秘書學期末考試重點,DOC

1、秘書學概論期末考試復習題1 .在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（ B ）A.信息的收集？?B.信息的反饋C.信息的貯藏？?D.信息的加工2 .秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（ C ）A.服務原則？?B.求實原則C.效率原則D.管理原則3 .秘書面對繁雜的工作任務，應優(yōu)先辦理（ C ）A.最先發(fā)生的事？B.最先下達的任務 C.急事要事?D.重要但不緊迫的事4 .“慎獨”是秘書一種重要的（ D ）A.工作方法？?B.思維方式C.認知途徑?D.道德修養(yǎng)方法5 .秘書的勞動能夠創(chuàng)造價值，其成果往往具有（ A ） I / / JI vA.潛隱性的特點？?B.直接性的特點

2、C.公開性的特點?D.被動性的特點6 .“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（ B）。A.調(diào)查過程B.研究過程C.行文過程D.辦會過程-I F7 .秘書工作通過“主輔配合”領導，能夠（？?C?）8 .A .弱化領導工作效能？B.減弱領導決策作用 C.強化領導工作效能？D.強化領導決策職權(quán)9 .秘書活動的主體是（ c ） ?10 .A .秘書部門？?B.秘書工作？C.秘書？?D.領導工作11 .會議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實、催辦體現(xiàn)了秘書為領導工作的（B ） ?12 .A.前期鋪墊？?B.補償代勞？C.拓展延伸1 ?D.拾遺補缺？；K.、 I I10 .當領導意圖與下屬抵觸時，秘

3、書對下級的正確做法是（D）A.批評指正B.安撫附和C.暫時不理D.多做解釋11 .我國新時期秘書工作“三服務”的指導思想是指（ ACD。A.為直接領導服務B.為上級領導服務 C.為相關的各級領導服務 D.為人民群眾服務12 .秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（BCD。A.群眾性B.人民性C.階級性D.政策性13 .秘書處理來信的基本要求是（ABCD。A.及時拆封B.詳細閱讀C.認真登記D.回信答復二、名詞解釋1、秘書學：是研究秘書工作和秘書活動的特性和規(guī)律的科學2秘書職能：是在秘書機構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)領導根據(jù)組織目標和管理的需要而明確賦予秘書機構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。2、催辦：指必須辦理

4、答復的文件，依據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查，以確保落實。3、擬辦：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。5、秘書人際關系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關系。6、秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。(狹義)秘書是指位居領導人身邊或領導機構(gòu)中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領導工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領導工作服務I并為各方面的事務與信息提供服務。(廣義)7、綜理制：綜理制條件下的秘書機構(gòu)，是以組織和領導機構(gòu)運

5、轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設立的一個統(tǒng)一的辦公機構(gòu)。8、分理制：分理制條件下的秘書機構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應現(xiàn)代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部門相互協(xié)調(diào)而 X i/ /形成的秘書機構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。9、秘書禮儀：指秘書在工作和社會交往活動過程中形成的應共同遵守的行為規(guī)范和準則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。10、秘書協(xié)調(diào)：在其職責范圍內(nèi)或在領導的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系，促使各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)共同目標的過程。I I . 1 I .11、會議：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上

6、共同參與，以一定方式聚合在一起。12、秘書的表達能力：秘書的表達能力是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領。(口頭表達能力是指運用口語交流思想，傳達信息的能力；書面表達能力就是運用書面文字表達思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達意的本領)三、簡答題1、秘書學的研究內(nèi)容及研究方法是什么？I I研究內(nèi)容：(1)對中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究I.卜'、.(2)對當代秘書工作規(guī)律的研究(3)對秘書工作管理體制的研究(4)對秘書任職人員的要求以及秘書團隊建設和辦公技術(shù)的研究。(5)對相關學科新發(fā)展在

7、秘書學中應用的研究。研究方法：(1)調(diào)查研究法(實證分析法、事實研究法)(2)系統(tǒng)研究法(3)比較研究法(4)案例研究法(5)資料分析法(6)科學抽樣的方法(7)歷史研究法2、秘書機構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？(1)秘書機構(gòu)的整體管理：合理設置秘書機構(gòu)建立健全崗位責任制度科學化的工作程序和方法秘書機構(gòu)的彈性管理I完善秘書機構(gòu)的信息系統(tǒng)秘書機構(gòu)的辦公自動化(2)秘書人員的個人管理：工作管理 i / ./3/ /I行為管理i f - 1 , -時間管理辦公環(huán)境管理3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？I I . 1 I .(1)政策性調(diào)研：了解調(diào)查對象對有關法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、

8、法規(guī)貫徹落實情況，為領導和有關部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據(jù)和反饋信息(2)基本情況調(diào)研：通過對各機關、單位的基本情況的調(diào)查，了解情況，以減少工作的被動性，增強工作的主動性。(3)市場調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟活動狀況、經(jīng)濟發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展狀況和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時期的經(jīng)濟情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關部門分析經(jīng)濟狀況情況提供信息(4)專業(yè)題性調(diào)研：對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領導指定的或上級機關交辦的重要工作的調(diào)查；對先進人物、先進集體事跡的調(diào)查I.卜'、.(5)輿論熱點調(diào)研：是針對基層所關心的輿論熱點以及

9、帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領導提供“以小見大”的啟示性信息(6)突發(fā)事件或事故調(diào)研：對有關事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實真相并提出處理建議。4、會前、會間、會后秘書應當做好哪些工作？會前準備：1)制定大中型會議方案(會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時間、日期、會議所需設備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費預算、住宿、餐飲安排、籌備機構(gòu))？2)會議時間安排(確定時間、議程和日程)？3)確定會議地點(上司和與會者方便前往、會場大小和會議規(guī)模相符、良好設備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費用合理）？4）確定與會人員范圍5）準備

10、會議文件資料（上司會議文稿、準備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）6）發(fā)放會議通知7）制作會議證件8）制作指示標志9）預訂確認會議室及會議布置10）準備會議所需物品設備I11）安排餐飲12）大型會議的接送站、報到13）大型會議的預算經(jīng)費I ； ：Z-皆 / /I /會間準備：1）會前的最后檢查？i f -I ' - -_2） ?組織簽到和登記3）做好必要的錄音錄像工作4）會議設備的的操作與維護I I . 1 - / ./5） ?做好會議的記錄工作6） ?提供會議資料與聯(lián)絡協(xié)調(diào)7） ?做好會議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會議中的突發(fā)事件8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作9）編發(fā)會議簡報

11、會后工作：1）合理安排與會人員返程？ 'I2）提醒與會人員及時做好各種物品的清退I.卜、3）清理會場與文件？4）撰寫會議紀要5）整理會議資料，立卷歸檔6）會議效果的評估7）會議的總結(jié)5、秘書機構(gòu)設置的基本原則是什么？?秘書機構(gòu)的設置，必須遵循適應、精簡、高效、規(guī)范化、科學化的原則（1）適應性：要適應領導的決策與管理工作的需要。秘書機構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機關、單位的職級高低及其工 作任務的需求。(2)精簡：中央、國家機關的秘書部門一般不超過三級。地方各級機關及企事業(yè)單位一般一至兩級。減少層次，減少環(huán)節(jié)，有利 于高效運轉(zhuǎn)。(3)高效：要達到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充

12、分發(fā)揮秘書機構(gòu)的整體效能。同時要采取積極措施，努力提高秘書隊 伍的整體素質(zhì)。(4)規(guī)范化原則(5)科學化原則：組織結(jié)構(gòu)要科學職責確定要科學I團隊人員配備要科學6、秘書信息工作所收集信息有哪些類型？(1)按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會信息I 11/I /(2)按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、非語言信息i f - -1 - - _(3)按信息在秘書工作中的作用：預測信息、動態(tài)信息、回饋信息(4)按信息源的方向：上級信息、內(nèi)部信息、下級信息(5)按信息的內(nèi)容：政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息、可比信息、相關信息、未來信息7、秘書部門收集信息的途徑有哪些？(1)信息網(wǎng)絡渠道(2)文

13、書渠道(3)書刊渠道(4)調(diào)查渠道(5)會議渠道 (6)信訪渠道I.卜'、.(7)科研渠道(8)檔案渠道8、秘書對上司的補償作用及其主要內(nèi)容？(1)時間的補償(2)精力的補償(3)知識的補償(4)能力的補償(5)智力的補償(6)心理的補償9、會議的基本要素是什么？目的、時間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等10、秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？(1)明確發(fā)文主旨(2)收集有關材料，進行調(diào)查研究(3)擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)(4)落筆起草，擬寫正文(5)反復檢查，認真修改準備階段1)授受意圖理清思路2)收集資料尋求依據(jù)3)擬訂提綱構(gòu)思布局草擬階段注意1)講究語法字斟句酌2)講究邏輯表

14、達準確3)講究格式遵規(guī)循格定稿階段1)審核-發(fā)現(xiàn)問題2)修改-改錯與調(diào)整3)定稿-領導審定簽發(fā)通過11、秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？ I(1)畏上心理(2)自負心理I.卜'、.(3)厭倦心理(4)討好上司心理(5)焦慮心理12、秘書處理與領導的關系主要有哪些方法？(1)主動配合適應(2)尊重與服從，但不盲從(3)委婉提醒，適時規(guī)勸(4)維護上司間團結(jié)(5)盡力消除分歧(6)巧妙回避(7)不要參入個人意見和態(tài)度(8)淡化低調(diào)處理矛盾(9)對領導說“不”的藝術(shù)四、論述題1、一名當代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？(1)德：1)思想政治素質(zhì)IA.遠大的人生理想B.堅定的政治

15、信念C.較高的政策水平I '/-/ /I /D.較強的法治觀念i f - -I - - _E.高度的工作責任感F.較高的遵守紀律的自覺性2)秘書觀念問題I I . 1 I .服務觀念創(chuàng)新觀念價值觀念參謀觀念信息觀念系統(tǒng)觀念效能觀念保密觀念3)秘書作風修養(yǎng)實事求是主動負責艱苦奮斗聯(lián)系群眾雷厲風行嚴細謹慎4)秘書職業(yè)道德修養(yǎng)廉潔奉公不謀私立；埋頭工作淡薄名利；服從領導當好助手；謙虛謹慎平等待人；嚴守機密不慕虛榮(2)才：秘書的知識與能力素質(zhì) 1)秘書的知識結(jié)構(gòu)(基本層次中間層次最高層次)I.個、'2)秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)(智力：觀察力注意力記憶力思維力想象力)能力 ：(語言表達能力

16、協(xié)調(diào)能力管理能力信息處理能力)3)秘書的基本技能(電腦應用雙語言速記與快讀)4)秘書的特殊素質(zhì)(3)心理素質(zhì)(4)身體素質(zhì)2、緊密結(jié)合秘書工作實踐論述秘書信息工作的重要意義。(1)輔助領導者正確決策信息是決策的基礎和依據(jù)。領導決策過程實際上是一個對信息的處理過程。(2)協(xié)助領導者科學管理科學管理的實質(zhì)：按一定的目標，對一個管理系統(tǒng)進行有效的控制。過程各方信息一領導者一信息處理一發(fā)出指令一控制管理系統(tǒng)一達到既定目標(3)開闊領導者與秘書的思路信息社會現(xiàn)代領導者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分 析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應用寫作能力。(4)提高秘書工作效率秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實質(zhì)上都是在處理信息。I3、秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？(1)當領導選擇決策目標時，秘書要依據(jù)領導打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關的真實情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領導在確定決策目標時參考； X i/ /(2)當領導醞釀決策方案時，秘書要圍繞領導已定的決策目標，收集和處理有關的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見,準確及時地向領導反映，并且協(xié)助領導去組織和協(xié)調(diào)各方面的力量，對各種備選方案反