物業(yè)管理公司檔案管理制度

1、精品文檔、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：1公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責 監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附 件設備設施及保養(yǎng)制度、 財務報告、 員工人事資料等檔案要求集中存檔， 文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。3物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報 告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、 任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任

2、。6 物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份， 原件存放在檔案中不得 隨意使用。7因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反 的作泄密處理。8 公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況， 對不符要求的保管責任人 將作適當處分。9物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有 重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任， 并保留追究其法律責任的權(quán)利。二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：1在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè) 管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、

3、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密 范圍。2業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔 等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。3 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管， 主管及秘書因需告假 時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務4應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。精品文檔5公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引， 由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱 （須辦理借閱手續(xù)） ，

4、 每次限時一周。 實行借閱 目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。6發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。7員工應具有維護他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對 于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。8員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵 害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法 律責任。三物業(yè)管理公司檔案資料：1、物業(yè)管理公司驗收檔案：1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；2）設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；3）機電設備保養(yǎng)合約；4）公共區(qū)域設施設備驗收

5、記錄（管理公司）；5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、業(yè)戶資料：1）入伙情況記錄；2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、 入伙時間或租用期限等）；4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：精品文檔1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；3）物業(yè)管理公司各項管理分包合約；5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類：1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措

6、施；2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄；6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類：1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工 作應有有效體檢證明；4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告；5）應有定期沉降檢測報告；6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作 記錄；7）其它設施設備檢測記錄資料；7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類：1）正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄；2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況3）物業(yè)管理公司管理費財務報告4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告；物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委會議）*物業(yè)管