公司商務接待流程及費用管理辦法

1、供學習參考公司商務接待流程及費用管理方法商務接待流程一、目的 為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、效勞周到、 厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理的原那么二、范圍 本標準適用于公司各種接待工作和相關部門。三、管理 綜合部為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要 來賓的接待方案，協(xié)調(diào)相關部門落實接待任務，提供后勤保障；公司各部門在接到重 要來訪預約后，可報辦公室，并協(xié)助擬定接待方案，需公司領導出面、辦公室協(xié)調(diào)的 重要接待，應提前2天告知辦公室。四、方案與準備1、辦公室在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時，對來賓接待，應了解來 賓根本情況：來賓職

2、務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這 根底上擬定接待方案，排出日程安排表，酌情安排接待標準。2、綜合部根據(jù)來賓情況按方案通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間 及場所。3、綜合部根據(jù)來賓情況提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、 香煙、用餐標準；提前按接待標準預約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準備相關資料 水果、香煙等。4、辦公室根據(jù)情況方案安排來賓游覽路線、購物商場、娛樂工程。5、因特殊會議需要辦公室須準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影 設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草 擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、辦公

3、室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，平安性能良好，司機車 輛聽從辦公室主任和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、辦公室根據(jù)情況提前購置車票及機票。五、接待標準一級接待標準：陪同人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任在高速路口、機場、車站迎接，注意把 握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序遵守介 紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的 一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男士、 后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪 者時，假

4、設賓主雙方皆不止一個，那么為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一供學習參考方，扣 介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的上下，依 次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手 的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把 身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。 2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任陪同，由辦公室主任沿途介紹濟南市根 本情況以及到達工程地后詳細介紹地塊相關信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜， 將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香

5、煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領 導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。4、用餐標準：辦公室根據(jù)情況預定酒店：5、下榻賓館標準：辦公室根據(jù)情況預定酒店：6、辦公室根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前方案參觀游覽路線。7、辦公室根據(jù)情況購置禮節(jié)性禮品。二級標準： 陪同人員：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關部門經(jīng)理1、迎接：由辦公室人員到公司駐地門口迎接，引導來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關部門經(jīng)理陪同，由辦公室主任沿途介紹市 根本情況以及到達工程地后詳細介紹地塊相關信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將 公司簡介或相關資料、紙筆、

6、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標準：辦公室根據(jù)情況預定酒店：5、下榻賓館標準：辦公室根據(jù)情況預定酒店：6、辦公室根據(jù)情況購置禮節(jié)性禮品。三級標準：陪同人員：相關對口的部門經(jīng)理及人員1、參觀：相關對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由相關人員沿途介紹濟南市根本情況 以及到達工程地后詳細介紹地塊相關信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡歷或相關資料、 紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標準：辦公室根據(jù)情況預定酒店：六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。供學習參考2、舉止：穩(wěn)重端莊，沉著大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：

7、要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人 員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸 右手示意，并說“這邊請。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，假設送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去， 方可離開。七、本卷須知 接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟 練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝

8、影攝像的場合，應 向參觀人員說明。八、信息反響 接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提 取其中對公司有價值的信息交有部門領導。十、商務接待中的座次安排圖一、關于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、 放名簽，以便領導同志對號入座， 防止上臺之后互相謙讓2、 主席臺座次排列，領導為單數(shù)時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位 置，3號領導在1號領導右手位置；領導為偶數(shù)時，1、2號領導同時居中，2號領導 依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。3、 幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列?？伸`活掌握，不 生搬硬套。如對一些德高望重

9、的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同 志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職 務上下來排，通常掌握的原那么是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于 主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既表達出對客人的尊重，又 使主客都感到較為得體。4、 對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志 到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人 數(shù)很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽過失或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。供學習參考主席

10、臺人數(shù)為奇數(shù)時753 T 246主席臺人數(shù)為偶數(shù)時供學習參考75312468主席合二、關于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪 的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而中餐桌西餐桌供學習參考三儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右 排列。四關于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁 邊。如果后排乘坐三人，那么3號座位在后排的中間。中轎主座在司機

11、后邊的第一 排，1號座位在臨窗的位置。乘車座次安排五合影座次安排與主席臺安排相同附：會議座位安排長條桌供學習參考ATI PATIfA3i rn邁兩 耐nn furl rsri冏-令tEn注：A為上級領導，B為主方席沙發(fā)室in-與外賓會談BlAl注：A為主方，B為客方vff F fi if it f fl if ftB3A3供學習參考注：A為上級領導，B為主方領導與上級領導座談82B1AIA2B3A3B4A4供學習參考業(yè)務招待費管理方法1.總那么為了加強并標準公司的業(yè)務招待費支出管理，特制定本方法。2.適用范圍2.1.業(yè)務費：是指因業(yè)務需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費及因業(yè)務需要贈送的煙、 酒等。2

12、2招待費：是指因工作關系招待有關人員就餐費、娛樂費用；因公接待相關單 位人員發(fā)生的差旅費、住宿費等；在公司食堂招待時發(fā)生的就餐費；因招待領用的酒 水、飲料及香煙等。3.使用原那么3.1.招待工作本著熱情、禮貌、細致、勤儉、周到的原那么。實行分級負責、對 口招待。3.2.年初根據(jù)年度工作方案，各部門編制相關往來單位及個人的工作聯(lián)系表見 附表一，交總經(jīng)理、執(zhí)行總裁、總裁審批，以明確招待范圍。工作聯(lián)系人發(fā)生變動 的，須及時更新工作聯(lián)系表。3.3.堅決控制非業(yè)務性接待，適當控制業(yè)務接待。可接待可不接待的，不接待； 可參與可不參與接待人員，不參與；可發(fā)生可不發(fā)生費用，不發(fā)生；態(tài)度熱情，費用 從簡。3.4

13、.嚴格分檔次接待，按照被接待人員的級別及與公司業(yè)務的相關程度，對應接 待，禁止越檔次接待。3.5.接待用餐時，嚴格控制陪客人數(shù)。堅持高檔接待的執(zhí)行中司機不參與陪客就 餐規(guī)定。同時，原那么上陪客人數(shù)不得超過3人，假設公司陪同用餐人員多于3人時, 應事先經(jīng)過總經(jīng)理或執(zhí)行總裁批準。36集團公司領導和部門領導集團內(nèi)部檢查指導工作，除陪同客人視察外，一律 在職工食堂就餐；集團內(nèi)各兄弟單位、關聯(lián)企業(yè)因公出差到公司，原那么上用工作餐 接待，嚴禁相互宴請。3.7.外協(xié)單位除合同標明提供食宿及接風、送行外，一律不安排免費伙食。確需 接風、送行的，按公司招待費管理規(guī)定開支。4.開支標準4.1.招待相關職能部門經(jīng)常

14、打交道的經(jīng)辦人員，單次招待費用控制在元以內(nèi)供學習參考單次：是指為接待某人從開始接待到終止接待的所有費用，根據(jù)人員多少調(diào)節(jié)。4.2.招待一般來賓來客，每席餐費不超過元含酒水等，酒水標準白酒控制在元/瓶以下。4.3.招待政府部門正股級以上副局級含副局級以下干部、集團部門經(jīng)理級別人員每席不超過元含酒水等，酒水標準白酒控制在元/瓶以下。4.4.招待政府部門正局級及分局一把手每席不超過含酒水，酒水標準白酒控制在元/瓶以下。4.5.招待政府主要領導及政府部門關鍵領導、集團副總裁以上領導，費用標準由 公司總裁另行確定。4.6.招待用白酒一般不超過2瓶，特殊情況最多一次不能超過3瓶每席標準， 并且白酒不得超過

15、標準。4.7.中國的傳統(tǒng)佳節(jié)（端午節(jié)、中秋節(jié)、春節(jié)），各部門根據(jù)需要，結(jié)合公司的具體要求決定是否要安排過節(jié)費，確實需要的，根據(jù)各崗位的重要性，標準分別為元/人、元/人、元/人。不在工作聯(lián)系表范圍內(nèi)或要求超過上述標準安排的，須報總裁特別批準。4.8.大型、專項、異地接待任務，經(jīng)辦人應制定接待方案，確定接待標準，提交 接待預算報綜合部主任審核、常務副總、總裁批準，經(jīng)辦人在批準的預算內(nèi)掌握使用。5.審批權限5.1.招待任務執(zhí)行前，經(jīng)辦人需事先填寫？招待費審批單？見附表二列明接待 對象、地點、事由、參加人員，經(jīng)批準前方可執(zhí)行。5.2.單次招待費在1000元以內(nèi)，按以下流程報批：申請人f部門經(jīng)理常務 副

16、總；單次招待費在1000元以上，按以下流程報批：申請人f部門經(jīng)理f常務副 總-總裁。審批領導對招待費開支的合理性、真實性負責。供學習參考5.3.突發(fā)性招待任務來不及辦理？招待費審批單？的，必須按審批流程請示同意后實施，事后三天內(nèi)按上述規(guī)定補走流程。5.4.業(yè)務接待過程中贈送禮金、禮品、煙、酒等，贊助錢、物的一律事先報公司 總裁批準，按批準的額度標準開支。6.1.食堂招待分為工作餐和客餐兩種，工作餐即指平時供應職工的飯菜，客餐即 指除工作餐外專門為客人烹制的菜肴和酒水。6.2.因工作關系外單位一般來人來客，一律用工作餐招待。工作餐計費標準按公 司職工伙食費標準計算。 政府部門、上級機關、關聯(lián)單位

17、主辦以上人員來公司辦理公 務，需在公司食堂用餐，原那么上用客餐招待。6.3.需在食堂客餐招待的，經(jīng)辦人事先向公司行政部或工程部綜合辦申請，說明 接待人員的級別、人數(shù)，由公司行政部或工程部綜合辦根據(jù)情況安排客餐。用餐后， 接待單位需在食堂客餐結(jié)算表、酒水消耗領用表上簽證。6.4.一般客餐，每席餐費不超過元含酒水等，酒水標準白酒控制在元/瓶以下。高檔客餐每席不超過元含酒水等，酒水標準白酒控制在元/瓶以下。特殊客餐，費用標準由公司總經(jīng)理以上領導確定后執(zhí)行。6.5.招待用白酒一般不超過2瓶，特殊情況最多一次不能超過3瓶每席標準，并且白酒不得超過標準。7.財務控制與監(jiān)督7.1.業(yè)務招待費報銷遵循誰經(jīng)手誰

18、報銷的原那么，不得由他人代報業(yè)務招待費， 報銷時所附發(fā)票必須是開有日期的正式發(fā)票，發(fā)票上原那么上須有共同參與人簽字證 明，并在費用開支后一個月內(nèi)辦理報銷。7.2. 500元以上招待費不得現(xiàn)金支出，原那么上采取轉(zhuǎn)賬方式或銀聯(lián)刷卡結(jié)算， 報銷時必須提供銀聯(lián)刷卡記錄單，特殊情況需總裁同意。供學習參考7.3.業(yè)務招待費報銷時須提供？招待費審批單？、正規(guī)發(fā)票、備用酒水核銷單。500元以上的禮品須出具購貨單位商場、酒店等的電腦打印清單，清單列示金額與發(fā) 票一致方可報銷。7.4.食堂招待費用的核銷時，工作餐須提供經(jīng)公司綜合部或部門經(jīng)理簽字確認的 工作餐登記表，客餐須提供經(jīng)公司綜合部或部門經(jīng)理簽字確認的客餐結(jié)算表和消費明 細表。7.5.杜絕無票費用開支。如工作業(yè)務需要開支無票費用如娛樂費、業(yè)務費等 一律憑申請單在批準的額度內(nèi)報銷。對此