設(shè)備檔案組卷培訓(xùn)

1、設(shè)備檔案組卷暨離線客戶端培訓(xùn) 無錫地鐵集團有限公司2014.7.17培訓(xùn)內(nèi)容一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設(shè)備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導(dǎo)培訓(xùn)內(nèi)容一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設(shè)備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導(dǎo)一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求（一）、建立“誰產(chǎn)生，誰立卷，誰負責(zé)”的統(tǒng)一管理模式。 監(jiān)理、業(yè)主項目負責(zé)人應(yīng)當(dāng)對建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件進行全過程管理。 甲供貨商負責(zé)收集、整理立卷其供貨設(shè)備的設(shè)計聯(lián)絡(luò)、索賠文件甲供

2、貨商負責(zé)收集、整理立卷其供貨設(shè)備的設(shè)計聯(lián)絡(luò)、索賠文件及合同范圍內(nèi)的設(shè)備廠家圖紙和資料。及合同范圍內(nèi)的設(shè)備廠家圖紙和資料。 設(shè)備供貨商負責(zé)收集、整理立卷設(shè)備廠家圖紙、資料（若設(shè)備供貨設(shè)備供貨商負責(zé)收集、整理立卷設(shè)備廠家圖紙、資料（若設(shè)備供貨商一并負責(zé)安裝，還應(yīng)當(dāng)負責(zé)收集、整理立卷監(jiān)理安裝施工過程中的歸商一并負責(zé)安裝，還應(yīng)當(dāng)負責(zé)收集、整理立卷監(jiān)理安裝施工過程中的歸檔文件。檔文件。 監(jiān)理單位負責(zé)收集、整理立卷監(jiān)理文件。監(jiān)理單位負責(zé)收集、整理立卷監(jiān)理文件。 項目實行總承包的，由各分包單位負責(zé)其分包項目歸檔文件的收項目實行總承包的，由各分包單位負責(zé)其分包項目歸檔文件的收集、整理立卷，并提交總承包商單位負

3、責(zé)匯總到整個項目的竣工檔案內(nèi)。集、整理立卷，并提交總承包商單位負責(zé)匯總到整個項目的竣工檔案內(nèi)。一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求（二）、分類、組卷依據(jù)： 為規(guī)范統(tǒng)一無錫地鐵建設(shè)項目各方參建單位竣工資料內(nèi)容和要求，達到資料組卷嚴謹、清晰、詳實，要求設(shè)備供貨商、總承包商和監(jiān)理單位嚴格執(zhí)行地鐵集團歸檔要求及組卷順序，統(tǒng)一使用無錫地鐵電子檔案系統(tǒng)離線客戶端編制竣工資料和掛接電子原文。業(yè)主項目工程師和參建單位負責(zé)人應(yīng)當(dāng)嚴格把控竣工資料組卷的過程管理。（三）、項目通過正式驗收后，完善整改意見方可移交。 竣工檔案應(yīng)在項目竣工驗收完成后，按照驗收意見整改后，完成竣工資料的數(shù)字化加工及整理工作，填寫（打印）案

4、卷封面，裝訂案卷，整理移交文件清冊，并按規(guī)定在三個月內(nèi)移交軌道公司和城建檔案館。 培訓(xùn)內(nèi)容一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設(shè)備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導(dǎo)二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求所謂設(shè)備檔案：是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。以及設(shè)備說明書、設(shè)計圖紙、圖冊、底圖、維修操作規(guī)程、典型檢修工藝文件等資料。 設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。

5、設(shè)備的正常運行及維護保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟的實現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。 二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求1.開箱檢查記錄2.裝箱單、設(shè)備供貨隨機文件清單3. 備品備件移交清單、儀器儀表移交清單4.設(shè)備出廠檢驗申請單、材料及設(shè)備出廠合格證及出廠測試報告5.設(shè)備樣機驗收合格證、出廠驗收合格證書（含出廠驗收試驗大綱）6.境外設(shè)備原產(chǎn)地證明 7.設(shè)計聯(lián)絡(luò)會議紀要、設(shè)計審查會議紀要8.設(shè)計聯(lián)絡(luò)成果資料9.各種計算成果10.設(shè)計變更資料11.設(shè)計變更通知單匯總表（含附件）12.設(shè)備安裝、調(diào)試督導(dǎo)計劃13.設(shè)備測試大綱14.系統(tǒng)調(diào)試和聯(lián)調(diào)分析報告15.完工

6、測試報告 二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求16.設(shè)備初驗證書17.竣工驗收報告18.設(shè)備質(zhì)量評估報告19.設(shè)備竣工驗收整改意見及處理報告20.其它應(yīng)歸檔文件（往來函件、重要的專題報告等）21.安全評估報告及安全證書（信號有）22.設(shè)備保修協(xié)議書23.最終技術(shù)規(guī)格書24.設(shè)備系統(tǒng)總說明25.設(shè)備系統(tǒng)圖、安裝圖等26.安裝手冊27.用戶操作手冊28.維護手冊 29.培訓(xùn)資料30.竣工圖紙、產(chǎn)品圖冊、產(chǎn)品照片等31.隨機光盤、軟盤等啟動盤32.其它 二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求1、整理立卷的條件：（1）所有各階段的資料收集完整，原件簽字、蓋章齊全；（2）設(shè)計變更內(nèi)容正確標注在竣工圖上

7、，作廢圖紙不歸檔。（3）設(shè)計變更匯總表、施工圖匯總表、設(shè)備廠家圖紙、資料目錄匯總表完成。（4）最終竣工圖編制完成，圖修紙改中所有變更依據(jù)性材料齊全。（5）完成照片、聲像的收集工作。二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求2、基本要求（1）、歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實體一致。（2）、所有手寫和激光打印的表格、文字、數(shù)據(jù)資料，經(jīng)簽字、加蓋單位公章后可視為“原件”。（每臺/套設(shè)備必須提供兩套原件的圖紙和資料）。合格證等不規(guī)則紙張應(yīng)粘貼在A4白紙上遞交，粘貼時上留足頁邊距。頁邊距：20mm，左：25mm，右：15mm，下：15mm

8、。（3）、歸入B套的合格證、質(zhì)保書允許復(fù)印，合格證應(yīng)當(dāng)將正反二面復(fù)印于一張空白A4紙一面上歸檔，同時加蓋三要素章。復(fù)印件必須保證清晰和完整。（4）、地鐵建設(shè)項目設(shè)備檔案一式二份原件。實行A.B套制，A套等級優(yōu)于B套。 當(dāng)合格證、質(zhì)保書等只有一份原件時應(yīng)歸入軌道公司的A套中。 二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求3、整理立卷的要求：（1）案卷不宜過厚，文字3公分，竣工圖紙在3-5公分之內(nèi)。（2）案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊成統(tǒng)一A4幅面，一些合格證之類比較小的，要粘貼在A4紙上進行裝訂。（3）外、英文資料應(yīng)將保持原來的案卷及文件排列順序及文號順序。（4）立卷采用三孔一線裝訂，右側(cè)左、下邊必須

9、對齊，孔距85mm，結(jié)頭在文件的背面。要求結(jié)實、整齊、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓文件字跡、不損壞文件、不妨礙閱讀。（5）案卷采用國家統(tǒng)一外表尺寸：305mm220mm 厚度20-50mm，卷內(nèi)目錄和備考表A4尺寸297210mm。二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求4、竣工圖歸檔（1）所有竣工圖為有氨新藍圖，加蓋施工單位竣工圖章。（2）“竣工圖”章：施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場監(jiān)理。 竣工圖章示例：“竣工圖章”應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處。為保證數(shù)字化加工質(zhì)量，有一套竣工圖折疊應(yīng)在完成掃描工作以后開展。二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移

10、交要求4、竣工圖歸檔（3）竣工圖按專業(yè)、圖號排列，不裝訂。（4）竣工圖每張蓋檔號章和歸檔章（包括封面、扉頁、目錄）。歸檔章：尺寸：2.5 cm1.5cm , 檔號章：例：“3-1-11-12-15-12-24”數(shù)字“3”的高寬尺寸：0.8 cm0.5cm ， “-”寬為0.2cm。（5）、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。（6）、不同幅面的竣工圖應(yīng)按GB/10609.3-2009統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm210mm）,圖標欄露在外面。歸檔二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求（7）竣工圖統(tǒng)一

11、按照國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范中竣工圖編制要求進行編制。滿足完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映設(shè)備的真實情況。5、移交要求 歸檔的紙質(zhì)文件統(tǒng)一在無錫地鐵電子檔案系統(tǒng)離線客戶端進行編制目錄、掛接電子原文和歸檔移交工作。文本掃描成雙層PDF格式，各類操作和維護手冊、技術(shù)規(guī)格書等可采用電子版本直接掛接離線客戶端，竣工圖紙統(tǒng)一掃描成JPG格式后掛接離線客戶端。培訓(xùn)內(nèi)容一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設(shè)備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導(dǎo)三、設(shè)備檔案整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列 按設(shè)備歸檔范圍順序依

12、次進行排序，按設(shè)備的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。 文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。 三、設(shè)備檔案整理方法2、如何編目（1）編目： 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，頁號編寫的位置是，單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。各卷之間不連續(xù)編頁號。（2）序號：應(yīng)用阿

13、拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號；（3）責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；（4）文件編號；應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項目代號（5 5）文件題名；應(yīng)填寫文件標題全稱；（6）日期：應(yīng)填寫文件形成日期；（7）頁號：應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標注的頁號（8）備注：需要時填寫。（9）竣工檔案編制可利用無錫地鐵電子檔案系統(tǒng)離線客戶端進行著錄歸檔工作。 三、設(shè)備檔案整理方法2、如何編目 案卷題名：準確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 構(gòu)成：案卷題名 = 項目名稱 + 內(nèi)容特征 + 文件名稱 立卷單位： 填寫文件材料組卷的部門或項目負責(zé)部門。 起止日期： 填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期 保

14、管期限：應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限 密級：應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級 三、設(shè)備檔案整理方法3、卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表編制：卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間等；示例：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖一張。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。“案卷質(zhì)量情況”：是記錄組卷過程中需要說明的情況，一般為“真實、完整、有效”六個字；“檢查人”：由總監(jiān)或代表簽名，并注明日期，對卷內(nèi)文件的完整性作出確認。4、裝訂入盒 設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種。 凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，

15、裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。 凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號章。 三、設(shè)備檔案整理方法5、整理時應(yīng)當(dāng)注意： 換乘站的組卷：能分線必須分線組卷，共用的資料存放于首條線的該類資料中，標注說明含其線的資料。 與甲方簽訂合同的分包由分包單位自己組卷，如果是由總包單位分出去的專業(yè)分包，由總包負責(zé)匯總歸檔移交。 監(jiān)理通知單和施工日志、監(jiān)理日志三方保持對應(yīng)。不缺天連續(xù)記錄，請監(jiān)理審查日志記錄情況。三、設(shè)備檔案整理方法案卷題名：工程名稱+項目名稱（含設(shè)備名稱）+案卷內(nèi)容組成（三項內(nèi)容不

16、超過50個漢字，100個字符）例如：無錫地鐵1號線供電安裝01標堰橋站*設(shè)備開箱單、隨機文件清單及移交單等文件無錫地鐵2號線TJJL-01標九里河站監(jiān)理資質(zhì)、規(guī)劃和監(jiān)理細則等綜合文件案卷題名不能出現(xiàn)同樣的題名，要用部位或時間、標段、內(nèi)容來區(qū)分。三、設(shè)備檔案整理方法設(shè)備文本保管期限：“長期”， 竣工圖保管期限：“永久”零零卷的編制內(nèi)容：案卷目錄 + 卷內(nèi)目錄 移交目錄冊的編制內(nèi)容：案卷封面、竣工檔案概況表、檔案移交書、竣工資料監(jiān)理審核意見單三、設(shè)備檔案整理方法三、設(shè)備檔案整理方法三、設(shè)備檔案整理方法二、設(shè)備檔案編制移交基本條件與要求二、設(shè)備檔案編制移交基本條件與要求三、設(shè)備檔案整理方法培訓(xùn)內(nèi)容一

17、、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設(shè)備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導(dǎo)三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：機電安裝：大型設(shè)備（整體），吊運及安裝、配電房、泵房、冷凍柜、送風(fēng)機、排風(fēng)機、風(fēng)管、站臺保護屏障、消聲器、變電站、變壓器、配電箱、電纜布線、電線埋線、控制室、監(jiān)控室、調(diào)試、車站附屬工程機電、領(lǐng)導(dǎo)視察、設(shè)備質(zhì)量問題、重要會議及活動等。 電扶梯：開工儀式、梯門（正面）、電梯（內(nèi)）、電梯操作盤、動力設(shè)備（液壓泵）、電梯安裝、設(shè)備質(zhì)量問題、竣工驗收、重要活動及會議等。三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：牽引供電及電力

18、監(jiān)控：開工儀式、隧道內(nèi)施工、電纜敷設(shè)，調(diào)試、大型電力設(shè)備、大型電力設(shè)備吊裝、變電站（正、側(cè)）、變壓器、變電器、配電器、輸電線路、配電盤、電壓調(diào)試、監(jiān)控室、領(lǐng)導(dǎo)視察、重要活動及會議、竣工驗收等。接觸網(wǎng)：隧道內(nèi)接觸肉敷設(shè)、接觸肉敷工程車、電纜敷設(shè)，調(diào)試、輸電線路、調(diào)試、監(jiān)控、測試、冷滑試驗、工程質(zhì)量問題、重要活動及會議、竣工驗收等。三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：通信：通信設(shè)備（整體）、設(shè)備安裝、控制室、控制平臺、信號調(diào)試、領(lǐng)導(dǎo)視察、設(shè)備質(zhì)量問題、重要活動及會議、竣工驗收等。信號：信號設(shè)備（整體）、設(shè)備安裝、控制室、控制平臺、信號調(diào)試、領(lǐng)導(dǎo)視察、重要活動及會議、竣工驗收等。屏蔽門、門禁：屏蔽

19、門安裝、各站臺屏蔽門（正面整體）、各站臺屏蔽門（背面整體）、屏蔽門（關(guān)閉狀）、屏蔽門（開啟狀）、動力機構(gòu)、門禁、門禁系統(tǒng)、重要會議及活動、竣工驗收等。三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：自動售檢票：各站售票設(shè)備、各站檢票設(shè)備、售票廳、監(jiān)控室、調(diào)試、領(lǐng)導(dǎo)視察、重要活動及會議、設(shè)備質(zhì)量問題、竣工驗收等。防災(zāi)報警設(shè)備：防災(zāi)報警設(shè)備、控制室、控制平臺、系統(tǒng)調(diào)試、領(lǐng)導(dǎo)視察、設(shè)備質(zhì)量問題、重要活動及會議、竣工驗收等。消防系統(tǒng)：各消防設(shè)備、監(jiān)控柜、警報器、滅火實驗、警報測試、重要會議及活動、竣工驗收等。車輛段：進場開工原貌、填土工程、地基處理、樁基、地下構(gòu)造物施工、建筑物（整體）通號樓、車輛庫、材料庫、辦

20、公樓、維修庫、機車庫、橋涵、涵洞、車輛段接觸網(wǎng)及敷設(shè)、信號施工、通信施工、信號基坑、水塔、項目建設(shè)新貌、重要活動及會議、竣工驗收等三、聲像、照片的整理要求二、整理要求：把精選的照片按照拍攝時間先后的順序編排；將照片沖洗6寸光面，裝入照片檔案相冊（每冊60張）編寫每一張照片的文字說明標簽（題名、人物、時間、地點、攝影者等），對于形成一組（2張以上）聯(lián)系密切的照片，按順序排列編寫文字說明。攝錄像要經(jīng)過剪輯，片頭要攝制案卷題名、編制單位、攝影者、編制日期。剪輯過的攝錄像要有文字或語言場景說明，必須剪輯刻制DVD光盤載體，在提交錄像帶檔案時，同步移交DVD光盤。三、聲像、照片的整理要求三、聲像、照片的

21、整理要求三、聲像、照片的整理要求三、聲像、照片的整理要求三、聲像、照片的收集與整理培訓(xùn)內(nèi)容一、無錫地鐵建設(shè)項目檔案管理基本要求二、設(shè)備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設(shè)備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導(dǎo)二、示例二、示例四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答問題解答 ：9、離線客戶端里的原文是掃描件還是WORD文件，掃描件是我們自己掃還是軌道公司有另外安排？ 竣工資料掃描是指紙質(zhì)竣工文件在通過正式驗收，并完成驗收意見整