日常用品管理制度

1、公司板塊企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1版GS-XZ-I-007日常用品管理制度0版次說明編制人審核人批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期編制部門行政部發(fā)布日期實(shí)施日期本文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬公司交易平臺(tái)所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對公司以外任何組織或個(gè)人提供，任何外部組織或個(gè)人擅自獲取、使用、轉(zhuǎn)讓文件的行為均屬于侵權(quán)。 本文件由編寫部門負(fù)責(zé)解釋。公司板塊日常用品管理制度企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版GS-XZ-I-007制定目的為了加強(qiáng)公司日常用品的管理，掌握日常用品的構(gòu)成、保管與使用情況，保證公司資產(chǎn)的合理利用以及公司財(cái)產(chǎn)不受損失，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司大宗商品交易有限公司、其下屬公司及分支機(jī)構(gòu)（以下簡稱為“公司交易平臺(tái)”）。實(shí)施日期 此

2、制度自頒布之日起實(shí)施。規(guī)范事項(xiàng)1定義1.1辦公用品的定義本制度所指的辦公用品，是指消耗性的辦公文具、辦公耗材、勞保用品，及非消耗性的單位價(jià)值小于200元（但并不限于此區(qū)間，可視具體情況處理）且使用期限不到1年的辦公用品用具。1.2低值易耗品的定義本制度所指低值易耗品，是指單位價(jià)值大于200元小于2000元（但并不限于此區(qū)間，可視具體情況處理）、使用期限超過1年、不能作為固定資產(chǎn)的非消耗性辦公用品用具。1.3固定資產(chǎn)的定義本制度所指固定資產(chǎn)，是指為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的，單位價(jià)值在2000元以上（含2000元）且使用年限超過一年的房屋、建筑物、車輛、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具以及其他

3、與生產(chǎn)、經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等有形資產(chǎn)。2崗位分工與責(zé)任2.1主管部門的責(zé)任行政部作為日常用品的主管部門，隨時(shí)掌握日常用品的使用狀況，監(jiān)督配合使用部門做好資產(chǎn)的維護(hù)，確保資產(chǎn)完好，提高資產(chǎn)利用率，并定期對資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)，保證帳、實(shí)相符。2.1.2負(fù)責(zé)日常用品的管理，做好分類及編號(hào)，建立并維護(hù)各類日常用品的管理臺(tái)賬，為低值易耗品、固定資產(chǎn)制作標(biāo)簽，負(fù)責(zé)發(fā)起驗(yàn)收、處置、報(bào)銷等審批流程。2.1.3負(fù)責(zé)對違反本管理制度的行為，追查責(zé)任。2.1.4配合財(cái)務(wù)部定期對低值易耗品、固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。2.1.5負(fù)責(zé)每季度向各部門下發(fā)資產(chǎn)清單，核對資產(chǎn)實(shí)際情況，及時(shí)掌握資產(chǎn)狀態(tài)。2.1.6行政部采購人員和固定

4、資產(chǎn)管理人員不能為同一人。2.2使用部門及使用人責(zé)任2.2.1使用部門及使用人除正常使用資產(chǎn)外，還具有維護(hù)資產(chǎn)的責(zé)任。若在資產(chǎn)使用的過程中發(fā)生問題，須及時(shí)告知行政部。負(fù)責(zé)發(fā)起資產(chǎn)借用、調(diào)撥審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)撥、報(bào)廢，更不能自行外借和變賣。2.2.3使用部門對本部門資產(chǎn)使用的責(zé)任明確到使用人，對于公共使用的資產(chǎn)，責(zé)任人是部門負(fù)責(zé)人。2.2.4調(diào)出、離職人員須先辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，方可辦理人事調(diào)動(dòng)手續(xù)。資產(chǎn)發(fā)生故障、損壞等情況時(shí)，須及時(shí)告知行政部。 2.2.6由于保管或使用不當(dāng)?shù)热藶樵蛟斐少Y產(chǎn)丟失或損壞的，資產(chǎn)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。2.3財(cái)務(wù)部責(zé)任2.3.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算，更新

5、財(cái)務(wù)賬中的固定資產(chǎn)卡片，計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，記錄資產(chǎn)增減變動(dòng)情況，登記財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬，每季度第一個(gè)月與行政部固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬核對上一季度臺(tái)賬的準(zhǔn)確性與一致性。每年2月，由財(cái)務(wù)部牽頭組織行政部、審計(jì)部及其他相關(guān)部門制定盤點(diǎn)計(jì)劃，共同對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點(diǎn)，并出具固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告。2.4審計(jì)部責(zé)任2.4.1審計(jì)部對上述資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況至少每半年檢查一次，平時(shí)不定期的進(jìn)行隨時(shí)檢查。2.4.2對制度中的盤點(diǎn)情況、采購入庫、資產(chǎn)保管、財(cái)務(wù)核算、臺(tái)賬登記、領(lǐng)用控制及報(bào)廢處置等流程執(zhí)行的有效性和真實(shí)性進(jìn)行檢查。3日常用品的請購、臨時(shí)請購和采購3.1日常用品的請購程序按照公司日常用品采購制度執(zhí)行。

6、3.2各部門上報(bào)的年度和月度請購計(jì)劃的范圍正常應(yīng)控制在公司日常用品明細(xì)內(nèi)（見附件1）。3.3緊急請購的日常用品應(yīng)按照公司日常用品采購制度執(zhí)行。3.4行政部負(fù)責(zé)人應(yīng)對日常用品的所有請購進(jìn)行審核，審核增添的適用性以及必要性。如公司內(nèi)部可以調(diào)撥的，由行政部協(xié)調(diào)調(diào)撥部門對已有庫存資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥。3.5日常用品采購參照公司日常用品采購制度和招標(biāo)管理制度執(zhí)行。采購人員需參考日常用品年度采購標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購，如請購需求無法滿足、需要調(diào)整采購計(jì)劃時(shí)，需經(jīng)執(zhí)行總裁同意后，方可執(zhí)行采購。4日常用品的驗(yàn)收、入庫和出庫4.1驗(yàn)收接收到低值易耗品、固定資產(chǎn)后，由行政部資產(chǎn)管理人及時(shí)組織使用人、使用部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理共同進(jìn)

7、行驗(yàn)收，涉及專業(yè)技術(shù)的還應(yīng)由相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門人員參與驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)核對其數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格型號(hào)等是否與月日常用品請購計(jì)劃、新員工日常用品請購單、緊急采購申請單或合同信息相符，同時(shí)關(guān)注固定資產(chǎn)品種、規(guī)格、技術(shù)要求等詳細(xì)信息，以確保其有效識(shí)別與盤點(diǎn)，并由行政部資產(chǎn)管理人填報(bào)公司低值易耗品驗(yàn)收表（見附件2）或公司固定資產(chǎn)驗(yàn)收表（見附件3），參與驗(yàn)收人員需簽字確認(rèn)。大型固定資產(chǎn)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收程序按照公司驗(yàn)收管理制度執(zhí)行。4.2入庫采購的辦公用品及驗(yàn)收合格的低值易耗品、固定資產(chǎn)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫，按照實(shí)際數(shù)量和價(jià)格填寫入庫單，由行政采購人員、庫管員共同簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部經(jīng)理簽字。行政部資產(chǎn)管理人員根

8、據(jù)入庫單和相應(yīng)的驗(yàn)收表中的信息及時(shí)更新辦公用品管理臺(tái)賬（見附件4）、低值易耗品管理臺(tái)賬（見附件5）和固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬（見附件6）。同時(shí)按照公司低值易耗品編碼規(guī)則（見附件7）及公司固定資產(chǎn)編碼規(guī)則（見附件8）對新增的低值易耗品或固定資產(chǎn)分配連續(xù)的、唯一的編碼，將編號(hào)一并登入相應(yīng)的管理臺(tái)賬。行政部資產(chǎn)管理人員需為低值易耗品、固定資產(chǎn)制作標(biāo)簽，并在實(shí)物上粘貼標(biāo)簽。4.3出庫4.3.1新員工入職后，由所在部門向行政部提交以下材料后，方可領(lǐng)取必備日常用品：（1）人力資源部出具的新員工錄用審批表復(fù)印件；（2）員工聯(lián)絡(luò)單；（3）新員工日常用品請購單。其中領(lǐng)用的辦公用品明細(xì)參考新員工辦公用品領(lǐng)用明細(xì)（見附件9

9、）。各部門在收到行政部發(fā)出的領(lǐng)用通知后，按通知的具體要求領(lǐng)取請購的日常用品。行政部應(yīng)按照各部門實(shí)際請購數(shù)量發(fā)放日常用品，并填寫出庫單，務(wù)必填寫清楚名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門等信息，由庫管員、領(lǐng)用人共同簽字確認(rèn)后，方可領(lǐng)用。出庫單需由行政部經(jīng)理進(jìn)行簽字確認(rèn)。庫管員應(yīng)根據(jù)出庫單更新相應(yīng)的管理臺(tái)賬。資產(chǎn)管理人員每季度第一個(gè)月將上季度的低值易耗品管理臺(tái)賬和固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬報(bào)送財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對，保證賬實(shí)相符。5以其他方式獲得的固定資產(chǎn)5.1以應(yīng)收債權(quán)或非貨幣性交易換入的固定資產(chǎn)，必須報(bào)經(jīng)公司相關(guān)部門的批準(zhǔn)。按照公司批準(zhǔn)的金額，作為應(yīng)收債權(quán)或非貨幣性交易換入固定資產(chǎn)的公允價(jià)值以及協(xié)議的金額。以

10、應(yīng)收債權(quán)或非貨幣交易換入的固定資產(chǎn)，必須和對方簽訂相關(guān)協(xié)議。應(yīng)收債權(quán)換入的固定資產(chǎn)還應(yīng)出具應(yīng)收債權(quán)具體事項(xiàng)的報(bào)告。未經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)一律不允許擅自處理。5.2接受捐贈(zèng)的固定資產(chǎn)，對方提供相關(guān)憑據(jù)的，按憑據(jù)上標(biāo)明的金額加上應(yīng)支付的相關(guān)稅費(fèi)作為入賬價(jià)值；對方?jīng)]有提供相關(guān)憑據(jù)的，按同類或類似固定資產(chǎn)的市場價(jià)格估價(jià)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后入賬。6日常用品的使用、維護(hù)和外借6.1使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常維護(hù)與保養(yǎng)，使用人應(yīng)落實(shí)具體的安全防護(hù)措施，對資產(chǎn)狀況進(jìn)行檢查、維護(hù)、確保完好和使用安全，及時(shí)消除資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)隱患。6.2資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人對本部門所使用的資產(chǎn)負(fù)主要管理責(zé)任，行政部資產(chǎn)管理人對此負(fù)責(zé)監(jiān)管。6.3如資產(chǎn)使用

11、人在使用部門內(nèi)部發(fā)生變更，須及時(shí)上報(bào)行政部，并在季度資產(chǎn)清單中做出標(biāo)明。資產(chǎn)管理人應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的管理臺(tái)賬。6.4如因使用人調(diào)任、離職、繼任等原因，導(dǎo)致使用人暫缺的，由使用部門負(fù)責(zé)人充任資產(chǎn)使用人，并需及時(shí)通知行政部，資產(chǎn)管理人應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的管理臺(tái)賬。在季度盤點(diǎn)時(shí)，如還未分配使用人的，行政部應(yīng)對該資產(chǎn)進(jìn)行回收入庫。6.5行政部固定資產(chǎn)管理人應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)的性質(zhì)確定固定資產(chǎn)投保的范圍以及相關(guān)政策。6.6 各部門之間臨時(shí)借用低值易耗品、固定資產(chǎn)的，由各部門自行管理，借出期間資產(chǎn)的管理責(zé)任仍為借出部門。6.7 員工因公需要短期外借固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)發(fā)起借用固定資產(chǎn)流程并填制借用固定資產(chǎn)登記表（見附件1

12、0），由借用人所在部門的負(fù)責(zé)人和借出部門的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將借用固定資產(chǎn)登記表提交至行政部固定資產(chǎn)管理人員，其根據(jù)實(shí)際情況選擇填寫固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，報(bào)送至行政部經(jīng)理簽字后，方可借出。固定資產(chǎn)管理人員對借用固定資產(chǎn)登記表進(jìn)行留存，并填制借出固定資產(chǎn)登記匯總表（見附件11）。借用人歸還所借固定資產(chǎn)時(shí)，需到行政部索要借用固定資產(chǎn)登記表進(jìn)行歸還登記，固定資產(chǎn)管理人員更新匯總表。借用人須按照要求履行登記和歸還手續(xù)。7調(diào)撥7.1對于各部門之間調(diào)撥的低值易耗品、固定資產(chǎn)，由調(diào)入部門填制公司資產(chǎn)調(diào)撥申請表（見附件12），經(jīng)行政部審批，方可辦理。7.2對于調(diào)撥后的低值易耗品、固定資產(chǎn)，行政部應(yīng)及時(shí)更換相應(yīng)標(biāo)

13、簽，并更新相應(yīng)的管理臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的固定資產(chǎn)卡片，并更新相應(yīng)的管理臺(tái)賬。8離職員工日常用品收回8.1員工入職15天以內(nèi)，辦理離職的人員請將已領(lǐng)用日常用品原數(shù)返還到行政部，如未歸還員工需按入庫價(jià)格等價(jià)賠償。8.2員工入職15天以上，辦理離職的人員請把可回收辦公用品及低值易耗品歸還行政部，包括但不限于:筆筒、訂書器、計(jì)算器、轉(zhuǎn)筆刀、垃圾桶、插排三米（如有）。如未歸還同樣需按入庫價(jià)格等價(jià)賠償。對于其他未要求返還的辦公用品，可留作部門內(nèi)部使用，如簽字筆、訂書釘?shù)?，但不可帶出公司?jù)為私有，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督。固定資產(chǎn)到行政部辦理回收入庫，或由部門負(fù)責(zé)人暫時(shí)充任資產(chǎn)使用人，留待部門內(nèi)重新分配使用

14、人。8.3員工離職時(shí)應(yīng)按本制度規(guī)定處置已領(lǐng)用的日常用品，行政部需將實(shí)際歸還情況在離職會(huì)簽表體現(xiàn)。如有賠償，請人力資源部發(fā)放工資時(shí)進(jìn)行扣減。9報(bào)修與報(bào)廢9.1報(bào)修9.1.1低值易耗品、固定資產(chǎn)如發(fā)生問題或故障，使用部門需及時(shí)向行政部報(bào)備，并填寫資產(chǎn)報(bào)修登記表（見附件13）。行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)故障資產(chǎn)品牌的售后服務(wù)或供貨單位進(jìn)行維修。9.1.2維修結(jié)束后，行政部經(jīng)辦人在資產(chǎn)報(bào)修登記表上登記維修完工時(shí)間、維修費(fèi)用、故障原因、維修結(jié)果等信息，由報(bào)修人、經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。9.1.3如不能修復(fù)，行政部經(jīng)辦人需在資產(chǎn)報(bào)修登記表上登記維修結(jié)果，由報(bào)修人、經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。9.2報(bào)廢條件資產(chǎn)報(bào)廢必須具備以下條件

15、之一：（1）資產(chǎn)已達(dá)到使用期限，并經(jīng)確定已失去使用效能或因技術(shù)發(fā)展已列入同類產(chǎn)品淘汰產(chǎn)品范圍；（2）由于不可抗力致?lián)p而無法修復(fù)。9.3低值易耗品的報(bào)廢程序行政部對符合報(bào)廢條件的低值易耗品，組織進(jìn)行技術(shù)鑒定和功能鑒定，查明其能否修復(fù)。確認(rèn)不能修復(fù)的，由行政部資產(chǎn)管理人在低值易耗品管理臺(tái)賬中將該項(xiàng)低值易耗品登記報(bào)廢，并通知財(cái)務(wù)部更新相應(yīng)管理臺(tái)賬。9.4固定資產(chǎn)的報(bào)廢程序行政部對符合報(bào)廢條件的固定資產(chǎn)，組織進(jìn)行技術(shù)鑒定和功能鑒定，查明是否能夠修復(fù)或改裝使用，將報(bào)廢或修復(fù)意見填寫在公司固定資產(chǎn)處置申請表（見附表14）。9.4.2對未達(dá)到正常使用年限的提前報(bào)廢或由于非常事故造成的報(bào)廢，行政部組織相關(guān)技術(shù)

16、部門查明原因、分清責(zé)任后在公司固定資產(chǎn)處置申請表上簽署是否報(bào)廢意見。9.4.3財(cái)務(wù)部根據(jù)資產(chǎn)折舊情況在公司固定資產(chǎn)處置申請表上簽署是否報(bào)廢意見。9.4.4執(zhí)行總裁在公司固定資產(chǎn)處置申請表上簽署是否報(bào)廢意見后，方可進(jìn)行固定資產(chǎn)報(bào)廢處理。9.5資產(chǎn)報(bào)廢處理9.5.1行政部按照公司固定資產(chǎn)處置申請表再次核實(shí)已批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)信息，確認(rèn)無誤的，在固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬中注銷報(bào)廢資產(chǎn)。9.5.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)對已報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，注銷報(bào)廢資產(chǎn)帳面價(jià)值，及其他賬務(wù)處理。同時(shí)編制資產(chǎn)報(bào)廢明細(xì)表，以便年末盤存和稅務(wù)檢查。9.6及時(shí)對報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行處理，行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系三家專業(yè)收購商進(jìn)行比價(jià)，并組織相關(guān)

17、部門共同參與，對報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行變賣，變價(jià)出售所得作為其他收入。9.7任何部門和個(gè)人都不得私自處理報(bào)廢資產(chǎn)。10固定資產(chǎn)出售或轉(zhuǎn)出10.1對擬出售或投資轉(zhuǎn)出的固定資產(chǎn)，應(yīng)由相關(guān)部門提出處置申請，經(jīng)行政部部門經(jīng)理審核同意后，報(bào)總裁審批后予以出售或轉(zhuǎn)讓。10.2發(fā)生固定資產(chǎn)處置時(shí)，行政部固定資產(chǎn)管理人以及財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)更新固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬、固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬。固定資產(chǎn)的處置應(yīng)選擇合理的方式，如有必要，應(yīng)委托具有資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估。10.3固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移和處置涉及產(chǎn)權(quán)變更的，應(yīng)由行政部固定資產(chǎn)管理人及時(shí)辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。11固定資產(chǎn)抵押或擔(dān)保 由于某種原因需要將公司的固定資產(chǎn)用于抵押或擔(dān)保時(shí)

18、，應(yīng)由行政部固定資產(chǎn)管理人報(bào)行政部部門經(jīng)理審核后報(bào)總裁批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記管理，同時(shí)將抵押和擔(dān)保的具體內(nèi)容通知財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)，并將抵押或擔(dān)保合同原件交由財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)保管。12資產(chǎn)盤點(diǎn)12.1行政部、財(cái)務(wù)部及審計(jì)部每年定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查，確保資產(chǎn)實(shí)物、行政部的固定資產(chǎn)臺(tái)賬和財(cái)務(wù)部的固定資產(chǎn)臺(tái)賬賬實(shí)相符。12.2年度固定資產(chǎn)全面盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部牽頭組織，協(xié)同行政部、審計(jì)部和其他各相關(guān)部門制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確固定資產(chǎn)盤點(diǎn)清單、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)方式以及參加盤點(diǎn)的人員等，報(bào)至財(cái)務(wù)部經(jīng)理、行政部經(jīng)理審批同意后執(zhí)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)。審計(jì)部需全程監(jiān)督盤點(diǎn)。12.3盤點(diǎn)表上各參與盤點(diǎn)的人員需簽字確認(rèn)。盤點(diǎn)結(jié)束后由財(cái)務(wù)部出具盤點(diǎn)報(bào)告，分析賬實(shí)差異原因。年度固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告需審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、行政部部門負(fù)責(zé)人簽字，并上報(bào)分管副總裁、總裁審閱。12.4盤點(diǎn)固定資產(chǎn)的