材料采購成本的管理與控制

1、材料采購成本的管理與控制 選購管理是囫圇施工項(xiàng)目管理的重要組成部分。材料的選購管理是項(xiàng)目選購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié)，它同時也是目前建造項(xiàng)目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)，也是參加人員損公利己腐敗產(chǎn)生的環(huán)節(jié)；材料選購管理的優(yōu)與劣關(guān)系到了囫圇項(xiàng)目成本管理的成敗，它已成為建造施工業(yè)對施工項(xiàng)目管理重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域；怎樣做好材料選購管理，成為我們需要正視并亟需解決的問題。 做好選購管理，應(yīng)當(dāng)從兩個層面著手，分離是從技術(shù)層面提高業(yè)務(wù)的執(zhí)行能力和從系統(tǒng)建設(shè)方面創(chuàng)建選購的環(huán)境，并不斷從這兩個方面持續(xù)改進(jìn)，終于一定會收到良好的效益。 規(guī)范選購行為，在技術(shù)層面上提升業(yè)務(wù)能力 材料選購管理是從選購規(guī)

2、劃開頭，到選購詢價(jià)、選購合同簽定，始終到選購材料進(jìn)場為止的過程管理；這個過程中我們要重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)濟(jì)選購量的概念是如何在實(shí)際操作應(yīng)用的。 一、選購規(guī)劃 編制材料需用規(guī)劃。材料的需用規(guī)劃一般由項(xiàng)目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是圖示量和施工方案的抉擇等詳細(xì)要求，編制好的材料需用規(guī)劃是物資部門決定經(jīng)濟(jì)選購量和編制材料選購規(guī)劃的主要依據(jù)，物資部門再依據(jù)選購規(guī)劃決定訂貨點(diǎn)，繼而簽定選購合同以及舉行后期的存貨管理。 決定經(jīng)濟(jì)選購量。經(jīng)濟(jì)選購量就是項(xiàng)目一定期間材料存貨相關(guān)總成本達(dá)到最低的一批選購數(shù)量；與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料選購管理而引起的各項(xiàng)費(fèi)用支出，其總額隨材料數(shù)量、價(jià)格等屬性的變化而增減，主要

3、由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。決定經(jīng)濟(jì)選購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項(xiàng)成本總和達(dá)到最低；按照施工項(xiàng)目的一般狀況，因?yàn)橛嗀洺杀竞蛢Υ娉杀鞠鄬^小，重點(diǎn)要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，終于得出一定期間的經(jīng)濟(jì)選購量。 編制選購規(guī)劃。按照材料的需用規(guī)劃和選購經(jīng)濟(jì)選購量的分析結(jié)果以及將要抉擇的合同類型編制選購規(guī)劃，說明如何對選購過程舉行管理；詳細(xì)包括合同類型、組織選購的人員、管理潛在的提供商、編制選購文檔、制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等選購規(guī)劃一般由項(xiàng)目物資部門制定；按照項(xiàng)目需要，選購管理規(guī)劃可以是正式、具體的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強(qiáng)調(diào)其正確性、準(zhǔn)時性和可執(zhí)行性。 二、選購詢

4、價(jià) 選購詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資歷、誰能最低成本完成材料選購規(guī)劃中的提供任務(wù)，決定提供商的范圍，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資歷確認(rèn)，獵取信息的渠道有招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、專業(yè)建造網(wǎng)站等媒體。 做好選購詢價(jià)管理，現(xiàn)在需要充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，迅速地掃瞄和獵取需要的信息，從而保障選購詢價(jià)管理、得到詢價(jià)結(jié)果的高效率。 三、提供商確認(rèn)和選購合同簽定 抉擇提供商的主要參照條件就是在選購詢價(jià)環(huán)節(jié)的評價(jià)結(jié)果，固然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如提供能力、歷史信譽(yù)等。比如詳細(xì)決定商品混凝土的提供商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家提供商，以防提供不準(zhǔn)時導(dǎo)致停工風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，這里就需要考慮到混凝土澆

5、注本身需要繼續(xù)性等要求。 選購合同就是在決定了提供商后，項(xiàng)目與提供商之間簽定確實(shí)保雙方履行商定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型舉行抉擇，由于不同的合同類型確定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配；項(xiàng)目的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在提供商，同時維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的嘉獎；提供商的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時使利潤最大化。 常見的合同可分為以下三種： 成本加嘉獎費(fèi)合同：主要用于長期的、硬件開辟和實(shí)驗(yàn)要求多的合同； 固定價(jià)格加嘉獎費(fèi)用合同：長期的高價(jià)值合同；固定總價(jià)合同：項(xiàng)目易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)最??；提供商風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。 遏制選購腐敗，在系統(tǒng)建設(shè)上全面完美 現(xiàn)職某建造項(xiàng)目選

6、購的管理人員坦言：“選購腐敗是防不勝防的，我做了這么多年項(xiàng)目，大多數(shù)項(xiàng)目都繞不過這道坎”“選購腐敗可謂觸目驚心，在很多項(xiàng)目，只要你和選購粘上邊，一個項(xiàng)目下來，幾萬、幾十萬是常有的事情，這里的名堂太多了！”這就是現(xiàn)實(shí)。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去實(shí)行措施：崗位建設(shè)、人員抉擇、員工培訓(xùn)、員工績效考核、薪酬分配制度建設(shè)和利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)督等等。 崗位建設(shè) 針對選購環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決選購權(quán)力不要過分集中，需要相互制約和監(jiān)督，同時又不要影響各崗位人員工作樂觀性。 一般來說，項(xiàng)目需要設(shè)置選購總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、合同員、選購員和庫管員等五個崗位；選購總負(fù)

7、責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的選購管理，依據(jù)材料需用規(guī)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行選購規(guī)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，終于高效低成本地選購到所需要物資；詢價(jià)員主要負(fù)責(zé)按規(guī)劃探詢市場中定向物資的信息，書面供應(yīng)給選購負(fù)責(zé)人和選購員，同時舉行文檔的存檔管理；合同員的職責(zé)就是管理合同文件，隨時監(jiān)督合同執(zhí)行狀況；選購員的職責(zé)更多的是詳細(xì)按合同，以指定的價(jià)格和數(shù)量執(zhí)行選購任務(wù)；庫管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫，材料進(jìn)場后，合理計(jì)劃存放和使用，盡可能的削減儲存成本，做好庫房的管理。 崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項(xiàng)目的大小和施工時光的跨度等實(shí)際狀況而定，終于目的就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間的權(quán)

8、利制約機(jī)制。 人員抉擇 選購管理各崗位人員的抉擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素養(yǎng)：具備一定的專業(yè)能力和交流能力、具有法律意識、清廉等，還要盡量避開項(xiàng)目最高管理者如項(xiàng)目經(jīng)理的直系親屬承擔(dān)選購總負(fù)責(zé)人。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識，還要對材料管理的流程有一個清楚的思路；清廉的素養(yǎng)，對常常與花錢打交道的選購人員來說尤其重要，雖然在內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)上實(shí)行了種種措施，但對一線的選購人員來說，還是不行避開地碰到提供商主動供應(yīng)的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置，就需要選購人員本身要具備清廉的素質(zhì)和法律意識等等。 員工培訓(xùn) 對選購各崗位人員的培訓(xùn)包括：業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律常識培訓(xùn)、公司制度培訓(xùn)等等。

9、業(yè)務(wù)培訓(xùn)重在提高業(yè)務(wù)能力，比如選購的流程管理、選購經(jīng)濟(jì)選購量確實(shí)定方法、如何在新形勢下做好選購詢價(jià)等等；而法律常識培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清晰和明確選購腐敗的風(fēng)險(xiǎn)成本。 績效考核和薪酬分配制度建設(shè) 公司對各崗位成果舉行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績效考核的標(biāo)準(zhǔn)是十分重要的，它可以不斷促進(jìn)選購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)，對有效的工作賜予絕對和激勵，對其他一些非增效工作就賜予客觀性的評定；目前在施工企業(yè)項(xiàng)目管理中這方面的差距普遍存在，可以說是一項(xiàng)空白。 成本管理的過程包含了六個環(huán)節(jié)的管理，分離是成本策劃、成本規(guī)劃、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核；策劃和規(guī)劃階段可有針對性地將選購各崗位目標(biāo)責(zé)任決定下來，再通過強(qiáng)調(diào)崗位目標(biāo)責(zé)任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本控制、成本核算和成本分析都會收到顯然的效果。目前在上海的某知名施工企業(yè)已經(jīng)成立了成本策劃部，其實(shí)質(zhì)意義也是重在前期決定成本責(zé)任目標(biāo)，以便為后期做科學(xué)的績效考核供應(yīng)依據(jù)、奠定基礎(chǔ)。 利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)監(jiān)督 作為成本管理中心的項(xiàng)目部與作為利潤控制中心的公司空間距離往往相差較遠(yuǎn)，若沿襲過去每月呈