時間管理 ——從拖延走向高效的基石

1、現(xiàn)狀障礙前提觀念關(guān)鍵技巧行動+1、自我因素：混亂拖延授權(quán)不足個人需求（社會交往、社會接受度、完美度、風險規(guī)避）2、環(huán)境因素：訪客電話郵件等候會議危機上司決策失誤授權(quán)不足猶豫不決半途而廢故意縱容擔心遺忘對策 該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌l喜歡做的事情l熟悉的事情l容易做的事情l花費時間少的事情l已排定時間的事情l資料齊全的事情l經(jīng)過籌劃的事情l別人的事情l有趣的事情l緊急的事情l不喜歡做的事情l不熟悉的事情l難做的是事情l花費時間多的事情l未排定時間的事情l資料不齊全的事情l未

2、經(jīng)籌劃的事情l自己的事情l枯燥的事情l不緊急的事情為什么拖延？為什么拖延？(拖延)對策 切香腸法，各個擊破，逐步解決 用平衡表分析，對比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛拖延的思維方式 避免過分的追求完美l管理是通過他人將事情辦妥。l授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。l主管所授予的權(quán)力應以剛好能夠完成指派的工作為限度。l授權(quán)不卸責。l下屬、同事、上級l外部資源l其他：設(shè)備、標準、流程、培訓等o管理者親自履行的工作o管理者必須親自履行，但可借助部屬幫忙o管理者可以履行，但部屬若有機會也可代行o必須由部屬履行，但在緊急關(guān)頭可獲管理者協(xié)助o必須由部屬履行l(wèi)擔心部屬做錯事l擔心部屬表現(xiàn)太好l擔

3、心喪失對部屬的控制l不愿意放棄得心應手的工作l找不到適當?shù)牟繉偈跈?quán)如何授權(quán)？l溝通技巧不佳l令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）l干擾部屬的工作l過分挑剔細節(jié)l縱容或無視傳達信息的人員，任意提高信息的緊迫性l積極的心態(tài)l使命與目標3 3）要事第一）要事第一1 1）主動）主動 積極積極2 2）以終）以終 為始為始4 4）雙贏思維）雙贏思維5 5）知彼）知彼 解己解己6 6）統(tǒng)合）統(tǒng)合 綜效綜效7 7）不斷更新）不斷更新受受制制于于人人主主動動積積極極刺 激反 應刺 激反 應選擇的自由自 覺想象力良 知獨立意志刺激下年目標下年目標3-5年目標年目標10年目標年目標20年目標年目標人生目標人生目標使命

4、宣言使命宣言角色角色目標目標每日目標每日目標每周目標每周目標月度目標月度目標季度目標季度目標年度目標年度目標每周目標每周目標角色角色目標目標計劃計劃行事歷行事歷授權(quán)授權(quán) 規(guī)劃長期目標規(guī)劃長期目標使命宣言角 色目 標 規(guī)劃每周目標規(guī)劃每周目標角 色計 劃目 標行 事 歷授 權(quán)l(xiāng)過分強調(diào)“知難行易”l認為不做計劃也能獲得實效l不了解做計劃的好處l認為計劃趕不上變化l不止如何做計劃四 代 時 間 管 理 理 論第一代時間管理第一代時間管理 -備忘錄型備忘錄型第二代時間管理第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程事先規(guī)劃安排行程第三代時間管理第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我之在

5、我第四代時間管理第四代時間管理-以原則為中心，以良知以原則為中心，以良知 為導向，創(chuàng)造為導向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活高品質(zhì)生活l科學的選擇l藝術(shù)的平衡l視時間為主宰：重形式不重實質(zhì)（歲月不饒人、時間是最好的試金石）l視時間為敵人：重效率不重效能（與時間賽跑）l視時間為神物：忘記時間l視時間為奴隸：工作狂q工作效率降低q養(yǎng)成拖延的習慣（珀金森定律）q可能導致工作的失敗勤勉等于成就？勤能補拙？天黑就吹口哨？欠缺時間管理的技能顯示重要性滿足烈士感不知休閑的樂趣逃避不愉快的家庭生活 優(yōu)先計劃管理時間管理通則 把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼

6、鐵公司管理顧問李愛菲重要重要緊急緊急 緊 急 不 緊 急 重 要 危 機 急 迫 的 問 題 有 期 限 壓 力 的 計 劃 防 患 于 未 然 改 進 產(chǎn) 能 建 立 人 際 關(guān) 系 發(fā) 掘 新 機 會 規(guī) 劃 、 休 閑 不 重 要 不 速 之 客 某 些 電 話 某 些 信 件 和 報 告 某 些 會 議 必 要 而 不 是 重 要 的問 題 受 歡 迎 的 活 動 繁 瑣 的 工 作 某 些 信 件 某 些 電 話 浪 費 時 間 之 事 有 趣 的 活 動 緊 急不 緊 急重要 壓 力 筋 疲 力 盡 危 機 處 理 忙 于 收 拾 殘 局 有 遠 見 平 衡 紀 律 自 制 少 有

7、 危 機不重要 短 視 近 利 危 機 處 理 被 視 為 巧 言 令 色 輕 視 目 標 與 計 劃 缺 乏 自 制 力 ， 抱 怨 人 際 關(guān) 系 浮 泛 ， 破裂 全 無 責 任 感 工 作 不 保 依 賴 他 人 或 社 會機 構(gòu) 維 生重要重要緊急緊急 緊 急 不 緊 急重要不重要II I IIII Vl第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先”觀念l第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急l第三代：有目標追求，但一、三類事務耗時較多l(xiāng)第四代：承認人比事重要，我比別人重要，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務的完成。如 何 處 理 高 價 值

8、 活 動讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進展。將大項目分解，逐步完成。高效運用自己的黃金時段獎勵自己，始終保持積極進取的態(tài)度。如 何 處 理 低 價 值 的 活 動 授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。 降低自己的標準，不要追求完美。 學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。 將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要知知 識識(做什么做什么,為何做為何做)知識知識（做什么、為何做）（做什么、為何做）意意 愿愿(想要去做想要去做) 技技 能能(怎么做怎么做)習習 慣慣找出一件一直為你所

9、忽略，但是會對個人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫找出一件一直為你所忽略，但是會對個人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫下來作為近程目標下來作為近程目標根據(jù)優(yōu)先矩陣估計自己化在這四類事務上的時間，然后連續(xù)三天記錄行根據(jù)優(yōu)先矩陣估計自己化在這四類事務上的時間，然后連續(xù)三天記錄行事歷，每十五分鐘為一單位，驗證正確與否？你是否滿意自己運用時間的事歷，每十五分鐘為一單位，驗證正確與否？你是否滿意自己運用時間的方式？有沒有應當改弦易張之處？方式？有沒有應當改弦易張之處？列舉可授權(quán)的事項及合適的授權(quán)對象，并付諸行動列舉可授權(quán)的事項及合適的授權(quán)對象，并付諸行動規(guī)劃下一周的活動，依據(jù)不同角色設(shè)立目標，再把目標轉(zhuǎn)化為行動，列規(guī)劃下一周的活動，依據(jù)不同角色設(shè)立目標，再把目標轉(zhuǎn)化為行動，列入行事歷。一周后