種類型： 1.雙方約好的事有變化時(shí)告知對方并致歉， 2.委托他人代辦事情， 3.朋友之間要求照應(yīng)， 4.單位之間的托事條。 意見條的五種情況： 1.事情尚未進(jìn)行的批評性意見， 2.事情仍在進(jìn)行中的批評性意見， 3.事情仍在進(jìn)行中的建設(shè)性意見， 4.事后表揚(yáng)性意見， 5.事后建議性意見。22模版23契據(jù) 組織、個(gè)人之間發(fā)生財(cái)務(wù)往來時(shí)，一方寫給另一方的字據(jù)憑證。 種類：借條、收條、領(lǐng)條、欠條。借條：一方借另一方的錢物時(shí)，寫給對方的字據(jù)，待錢物歸還，借條銷毀。收條：一方收到另一方的錢物時(shí)，交給對方的

9、字據(jù)。領(lǐng)條：一方向另一方領(lǐng)取錢物時(shí)，交給對方的字據(jù)。欠條：一方在購物或歸還財(cái)務(wù)時(shí)，因未付清或未全部付清，交給對方的字據(jù)。24寫作要點(diǎn) 結(jié)構(gòu) 名稱：契據(jù)應(yīng)標(biāo)明種類名稱。 正文：不寫稱呼，寫明事由、錢物明細(xì)、日期方式，開頭為“今（收借領(lǐng)欠）到”，以“此據(jù)”二字結(jié)尾。 具名日期：右下方簽名及日期，名前注“借款人、收款人、領(lǐng)取人、經(jīng)手人”，重要字據(jù)加蓋手印公章。注意事項(xiàng)1.財(cái)物數(shù)額要大寫，不留空格，注明幣種；2.契據(jù)不能涂改，涂改處加印章；3.書寫字跡要端正清晰，便于保存。25借條陷阱案例 （一）打借條時(shí)故意寫錯(cuò)名字 案例：王某父子向朋友張宗祥借款20萬元，并打下借條，約定一年后歸還欠款及利息。想不到

10、王某父子在借條署名時(shí)玩了個(gè)花招，故意將“張宗祥”寫成“張宗樣”。張宗祥當(dāng)時(shí)也沒有注意。到還款期后，張宗祥找到二人催要借款，誰知二人卻以借條名字不是張宗祥為由不愿歸還。無奈之下，張宗祥將王氏父子告到法院。盡管法院支持了張的主張，但張也因在接借條時(shí)的不注意付出了很大代價(jià)。 26借條陷阱案例 （二）是己借款，非己寫條 案例：王某向張某借款10000元。在張某要求王某書寫借條時(shí)，王某稱到外面找紙和筆寫借條，離開現(xiàn)場，不久返回，將借條交給張，張看借條數(shù)額無誤，便將10000元交給王。后張向王索款時(shí)，王不認(rèn)賬。張無奈起訴法院，經(jīng)法院委托有關(guān)部門鑒定筆跡，確認(rèn)借條不是王所寫。后經(jīng)法院查證，王承認(rèn)借款屬實(shí)，借

11、條是其找別人仿照自己筆跡所寫。 27借條陷阱案例 （三）利用歧義 案例1：李某借周某100000元，向周某出具借條一份。一年后李某歸還5000元，遂要求周某把原借條撕毀，其重新為周某出具借條一份：“李某借周某現(xiàn)金100000元，現(xiàn)還欠款5000元”。這里的“還”字既可以理解為“歸還”，又可以解釋為“尚欠”。根據(jù)民事訴訟法相關(guān)規(guī)定“誰主張，誰舉證”，周某不能舉出其他證據(jù)證實(shí)李某仍欠其95000元，因而其權(quán)利不會得到保護(hù)。28借條陷阱案例 （四）自書借條 案例：丁某向周某借款20000元，周某自己將借條寫好，丁某看借款金額無誤，遂在借條上簽了名字。后周某持丁某所簽名欠條起訴丁某歸還借款120000

12、元。丁某欲辯無言。后查明，周某在20000前面留了適當(dāng)空隙，在丁某簽名后便在后加了“1”。 29借條陷阱案例 （五）借條不寫息 案例：李某與孫某商量借款10000元，約定利息為年息2%。在出具借據(jù)時(shí)李某寫到：今借到孫某現(xiàn)金10000元。孫某考慮雙方都是熟人，也沒有堅(jiān)持要求把利息寫到借據(jù)上。后孫某以李某出具的借條起訴要求還本付息，人民法院審理后以合同法第211條“自然人之間的借款合同對支付利息沒有約定或約定不明的，視為不支付利息”的規(guī)定，駁回了孫某關(guān)于利息的訴訟請求。30第五節(jié) 書信31特點(diǎn) 書信時(shí)人們在日常工作、學(xué)習(xí)、生活中運(yùn)用書面文字向收信人通報(bào)情況、處理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)感情等社會交往中必不可少的

13、交流交際工具。 結(jié)構(gòu)： 1.標(biāo)題：表明性質(zhì)，用在第一行中間； 2.稱謂：頂格，后加冒號，注重禮節(jié)； 3.正文：具體、簡練、條理、自然，一段一事； 4.結(jié)尾：靈活； 5.署名：右下方，附日期。32證明信 以行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人名義書寫，用以證明有關(guān)人員身份、經(jīng)歷、職務(wù)及有關(guān)事項(xiàng)真實(shí)情況的一種專用書信。 1.單位證明信：以組織名義發(fā)出的，多是證明曾在或現(xiàn)在本單位工作的職工身份、經(jīng)歷或與本單位有關(guān)系事件的真實(shí)情況； 2.個(gè)人證明信：由個(gè)人書寫，證明有關(guān)人員、有關(guān)事件真實(shí)情況，證明人簽字蓋章后，經(jīng)所在單位審核簽署意見； 3.隨身證明信：由組織簽發(fā)，個(gè)人隨身攜帶使用。33單位證明信范本

14、工作證明 茲有我單位 (同志)(身份證號:_)在_部門,從事_工作已有_年,特此證明. 單位名稱:_ 日 期:_ (加蓋單位公章）34感謝信 為感謝對方的關(guān)懷、支持、幫助，以敘事、議論、抒情相結(jié)合的方法，將自己的感謝之情、表彰之意，用熱情禮貌的語言寫就的書信。特點(diǎn)：特指性-被感謝者固定；事實(shí)性-基于已有事實(shí)；感激性-木定時(shí)表達(dá)謝意。35結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題：感謝信，致XX的感謝信，XX學(xué)院致XX的感謝信； 2.受文對象：被感謝的單位名稱或個(gè)人，一般用敬稱； 3.正文：寫明在何時(shí)何地得到對方的關(guān)心、支持或幫助，簡述對方的關(guān)心、支持或幫助起到了什么效果，再次向?qū)Ψ奖硎局x意； 4.致敬語：可不寫； 5.簽署：寫信人的姓名及日期。36感謝信(模版) _: 在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門、學(xué)部校友和社會各界人士的大力支持下，“_”_系列活動成功舉行，在此我們謹(jǐn)代表_全體師生，對_及_給予本次活動的無私幫助和大力支持表示最誠摯的敬意和衷心的感謝！ _ _年_月_日37請柬 單位、團(tuán)體或個(gè)人邀請有關(guān)單位或人員前來參加某項(xiàng)活動而制發(fā)的書信，多用于隆重的慶典、宴席，強(qiáng)調(diào)格式，比較莊重。特點(diǎn)：特指性-被邀請者特定；禮儀性-本身具有表達(dá)尊重、聯(lián)絡(luò)感情的意味。38結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題：注明“請柬、請?zhí)弊謽?，前可加活動名稱；