費用報銷規(guī)定及程序

1、 費用報銷規(guī)定及流程第一條 費用報銷的管理規(guī)定及原則1、公司采用費用預算制度，公司財務部會計應定期將每月審批通過的預算發(fā)至公司各部門負責人，財務審核嚴格按照預算審核各項目；2、公司報銷的各項費用嚴格按照預算報銷支付，原則上預算外發(fā)生的費用不予報銷支付，特殊情況，需要追加預算后按照預算內(nèi)費用操作流程執(zhí)行；3、項目開發(fā)中的費用嚴格按照項目目標成本預算審核支付，并與前期已開發(fā)項目的費用標準進行對比，原則上對于超出目標成本預算和前期費用標準的不予報銷支出，特殊情況，需要經(jīng)辦人寫明原因，報經(jīng)公司總經(jīng)理審核簽批。4、費用報銷中報銷人，審批人應該堅持分權原則，對報銷人、審批人為同一簽字的費用，應拒絕報銷。5

2、、報銷金額超過10000元（含）的，需提前一天通知財務部以便備款。第二條 費用的分類：按照費用的性質，將費用分為項目費用、日常費用。1、日常費用：包括差旅費、通訊費（手機費用，固定電話費）、辦公用品、郵遞費、福利費、業(yè)務招待費、水電暖費用、交通費（市內(nèi)交通費、車補）、車輛使用費、運雜費、房租、低值易耗品、宣傳費、其他費用。2、項目費用：包括項目開發(fā)過程中發(fā)生的設計費、廣告費、勘察費、環(huán)境評估費、噪音排污費、預售證預測費、房屋面積實測費、圖紙審查費、人防施工圖審查費、防雷檢測費、樁基檢測費、節(jié)能檢測費、沉降觀測費、工程編制費、配套費、等等費用。第三條 費用報銷基本程序經(jīng)辦人申請 分管副總或部門經(jīng)

3、理審查確認 總賬會計審核 財務經(jīng)理審核 總經(jīng)理審批 出納付款。第四條 報銷費用時相關人員的職責（1）申請人：必須嚴格取得相應的合法票據(jù)；將發(fā)票和單據(jù)分類進行粘貼，填制報銷單；填寫報銷單位應注意；根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)；嚴格按照單據(jù)要求項目認真填寫，注明附件張數(shù)（須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單）；大小寫金額必須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。若弄虛作假，必須承擔相應的經(jīng)濟損失，并按公司的相關規(guī)定處理。（2）分管副總或部門負責人：審核報銷費用的相關性、真實性、對實行定額報銷費用進行監(jiān)督。簽字確認后的費用被審查出不合理或不真實的，要承擔全部經(jīng)濟損失。（3）主管會計：

4、審核報銷單據(jù)的合法、合規(guī)、真實性；審核費用是否在預算范圍內(nèi)，核實費用支付申請的批準范圍，權限、程序是否正確，手續(xù)及相關憑證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式，支付單位是否妥當，否則對造成的損失要承擔全部責任。（4）財務經(jīng)理：審核總體合理性，手續(xù)完整。根據(jù)權限審核把關和核準，否則對造成的經(jīng)濟損失要承擔全部責任。（5）總經(jīng)理：對費用報銷做最后審批。（6）出納：審核報銷單是否按照規(guī)定程序報批，各負責人是否簽字；審核金額與單據(jù)是否相符；如果出納在核實過程中，發(fā)現(xiàn)未按程序審批或不合法單據(jù)的，有權必須拒絕付款或辦理沖賬。否則對造成的損失要承擔全部責任。業(yè)務辦理完畢后在原始單據(jù)上加蓋核銷章。第五條 特殊費

5、用報銷制度及流程。 （一） 差旅費：1、差旅費費用標準 職 位住宿標準市內(nèi)交通伙食補助費交通工具火車輪船飛機高 層實報實銷實報實銷實報實銷軟席二等艙經(jīng)濟艙中 層3608080軟臥二等艙經(jīng)濟艙主管層2806060硬臥三等艙經(jīng)濟艙員 工2004040硬臥三等艙2、費用標準的補充說明：1） 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。若出差人員住在親戚家，如何獎勵？2） 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。3） 伙食標準

6、、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。4） 宴請客戶需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費。5） 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。3、報銷流程1） 出差申請：出差人員首先填寫出差申請表，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經(jīng)理批準。 2） 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。；原則上前款未清者不予辦理新的借支3） 購票: 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票。4） 返回報銷：

7、出差人員應在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單，部門經(jīng)理審核簽字，財務部審核簽字，總經(jīng)理審批；（結束了？錢呢？）原則上前款未清者不予辦理新的借支。 4、審核要求及審核要點差旅費標準嚴格按照公司差旅費報銷標準執(zhí)行，超過標準部分不予報銷；標準內(nèi)采用實報實銷的原則，有虛報差旅費的一經(jīng)發(fā)現(xiàn)進行給予同等金額兩倍的處罰，并按公司相關規(guī)定處理。1）原始憑證包括：差旅費報銷單、飛機票、火車票、 長途車票、住宿費發(fā)票、住宿小票、餐費發(fā)票、市內(nèi)交通費發(fā)票、出差審批單等。2）審核要點：報銷的差旅費是否在預算范圍內(nèi)；出差審批單的審批手續(xù)是否完備；報銷單金額填寫是否正確；部門負責人是否已

8、經(jīng)審核完畢；長途交通費是否與出差行程相符并符合報銷標準；住宿費是否與出差行程相符并符合報銷標準，對可疑的住宿費審核人員應上網(wǎng)查詢或直接與賓館聯(lián)系已核對住宿費價格；市內(nèi)交通費是否與行程相符并符合報銷標準；交通費發(fā)票是否有連號現(xiàn)象。（二） 電話費報銷制度及流程1、費用標準1） 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。 2）固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。嚴禁員工在上班期間打私人電話。這一段沒必要，這里有行政部的相關規(guī)定，參照執(zhí)行就行

9、了。2、報銷流程1）公司行政部年初將當年的手機費用執(zhí)行標準交財務部，于每月初（5日前）將本月新增的員工手機費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部。2）行政部通知員工于每月初（8日前）按話費標準將發(fā)票交行政部集中辦理報銷審批手續(xù)。3）財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費支付。4）員工到財務部出納處簽字領款（每月12日前）。5） 固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經(jīng)理批示處理辦法。 3、審核要求及審核要點1） 原始憑證包括：通訊發(fā)票、費用報銷單；2）審核要點：發(fā)票是否真實；金額計算是否正確。員工個

10、人的移動電話是否在公司規(guī)定的標準限額以內(nèi)。（三） 交通費報銷制度及流程1、 費用標準：1）員工因公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員確認，部門領導同意后可以乘坐出租車;2）市內(nèi)因公公交車費應保存相應車票報銷。 3）中高層車補按照總經(jīng)理簽署的補貼標準實施。由行政部每年年初將總經(jīng)理簽署的車補標準提交財務部備案。2 、報銷流程1）員工整理交通車票（含因公公交車票），按規(guī)定填好費用報銷單，有車補的員工整理好加油票及停車費票等票據(jù)，交行政部統(tǒng)一辦理報銷審批手續(xù)。 2）審批:按日常費用審批程序審批。3）員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)，車補由財務部指定專人

11、按日常費用的審批程序集中辦理支付。3、審核要求及審核要點1）原始憑證包括：交通費發(fā)票、停車票、汽油票、費用報銷單。2）審核要點：發(fā)票是否真實；金額計算是否正確。員工個人的移動電話是否在公司規(guī)定的標準限額以內(nèi)。（四）郵寄費報銷制度及流程1、費用標準： 1）郵費采用預算內(nèi)實報實銷原則。2）對于無預算或者超預算的郵費，原則上不予報銷，需提報增加預算的申請，報總經(jīng)理批準后方可報銷。2、審核要求及審核要點1）原始憑證包括：發(fā)票、郵寄詳情單和郵寄內(nèi)容說明等。2） 審核要點：郵寄詳單的郵寄地址與內(nèi)容是否與公司經(jīng)營有關；郵寄詳情是否與郵寄說明內(nèi)容一致。（五） 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 1、費

12、用標準1） 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應事前征得總經(jīng)理的同意。2） 培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司行政部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送行政部。行政部根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。3） 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員要進行出入庫憑證，并在資料發(fā)票背面簽字)。4）其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。2、報銷流程：1）招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。2）培訓費由行政部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)

13、。3）資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4）其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。3、審核要求及審核要點業(yè)務招待費的報銷嚴格按照公司招待費管理辦法執(zhí)行，不符合辦法規(guī)定的不予報銷。招待費發(fā)票必須為實際就餐發(fā)票。禁止用別的發(fā)票代替。1）原始憑證包括：費用報銷單、招待費審批單（單筆費用在500元以上、）、用餐發(fā)票。、菜單小票或用餐明細等。2）審核要點：審批單列示信息是否完整；審批單審批手續(xù)是否完備；用餐發(fā)票上的金額需要提供用餐明細；是否符合報銷標準；是否存在虛報或浪費現(xiàn)象。（六） 水電暖費及物業(yè)費的報銷制度及流程1、費用標準： 分別按水、電

14、費，采暖費，物業(yè)費的收費標準單價，根據(jù)相對應的計費基數(shù)計核總額。2、報銷流程及原則: 公司辦公區(qū)域的 水電暖費只能由行政部統(tǒng)一繳費，工程部以及售樓部的水電費用由工程部和售樓部簽收確認水電費使用數(shù)量及金額，在費用預算范圍內(nèi)采用實報實銷的方式。各員工要有節(jié)約意識，從節(jié)約每一滴水、每一度電做起。3、審核要求及審核要點1）原始憑證包括：發(fā)票、費用報銷單2）審核要點：水電表是否屬于公司報銷范圍內(nèi)的水電表，供暖面積是否屬于公司辦公區(qū)域的面積；支付申請表明細單及記錄是否完整；水電費明細應包括水電表位置、報銷時間段、累計用量和本次用量等。暖氣費明細包括供暖位置、供暖面積、供暖期限等，費用是否有異常變動。（七）

15、辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程1、管理規(guī)定：為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。2、費用標準：按各部門年初計劃的購置標準為限額，有突發(fā)情況增加額度較大的要先辦理增補預算申請。3、報銷流程：1）購置申請: 公司行政部每月度根據(jù)需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。采購辦公用品原則上人需帶兩人一同進行購買。（臨時采購的物品，需由需求部門提出購買申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，及時采購）2）報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)(包括結賬小票)交財務部

16、，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。3）費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。4、審核要求及審核要點：1）原始憑證包括：費用報銷單、發(fā)票、采購小票、辦公用品入庫單；屬于大宗采購的還需要提供貨比三件采購單及采購合同等。2）審核要點：發(fā)票是否真實；發(fā)票，采購小票和入庫單的金額及明細是否一致；采購物品是否物美價廉等。（八）咨詢顧問費用、公司員工活動費用、職工福利費 1、費用標準：1）咨詢顧問費：按相關合同約定金額。2）公司員工活動費：按相關活動前上報的計劃金額為限。3）職工福利費：福利費包括：夏季清涼飲料、體檢、勞動

17、用品、中秋節(jié)、三八婦女節(jié)、員工生日等福利，福利費支出嚴格按照公司福利費支出標準執(zhí)行，超出部分不予報銷，不準直接發(fā)放現(xiàn)金作為福利費。按相應的福利費發(fā)放標準及有關規(guī)定為準。 2、報銷程序：由行政人事部負責統(tǒng)一填寫費用報銷單，財務部門根據(jù)相關合同及批準同意執(zhí)行的計劃，審核費用標準及金額。3、審核要求及審核要點：1）原始憑證：報銷單或用款申請單、發(fā)票和福利費明細等。2）審核要點：發(fā)放對象是否屬于在職人員，發(fā)放對象是否符合該福利政策條件；是否符合福利費的報銷標準；發(fā)放的福利費明細是否經(jīng)過財務部審核通過，福利費明細是否有領用人的簽字確認。（九）其他專項費用報銷制度及流程其他專項費用包括：董辦費用、項目合作

18、方專項費用、由公司承擔的其他部門費用。1、費用標準：1）董辦費用標準：按年初費用計劃執(zhí)行，隨時進行費用跟蹤統(tǒng)計，對超計劃的費用進行報告。2）項目合作方費用標準：按相關協(xié)議及合同約定的月度或年度標準限額執(zhí)行。3）油由公司承擔的其他部門費用標準：按照年初簽批的該部門預算標準執(zhí)行。 2、報銷程序：1）董辦費用：由董辦人員填寫費用報銷單，由公司財務對費用票據(jù)的合規(guī)性及金額進行審核，財務經(jīng)理審批，董事長簽批后進行相關財務手續(xù)的辦理。2）項目合作方專項費用 ：由合作方人員填寫費用報銷單，合作方法人簽字認可，公司財務部門進行票據(jù)審核及限額審核，財務經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批后進行費用報銷手續(xù)的辦理。3）其他部門費

19、用：由該部門指定人員填寫費用報銷單，該部門主管領導簽字同意后，財務進行票據(jù)審核，財務經(jīng)理簽字后方可進行報銷手續(xù)的辦理。3、審核要求及審核要點：1）董辦費用：票據(jù)的合法合規(guī)性的審核，尤其是費用票據(jù)的抬頭及相關內(nèi)容，是否符合公司經(jīng)營范圍，對明顯不符合公司性質的費用建議進行改正后再報銷。2） 項目合作方專項費用 ：票據(jù)的合法合規(guī)性的審核，重點審核費用票據(jù)相關內(nèi)容的真實性金額是否在標準范圍內(nèi)，以及票據(jù)本身的真實性，對大額費用進行明細補充說明。3） 其他部門費用：票據(jù)的合法合規(guī)性的審核，費用限額的審核。（十）項目費用的報銷制度及流程。1、費用標準：按年初費用計劃執(zhí)行，并參照以前開發(fā)項目的費用標準和項目目標成本中的費用標準，隨時進行費用跟蹤統(tǒng)