物業(yè)管理公司檔案管理制度(9)

1、物業(yè)管理公司檔案管理制度(9)物業(yè)管理公司檔案管理制度（九）第一條 總則1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順當(dāng)開展服務(wù)，特制定本制度。2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括：國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他特地檔案（人事檔案等）。3.公司對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次條 檔案管理架構(gòu)1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。第三條 檔案分

2、類：1.文書類檔案1）政府部門各類文件2）公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文3）法律公文4）廣告策劃文案2.工程技術(shù)類1）設(shè)備設(shè)施檔案2）招投標(biāo)檔案3.財(cái)務(wù)類檔案4.合同類檔案5.公司各類證照6.影音類文件第四條 歸檔工作流程1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記名目，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，準(zhǔn)時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。第

3、五條 歸檔要求1.歸檔文件必需完整齊全。2.歸檔文件必需按規(guī)定分類、整理、編目。3.檔案編目1）文書類檔案：年度+（項(xiàng)目）部門或管理處+案卷號如：2022/市場/0012）工程類檔案：年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號如：2022/百事可樂/項(xiàng)目/0013）財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)年度設(shè)置4）合同類檔案：部門（項(xiàng)目）+合同類型+年份+案卷號4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版；計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案實(shí)行總登記方式（登記表見附件2）：1）照片、底片要求清楚完整，并附有說明文字材料，包括大事、時(shí)間、人物、

4、背景、攝影者五要素。2）錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。第六條 檔案借閱、移交1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥當(dāng)保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清晰。第七條 保管和保密制度1.存放檔案的檔案柜排放整齊；采納統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識明確。2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，實(shí)行相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防