淺析行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

1、浙江長征職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）論文題目： 淺析行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 系 別： 應(yīng)用語言系 專業(yè)班級(jí)： 09文秘 學(xué)生姓名： 戴敏 指導(dǎo)教師： 二 1 2年 5 月 4 日目 錄引 言11 領(lǐng)導(dǎo)和行政秘書的矛盾關(guān)系12 領(lǐng)導(dǎo)和行政秘書的權(quán)力特征22.1 領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的權(quán)力來源22.2 領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的權(quán)力特征22.2.1 領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力是強(qiáng)制性的、硬性的22.2.2 行政秘書的權(quán)力是支配性的、彈性的23 行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)23.1 文化知識(shí)素質(zhì)23.2 業(yè)務(wù)素質(zhì)33.2.1 認(rèn)識(shí)事物的能力33.2.2語言文字運(yùn)用能力33.2.3 社交能力33.2.4 技能操作能力33.2.5 自省能力44

2、 行政秘書的溝通協(xié)調(diào)策略44.1 行政秘書溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)44.2 行政秘書溝通協(xié)調(diào)的策略44.2.1 行政秘書溝通協(xié)調(diào)中要善于講原則44.2.2 行政秘書溝通協(xié)調(diào)中要善于用策略4總結(jié)：5參考文獻(xiàn)：6浙江長征職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文淺析行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系【摘 要】在21世紀(jì)，伴隨著信息社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化，我國的社會(huì)競爭已經(jīng)越來越激烈。處在這樣的社會(huì)大背景下，秘書人員的角色職能也開始由傳統(tǒng)單一型向外向全能型轉(zhuǎn)變。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，秘書人員就要有較高的人際交往能力。不僅要做愛后對(duì)外做到傳遞信息、溝通思想、交流感情等，還要對(duì)內(nèi)做好與同事的人際關(guān)系，最重要的是與自己的領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書

3、的關(guān)系是組織系統(tǒng)中的重要關(guān)系，如何正確處理二者的關(guān)系是決定組織成敗的關(guān)鍵。行政秘書要正確認(rèn)識(shí)與領(lǐng)導(dǎo)的矛盾關(guān)系和權(quán)力特征，把握協(xié)調(diào)溝通的策略，進(jìn)而更好的為組織服務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。本文僅從領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的矛盾關(guān)系出發(fā)，探討領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的權(quán)力特征，并由此闡述行政秘書在組織中可以采用的有效的溝通策略?！娟P(guān)鍵詞】行政秘書 素質(zhì) 矛盾關(guān)系 溝通策略引 言在現(xiàn)代化的公司管理系統(tǒng)中，行政秘書人員的工作地位和作用越來越重要，行政秘書主要負(fù)責(zé)上下級(jí)之間和內(nèi)外部門之間的溝通，要成為領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手。行政秘書的工作性質(zhì)要求行政秘書人員必須處理好和領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系及溝通策略，端正工作態(tài)度，這樣才能更好的履行工作職責(zé)。領(lǐng)

4、導(dǎo)與行政秘書之間存在矛盾關(guān)系，并且二者有各自的權(quán)利特征，行政秘書只有掌握了協(xié)調(diào)溝通的策略才能為組織的發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。1 領(lǐng)導(dǎo)和行政秘書的矛盾關(guān)系要正確處理領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的關(guān)系， 首先要認(rèn)清二者的對(duì)立又統(tǒng)一的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)和行政秘書是矛盾的兩個(gè)方面，他們相互獨(dú)立，相互區(qū)別，相互聯(lián)系。首先，領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書相互區(qū)別。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)而運(yùn)用權(quán)利向其下屬施加影響力的一種行為或行為過程。 有領(lǐng)導(dǎo)者就有被領(lǐng)導(dǎo)者、作用對(duì)象、職權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)者一般是由上級(jí)指派或按照公司內(nèi)部規(guī)定選舉產(chǎn)生。 領(lǐng)導(dǎo)者一旦產(chǎn)生，就擁有了自己的權(quán)利和職責(zé) ，要對(duì)公司的大小事務(wù)作出決策。領(lǐng)導(dǎo)者要始終把整個(gè)組織的利益放在首

5、位，要能夠作出正確決策且行為公正無私 ，這樣才能得到下屬的信任，共同完成目標(biāo)，推動(dòng)組織發(fā)展。行政秘書是受雇為上級(jí)處理通訊及日常事務(wù)和雜務(wù)的人，主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況，調(diào)查研究，聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項(xiàng)等。行政秘書這一崗位具有鮮明的職業(yè)特征，其根本特征就是輔助性 ，這是由行政秘書部門在管理體系中的地位所決定。 同時(shí)，行政秘書還有服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性、專業(yè)化和年輕化等，這些特征都決定了行政秘書工作的“紐帶”和“橋梁”作用。行政秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴而生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有行政秘書的存在，行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。這種特殊關(guān)系表現(xiàn)為行政秘書的工作范圍、方向要隨著領(lǐng)導(dǎo)

6、行為的變化而做出相應(yīng)的調(diào)整，沒有了領(lǐng)導(dǎo)的指示和授權(quán)，行政秘書的崗位也只能形同虛設(shè)。因此，行政秘書的主要職能就是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行輔助決策，在知識(shí)、能力、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予領(lǐng)導(dǎo)者全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。其次，領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書相互聯(lián)系。行政秘書崗位的產(chǎn)生是隨著領(lǐng)導(dǎo)的產(chǎn)生而出現(xiàn)的，這從來源上說明了二者的密切聯(lián)系。行政秘書以領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為作為自己工作發(fā)展的條件，如果領(lǐng)導(dǎo)者沒有了領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，那么行政秘書也就失去了存在價(jià)值。領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書是上下級(jí)和主從的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)大部分的事務(wù)性工作需要行政秘書的輔助，行政秘書要協(xié)調(diào)各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，要處理各類信息，還要辦理和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的日常具體

7、工作?？梢姡I(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)發(fā)揮與行政秘書的日常工作密不可分，領(lǐng)導(dǎo)善于從宏觀著手，做出決策，行政秘書則從小處著眼，細(xì)心、周到的完成領(lǐng)導(dǎo)的安排，二者相互依存，互相影響。2 領(lǐng)導(dǎo)和行政秘書的權(quán)力特征領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書作為組織的兩個(gè)不同主體，他們不同的權(quán)力來源決定了各自不同的權(quán)力特征。2.1 領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的權(quán)力來源領(lǐng)導(dǎo)從上任的一刻起，就取得了法律賦予的多項(xiàng)權(quán)力。領(lǐng)導(dǎo)者在遵循相關(guān)的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，可以運(yùn)用多種方法與手段，在實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的過程中，對(duì)被領(lǐng)導(dǎo)者做出一定行為或施行一定的影響。領(lǐng)導(dǎo)者是組織的最高決策人，具有決策權(quán)、組織權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)權(quán)。行政秘書的權(quán)力來源主要有兩個(gè)方面：一是通過組織的公開招聘和人事部的考察合

8、格成為組織的員工，享有行政秘書崗位本身的權(quán)力，如日常事務(wù)的管理權(quán)和執(zhí)行權(quán)等；二是經(jīng)組織領(lǐng)導(dǎo)同意，作為領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的一種延伸而出現(xiàn)，是在領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的威望和影響下而存在。2.2 領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的權(quán)力特征從領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的權(quán)力來源，我們也可以看出，二者都具有鮮明的權(quán)力特征，這種權(quán)力特征相互對(duì)立又相互依存的存在著。2.2.1 領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力是強(qiáng)制性的、硬性的領(lǐng)導(dǎo)有法律賦予的決策權(quán)和管理權(quán)，從某種意義上說，領(lǐng)導(dǎo)過程就是制定決策和實(shí)施決策的過程，領(lǐng)導(dǎo)的決策下屬必須無條件執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的強(qiáng)制性還表現(xiàn)在其組織權(quán)的行駛，比如設(shè)計(jì)合理的組織機(jī)構(gòu)，規(guī)定必要的組織紀(jì)律，確定適宜的人員編制，這些都是領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力得以實(shí)現(xiàn)的組織保證。同時(shí)

9、，指揮權(quán)也是領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策或規(guī)劃、計(jì)劃等的必要保障，如果沒有這種保障，領(lǐng)導(dǎo)者便無法完成其使命。因此，領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的強(qiáng)制性是通過領(lǐng)導(dǎo)的決策權(quán)、組織權(quán)和指揮權(quán)等權(quán)利的利用而實(shí)現(xiàn)的。2.2.2 行政秘書的權(quán)力是支配性的、彈性的行政秘書權(quán)力的行使是受領(lǐng)導(dǎo)的支配的，主要任務(wù)是把領(lǐng)導(dǎo)的決策付諸實(shí)踐，起到上傳下達(dá)，溝通協(xié)調(diào)的作用。 行政秘書權(quán)力的彈性與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的大小有關(guān)，行政秘書的直屬領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力越大，行政秘書的權(quán)力也就更大一些。當(dāng)然，這也與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人風(fēng)格有關(guān)， 有些領(lǐng)導(dǎo)會(huì)給行政秘書自由發(fā)揮的空間，給予更多的權(quán)力，有些則謹(jǐn)小慎微，對(duì)行政秘書的權(quán)力行使有嚴(yán)格的限制。 行政秘書權(quán)力的支配性和軟弱性決定了行政秘書的

10、根本職責(zé)就是輔助決策，幫助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案、實(shí)施反饋。3 行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)3.1 文化知識(shí)素質(zhì)優(yōu)勝劣汰是社會(huì)發(fā)展的規(guī)律，行政秘書應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身文化知識(shí)素質(zhì)。秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。例如：管理科學(xué)、行政管理學(xué)知識(shí)；信息科學(xué)知識(shí)；檔案學(xué)知識(shí)；其他知識(shí)，包括馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會(huì)主義建設(shè)理論，國際政治，國內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識(shí)，邏輯科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，這些知識(shí)有利于拓展視野，促進(jìn)文化素養(yǎng)與科學(xué)素養(yǎng)的提高，是對(duì)專業(yè)知識(shí)的輔助與補(bǔ)充。3.2 業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)于秘書人員來講，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括

11、以下幾方面：3.2.1 認(rèn)識(shí)事物的能力具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：觀察感知能力。秘書只有具備較強(qiáng)的觀察感知能力，時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治經(jīng)濟(jì)生活中一切有價(jià)值的信息，才能變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。辨別是非能力。秘書人員工作于領(lǐng)導(dǎo)身邊，又介于領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當(dāng)。分析綜合能力。秘書人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強(qiáng)弱 。因此，秘書要自覺以科學(xué)的理論來指導(dǎo)自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物。隨機(jī)應(yīng)變能力。秘書承擔(dān)大量事

12、物性工作，常會(huì)出現(xiàn)一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要機(jī)動(dòng)靈活。3.2.2語言文字運(yùn)用能力秘書部門是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書與語言文字結(jié)下了不解之緣，秘書必須具備全面而熟練的語言文字運(yùn)用能力。主要包括以下方面：閱讀能力。秘書人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。視聽能力。就是要聽話并理解別人的話。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡明精練的語言加以復(fù)述。言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準(zhǔn)確，簡練明晰，口吃清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。寫作能

13、力。文字表達(dá)能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應(yīng)用文的寫作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫作要領(lǐng)和技巧，迅速準(zhǔn)確地撰寫出各類應(yīng)用文。3.2.3 社交能力 隨著社會(huì)的發(fā)展，人與人之間的交往更加廣泛、頻繁，處在機(jī)關(guān)中心機(jī)構(gòu)的秘書人員必須具有很強(qiáng)的交際能力，應(yīng)善于在交際中獲取信息，同時(shí)進(jìn)行工作。行政秘書要懂得社交禮儀，具備協(xié)調(diào)能力，營造出和諧融洽的工作環(huán)境。3.2.4 技能操作能力秘書人員要提高辦文辦事的效率就必須掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，主要包括熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、照相攝像等現(xiàn)代辦公手段。3.2.5 自省能力常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動(dòng)者

14、，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結(jié)中增長起來。4 行政秘書的溝通協(xié)調(diào)策略要正確處理好領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書的關(guān)系， 行政秘書必須把握與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)與策略，這才能充分發(fā)揮行政秘書的“橋梁”作用，自覺地調(diào)整與上下級(jí)、內(nèi)外部的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。4.1 行政秘書溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)有以下特點(diǎn)：一是從屬性。 行政秘書的所有協(xié)調(diào)工作都是取得了領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)或認(rèn)可而進(jìn)行的， 協(xié)調(diào)的內(nèi)容要按照領(lǐng)導(dǎo)的決策和要求實(shí)施；二是間接性。 行政秘書的工作只是把領(lǐng)導(dǎo)的意見傳達(dá)給相關(guān)的人，而不是直接享有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，這是一

15、種“中介”作用的體現(xiàn)；三是主動(dòng)性。 雖然行政秘書授權(quán)協(xié)調(diào)的行為是被動(dòng)，但在具體工作中行政秘書要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將協(xié)調(diào)工作做好。行政秘書在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作時(shí)要積極主動(dòng)，善于處理人際關(guān)系和發(fā)現(xiàn)問題，靈活機(jī)智，主動(dòng)工作，以求達(dá)到最好的協(xié)調(diào)效果。4.2 行政秘書溝通協(xié)調(diào)的策略4.2.1 行政秘書溝通協(xié)調(diào)中要善于講原則行政秘書在溝通協(xié)調(diào)的工作中要講原則：一是協(xié)調(diào)要在以大局為重，以組織的利益為本的基礎(chǔ)上進(jìn)行，注重人際關(guān)系的和諧；二是要按規(guī)律辦事，在協(xié)調(diào)中要不偏不倚，實(shí)事求是，客觀公正，不能主觀臆斷；三是要“以人為本”，行政秘書在溝通協(xié)調(diào)中要尊重人、理解人、關(guān)心人，全心全意的為組織辦事，樹立為組織服務(wù)的思想

16、意識(shí)；四是要機(jī)智靈活，善于在協(xié)調(diào)過程中發(fā)現(xiàn)新問題和差異性，能根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)解決問題，并能夠促進(jìn)各方統(tǒng)一觀點(diǎn)，達(dá)成共識(shí)。4.2.2 行政秘書溝通協(xié)調(diào)中要善于用策略溝通協(xié)調(diào)過程中正確策略的選用能夠起到事半功倍的效果：假借策略，很多事情領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)親自出面，行政秘書可以假借領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威促進(jìn)事情的發(fā)展；折衷策略，溝通過程中，要尊重各方存在的不同點(diǎn)和差異，行政秘書要善于找到事關(guān)全局的共同點(diǎn)，形成折衷方案，妥善處理；情感策略，行政秘書要能夠巧妙地運(yùn)用心理戰(zhàn)術(shù)化解組織內(nèi)的矛盾，與協(xié)調(diào)對(duì)象建立起相互信任的關(guān)系，通過彼此情感的交流促進(jìn)組織人際關(guān)系的和諧發(fā)展；迂回策略，行政秘書協(xié)調(diào)是不能急于求成，貿(mào)然行事，要善于避開

17、正面沖突，欲進(jìn)先退，抓住適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)再集中力量解決問題?？傊I(lǐng)導(dǎo)和行政秘書雖然存在著矛盾的關(guān)系，二者的權(quán)力特征也存在很大差異，但他們處于統(tǒng)一組織之中，有共同的組織目標(biāo)。因此，行政秘書只要正確認(rèn)識(shí)和處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，善于運(yùn)用組織策略和技巧，就一定能夠?qū)崿F(xiàn)組織的目標(biāo)?？偨Y(jié)：研究行政秘書如何處理好同領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系,首先要弄清楚行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)人是什么關(guān)系。我以為,從體制上、職務(wù)上說,兩者的關(guān)系只有一種:工作關(guān)系。這種工作關(guān)系,在職能上,行政秘書要為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù),即做領(lǐng)導(dǎo)人工作上的助手和參謀,具體任務(wù)就是辦文、辦會(huì)和辦其他的事;在組織上,行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)人是上下級(jí)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)人領(lǐng)導(dǎo)行政秘書,行政秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)人的指令。行政秘書如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系,是個(gè)經(jīng)驗(yàn)問題,也不乏有理論和共事藝術(shù),這其中包含著重要的現(xiàn)實(shí)意義,是一篇大文章。由于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人一個(gè)樣子,他們的氣質(zhì)、性格、習(xí)慣、要求、喜好和能力等等都有千差萬別,道理可以說上千百條,但面對(duì)具體的人,要做好服務(wù)工作,還要靠行政秘書自己去摸索。但是,從總體觀察,也可以找出一些普遍性、規(guī)律性的東西在具體工作中來遵循。參考文獻(xiàn)：1 伊鋒. 從行政秘書工作淺論行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系J. 黑龍江科技信息. 2010(02) 2 鄭世紅. 如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系行政秘書雜志關(guān)于“怎樣處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系”的討論J. 職業(yè)技術(shù). 2009(03) 3 禹明