辦公軟件常用技巧

1、CONTENTS01ExcelExcel使用規(guī)則、技巧及快捷鍵使用規(guī)則、技巧及快捷鍵02pptppt簡(jiǎn)單的使用技巧簡(jiǎn)單的使用技巧03wordword的基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)Excel表格的應(yīng)用01最初的數(shù)據(jù)最好為一維表同列為同類信息，不要混合字段名稱唯一，且不為空一維表的特點(diǎn)就是第一行為字段，每一列都是此字段下的同類信息。例如：日期列都是日期，不要夾雜銷量，篩選、計(jì)算、計(jì)數(shù)等等都比較方便。字段是指第一行的名稱，唯一同一個(gè)性質(zhì)的數(shù)據(jù)放在同列，例如所有的日期都放在日期列里，字段名稱也為日期，如果再有一個(gè)日期列，可能你自己知道他們的區(qū)別，但是別人不知道，機(jī)器也不知道，機(jī)器運(yùn)算時(shí)就會(huì)出錯(cuò)。當(dāng)然，日期也可分

2、訂單日期、發(fā)貨日期、回款日期等多列。制作excel表格的規(guī)則信息格式正確每個(gè)單元格最好為單一的數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)源中不要含有小計(jì)日期就用日期格式，數(shù)據(jù)就用數(shù)值格式，這個(gè)是非常好的習(xí)慣，也是規(guī)則。比如銷量列，就是單純的銷售數(shù)據(jù)，而不要帶有單位，為后期的統(tǒng)計(jì)增加不必要的麻煩。如果需要單位，可以另外備注，也可單獨(dú)列單位字段，或者直接在第一行標(biāo)注單位。數(shù)據(jù)源中最好不要任何的合計(jì)數(shù)據(jù)，如果需要，再次加工就好，這樣數(shù)據(jù)源可以做為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，多次使用，按需加工成不同類型的匯總表。Add your text制作excel表格的規(guī)則符號(hào)代表隱藏單元格內(nèi)容按條件設(shè)置顏色快速求和Excel表格的使用技巧為了更加的直觀，有的

3、時(shí)候我們需要在excel中符號(hào)來(lái)表示，比如輸入1的時(shí)候，讓他顯示“”，輸入2顯示“”。要達(dá)到這個(gè)目的，我們可以這樣操作，選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設(shè)置單元格格式選擇自定義代碼，在類型下填寫(xiě)=1;=2后，可以實(shí)現(xiàn)輸入1顯示，輸入2顯示選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設(shè)置單元格格式選擇自定義代碼，在類型下填寫(xiě)三個(gè)；右擊設(shè)置單元格格式，數(shù)字欄自定義格式中雙括號(hào)內(nèi) 可以表示顏色,也可以表示條件. 大于100的數(shù)字顯示字體顯示成紅色的自定義代碼為 ：紅色1000只需按住快捷鍵組合【Alt+=】即可實(shí)現(xiàn)快速求和獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)合并單元格求和同時(shí)調(diào)整多個(gè)行高已錄入調(diào)整一列位置Excel表格的使用技巧在Exce

4、l中獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)新建web查詢輸入表格所在的網(wǎng)址選擇（點(diǎn)綠圖標(biāo)邊的小框）點(diǎn)擊導(dǎo)入即可例如合并單元格為D3到D5，我們?cè)诤喜^(qū)域輸入=sum（D3:D5）按下enter即可拖動(dòng)鼠標(biāo)選中多行，然后按住Shift鍵不放，在序號(hào)列鼠標(biāo)變成十字標(biāo)隨意調(diào)整其中一行高度完成即可只要選中要調(diào)整的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按住Shift鍵不放，光標(biāo)放到選擇列位置后，按下鼠標(biāo)左鍵不放拖動(dòng)即可Home快速移至一行的開(kāi)始Ctrl+Home快速移到工作表的開(kāi)始單元格Ctrl+End快速移至工作表區(qū)域的結(jié)尾PageUp翻至前一頁(yè)P(yáng)age Down翻至下一頁(yè)上、下、左、右方向鍵分別向上、向下、向左、向右移動(dòng)選擇單元格

5、Tab鍵向右移動(dòng)Shift Tab鍵向左移動(dòng)Ctrl+左方向箭頭移至左邊區(qū)域Ctrl+右方向箭頭移至右邊區(qū)域Ctrl+上方向箭頭移至上方區(qū)域Ctrl+下方向箭頭移至下方區(qū)域Ctrl+Backspace鍵移至活動(dòng)單元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏Ctrl+A全選單元格區(qū)域，若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。Ctrl+Shift+空格全選單元格區(qū)域，若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。F8擴(kuò)展所選區(qū)域。即若

6、選取一個(gè)單元格后，按方向箭會(huì)進(jìn)行連續(xù)單元格選擇或者點(diǎn)擊某單元格后按F8鍵再點(diǎn)擊另一單元格可選擇兩單元格之間的區(qū)域。Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域。Shift+Ctrl+O選擇工作表中有評(píng)論的單元格Shift+左方向鍵向左選擇區(qū)域Shift+右方向鍵向右選擇區(qū)域Shift+上方向鍵向上選擇區(qū)域Shift+下方向鍵向下選擇區(qū)域Shift+空格選擇單元格所在行F2在單元格中按F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行編輯Shift+F2在單元格中按Shift+F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行批注編輯F4重復(fù)上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗Ctrl+Y重復(fù)上一

7、操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗Ctrl+Z撤銷操作Shift+F4在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動(dòng)。若工作表為空，則會(huì)彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框F7快速調(diào)出“拼寫(xiě)檢查”對(duì)話框并對(duì)所選單元格進(jìn)行拼寫(xiě)檢查Ctrl+B加粗單元格字體Ctrl+C復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+Insert復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+X剪切單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+V粘貼單元格內(nèi)容Ctrl+D實(shí)現(xiàn)下拉填充功能。即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵，則該列區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值Ctrl+R實(shí)現(xiàn)向右填充

8、功能。即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵，則該行區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值Ctrl+I使單元格字體為斜體Ctrl+U給單元格文本加下劃線Ctrl+()切換是否在單元格中顯示公式Ctrl+2()切換單元格區(qū)域是否加粗Ctrl+3(#)切換單元格區(qū)域是否為斜體Ctrl+4($)切換單元格區(qū)域是否加下劃線Ctrl+5(%)切換單元格區(qū)域是否加刪除線Ctrl+9()隱藏單元格區(qū)域所在行Ctrl+Shift+9()取消隱藏行Ctrl+0()隱藏單元格區(qū)域所在列Ctrl+Shift+0()取消隱藏列Ctrl+-刪除單元格所在部分，即彈出“刪除”對(duì)話框，若選擇了整行或整列，則直接刪除而不會(huì)彈

9、出“刪除”對(duì)話框。若選擇了一整行后按此組合鍵，則刪除該行Ctrl+Shift+()設(shè)置為通用格式Ctrl+Shift+1(!)設(shè)置為數(shù)值格式Ctrl+Shift+2()設(shè)置為時(shí)間格式Ctrl+Shift+3(#)設(shè)置為日期格式Ctrl+Shift+4($)設(shè)置為貨幣格式Ctrl+Shift+5(%)設(shè)置為百分?jǐn)?shù)格式Ctrl+Shift+6()設(shè)置為科學(xué)計(jì)數(shù)格式Ctrl+Shift+7(&)應(yīng)用邊框Ctrl+Shift+-取消邊框Ctrl+Shift+8(*)選擇已使用的區(qū)域Alt+=(+)自動(dòng)求和Ctrl+;插入當(dāng)前日期Ctrl+Shift+;插入當(dāng)前時(shí)間Ctrl+Shift+復(fù)制上面

10、單元格的值到本單元格中Insert插入模式Delete刪除ppt使用技巧02 e、批量添加Logo使用幻燈片母版直接點(diǎn)擊【視圖】【幻燈片母版】【插入】【圖片】選擇需要的Logo插入PPT放置合適的位子【關(guān)閉母版視圖】，再看PPT就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁(yè)都添加了Logo f、定時(shí)保存擔(dān)心PPT做一半突然停電，或電腦卡機(jī)沒(méi)保存導(dǎo)致功虧一簣，其實(shí)不用擔(dān)心你可以，你可以點(diǎn)擊【文件】【選項(xiàng)】【保存】設(shè)置保時(shí)間，這樣PPT就能自動(dòng)保存啦04跨頁(yè)表格的標(biāo)題02 表格計(jì)算05選擇格式相同的文字03減少一頁(yè)01微軟雅黑字體行距Word文檔簡(jiǎn)單技巧llorem ispum dolor sit adipiscing elit

11、, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit1、微軟雅黑字體行距技巧：選擇需要調(diào)整的段落并右鍵鼠標(biāo)，打開(kāi)“段落”面板，在“縮進(jìn)與間距”欄目，找到“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊到網(wǎng)格”，把前面的

12、勾取消掉，然后確定即可解決。微軟雅黑字體，行間距過(guò)大怎么辦呢？lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit2、表格計(jì)

13、算技巧：“表格工具”-“布局”-“數(shù)據(jù)”-“公式”，然后就可以看到一些基礎(chǔ)的常用運(yùn)算公式，雖然比不上Excel表格，但是應(yīng)付日常工作是沒(méi)問(wèn)題的。Word表格計(jì)算怎么辦呢lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, s

14、ed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit3、減少一頁(yè)技巧：右鍵功能區(qū)，選擇“自定義功能區(qū)”，將“從下列位置選擇命令”改為“所有命令”，然后選“減少一頁(yè)”，然后隨便在選項(xiàng)卡下點(diǎn)擊新建組，把“減少一頁(yè)”功能添加進(jìn)去，完成后，點(diǎn)擊減少一頁(yè)即可。一頁(yè)只有兩三行幾個(gè)字浪費(fèi)紙張?jiān)趺崔k呢？lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis

15、 diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit4、跨頁(yè)表格的標(biāo)題技巧：選擇你的表格，然后在“表格工具”中找到“重復(fù)標(biāo)題行”，使用該功能后，如果表格出現(xiàn)跨行的或者刪減的情況，標(biāo)題行會(huì)自動(dòng)添加或刪除，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)位的問(wèn)題。表格過(guò)長(zhǎng)跨頁(yè)加標(biāo)題怎么辦呢？lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,