現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)

1、 現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 吳品才吳品才緒緒 論論一、科技檔案和科技檔案工作的產(chǎn)生二、科技檔案管理學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展和研究對象三、科技檔案管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)四、研究科技檔案管理學(xué)的原則和方法2現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)分十五章：第一章第一章 科技檔案概念科技檔案概念第二章第二章 科技檔案的構(gòu)成科技檔案的構(gòu)成第三章第三章 科技檔案與鄰近事物科技檔案與鄰近事物第四章第四章 科技檔案的功能與作用科技檔案的功能與作用第五章第五章 科技檔案工作概述科技檔案工作概述第六章第六章 科技檔案事業(yè)的組織建設(shè)科技檔案事業(yè)的組織建設(shè)第七章第七章 科技檔案事業(yè)管理科技檔案事業(yè)管理3現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第八章第八章 科技檔

2、案信息輸入的前處理科技檔案信息輸入的前處理第九章第九章 科技檔案信息輸入科技檔案信息輸入第十章第十章 科技檔案實體控制原理科技檔案實體控制原理第十一章第十一章 科技檔案實體控制科技檔案實體控制第十二章第十二章 科技檔案智能控制科技檔案智能控制第十三章第十三章 科技檔案鑒定工作科技檔案鑒定工作第十四章第十四章 科技檔案信息服務(wù)科技檔案信息服務(wù)第十五章第十五章 科技檔案管理系統(tǒng)反饋控制科技檔案管理系統(tǒng)反饋控制4現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第一章第一章 科技檔案概念科技檔案概念第一節(jié)第一節(jié)科技檔案概念與定義科技檔案概念與定義一、科技檔案定義 科技檔案是直接記述和反映科技活動、歸檔保存的科技文件?？萍紮n案內(nèi)涵：

3、1.揭示了科技檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)2.明確了科技檔案是科技活動的直接記錄3.指出了科技檔案是歸檔保存的科技文件5現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、科技檔案定義可變之根源科技檔案定義=種差+屬概念 當(dāng)選取的屬概念不同時，科技檔案定義也有所不同：1.“科技文件”作為屬概念2.“歷史記錄”作為屬概念3.“科技信息”作為屬概念 當(dāng)然，科技檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和我們對科技檔案概念認(rèn)識的不斷深化，定義也會發(fā)生變化6現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 三、科技檔案定義的歷史演變1.技術(shù)檔案室工作暫行通則定義1959年“大連會議”討論、制定并通過了技術(shù)檔案室工作暫行通則。通則指出 “凡是記述和反映本單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)

4、研究等活動，具有保存價值，并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管起來的技術(shù)文件材料（包括圖紙、照片、報表、文字材料等）都是技術(shù)檔案（或稱科學(xué)技術(shù)檔案）。 ”7現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)通則通則定義的特點(diǎn)：定義的特點(diǎn)：1突出突出“本單位本單位”，有助于本單位科技檔案與本單，有助于本單位科技檔案與本單位科技資料的區(qū)分。位科技資料的區(qū)分。2指出指出“真實的歷史記錄真實的歷史記錄”有助于進(jìn)一步區(qū)分本單有助于進(jìn)一步區(qū)分本單位的科技檔案與本單位的科技資料。位的科技檔案與本單位的科技資料。3強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)“保存價值保存價值”有助于理解科技檔案與現(xiàn)行科有助于理解科技檔案與現(xiàn)行科技文件的區(qū)別。技文件的區(qū)別。4明確明

5、確“整理歸檔整理歸檔”，進(jìn)一步說明了科技檔案與科，進(jìn)一步說明了科技檔案與科技文件的區(qū)別。技文件的區(qū)別。5規(guī)定規(guī)定“形成領(lǐng)域形成領(lǐng)域”，有助于理解科技檔案與其他，有助于理解科技檔案與其他檔案的不同。檔案的不同。8現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)通則通則定義缺點(diǎn)：定義缺點(diǎn)：1過分強(qiáng)調(diào)本單位過分強(qiáng)調(diào)本單位2違反形式邏輯的有關(guān)規(guī)則違反形式邏輯的有關(guān)規(guī)則3有些稱謂不夠科學(xué)有些稱謂不夠科學(xué)9現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)2.科技檔案工作條例科技檔案工作條例定義定義1980年，在北京召開第一次正式的全國科技檔案工作會議，制定了科技檔案工作條例。條例指出“科學(xué)技術(shù)檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖

6、紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等科技文件材料?！?0現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 條例條例定義的特點(diǎn)定義的特點(diǎn)：1 去掉了“本單位”2 規(guī)定了“形成領(lǐng)域”3 指出了“應(yīng)當(dāng)歸檔保存” 條例條例定義缺點(diǎn)：定義缺點(diǎn)： 1“應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件”不一定都是科技檔案 2違反形式邏輯的有關(guān)規(guī)則 3有些稱謂仍不科學(xué)11現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 四、科技檔案概念的歷史演變1.技術(shù)資料階段2.科技檔案階段12現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案特點(diǎn)科技檔案特點(diǎn) 一、專業(yè)性/專業(yè)技術(shù)性 所謂科技檔案的專業(yè)性是指不同類型的專業(yè)性科技活動中形成的科技檔案相互之間的差異性1.科技檔案的形成領(lǐng)域具有鮮明的專業(yè)性

7、特點(diǎn)2.科技檔案的形成過程具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)3.科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)4.科技檔案的記錄方式具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)13現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、系統(tǒng)成套性 圍繞一個獨(dú)立科技活動的開展而形成的全部科技檔案是一個具有有機(jī)聯(lián)系的不可分割的整體 成套與“技術(shù)文件材料綜合”，成套與全宗 構(gòu)成成套的條件 科技檔案管理的成套性原則成套性原則14現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 三、現(xiàn)實使用性現(xiàn)行科技文件在失去其現(xiàn)行性進(jìn)入科技檔案階段后，大多數(shù)的科技檔案在其生命運(yùn)動過程中能夠指導(dǎo)科技活動的開展，再次表現(xiàn)出現(xiàn)行價值，有時甚至還是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍期，并將在較長時期內(nèi)呈現(xiàn)出現(xiàn)行效用。 科技檔案現(xiàn)行作用的衰減規(guī)

8、律15現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)四、規(guī)范通用性 形成產(chǎn)生于某一具體單位的一項具體科技活動中的科技檔案，其發(fā)揮作用的范圍往往不只限于這一具體單位和這一具體活動，作為一種科技信息源或一項科技成果，其作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過特定的科技項目和它的形成單位，具有廣泛的使用價值?？萍紮n案發(fā)揮作用沒有單位、部門和活動的界線，也沒有地區(qū)甚至國家的界限，凡在一切需要使用的地方，理論上它都能發(fā)揮作用，這就是科技檔案的規(guī)范通用性。 當(dāng)然這一特點(diǎn)主要體現(xiàn)在科技檔案的現(xiàn)行價值發(fā)揮上。此外，在外在形式、載體類型、形成過程、有機(jī)聯(lián)系和形成規(guī)律等方面，科技檔案也有一定的特殊性。16現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二章第二章 科技檔案的構(gòu)成科技檔案的構(gòu)成第一

9、節(jié)第一節(jié)科技檔案本體的有機(jī)構(gòu)成科技檔案本體的有機(jī)構(gòu)成 一、物質(zhì)層次由載體和信息顯現(xiàn)材料組成。載體指各種載錄有信息的物質(zhì)材料；信息顯現(xiàn)材料指附著在載體之上用于顯現(xiàn)信息內(nèi)容的物質(zhì)材料。17現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、表象層次科技檔案信息內(nèi)容的表象方式。三、信息層次凝聚在科技檔案上的、使科技檔案得以產(chǎn)生獨(dú)特效用的信息內(nèi)容。18現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案基本種類的構(gòu)成科技檔案基本種類的構(gòu)成 一、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案又稱產(chǎn)品檔案，是指在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、研制和生產(chǎn)、制造活動中形成的科技檔案，是工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、研制和生產(chǎn)、制造活動真實的歷史記錄。基本特點(diǎn)：以型號成套19現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)

10、二、科研檔案科研檔案全稱自然科學(xué)技術(shù)研究檔案，是指在一切科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的檔案?；咎攸c(diǎn)：以課題成套20現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 三、基本建設(shè)檔案基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工和使用、維修等活動中形成的，并且存放在建設(shè)單位或使用單位或工程設(shè)施管理單位中的科技檔案?；咎攸c(diǎn)：以工程項目成套基本特點(diǎn)：以工程項目成套21現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)四、設(shè)備檔案 設(shè)備檔案全稱設(shè)備、儀器、儀表檔案，是指在各種設(shè)備、儀器、儀表的整個生命周期活動中形成的科技檔案?；咎攸c(diǎn)：以型號成套基本特點(diǎn)：以型號成套22現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)五、工業(yè)設(shè)計檔案和工程

11、施工檔案 1.工程設(shè)計檔案是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程項目的設(shè)計階段形成的、并且存放在設(shè)計單位中的科技檔案?；咎攸c(diǎn)：以工程項目成套基本特點(diǎn)：以工程項目成套 2.工程施工檔案是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程項目的施工活動中形成的、并且存放在施工單位中的科技檔案?；咎攸c(diǎn)：以工程項目成套基本特點(diǎn)：以工程項目成套23現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)六、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案七、氣象檔案、天文檔案和水文檔案八、地質(zhì)檔案和測繪檔案九、地震檔案、環(huán)保檔案和醫(yī)療衛(wèi)生檔 案24現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三章第三章 科技檔案與鄰近事物科技檔案與鄰近事物第一節(jié)第一節(jié)科技檔案與文書檔案科技檔案與

12、文書檔案一、區(qū)分原因1.便于按科技檔案和文書檔案各自特點(diǎn)分別進(jìn)行科學(xué)管理。2.便于保持科技檔案與文書檔案各自的完整。3.便于有效地利用科技檔案。4.便于科技檔案完整及時地移交。25現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、區(qū)分方法 1.內(nèi)容原則即根據(jù)檔案所記載和反映的內(nèi)容不同來區(qū)分科技檔案和文書檔案。 注意：注意：1不能以不能以“科技內(nèi)容科技內(nèi)容”作為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)作為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)2不能以不能以“文件名稱文件名稱”作為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)作為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)3不能以不能以“文書處理運(yùn)轉(zhuǎn)程序文書處理運(yùn)轉(zhuǎn)程序”和和“文書形式文書形式”作為作為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)。26現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)2.整體原則又稱“完整性原則”，即要求遵循科技檔案和文書檔案的

13、各自形成規(guī)律，維護(hù)科技檔案和文書檔案各自的完整。3.職能原則又稱“傾向性原則”，即根據(jù)本單位或本部門的基本職能活動作傾向性判斷。注意：注意：區(qū)分科技檔案與文書檔案時，上述三個原則必區(qū)分科技檔案與文書檔案時，上述三個原則必須依次使用，即傾向性原則不得首先使用須依次使用，即傾向性原則不得首先使用。27現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、科技檔案與文書檔案區(qū)分問題評述三、科技檔案與文書檔案區(qū)分問題評述28現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案與科技資料科技檔案與科技資料 一、區(qū)分方法1.判斷材料與本單位的關(guān)系2.判斷材料在本單位發(fā)揮的作用 29現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技資料與原始性1.科技資料的范圍2.部分科技資

14、料具有原始性3.科技資料原始性的意義30現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技檔案與現(xiàn)行科技文件科技檔案與現(xiàn)行科技文件一、科技檔案與現(xiàn)行科技文件的區(qū)別現(xiàn)行科技文件和科技檔案雖然都是科技文件本體在前后兩個不同運(yùn)動階段的兩種不同稱謂，但它們之間仍有一定的區(qū)別：1.二者發(fā)揮的功能與作用不同2.二者數(shù)量不同3.二者存在形式不同4.二者存放地點(diǎn)不同5.二者管理方式不同31現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、現(xiàn)行科技文件與科技檔案的相互轉(zhuǎn)化1.科技檔案能夠轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件只有在指導(dǎo)現(xiàn)實科技活動開展，體現(xiàn)其依據(jù)作用時方才轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件。2.并非所有科技檔案都能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件只有具有依據(jù)作用的科技檔案才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科

15、技文件。3.現(xiàn)行科技文件與科技檔案的轉(zhuǎn)化并非可逆4.只有科技檔案復(fù)制件才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件32現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)5.科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件只能間接進(jìn)行現(xiàn)行KW KD KZ 現(xiàn)行KWKDA B注：注：圖中圖中KW表示科技文件，表示科技文件，KD表示科技檔案，表示科技檔案，KZ表示表示科技資料，科技資料，A表示表示A科技活動，科技活動，B表示表示B科技活動科技活動33現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件理論之應(yīng)用1.“科技檔案”是檔案嗎？2.所謂“科技檔案更改”的本質(zhì)探索3.科技檔案為何能走向市場實質(zhì)實質(zhì)：促使科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件，體現(xiàn)科學(xué)促使科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件，體

16、現(xiàn)科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的基本精神。技術(shù)是第一生產(chǎn)力的基本精神。4.對文件生命周期理論的再認(rèn)識針對同一社會實踐活動而言，具有普遍性，但并未揭示文件運(yùn)動的全部。34現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)圖：科技文件價值形態(tài)變化規(guī)律圖：科技文件價值形態(tài)變化規(guī)律A科技活動 現(xiàn)行價值 第一價值 第二價值 （參考價值） （參考價值）B科技活動 現(xiàn)行價值 現(xiàn)行價值A(chǔ)科技活動 現(xiàn)行科技文件 半現(xiàn)行科技文件 非現(xiàn)行科技文件（科技資料） （科技資料）B科技活動現(xiàn)行科技文件 現(xiàn)行科技文件 35現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第四章第四章 科技檔案的功能與作用科技檔案的功能與作用第一節(jié)第一節(jié)檔案的宏觀意義與微觀意義檔案的宏觀意義與微觀意義一、檔案的微

17、觀意義針對特定的社會活動，即形成文件的活動。二、檔案的宏觀意義相對于全部的社會活動而言。三、從微觀和宏觀兩方面去認(rèn)識檔案有助于全面、恰當(dāng)?shù)卣J(rèn)識檔案的功能與作用。四、與文件生命周期理論相吻合36現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案的功能與作用科技檔案的功能與作用一、科技知識儲備功能、管理功能和認(rèn)識功能1.科技知識儲備功能2.管理功能3.認(rèn)識功能37現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、憑證作用、依據(jù)作用、參考作用和情報作用1.憑證作用2.依據(jù)作用3.參考作用4.情報作用38現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第五章第五章 科技檔案工作概述科技檔案工作概述第一節(jié)第一節(jié) 科技檔案工作的地位、內(nèi)容科技檔案工作的地位、內(nèi)容和基本任務(wù)和

18、基本任務(wù)一、科技檔案工作地位二、科技檔案工作內(nèi)容1.科技檔案的宏觀管理2.科技檔案的微觀管理39現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、科技檔案工作的基本任務(wù)按照一定原則和要求，科學(xué)地管理科技檔案，積極地開發(fā)科技檔案信息資源，及時準(zhǔn)確地提供科技檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究工作服務(wù)。40現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案工作的性質(zhì)科技檔案工作的性質(zhì)科技檔案工作的性質(zhì)主要由科技檔案工作的任務(wù)、作用和特點(diǎn)所決定的。41現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)一、專業(yè)技術(shù)性 1.科技檔案工作有自己獨(dú)立的工作對象。 2.科技檔案工作有特定的工作內(nèi)容、工作方法和完整的專業(yè)體系。3.科技檔案工作有自己比較完整的學(xué)科理論和專業(yè)知識體系。4.不同科

19、技專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案工作之間存在著差別。42現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、科技管理的基礎(chǔ)性 首先，科技檔案工作具有科技管理性 1.科技檔案工作為企事業(yè)單位的各種職能性管理工作提供依據(jù)和前提條件。 2.科技檔案工作是信息管理工作的重要內(nèi)容。 3.科技檔案工作為企事業(yè)單位的其他基礎(chǔ)性管理工作提供依據(jù)、創(chuàng)造條件。43現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、條件性科技檔案工作是一項條件性工作，為其他職能工作開展服務(wù)、創(chuàng)造條件。四、機(jī)密性 結(jié)論：科技檔案工作是一項以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作44現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技檔案工作的基本原則科技檔案工作的基本原則 一、集中統(tǒng)一地管理科技檔案1.集中統(tǒng)一地管理

20、科技檔案的必要性2.科技檔案實行集中統(tǒng)一地管理原則的要求和內(nèi)容3.貫徹科技檔案實行集中統(tǒng)一地管理原則的方法1分清“立檔單位”2在集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上方便利用45現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全1.完整：科技檔案齊全成套2.準(zhǔn)確：科技檔案同它所記錄和反映的客觀對象真實情況與科技活動過程之間的一致性3.系統(tǒng)：科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系4.安全：科技檔案的保密和延長科技檔案的自然壽命46現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、實現(xiàn)科技檔案的有效利用充分理解科技檔案的有效利用：大力及時開發(fā)科技檔案信息資源，充分發(fā)揮科技檔案應(yīng)有價值。47現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第六章第六章 科技檔案事業(yè)的組織建設(shè)科技檔案

21、事業(yè)的組織建設(shè)第一節(jié)第一節(jié)科技檔案工作管理體制科技檔案工作管理體制一、由國家檔案局統(tǒng)一掌管二、科技檔案工作按專業(yè)實行統(tǒng)一管理三、地方各級檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)監(jiān)督和檢查48現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)一、基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的地位和性質(zhì)1.它是從事科技檔案管理工作的具體部門，是一個立檔單位內(nèi)科技檔案的匯集存放地。2.它是企業(yè)單位科技管理系統(tǒng)的組成部分。49現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 3.它是本單位個職能科（室）的平行機(jī)構(gòu)。 4.它是國家規(guī)?？萍紮n案事業(yè)整個組織系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是國家整個科技檔案事業(yè)的立足點(diǎn)。性質(zhì)：基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)具有雙重性，既是企事業(yè)單

22、位內(nèi)的科技管理部門之一，又是國家科技檔案管理工作基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。50現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的形式和設(shè)置 1.科技檔案與其他檔案合一的機(jī)構(gòu) 2.單獨(dú)的基層科技檔案管理機(jī)構(gòu) 3.科技檔案同其他檔案、科技資料、科技情報、科技圖書等統(tǒng)一管理的機(jī)構(gòu) 4.企業(yè)或事業(yè)檔案館51現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 1.基本職責(zé)：對本單位的科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，并有效地為科技活動和科技管理活動提供服務(wù)。2.領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系：有生產(chǎn)技術(shù)負(fù)責(zé)人或總工程師直接領(lǐng)導(dǎo)。52現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技專業(yè)檔案館科技專業(yè)檔案館一、一、建立科技專業(yè)檔案

23、館的必要性和可行性1.是具有長遠(yuǎn)保存價值的重要科技檔案實現(xiàn)最終歸宿的客觀需要2.是科技檔案集中統(tǒng)一管理的客觀需要3.是國家長遠(yuǎn)地積累和珍藏科技資源的客觀需要4.是專業(yè)科技史研究的客觀需要5.是預(yù)防因各種自然災(zāi)害和突然事變而損害科技檔案的需要53現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、科技專業(yè)檔案館的性質(zhì)和任務(wù)性質(zhì)；科技檔案工作條例規(guī)定：科技專業(yè)檔案館的性質(zhì)是科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位。任務(wù)：1.接收本專業(yè)系統(tǒng)需要長遠(yuǎn)保存的重要科技檔案，并進(jìn)行科學(xué)的整理和安全的保管2.積極開展科技檔案提供利用工作3.積極進(jìn)行科技檔案編研4.承擔(dān)一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查任務(wù)5.建設(shè)一個完善、全面的專業(yè)科技信息交流、咨詢中心。54現(xiàn)代科技

24、檔案管理學(xué) 三、科技專業(yè)檔案館的類型1.中央級科技專業(yè)檔案館2.省、市級科技專業(yè)檔案館3.流域檔案館4.城市建設(shè)檔案館55現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第七章第七章 科技檔案事業(yè)管理科技檔案事業(yè)管理第一節(jié)第一節(jié)科技檔案管理機(jī)構(gòu)的管理科技檔案管理機(jī)構(gòu)的管理 一、基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的管理 二、科技專業(yè)檔案館的管理56現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)科技檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)一、科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的內(nèi)容二、科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的形式和方法57現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技檔案事業(yè)的規(guī)劃管理科技檔案事業(yè)的規(guī)劃管理一、科技檔案事業(yè)規(guī)劃管理的基本依據(jù)和類型二、科技檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容三、科技檔案事業(yè)

25、的分級規(guī)劃管理58現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第四節(jié)第四節(jié)科技檔案事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理科技檔案事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理一、科技檔案事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的意義二、科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容三、科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制訂59現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第五節(jié)第五節(jié)科技檔案事業(yè)的法規(guī)建設(shè)科技檔案事業(yè)的法規(guī)建設(shè)60現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第八章第八章 科技檔案信息輸入的科技檔案信息輸入的前處理前處理第一節(jié)第一節(jié)科技檔案信息管理系統(tǒng)概述科技檔案信息管理系統(tǒng)概述一、科技文件運(yùn)動與科技文件流通61現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技檔案管理系統(tǒng)1.輸入功能2.存儲功能3.處理功能4.輸出功能5.反饋功能62現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技文件鑒別科技文件鑒別一、完整性鑒

26、別二、準(zhǔn)確性鑒別三、價值性鑒別四、檔案化鑒別63現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技文件整理科技文件整理一、組織保管單位1.保管單位定義及其特征保管單位，是一組具有有機(jī)聯(lián)系、有保存價值的科技文件集合體。 四個特征：有機(jī)聯(lián)系（本質(zhì)的）、量的限制（組合度要求）、保存時間與機(jī)密等級的大體相同（要求但不強(qiáng)求）、表現(xiàn)形式64現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 2.組織保管單位的方法 結(jié)構(gòu)、子項、工序或階段、專業(yè)、問題、文件名稱或材料性質(zhì)、地區(qū)、時間、作者 3.保管單位內(nèi)科技文件的排列 原則：依據(jù)保管單位內(nèi)科技文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使排列的結(jié)果體現(xiàn)和反映這種有機(jī)聯(lián)系以滿足管理和查找利用的規(guī)律與要求。65現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、

27、保管單位編目1.編張?zhí)?.填制保管單位內(nèi)科技文件目錄3.填寫備考表4.填制保管單位封面66現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、保管單位裝訂1.折疊圖樣2.去掉金屬物3.加襯4.包上封皮5.用線繩裝訂四、編制脊背標(biāo)簽67現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第四節(jié)第四節(jié)科技文件歸檔科技文件歸檔一、歸檔制度 1.歸檔范圍根據(jù)科技文件的保存價值和本單位科技活動的任務(wù)、范圍具體確定本單位科技文件歸檔內(nèi)容。68現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)2.歸檔時間 1按科技項目結(jié)束時間歸檔 2按階段歸檔 3按子項結(jié)束時間歸檔 4按年度歸檔 5隨時歸檔69現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)3.歸檔份數(shù)凡需要?dú)w檔的科技文件，一般只歸檔一份，但重要的、使用頻繁的科技文件則需要?dú)w檔兩

28、份、三份甚至更多。70現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)4.歸檔要求 1 歸檔工作由相應(yīng)科技業(yè)務(wù)部門的科技人員承擔(dān)。 2歸檔的科技文件應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確。 3歸檔的科技文件應(yīng)經(jīng)系統(tǒng)整理，組成保管單位。 4歸檔的科技文件應(yīng)當(dāng)做到條線、字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良，簽署完備。5歸檔科技文件應(yīng)履行科技文件歸檔審批制度。71現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)5.歸檔手續(xù) 1撰寫歸檔科技文件簡要說明 2填寫科技文件歸檔移交清單72現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第九章第九章 科技檔案信息輸入科技檔案信息輸入第一節(jié)第一節(jié)科技檔案收集工作的意義和要求科技檔案收集工作的意義和要求一、科技檔案收集工作的含義按照國家和有關(guān)部門規(guī)定，通過例行的接收制度和專門收集的方法，將分

29、散在各企、事業(yè)單位和個人手中以及散失在其他地方的科技檔案，分別集中到各基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)和各級各類科技專業(yè)檔案館的工作。73現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技檔案收集工作的意義 1.標(biāo)志著科技文件運(yùn)動進(jìn)入一個新階段 2.是科技檔案工作的基礎(chǔ) 3.是實現(xiàn)科技檔案集中統(tǒng)一管理的重要措施74現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、科技檔案收集工作的要求 1.貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則 2.遵循科技檔案的自然形成規(guī)律 3.保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確 4.遵照科技文件存放原則處置科技文件存放75現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的收集工作基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)的收集工作一、收集科技檔案的方式1.按歸檔制度例行接

30、收科技文件歸檔2.補(bǔ)充收集零散科技文件76現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、開展科技檔案收集工作的措施 1.協(xié)助科技業(yè)務(wù)部門建立健全科技文件歸檔制度 2.抓住科技活動開展程序中關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要階段，開展科技檔案收集工作 3.建立健全零散科技文件的補(bǔ)充收集制度 4.科技檔案收集工作應(yīng)與科技活動的計劃管理相結(jié)合 5.確定和疏通科技檔案渠道，定向、定內(nèi)容進(jìn)行收集77現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、科技活動事后實測補(bǔ)制材料屬性分析 1.口述檔案的含義 2.口述檔案的合理性 3.口述檔案的啟示78現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技專業(yè)檔案館的收集工作科技專業(yè)檔案館的收集工作一、進(jìn)館范圍1.科技檔案能反映本專業(yè)科技發(fā)展歷史與進(jìn)程

31、2.科技檔案能滿足現(xiàn)實使用和應(yīng)付意外急用之需3.科技檔案重要且需長遠(yuǎn)保存4.考慮科技檔案分級管理原則5.遵循專業(yè)原則6.其他科技專業(yè)檔案館還可能接收移交單位需要永久保存的政務(wù)檔案和其他專門檔案、重要科技資料79現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、進(jìn)館負(fù)責(zé)單位和時間三、進(jìn)館形式 1.原件與復(fù)印件2.傳統(tǒng)型與現(xiàn)代型3.成套與部分4.有償與無償80現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第十章第十章 科技檔案實體控制原理科技檔案實體控制原理 第一節(jié)第一節(jié) 科技檔案信息組織與處理概述科技檔案信息組織與處理概述一、科技檔案信息組織與處理的必要性二、科技檔案信息組織與處理內(nèi)容81現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案整理的內(nèi)容、意義與科技檔

32、案整理的內(nèi)容、意義與原則原則一、科技檔案整理工作的內(nèi)容由科技檔案管理部門對保管單位進(jìn)行分類、編號和排架。82現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技檔案整理工作的意義三、科技檔案整理工作的原則遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用原有整理基礎(chǔ)，便于科技檔案的保管和利用。83現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技檔案的分類要求和分類方案科技檔案的分類要求和分類方案一、科技檔案分類工作的內(nèi)容和意義科技檔案分類就是根據(jù)科技檔案性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)和相互之間的聯(lián)系，將科技檔案劃分成一定的類別，從而使全部庫藏科技檔案形成一個具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。對科技檔案進(jìn)行科學(xué)的分類是管理科

33、技檔案的必要手段，是科技檔案整理工作的核心內(nèi)容。84現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技檔案分類的基本要求1.符合科技檔案形成專業(yè)和形成單位科技活動的特點(diǎn)2.同一分類標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用3.分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化85現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、科技檔案分類方案1.科技檔案分類方案概念用來對庫藏科技檔案的所有保管單位分門別類以組成科學(xué)體系的依據(jù)性文件。2.科技檔案分類方案的結(jié)構(gòu)分類表、說明、分類標(biāo)記、索引86現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第四節(jié)第四節(jié)科技檔案分類方案的編制與功能科技檔案分類方案的編制與功能一、編制科技檔案分類方案的原則1.分類方案類目體系的可包容性2.分類方案類目體系的嚴(yán)整性3.分類方案類目體系的相對穩(wěn)定性4

34、.分類方案類目體系的整齊性87現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技檔案分類方案的編制方法和步驟 1.了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和形成特點(diǎn) 2.設(shè)置科技檔案分類方案的一級類目 3.對每大類科技檔案進(jìn)行細(xì)分 4.給定代字、代號88現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第十一章第十一章科技檔案實體控制科技檔案實體控制 第一節(jié)第一節(jié) 科技檔案的分類方法科技檔案的分類方法 一、科技檔案的基本分類方法1.工程分類法2.型號分類法3.課題分類法4.專業(yè)分類法5.地域分類法6.時間分類法89現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、常見科技檔案的分類1.產(chǎn)品檔案的分類 1型號分類法 2十進(jìn)分類法 2.基建檔案分類 1性質(zhì)工程項目分類法 2流域（水系）工

35、程項目分類法 3抵地域工程項目分類法90現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 3.工程設(shè)計檔案分類 1性質(zhì)工程項目分類法 2流域（水系）工程項目分類法 3專業(yè)工程項目分類法 4設(shè)計階段工程項目分類法 4.工程施工檔案分類性質(zhì)工程項目91現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 5.設(shè)備檔案分類1性質(zhì)型號分類法2工序型號分類法3使用部門性質(zhì)型號分類法 6.科研檔案分類1專業(yè)課題分類法2年度課題分類法 7.測繪檔案分類92現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案編號科技檔案編號 一、科技檔案號的編制要求 1.科技檔案號一定要能反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的機(jī)構(gòu)層次相一致。 2.科技檔案號由代字和代號或單

36、由代號組成。 3.科技檔案號應(yīng)力求簡明，避免過于復(fù)雜。93現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、科技檔案號的編制方法 1.編制科技檔案分類方案的分類標(biāo)記 保管單位代號=大類屬類小類代字代號+順序號 2.確定保管單位順序號1大類下的順序號，即小流水；2保管單位分類后在分類方案中所屬的最低級次類目下的排序號94現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第十二章第十二章科技檔案智能控制科技檔案智能控制 第一節(jié)第一節(jié) 科技檔案智能控制概述科技檔案智能控制概述 一、智能控制與科技檔案信息的揭示科技檔案智能控制是指超脫科技檔案原始載體限制，揭示并組織科技檔案信息的行為或過程。 1.通過著錄與標(biāo)引揭示科技檔案信息，形成科技檔案信息條目。2.對科技

37、檔案信息條目進(jìn)行組織或組配，形成各種檢索工具。95現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、檢索工具的功能與基本要求 1.檢索工具的功能 2.檢索工具網(wǎng)絡(luò)的基本要求 1靈活、全面、準(zhǔn)確、迅速 2科學(xué)與實用相結(jié)合96現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)檢索工具的種類和編制檢索工具的種類和編制 一、科技檔案檢索工具的種類按用途分：1.館藏目錄2.檢索目錄3.報道交流目錄按載體形態(tài)分；1.書本式目錄2.卡片式目錄97現(xiàn)代科技檔案管理學(xué) 二、科技檔案常用手工檢索工具的編制1.總目錄指以保管單位為著錄對象，著錄項目組成的條目按歸檔時間先后順序排列而成的一種目錄。 2.分類目錄指以保管單位為著錄對象，著錄項目組成的條目按科技檔案

38、實體分類整理的順序排列而成的一種目錄。98現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第十三章第十三章科技檔案鑒定工作科技檔案鑒定工作 第一節(jié)第一節(jié) 科技檔案鑒定工作的內(nèi)容和組織科技檔案鑒定工作的內(nèi)容和組織一、鑒定工作內(nèi)容1.對科技檔案價值和密級的鑒定2.對科技檔案質(zhì)量的鑒別和核查99現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)二、鑒定工作的必要性和重要性 1.科技檔案鑒定工作是科技文件生命運(yùn)動的客觀需要。2.是維護(hù)科技檔案完整、準(zhǔn)確的客觀需要。 3.是調(diào)整科技檔案密級的客觀需要。100現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)三、鑒定工作的組織 科技檔案鑒定小組一般采取有關(guān)科技領(lǐng)導(dǎo)干部、科技人員和科技檔案人員三結(jié)合的組織形式，這就是科技檔案鑒定的三結(jié)合小組。101現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第二節(jié)第二節(jié)科技檔案保管期限的確定科技檔案保管期限的確定決定庫藏科技文件是否應(yīng)該繼續(xù)保存的主要依據(jù)：1.科技檔案憑證價值2.科技檔案史料價值3.科技檔案現(xiàn)行價值102現(xiàn)代科技檔案管理學(xué)第三節(jié)第三節(jié)科技