檔案分類含義和檔案種類劃分

1、檔案分類含義和檔案種類劃分內容提要內容提要 一、檔案分類的含義和類型一、檔案分類的含義和類型 二、全宗與全宗群二、全宗與全宗群 三、全宗內檔案的分類和檔案分三、全宗內檔案的分類和檔案分類方案的編制類方案的編制 檔案分類的含義和檔案分類的含義和類型類型 一、一、檔案分類的含義檔案分類的含義 檔案分類就是依據(jù)一定的標準，按照檔案分類就是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并組成一點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。定的體系。 1、廣義的分類，有三種類型、廣義的分類，有三種類型 檔案概念分類（檔案種類劃分）

2、檔案概念分類（檔案種類劃分） 檔案分類檔案分類 檔案實體分類檔案實體分類 檔案信息分類檔案信息分類 (檔案檢索分類檔案檢索分類) 二、檔案分類的類型二、檔案分類的類型 指全宗內檔案的分類指全宗內檔案的分類，即檔案，即檔案整理的分類，它僅是檔案實體分類整理的分類，它僅是檔案實體分類中一個方面的內容。中一個方面的內容。2、狹義上的檔案分類狹義上的檔案分類：檔案實體分類 以檔案實體（檔案原件）為對象以檔案實體（檔案原件）為對象，按，按照其形成特點和歷史聯(lián)系，逐級分為多照其形成特點和歷史聯(lián)系，逐級分為多種類別。種類別。 包括三級分類層次：包括三級分類層次： 國家檔案全宗的分類國家檔案全宗的分類（宏觀）

3、宏觀） 檔案館館藏檔案的分類檔案館館藏檔案的分類（中觀）中觀） 全宗內檔案的分類（微觀）全宗內檔案的分類（微觀） 國家檔案全宗的概念：歸國家所有，由國國家檔案全宗的概念：歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案的總和。家統(tǒng)一管理的一切檔案的總和。 此種分類是各級各類檔案館的設置以及此種分類是各級各類檔案館的設置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。 國家檔案全宗的分類國家檔案全宗的分類檔案館館藏檔案的分類檔案館館藏檔案的分類 指對一個檔案館全部館藏檔案的分類，一般以全指對一個檔案館全部館藏檔案的分類，一般以全宗作為基本單位。根據(jù)每個館館藏全宗情況不同，宗作為基本單

4、位。根據(jù)每個館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時期、機關性質、部門系統(tǒng)或可按全宗所屬的歷史時期、機關性質、部門系統(tǒng)或其他聯(lián)系進行分類。中國各地方綜合性檔案館其他聯(lián)系進行分類。中國各地方綜合性檔案館，首，首先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前的檔案先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前的檔案和建國后的檔案；建國前的檔案又按檔案的性質劃和建國后的檔案；建國前的檔案又按檔案的性質劃分為舊政權檔案和革命歷史檔案；建國后的檔案又分為舊政權檔案和革命歷史檔案；建國后的檔案又可以按部門系統(tǒng)劃分黨務系統(tǒng)全宗群、工交系統(tǒng)全可以按部門系統(tǒng)劃分黨務系統(tǒng)全宗群、工交系統(tǒng)全宗群宗群、農林水系統(tǒng)全宗群、農林水系統(tǒng)全

5、宗群、金融系統(tǒng)全宗群等。金融系統(tǒng)全宗群等。 此種分類對分庫管理和排架的合理化起著指導和此種分類對分庫管理和排架的合理化起著指導和組織作用組織作用。 全宗內檔案的分類全宗內檔案的分類 第三章專門講。第三章專門講。檔案信息分類（檔案信息檢索檔案信息分類（檔案信息檢索分類）分類） 是對檔案實體所記錄的信息內容進行分是對檔案實體所記錄的信息內容進行分類類。通俗一點講，就是按照通俗一點講，就是按照中國檔案分類中國檔案分類法法，通過，通過編制卡片目錄和組織情報的機械編制卡片目錄和組織情報的機械化、自動化檢索，化、自動化檢索，建立統(tǒng)一的檔案情報檢索建立統(tǒng)一的檔案情報檢索系統(tǒng)。系統(tǒng)。 檔案信息分類檔案信息分類

6、一般不適用于檔案實體管理一般不適用于檔案實體管理的分類的分類 (某些特殊專業(yè)檔案例外某些特殊專業(yè)檔案例外)。檔案館的檔案館的信信息檢索分類系統(tǒng)與檔案實體分類排列上架序息檢索分類系統(tǒng)與檔案實體分類排列上架序列通常是不一致的。列通常是不一致的。 檔案信息分類與檔案實體分類的區(qū)別：檔案信息分類與檔案實體分類的區(qū)別： 1、分類范圍不同。、分類范圍不同。 檔案實體分類一般來說面對的是同一單位形檔案實體分類一般來說面對的是同一單位形成的實實在在的檔案；成的實實在在的檔案； 檔案信息分類面對的是檔案中所記載的信息，檔案信息分類面對的是檔案中所記載的信息，它打破了檔案形成單位的界限，按照同一內容、它打破了檔案

7、形成單位的界限，按照同一內容、同一主題、同一職能來進行分類。同一主題、同一職能來進行分類。 2、所屬工作范疇不同。、所屬工作范疇不同。 檔案實體分類屬于檔案管理范疇。檔案實體分類屬于檔案管理范疇。 檔案信息分類屬于檢索與服務范疇，它檔案信息分類屬于檢索與服務范疇，它主要是為了充分揭示檔案內容，統(tǒng)一組織主要是為了充分揭示檔案內容，統(tǒng)一組織檔案的分類目錄，為利用者提供最佳檢索檔案的分類目錄，為利用者提供最佳檢索條件。條件。 三三 、檔案種類的劃分、檔案種類的劃分 按照檔案形成者的性質，即檔案的按照檔案形成者的性質，即檔案的來源標準來源標準 可分為可分為 國家機關檔案國家機關檔案 黨派團體檔案黨派團

8、體檔案 企業(yè)單位檔案企業(yè)單位檔案 事業(yè)單位檔案事業(yè)單位檔案 名人檔案名人檔案 每類社會組織檔案中，又分為具體社會組織檔案。每類社會組織檔案中，又分為具體社會組織檔案。 注：每個獨立的社會組織檔案是劃分全宗的依據(jù)，每類社會組織檔案是劃分全宗群的依據(jù)。 有兩種劃分方法有兩種劃分方法 A.先分為普通檔案（又名先分為普通檔案（又名“黨政檔黨政檔案案”、 “文書檔案文書檔案”）和專門檔案兩）和專門檔案兩大類，然后再具體劃分大類，然后再具體劃分。o 根據(jù)檔案的內容性質標準根據(jù)檔案的內容性質標準 黨務檔案黨務檔案 普通檔案普通檔案 政務檔案政務檔案 公安檔案公安檔案 檔案檔案 訴訟檔案訴訟檔案 會計檔案會計

9、檔案 科技檔案科技檔案 專門檔案專門檔案 人事檔案人事檔案 社會保險檔案社會保險檔案 B.直接分為文書檔案、公安檔案、直接分為文書檔案、公安檔案、訴訟檔案、會計檔案、科技檔案、人事訴訟檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案、審計檔案、社會保險檔案等多種檔案、審計檔案、社會保險檔案等多種門類。門類。 “門類門類”的概念的概念 字面解釋，字面解釋，“門類門類”就是事物的不同類就是事物的不同類別，門派。別，門派。 目前的檔案門類數(shù)以百計，到底有多少目前的檔案門類數(shù)以百計，到底有多少個，因為不斷地在發(fā)展、增加，暫無定論。個，因為不斷地在發(fā)展、增加，暫無定論。 按門類進行全宗內檔案的分類是當前機按門類進行全

10、宗內檔案的分類是當前機關團體單位普遍采用的方法。一定要掌握門關團體單位普遍采用的方法。一定要掌握門類的概念。類的概念。 普通檔案（文書檔案） 是機關、團體、企事業(yè)單位在黨務、是機關、團體、企事業(yè)單位在黨務、行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉化而來的檔案的習慣稱謂。包括命令、轉化而來的檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。結等。怎么確定普通檔案之外的其他怎么確定普通檔案之外的其他“檔案門類檔案門類” 1、是專門領域（專業(yè)

11、性活動、是專門領域（專業(yè)性活動中中）形成的；）形成的； 2、有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式；、有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式； 3、有獨立的整理與管理方法、有獨立的整理與管理方法。 某一種檔案，如果它是在某一專門領域（專某一種檔案，如果它是在某一專門領域（專業(yè)性活動中）形成的，有比較穩(wěn)定的文件名稱、業(yè)性活動中）形成的，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式，有自己獨立的整理與管理方法，就構成一格式，有自己獨立的整理與管理方法，就構成一個檔案門類。個檔案門類。 特殊載體檔案（如照片檔案）不能算一個檔特殊載體檔案（如照片檔案）不能算一個檔案門類案門類文書檔案與其他門類檔案的區(qū)文書檔案與其他門類檔案的區(qū)別別 1、從形成

12、的領域看：、從形成的領域看： 文書檔案通常是在各個單位或組織的文書檔案通常是在各個單位或組織的黨團組織管理、行政管理、工會管理等社黨團組織管理、行政管理、工會管理等社會活動中形成的，涉及廣泛的社會活動領會活動中形成的，涉及廣泛的社會活動領域。域。 其他門類檔案則主要是各種單位或組其他門類檔案則主要是各種單位或組織在從事某些專業(yè)性活動中形成的，涉及織在從事某些專業(yè)性活動中形成的，涉及的社會活動領域比較有限。的社會活動領域比較有限。 2、從內容性質上看：、從內容性質上看： 文書檔案的內容性質偏重于政治性、文書檔案的內容性質偏重于政治性、行政管理性，通常與各項工作的決策、計行政管理性，通常與各項工作

13、的決策、計劃、協(xié)調組織、監(jiān)督檢查等活動有關。劃、協(xié)調組織、監(jiān)督檢查等活動有關。 其他門類檔案的內容性質一般偏重于其他門類檔案的內容性質一般偏重于專業(yè)性和現(xiàn)實性，是進行某種現(xiàn)實的專業(yè)專業(yè)性和現(xiàn)實性，是進行某種現(xiàn)實的專業(yè)性管理活動、服務活動、研究活動等不可性管理活動、服務活動、研究活動等不可或缺的重要工具。或缺的重要工具。 各單位在分類時，要確認某些檔案是各單位在分類時，要確認某些檔案是否屬于專門檔案，第一，要有依據(jù)，不能否屬于專門檔案，第一，要有依據(jù)，不能說你認為是專門檔案它就是專門檔案。第說你認為是專門檔案它就是專門檔案。第二，要看檔案的數(shù)量，比如，行政執(zhí)法形二，要看檔案的數(shù)量，比如，行政執(zhí)法

14、形成的案件文件材料，案件多、文件數(shù)量多成的案件文件材料，案件多、文件數(shù)量多時，可以作專門檔案，象煙草局；案件少、時，可以作專門檔案，象煙草局；案件少、文件數(shù)量少時，就沒有必要作專門檔案，文件數(shù)量少時，就沒有必要作專門檔案，象我們檔案局。象我們檔案局?！拔臅鴻n案文書檔案”與企業(yè)與企業(yè)“管理類檔案管理類檔案”的區(qū)的區(qū)別別 “文書檔案文書檔案”是一個檔案門類，它是采用是一個檔案門類，它是采用門類分類法的產(chǎn)物門類分類法的產(chǎn)物 。 “管理類檔案管理類檔案”是采用職能分類法的產(chǎn)物。是采用職能分類法的產(chǎn)物。職能分類法打破了門類的界限，將同一職能中職能分類法打破了門類的界限，將同一職能中產(chǎn)生的不同門類、不同載

15、體檔案全部集中作為產(chǎn)生的不同門類、不同載體檔案全部集中作為一個類別。也就是說，管理類檔案中有文書檔一個類別。也就是說，管理類檔案中有文書檔案，也有其他門類的檔案。（但有的企業(yè)在實案，也有其他門類的檔案。（但有的企業(yè)在實際應用中只將文書檔案歸入管理類檔案）際應用中只將文書檔案歸入管理類檔案） 根據(jù)檔案的載體形式標準根據(jù)檔案的載體形式標準 可分為：可分為： 石刻檔案石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、樹葉檔樹葉檔案、樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案

16、等。案、樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。（載體形式不同，檔案的整理、保管與利（載體形式不同，檔案的整理、保管與利用的方式均有所不同）用的方式均有所不同）按照記錄信息方式標準按照記錄信息方式標準 分為分為 文字檔案文字檔案 圖形檔案圖形檔案 照片檔案照片檔案 錄音檔案錄音檔案 聲像檔案聲像檔案 錄像檔案錄像檔案 電子檔案電子檔案 影片檔案影片檔案 按照檔案的時間標準按照檔案的時間標準 一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。案。 我國通常分為中華人民共和國時期檔案我國通常分為中華人民共

17、和國時期檔案和中華人民共和國建國前檔案兩大類；建國和中華人民共和國建國前檔案兩大類；建國前檔案又分為歷代王朝檔案、中華民國時期前檔案又分為歷代王朝檔案、中華民國時期檔案、新民主主義革命時期檔案。檔案、新民主主義革命時期檔案。 檔案是不同時代的產(chǎn)物，這種劃分對認檔案是不同時代的產(chǎn)物，這種劃分對認識檔案的時代特點有意義。識檔案的時代特點有意義。根據(jù)檔案所有權形式標準根據(jù)檔案所有權形式標準 檔案法檔案法劃分為國家所有檔案、劃分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。集體所有檔案和個人所有檔案。 實際工作中，可以劃分為公共檔實際工作中，可以劃分為公共檔案和私有檔案。案和私有檔案。公共檔案（國家全部

18、檔案）公共檔案（國家全部檔案） 屬于國家所有的，具有社會意義的檔案，屬于國家所有的，具有社會意義的檔案，稱為公共檔案。公共檔案是社會的核心信息稱為公共檔案。公共檔案是社會的核心信息資源，一般都在政府的掌握和控制之下。在資源，一般都在政府的掌握和控制之下。在我國，公共檔案又被稱為國家全部檔案，是我國，公共檔案又被稱為國家全部檔案，是指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案的總和。在全國范圍內確立國家全部檔案，的總和。在全國范圍內確立國家全部檔案，是由我國的社會制度所決定的。檔案是國家是由我國的社會制度所決定的。檔案是國家的寶貴財富，也是國家主權的象征，全民所的

19、寶貴財富，也是國家主權的象征，全民所有制性質的一切機關、部隊、團體、企業(yè)事有制性質的一切機關、部隊、團體、企業(yè)事業(yè)單位形成和收藏的檔案當然歸國家所有。業(yè)單位形成和收藏的檔案當然歸國家所有。私有檔案私有檔案 屬于私有組織和個人的檔案，則被視為私屬于私有組織和個人的檔案，則被視為私有檔案。有檔案。 私有檔案有兩種類型：私有檔案有兩種類型： 1、集體所有制單位產(chǎn)生和形成的檔案；、集體所有制單位產(chǎn)生和形成的檔案； 2、個人、家庭、家族產(chǎn)生和形成的檔案。、個人、家庭、家族產(chǎn)生和形成的檔案。 相對于公共檔案具有的社會共享功能，私有檔案相對于公共檔案具有的社會共享功能，私有檔案的使用范圍受其所有者控制。的使用