宣傳物料管理辦法

1、公司企劃物料管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司企劃部宣傳物料用品的計劃、 購買、領(lǐng)用、維護(hù)、 報廢等管理，特制定本辦法。第二條 公司行政人事部為管理部門， 負(fù)責(zé)審查及監(jiān)控企劃部宣傳物料的申購及使用情況，負(fù)責(zé)企劃物料的驗收、發(fā)放和管理等工作。第三條 財務(wù)部負(fù)責(zé)企劃物料費用的監(jiān)控。第四條 使用部門和個人負(fù)責(zé)企劃物料的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。第五條 本辦法所指企劃物料包括：1 1耐用品：桌椅板凳、音響、展板、條幅、指示牌、桌布、警戒欄、筆記本、無線信號發(fā)射器等。2 2低值易耗品：單頁、手冊、刊物、各類登記表、資料袋、文化衫等。第二章 企劃物料的日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)為明確職責(zé)分工，梳理、規(guī)范企劃部

2、宣傳物料日常操作步驟，有效 管理和使用公司的宣傳物料；規(guī)范公司宣傳物料的采購、保管、發(fā)放、 使用等工作，合理控制宣傳物料的使用、消耗和費用支出，降低公司宣 傳物料的費用和經(jīng)營成本；逐步實現(xiàn)公司管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，提高公司的管理水平和競爭力。特制度此物料管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)。第一條 宣傳物料日常管理流程圖主辦部門 行政人事部 流程名稱宣傳物料日常管理流程宣-傳總經(jīng)理分管副總行政人員企劃部門編寫人簽發(fā)人簽發(fā)日期開始審批審核宣傳物料需求.宣否傳物是權(quán)限外料審批審核采權(quán)限內(nèi)購權(quán)限外領(lǐng)審批審核用權(quán)限內(nèi)與宣傳物料發(fā)放宣傳物料使用使用宣-權(quán)限外傳宣傳物料報廢申請審批審核物權(quán)限內(nèi)料物料管理制度建設(shè)6.

3、6.領(lǐng)用審查9.9.報廢外理8.8.報廢審查7.7.監(jiān)督宣傳物料使用f f 領(lǐng)用|2.2.統(tǒng)計宣傳物料庫存報1.1.擬定宣傳物料日常管理制度執(zhí)行宣傳物料日常管理制度3.3.宣傳物料申購A A4.4.宣傳物料采購* *5.5.宣傳物料驗收入庫第二條 宣傳物料日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)宣傳 物料 管理制度 建設(shè)1 1(1) 仃政人貝調(diào)查、收集相關(guān)企業(yè)或優(yōu)秀企業(yè)的宣傳物料日常管理制度(2)結(jié)合本企業(yè)的文化和實際情況，擬定適合本企業(yè)的宣傳物料日常 管理制度宣傳物料采購2 2(1) 匯總企劃部或其他部門的宣傳物料需求(2) 盤點宣傳物料庫存、填寫宣傳物料采購單3 3宣傳物料申購管理流程參照第一

4、章“宣傳物料申購管理流程與工作標(biāo) 準(zhǔn)”4 4(1 1)宣傳物料采購流程參照第四章“宣傳物料管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)(2 2 )宣傳物料比價管理流程參照第五章”宣傳物料比價管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”5 5宣傳物料驗收入庫流程參照第六章“宣傳物料驗收入庫流程與工作標(biāo) 準(zhǔn)”領(lǐng)用 與使用6 6(1) 仃政人貝對旦傳物料領(lǐng)用申請進(jìn)仃審查(2)宣傳物料領(lǐng)用管理流程參照第七章“宣傳物料領(lǐng)用管理流程及工 作標(biāo)準(zhǔn)”7 7(1 1 )明確公共辦公用品的保管人與責(zé)任人(2 2)監(jiān)督、調(diào)查的內(nèi)容包括宣傳物料領(lǐng)用單與宣傳物料臺帳、宣傳物 料申請書與宣傳物料實際使用情況、宣傳物料領(lǐng)用登記表與實際用品 登記表等企劃物料報廢8 8(1)

5、 核對宣傳物料報廢申請表填寫是否正確，是否已經(jīng)主管審批(2) 調(diào)查報廢申請情況是否屬實9 9(1 1 )檢查宣傳物料報廢申請單是否已經(jīng)分管副總及總經(jīng)理審批(2 2)對經(jīng)過報廢申請審批的宣傳物料進(jìn)行出售或銷毀處理(3 3 )登記已作報廢處理的宣傳物料的名稱、編號、報廢日期、處理方 式等第三章 宣傳物料申購管理流程圖及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第一條 宣傳物料申購管理流程圖7.7.采購宣傳物料結(jié)束根據(jù)公司目前現(xiàn)狀，宣傳物料的使用部門主要是企劃部，且企劃部 正直組建初期。建議采購清單費用預(yù)算審批均需總經(jīng)理批復(fù)。試行三個 月后，分管副總可直接審批費用預(yù)算在 10001000 元以下（含 10001000 元）采購 清單

6、。費用預(yù)算超過10001000 元除分管副總審查后另需總經(jīng)理審批后方可借 支、采購。費用借支環(huán)節(jié)參照公司費用借支制度執(zhí)行主辦部門行政人事部流程名稱宣傳物料申購管理流程總經(jīng)理分管副總行政人員財務(wù)部企劃部2.2.統(tǒng)計宣傳物料采1.1.填寫宣傳物購需求料需求單3.3.遞交宣傳物料采購清單4.4.市場詢價5.5.統(tǒng)計費用預(yù)算支付方式物料采購編寫人簽發(fā)人簽發(fā)日期. 權(quán)限外審批/第二條 宣傳物料申購管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)宣傳 物料 需求統(tǒng)計1 1企劃部填寫并提交宣傳物料需求單2 2(1) 行政人員統(tǒng)計宣傳物料米購需求(2) 對庫存物料統(tǒng)計，結(jié)合需求，確定需采購物料的類別、數(shù)量采購 申請3 3(1

7、) 根據(jù)米購需求統(tǒng)計結(jié)果，填寫宣傳物料米購清單(2) 將采購清單遞交至分管副總及總經(jīng)理審批費用 預(yù)算 與審批4 4(1)根據(jù)分管副總和總經(jīng)理審批確認(rèn)的宣傳物料采購清單，對各類宣 傳物料進(jìn)行市場詢價(2) 至少確定 3 3 家供應(yīng)商，對供應(yīng)商的價格進(jìn)行對比分析5 5(1) 根據(jù)供應(yīng)商報價統(tǒng)計費用預(yù)算(2) 編制詳細(xì)的宣傳物料預(yù)算表進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)無誤6 6(1) 財務(wù)部核對各項宣傳物料的數(shù)量與單價是否符合實際(2) 對行政部提交的預(yù)算表進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)無誤宣傳物料采購7 7(1)行政人員根據(jù)審核通過的宣傳物料米購清單及預(yù)算表，將米購任 務(wù)分配給相應(yīng)的采購人員(2) 米購流程參照第四章“宣傳物

8、料米購管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”物料采購需求單申請日期：20142014 年月日 申請部門：申請人：申請人手機：需求內(nèi)容規(guī)格說明數(shù)量單位用途單價費用小計供應(yīng)商資料付款說明備注（必須詳細(xì)注明規(guī)格、尺寸、重量、顏色、材質(zhì)等）（聯(lián)系人、電話）合計填表說明：申請部門請認(rèn)真詳細(xì)填寫表格白色部分（如不明細(xì)將可能造成延誤）；采購部門（專員）負(fù)責(zé)填寫表格灰色部分內(nèi)容;申請部門負(fù)責(zé)人簽字:分管副總審批:行政人事部核價:總經(jīng)理審批:第四章宣傳物料采購管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料采購管理流程圖主辦部門行政人事部流程名宣傳物料采購管理流程分管副總行政人事部財務(wù)部開始指定采購計劃1.1.統(tǒng)計宣傳物料采購需求審批審批選購宣

9、傳物料劃洽談價格宣傳物料驗收入2.2.制定宣傳物料采購計劃3 3比價及篩選供應(yīng)商. .選購物品4 4洽談價格支付貨款結(jié)束編寫人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二條宣傳物料采購管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)制定采購計劃1 1(1) 根據(jù)企劃部的宣傳物料需求表，統(tǒng)計宣傳物料米購需求(2) 編制宣傳物料米購需求表2 2(1) 根據(jù)宣傳物料米購需求表，制定宣傳物料米購計劃(2)米購計劃的內(nèi)容包括供應(yīng)商信息調(diào)查、 米購時間、米購人員、 采購方式、采購預(yù)算等選購宣傳物料3 3(1) 根據(jù)審批通過的米購計劃，參與比價與篩選供應(yīng)商(2) 比價管理流程參照第五章“宣傳物料比價管理流程與工作標(biāo) 準(zhǔn)”洽談價格4 4(1) 根據(jù)供

10、應(yīng)商報價，結(jié)合以往米購價格，進(jìn)行價格洽談(2) 確定各項需米購宣傳物料的價格宣傳物料驗收入庫5 5(1) 在規(guī)定時間內(nèi)提貨(2) 保證宣傳物料及時送達(dá)6 6(1) 檢查所采購宣傳物料的質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題(2) 對無質(zhì)量問題的宣傳物料進(jìn)行統(tǒng)計(3)宣傳物料驗收入庫可參照第六章“宣傳物料驗收入庫流程與 工作標(biāo)準(zhǔn)”7 7(1)核對確認(rèn)待入庫辦公物品的數(shù)量、種類、及時記錄多購或少 購的情況，并進(jìn)行處理(2)登記宣傳物料的實際入庫數(shù)量、入庫時間、入庫經(jīng)辦人等信 息第五章宣傳物料比價管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料比價管理流程圖行政人事部流程名宣傳物料比價管理流程主辦部門未通過收集價格信息洽談并確定價

11、格及供應(yīng)產(chǎn)品價格比較分管副總行政人事部開始1.1.收集供應(yīng)商價格信息3 3比較產(chǎn)品4 4比較價格5 5洽談價格審批通過6.6.確定候選供應(yīng)商7.7.確定采購供應(yīng)商結(jié)束采購人員提供信息配合采購辦公用品編寫人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二條宣傳物料比價管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)收集 價格 信息1 1(1) 收集供應(yīng)商價格信息(2) 確定供應(yīng)商的資質(zhì)與信譽2 2根據(jù)所收集供應(yīng)商的信息及米購人員提供的信息，初步篩選信譽良 好、價格合理的供應(yīng)商產(chǎn)品及 價格比較3 3對初步篩選的供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量、規(guī)格方面的比較，如將統(tǒng)一 價格范圍的辦公用品的質(zhì)量進(jìn)行比較4 4對不同供應(yīng)商統(tǒng)一質(zhì)量或規(guī)格的辦公用品進(jìn)行價格對比

12、，將各供應(yīng) 商按價格咼低順序進(jìn)行排列洽談 并確定 價格 與供應(yīng)商5 5根據(jù)各供應(yīng)商的信譽、質(zhì)量與報價，結(jié)合企業(yè)米購預(yù)算，在米購人 員的協(xié)助配合下與供應(yīng)商洽談價格6 6(1) 根據(jù)洽談結(jié)果，確定物美價廉的候選供應(yīng)商(2) 將候選供應(yīng)商及報價交分管副總審批7 7經(jīng)分管副總審批，確定采購供應(yīng)商第六章宣傳物料驗收入庫流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編寫人簽發(fā)人簽發(fā)日期公司目前入庫環(huán)節(jié)并未有審批流程，建議開設(shè)入庫審批流程。入庫登記宣傳物料收入、支出、結(jié)余明細(xì)表。入庫人員嚴(yán)格按照入庫憑證及 物料領(lǐng)用單出、入庫。不定時有總經(jīng)辦抽查。第一條宣傳物料驗收入庫流程圖主辦部門行政人事部流程名宣傳物料驗收入庫流程驗收宣傳物料開始1 1

13、驗收宣傳物料*合格？ LLft審是3 3宣傳物料入庫宣傳物報銷宣傳物料費用4 4開具入庫憑證結(jié)束分管副總行政人事部采購人員宣傳物料出入庫明細(xì)表:XXXXXX有限公司1 1 月份宣傳物料品出入庫明細(xì)表編號 物料名稱 規(guī)格型號 單位期初庫存本期入庫本期出庫結(jié)余庫存數(shù)量單價金額數(shù)量單價金額數(shù)量單價金額數(shù)量單價金額1 1只2 23 34 45 56 67 78 89 9101011111212131314141515合計第二條宣傳物料驗收入庫工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)驗收宣傳 物料1 1(1) 對多采購宣傳物料進(jìn)行驗收，檢查質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題(2) 檢查所米購宣傳物料的數(shù)量，確定數(shù)量無誤2 2(1

14、1 )如檢查發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的宣傳物料，相關(guān)米購人員應(yīng)與供應(yīng)商 進(jìn)行聯(lián)系(2 2)米購人員與供應(yīng)商確定商品不合格品的退換貨處理辦法。若退貨，則采購人員需重新進(jìn)行采購；若換貨，則采購人員根據(jù)公司換 貨制度進(jìn)行操作宣傳物料 入庫3 3(1) 確定質(zhì)量合格的宣傳物料的類別、數(shù)量等(2) 清點完畢后將宣傳物料入庫(3) 填寫宣傳物料入庫登記表4 4:經(jīng)分管副總確認(rèn)后，行政人事部開具宣傳物料入庫憑證5 5(1) 檢查入庫登記及審批手續(xù)是否已辦理完畢(2) 確認(rèn)后，在宣傳物料入庫登記表上簽字并填寫日期報銷 宣傳 物料費用6 6(1) 確認(rèn)宣傳物料入庫手續(xù)已辦理完畢(2) 根據(jù)實際情況計算需報銷的實際費用(3

15、) 到財務(wù)部報銷費用物料入庫單:_ 公司材料物資入庫單品 名規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額稅率備注供應(yīng)商：年 月 日N0:()質(zhì)檢員:分管領(lǐng)導(dǎo):保管員:經(jīng)手人:第七章宣傳物料領(lǐng)用管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料領(lǐng)用管理流程主辦部門行政人事部流程名稱分管副總審查權(quán)限內(nèi)宣傳物料領(lǐng)用管理流程行政人事部1.1.審查領(lǐng)用申請發(fā)放宣傳物料領(lǐng)用通知發(fā)放2.2.確認(rèn)發(fā)放的宣傳物料3.3.登記宣傳物料領(lǐng)用與發(fā)放信息4 4領(lǐng)用登記簽字5.5.記錄保存與歸檔結(jié)束企劃部開始填寫宣傳物料領(lǐng)用單收到領(lǐng)用通知領(lǐng)用確認(rèn)領(lǐng)用的宣傳物料領(lǐng)用登記簽字總經(jīng)理權(quán)限外審批領(lǐng)用申請審批第七章宣傳物料領(lǐng)用管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編寫人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二

16、條宣傳物料領(lǐng)用管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用 申請 審批1 1（1 1） 行政人事部收到宣傳物料領(lǐng)用申請后，審查領(lǐng)用申請的真實性（2 2） 審查無誤后確認(rèn)需領(lǐng)用的宣傳物料宣傳 物料 領(lǐng)用2 2確認(rèn)實際發(fā)放的宣傳物料及領(lǐng)用人領(lǐng)用 登記 與記錄 存檔3 3登記實際發(fā)放的宣傳物料的名稱、數(shù)量，領(lǐng)用人或部門，領(lǐng)用時間， 經(jīng)辦人等信息4 4（1 1） 行政部確認(rèn)宣傳物料領(lǐng)用登記表的內(nèi)容無誤（2 2） 領(lǐng)用人在宣傳物料領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)5 5（1 1） 確認(rèn)宣傳物料領(lǐng)用登記表已簽字（2 2） 將亙傳物料領(lǐng)用登記表按歸檔保存物料領(lǐng)用登記表:物料領(lǐng)用登記表序號物品名稱規(guī)格數(shù)量用途領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注1 12 23 34 45 56 67 78 89 91010111112