信息溝通控制程序

1、1. 目的通過建立有序的內(nèi)外部信息溝通程序 ,確保質(zhì)量信息溝通渠道的有效、通暢，促進(jìn)體系的有效運行和持續(xù)改進(jìn)。2.適用范圍本程序適用于來自客戶，公司各部門各層次間的相關(guān)信息的控制和管理。3.職責(zé)3.1 管理者代表負(fù)責(zé)對信息交流和溝通的途徑、方法進(jìn)行確定，并負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞、分析、處理與協(xié)調(diào)工作。3.2各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)內(nèi)外部信息的收集、傳遞和溝通，負(fù)責(zé)向相關(guān)方宣傳公司質(zhì)量方針及要求，并對體系運行中所需信息溝通負(fù)責(zé)。3.3質(zhì)量部負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量方面的法律法規(guī)和變更信息的收集和傳達(dá)。4.控制程序4.1信息收集4.1.1內(nèi)部信息收集經(jīng)確認(rèn)適用本公司的外部信息體系運行中各種數(shù)據(jù)、文件

2、化資料、各種記錄；公司內(nèi)涉及質(zhì)量問題的各類要求、決議、申請、指示、投訴、抱怨等存在、潛在的不合格和不符合，如質(zhì)量問題統(tǒng)計分析結(jié)果等；公司活動、服務(wù)或服務(wù)發(fā)生變化，需對體系進(jìn)行一定變更的各類信息緊急信息，如出現(xiàn)突發(fā)的質(zhì)量事故其他信息，如員工建議4.1.2外部信息收集與相關(guān)歸口部門序號外部信息內(nèi)容歸口部門1政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)；地方政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)主管部門信息 質(zhì)量部2客戶反饋 市場部3顧客投訴市場部4供方與運輸方的信息 采購部5設(shè)施與設(shè)備的資料收集工程部6培訓(xùn)、招聘及人才信息人力資源部4.2信息溝通方式4.2.1內(nèi)部溝通方式: 根據(jù)信息的緊急重要程度選擇溝通方式，包括：口頭、電話、郵件、會議、紙質(zhì)

3、文件等方式4.2.2外部溝通方式 以備忘錄、傳真、郵件、調(diào)查表、網(wǎng)絡(luò)查詢、咨詢、投訴等形式注：各部門應(yīng)主動與利益相關(guān)團(tuán)體進(jìn)行外部溝通（采用調(diào)查表、口頭交流等形式）；并須保留相應(yīng)的外部信息交流和溝通記錄4.3信息傳遞路線4.3.1自上而下的溝通1.總經(jīng)理以文件的形式向管理者代表下達(dá)公司有關(guān)質(zhì)量管理體系的決策、規(guī)定等內(nèi)容2.總經(jīng)理召開公司會議或管理評審，與各部門負(fù)責(zé)人溝通質(zhì)量管理體系信息 3.部門上級向下級傳達(dá)的工作信息4.3.2自下而上的溝通下級向上級傳達(dá)的工作信息4.3.3.部門間溝通各部門之間的溝通，可采用信息反饋單的形式進(jìn)行4.3.4內(nèi)審組進(jìn)行內(nèi)審，以內(nèi)審檢查表的形式，采用交叉審核，并實施

4、匯報4.4信息的反饋與處理1）內(nèi)部信息反饋要求及時；外部信息反饋最長時間不超一周2）所有質(zhì)量信息做出處理意見后報告分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；批準(zhǔn)的最終處理意見分別返回各類信息來源部門3）有關(guān)責(zé)任部門接到處理意見及時組織實施并反饋信息來源部門4）信息來源部門驗證信息處理意見的落實情況，每月匯總移交文控中心4.5信息臺帳管理4.5.1文控中心建立臺帳信息，包括:經(jīng)營采購信息;與顧客有關(guān)的信息安全生產(chǎn)信息、生產(chǎn)信息質(zhì)量檢驗信息質(zhì)量管理體系信息行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)法律法規(guī)信息其他信息4.5.2信息管理規(guī)定1） 文控中心對定期信息收集的有效性及反饋渠道的順暢進(jìn)行檢查2） 文控中心每半年對信息溝通過程績效進(jìn)行評定，每年進(jìn)行一次綜合評定，評定結(jié)果納入管理評審輸入。績效評定公式：質(zhì)量信息反饋、傳遞、處置符合率=“質(zhì)量信息反饋單”填寫符合份數(shù)/抽檢“質(zhì)量信息反饋單”份數(shù)*100%5.支持性文件改進(jìn)控制程序管理評審控制程序6.記錄會