辦公區(qū)域管理規(guī)定

1、第一章辦公區(qū)域管理規(guī)定.目的：規(guī)范辦公室的工作秩序，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。.職責(zé)權(quán)限：行政人事部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財(cái)產(chǎn)安全的監(jiān)管。其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。.工作要求：辦公室職員工作紀(jì)律：1 .辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣（周六除外）。2 .文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。3 .室溫C以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于C（含）以下。4 .保持個(gè)人辦公臺(tái)面整潔。5 .做好日常清潔維護(hù)，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。6 .原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請(qǐng)到吸煙區(qū)。7 .非客戶接洽、

2、會(huì)議召開、集體討論，任何人不得私自占用會(huì)議室與洽談室。8 .在使用公共場(chǎng)所（會(huì)議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等）完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。9 .除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)。10 .接打電話應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。11 .上班時(shí)間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進(jìn)行集體討論時(shí)，在洽談室或會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行。12 .公司內(nèi)部集會(huì)與會(huì)議，除特殊情況（需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假）外，皆須準(zhǔn)時(shí)參加13 .前臺(tái)（前臺(tái)文員前臺(tái)保安員）要負(fù)責(zé)整個(gè)前臺(tái)區(qū)、入門大廳的管理。前臺(tái)禁止無關(guān)人員閑坐。14 .下午：一：，部門須將當(dāng)晚加

3、班名單提交行政人事部，行政人事部核準(zhǔn)后交前臺(tái)保安。15 .下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺(tái)面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、門窗等。16 .上班時(shí)間，公司內(nèi)部通用性語言為普通話，除業(yè)務(wù)上來往之外，一律不講其他方言。辦公室職員著裝要求：1 .為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝（周一至五著工裝）。2 .辦公室職員上班時(shí)間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。3 .頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長(zhǎng)胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。4 .各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下職員共同遵照?qǐng)?zhí)行。.具體日常工作管理：復(fù)印管理一一1 .有

4、復(fù)印機(jī)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排,不得有故意損壞機(jī)器的行為。2 .復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)，行政人事部須做好標(biāo)識(shí)注明，并第一時(shí)間通知維修公司前來維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。3 .行政人事部人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。4 .節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。5 .各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復(fù)印時(shí)行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。6 .非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機(jī)，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料。7 .行政人事部人員上下班時(shí)應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開關(guān)情況。電話管理一一1 .公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作

5、的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。2 .正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長(zhǎng)話短說，提高效率。通話時(shí)間應(yīng)控制在分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過分鐘。3 .公司對(duì)長(zhǎng)途電話進(jìn)行嚴(yán)格控管，一般分機(jī)電話只可拔打市話。4 .電話鈴響聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。5 .接聽電話須認(rèn)真仔細(xì)聽取對(duì)方講述的內(nèi)容，必要時(shí)可禮貌要求對(duì)方重復(fù)，重要事項(xiàng)要做出書面記錄，并及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。管理人員手機(jī)使用管理一一1 .對(duì)于公司已給予電話費(fèi)補(bǔ)助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機(jī)必須小時(shí)開機(jī)。2 .管理人員休假時(shí)，其手機(jī)也必須正常開機(jī)；跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號(hào)碼。3 .管理人員不應(yīng)頻繁更換

6、手機(jī)號(hào)碼，如因特殊原因需更換號(hào)碼的，須將新號(hào)碼及時(shí)通知行政人事部更新后公布。4 .管理人員手機(jī)必須保持有話費(fèi)，不足時(shí)應(yīng)及時(shí)繳費(fèi)或充值。5 .行政人事部須不定時(shí)抽查開機(jī)情況，嚴(yán)禁出現(xiàn)停機(jī)或關(guān)機(jī)情況。6 .一個(gè)月出現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象，對(duì)工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費(fèi)補(bǔ)助。7 .參加會(huì)議或培訓(xùn)時(shí)，手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為振動(dòng)，中途需要接打電話須向會(huì)議主持或培訓(xùn)講師舉手請(qǐng)假，同意后方可外出接打電話。8 .手機(jī)補(bǔ)助話費(fèi)按公司規(guī)定的職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，根據(jù)職級(jí)、工作性質(zhì)的變動(dòng)而調(diào)整。辦公室職員接待訪客技能與禮儀1 .前臺(tái)負(fù)責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺(tái)接待。2

7、 .部門會(huì)議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會(huì)接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。3 .訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時(shí)會(huì)見，就表示遺撼，并為他安排以后會(huì)見。按順序請(qǐng)?jiān)L客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。4 .訪客接待基本禮儀：客人來訪時(shí)，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對(duì)方遞過名片來時(shí)，應(yīng)用雙手接過來，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。引導(dǎo)訪客到上司

8、辦公室或會(huì)客室時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作，讓訪客明白所往去處。在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請(qǐng)客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說“請(qǐng)坐，稍候”。退出會(huì)客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。面談時(shí)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請(qǐng)用的手

9、式。面談時(shí)間過長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水；面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。辦公室人員在訪客走后，要對(duì)會(huì)客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時(shí)間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除?？傊瑹o論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。前臺(tái)管理一一1 .前臺(tái)為公司形象，由前臺(tái)文員與前臺(tái)保安員共同組成，負(fù)責(zé)訪客接待、辦公室人員大件物品進(jìn)出監(jiān)管。2 .為樹立公司形象，前臺(tái)保安應(yīng)一律在大門旁站崗，遇公司部門經(jīng)理以上人員及客人來訪時(shí)要行禮。3 .前臺(tái)總機(jī)接

10、聽電話時(shí)應(yīng)使用甜美標(biāo)準(zhǔn)的普通話講：“您好！公司”或“公司，您好！”，或?qū)⒐竞?jiǎn)稱。4 .前臺(tái)人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁離崗。有資料物品轉(zhuǎn)遞，須與前臺(tái)保安打好招呼并盡快返回。5 .前臺(tái)對(duì)公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對(duì)找高層管理的客人，問清事先有無預(yù)約并立即電話通知文員或秘書安排接待。必要時(shí)可以引領(lǐng)至部門。6 .各部門來訪客人需進(jìn)辦公室洽談的，由各部門文員第一時(shí)間迎接。7 .部門訪客必須至前臺(tái)登記，嚴(yán)禁未經(jīng)登記私闖辦公室現(xiàn)象。8 .應(yīng)聘人員由前臺(tái)通知行政人事部招聘人員專職接待。9 .晚七點(diǎn)開始，所有進(jìn)出辦公室人員（經(jīng)理級(jí)以下），必須在前臺(tái)詳細(xì)登記進(jìn)出辦公室的時(shí)間及事由。辦公設(shè)施設(shè)備管理1 .辦公室

11、設(shè)施設(shè)備（單價(jià)在元以上的物品）的日常管理由行政人事部負(fù)責(zé)2 .行政人事部與財(cái)務(wù)部對(duì)公司所有辦公設(shè)施設(shè)備建立清冊(cè)，每半年做一次愿:點(diǎn)03 .公司所有設(shè)施設(shè)備上都須有小檔案標(biāo)貼。4 .所有辦公設(shè)施設(shè)備的購置、調(diào)配、更新、報(bào)損必須有行政人事部審核后方可執(zhí)行。5 .辦公設(shè)施設(shè)備一旦建立清冊(cè)，部門負(fù)責(zé)人負(fù)監(jiān)管責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁擅自調(diào)動(dòng)。6 .辦公室布置一經(jīng)確定，未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人以上職位人員批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自調(diào)動(dòng)。辦公室衛(wèi)生管理一一1 .公司公共區(qū)域及獨(dú)立辦公室的衛(wèi)生統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)，員工個(gè)人辦公桌及座位周邊的衛(wèi)生由員工個(gè)人負(fù)責(zé)。2 .凡新入職職員，必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識(shí)。3 .各工

12、作場(chǎng)所內(nèi)均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4 .各工作場(chǎng)所內(nèi)走道及階梯，至少每日清掃兩次。5 .各工作場(chǎng)所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。6 .飲水機(jī)及周圍必須保持清潔。7 .整容鏡、洗手池、洗手間及其它衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。8 .下水道口應(yīng)經(jīng)常清除污穢，保持清潔暢通。9 .凡可能產(chǎn)生寄生傳染菌的區(qū)域，每月至少應(yīng)三次消毒。10 .各工作場(chǎng)所須充分保持空氣流通。11 .垃圾、廢棄物、污物的消除應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。12 .公司設(shè)置常用的藥品并存放于小箱或木櫥內(nèi)，以便于取用。公共區(qū)域清潔管理一一1 .公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指獨(dú)立辦公室、走廊（通道）、樓梯、洗手間、會(huì)議室等的清潔衛(wèi)生。2 .辦

13、公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運(yùn)、下班前辦公區(qū)域的整理、定期對(duì)抽風(fēng)口光管空調(diào)清潔。3 .走廊（通道）衛(wèi)生包括：走廊（通道）地毯地面墻壁的清潔、走廊（通道）兩側(cè)的防火器材報(bào)警器植物的清潔。4 .樓梯衛(wèi)生包括：樓梯地面扶手兩側(cè)墻壁的清潔。5 .洗手間衛(wèi)生包括：洗手間地面、墻壁、窗戶、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛(wèi)生。6 .會(huì)議室衛(wèi)生包括：會(huì)議室的日常清潔、會(huì)議前會(huì)議后的徹底清潔（包括地面、墻壁、窗戶、培訓(xùn)椅、黑板、講臺(tái)、立架、空調(diào)、排氣扇、壁扇、光管、飲水機(jī)、垃圾簍等）。保安管理一一1 .為了保障公司和員工的財(cái)產(chǎn)安全，公司在宿舍、停車場(chǎng)和辦公樓小時(shí)設(shè)置保安服務(wù)。2 .保安每班需上個(gè)小時(shí)，每天分三班，白班：，中班：晚班：；3 .宿舍保安工作職責(zé)3.1 負(fù)責(zé)宿舍公司及員工的財(cái)產(chǎn)安全。3.2 負(fù)責(zé)外來人員進(jìn)出登記。3.3 負(fù)責(zé)公共區(qū)域的用水、用電的檢查，防止“長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水”出現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)水電問題要及時(shí)報(bào)告處理。3.4 負(fù)責(zé)查房，主要檢查：?jiǎn)T工有無私自換房；員工有無私拿其它房間配置用品；員工有無私自留宿外來人員；房間有無私裝大功率電器等等。3.5 負(fù)責(zé)宿舍防火、防盜等安全工作；4 .辦公樓、停車場(chǎng)保安職責(zé)4.1 負(fù)責(zé)車輛進(jìn)出登記，登記內(nèi)容為進(jìn)出時(shí)間、開車人、車牌號(hào)。4.2 巡視辦公