員工費用報銷流程及辦法

1、員工費用報銷流程及辦法為規(guī)范本公司報銷程序，提升報銷流轉速度和精確度，充分發(fā)揮會計核算及監(jiān)督職能，提高管理效益，特制定本辦法，請各位同仁配合執(zhí)行；本辦法適用于合富集團全體員工；本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準后立即實行，原來與之相關的其他辦法隨之失效。一、通則1 .任何一種類型之請購及支出，包含物品設備請購、差旅費、車費、交際費等，必須于事件發(fā)生前依照“預算及費用之審核權限”規(guī)定取得權責人的書面核準。2 .報銷人員必須取得完整真實、合法之原始憑證（發(fā)票之單位名稱必須是正確無誤（合富生化/合益信息/合康生物），由報銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上，同類性質必須粘在一起?！闭埧顔巍焙汀百M用及出差旅費報銷

2、申請表”按原始憑證之交易發(fā)生時間分類詳細填寫，并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉帳及匯入員工帳戶等方式，經(jīng)授權人員核準并經(jīng)財務部復核通過，方可付款。3 .報銷以“周”為單位，并附相關憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財務部將予以退單處理。當月發(fā)生的費用應盡量在當月報銷，最晚不得超過發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面批準，否則財務部將不予報銷。4 .對于報銷時出現(xiàn)填寫或計算的錯誤，公司采取只減不加的方式，針對不寫小計數(shù)和總計數(shù)，報銷總額的20%將會被扣除；針對加總錯誤，差額部分的50%將會被扣除。5 .簽名的規(guī)定：所有員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實

3、申報或認真審核之責。所有簽名應同時附注日期，如不附注日期，當產(chǎn)生爭議時，未簽注日期之員工將承擔最不利之結果。6 .財務復核結果視情況做下列處置： 退回報銷單（注明退回原因）。 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款（附剔除原因）。 要求報銷人員補充說明或補必要單證。 交出納付（匯）款。7 .每周匯員工報銷款一次，每月的最后一個周五不匯款。8 .每周匯員工報銷款后，差異表會E-mail給各部門主管及秘書或助理，各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。9 .在報銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補齊手續(xù)后方可進入報銷流程。二、報銷流程：1.事先核準及事后報銷表單流程如下：實物報銷：報銷條件為

4、發(fā)票、驗收（入庫）單、采購單原件，三者缺一不可，特別情況為采購單帶支票提貨，請先填寫公洽借款單，經(jīng)核準入帳后再開出支票，三日內(nèi)繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗收單。出差：“出差（預算）申請書”-“費用及出差旅費報銷申請表”和“交通費用報銷單”（附已經(jīng)核準之“出差（預算）申請書”）；銷售人員須另附行動周報及時間分酉己表。交際費：“出差（預算）申請書（交際欄）”-“報銷請款單”或“費用及出差旅費報銷申請表”（附已經(jīng)核準之“出差預算申請書（交際欄）”）。車費：“合富用車申請書”-“費用及出差旅費報銷申請表”和“交通費用報銷單”（出租車車費，附已經(jīng)核準乘坐出租車之“合富用車申請書”）。驗收單據(jù)：公司自用物

5、品采購驗收，請?zhí)顚懯聞沼闷夫炇諉?，生產(chǎn)，經(jīng)營用存貨驗收，經(jīng)IQC核驗后填寫入庫單?！安少弳巍保ㄈ缬薪杩?，應附“公洽借款單”）或“費用及出差旅費報銷申請表”（如有借款，應附“公洽借款單”；如有相關費用，應附“出差（預算）申請表”）一一部門主管一一財務復核一一財務長一一總經(jīng)理簽準一一出納報銷。三、途中交通費標準和說明：1 .標準：員工出差或培訓應以最經(jīng)濟、有效的方式到達目的地，員工出差乘坐交通工具的規(guī)定按車程時間限定標準：6小時以下乘坐硬座或長途汽車；68小時可乘坐硬臥；816小時可乘坐軟臥；16小時以上可乘坐飛機。員工超標申請?zhí)嘏俗w機的，公司準予按上述規(guī)定標準報銷途中費用之外，最多再增加20

6、0元/次。外地應聘者到上?？偛縼砻嬖嚕晒矩撠焷硗惖亟煌ㄙM用，如超過10小時以上，可報銷火車硬臥車票；如10小時以下，可報銷火車硬座費用。如需搭乘飛機，需事先經(jīng)總經(jīng)理核可預算申請。員工因公出差（到常駐工作地之外地區(qū)工作），應事先填寫“出差預算申請書”（各地人員應傳真或電子郵件送至上海），詳細注明出差地點、準備搭乘交通工具及其它各項預計支出內(nèi)容、金額；并依照審批權限核準后，方可作為報銷的必備附件交財務存檔。員工出差回來后應在一周內(nèi)將合法的報銷單據(jù)整齊粘貼后，依核準權限核準后再交財務部；報銷費用如超過所申請的出差費用，應詳細說明理由并獲得總經(jīng)理批準，否則，超過部分費用將不予報銷。說明： 火車、

7、長途汽車，應以火車、汽車票根為報銷依據(jù)。 員工遇規(guī)定以外的緊急公務必須搭乘飛機者，應事先填寫“定票單”，并報總經(jīng)理批準，由公司相關人員統(tǒng)一訂票、購買、結帳，但員工必須在抵達目的地后一周內(nèi)將票根交還給訂票經(jīng)辦人員，并不得再報銷此費用。搭乘任何交通工具，必須盡量利用下班時間。出差期間，由于其它與工作無涉的事情所發(fā)生的費用，或由于員工本人的原因導致發(fā)生的額外費用（如退票費等），一律由該員工本人承擔。已參加公司商業(yè)意外保險的員工，不得再另外報銷飛機意外保險。四、市內(nèi)交通費用標準和說明：1 .標準： 凡從事銷售、業(yè)務、維修等經(jīng)常公出工作的員工，經(jīng)部門經(jīng)理批準日常工作所需的交通費可以選取以下方法之一：a）

8、據(jù)實報銷：憑公交車票據(jù)實全額報銷，憑出租車票按本辦法第3點規(guī)定限額報銷出租車票。b）定額報銷：在上海由公司行政管理人員每月集中購買與報銷最高限額每人每月200元的當?shù)毓步煌ǎI卡者在當月內(nèi)不得再報銷任何市內(nèi)交通費。 除銷售、維修、業(yè)務之外的部門員工的出租車票報銷標準，公交車票可據(jù)實全額報銷。出租車費依本辦法第3點規(guī)定執(zhí)行。 員工在常駐工作當?shù)毓?，單次可以乘坐的出租車路程以單次最高車費為15元為限（從出發(fā)地到目的地單程最高只能報銷出租車費15元，而不是單張票據(jù)最高只能報銷出租車費15元），深夜（22:00以后，6:00前）允許單次報銷50元為限。 員工異地出差，在出差目的城市內(nèi)允許在出差預

9、算批準范圍內(nèi)報銷出租車費。一般不允許報銷兩個城市間的跨市出租車費。公司個人汽車、摩托車報銷規(guī)定：a）申請報銷個人汽車、摩托車費用必須事先填寫異動審批表，被核準后方可報銷相應費用。b）公司行政人員個人汽車、摩托車只有在辦理公司事務的前提下，才能給予補貼。采用實報實銷的辦法，汽車的最高限額為每月800元，若有到機場接送高層主管或公司客人，可增加每單程30元報銷標準，超過800元須經(jīng)總經(jīng)理簽字認可后方可報銷；異地出差可報銷來回過橋費及相關油費；摩托車的最高限額為每月400元，超過400元必須經(jīng)總經(jīng)理簽字認可后方可報銷。辦理報銷手續(xù)時，都必須提供相應單據(jù)（如停車費、過橋費，汽油費等）的原始發(fā)票實報實銷

10、。受此補貼的員工原則上都不得再另行報銷其他與其有關的費用，如出租車費用等。說明：員工已享受任何其他車貼福利者，不享受本辦法規(guī)定待遇。公司公務用車的優(yōu)先安排次序為：a）客戶或來賓機場接送與參觀；b）副總級以上高級管理人員公務用車；G）工程師緊急維修響應；d）攜帶貴、重物品或機要資料、票證的公務活動；e）單次車程在30公里以上的遠程緊急公務活動；f）其他公務用車。凡符合上述規(guī)定需要首次申請限額200元的上海公共交通卡的員工，請?zhí)顚懭藛T異動審批表經(jīng)部門經(jīng)理審批后在每月25日前交人事部集中報批處理，凡經(jīng)批準采用公共交通卡的員工以后每月第一周內(nèi)憑單張公共交通卡沖值發(fā)票一次性報銷上月交通費。五、住宿費用標

11、準和說明：1.標準：辦事處住宿標準：員地點（卜籍（包括臺港澳籍）人員及副總級以上人員（以上人員限額內(nèi)實報實銷）其他員工（參照本規(guī)定的標準享啟出差補貼）北京福建大廈（四星、距辦事處車程10分鐘）398元單人出差：豪威大廈（距辦事處車程10分鐘）標間224兀、單人間190元。二人以上：匯園公寓（屬酒店式公寓，距辦事處步行5分鐘）：一室標間12人300元；二室標間34人350元。凱康國際酒店（四星、距辦事處車程10分鐘）360元五洲大酒店（四星、距辦事處步行3分鐘）12月至次年3月360元；4月8月及11月420元；910月550元。濟南華能大廈267元金伯利酒店（距辦事處步行5分鐘）：單人間180

12、元標間160元廣州三寓賓館（距辦事處步行20分鐘）：駿暉樓322元三寓賓館（距辦事處步行20分鐘）：春暉樓216元華泰賓館（距辦事處車程15分鐘）:207元非辦事處住宿標準:地點單人雙人共計三人共計天津、重慶、深圳、東莞、福州、杭州、南京、青島、大連、廈門250300350其他省會城市200250300非省會城市180230280常駐住房補貼:職位地區(qū)北京、廣州其他城市部門經(jīng)理2500元/月1500元/月非經(jīng)理員工1500元/月1200元/月六、餐費補貼說明：1 .員工因公到常駐地以外的城市出差（不含上海），每天有50元的伙食津貼，逢法定假日津貼加倍（不得再另行申請加班工資）；如有申請報銷交際

13、餐費（含早茶，夜宵）者，則不再享受該餐津貼。伙食津貼填寫金額應為早餐10元，中餐和晚餐各為20元；可享受報銷的時間限定條件是：早餐為8:00am以后、午餐為1:00pm以后、晚餐為19:00pm以后仍在出差途中。2 .司機的餐費補貼按合富工作時間與加班管理辦法規(guī)定執(zhí)行。3 .員工因公到上海工作，一般不得享受相關出差餐費補貼的福利待遇，但在公司未提供餐飲的情況下，在休息日可申請早餐10元，午餐20元，晚餐20元的補貼。遇到法定節(jié)假日公司安排外地員工來滬執(zhí)行特定緊急工作任務，且公司沒有統(tǒng)一安排就餐，員工也不申報加班補償?shù)那樾蜗?，員工可按公司既定出差餐費補貼政策申請補貼。即早餐20元、午餐40元、晚

14、餐40元標準申報出差補貼。七、交際費用說明：員工外出聚（就）餐、請客：為加強公司內(nèi)部員工之間的溝通，或為某一特別的主題、或作公關和銷售活動，公司經(jīng)理級以上員工（如有必要，銷售人員）可以安排公司內(nèi)部的員工聚（就）餐；為公關或銷售的目的，公司經(jīng)理級及以上員工（如有必要，銷售員）可以請客，但必須遵守以下規(guī)定：a.屬于事先預知的情況，必須事先取得書面核準；屬于臨時發(fā)生的緊急情況的，必須在事后補得上述書面核準。b.這類費用產(chǎn)生的原因必須是有必要的、合理的和可解釋的。c.所產(chǎn)生的費用必須由當時在場的最高主管進行報銷，并在報銷時向其上一級主管說明具體原因。d.各級經(jīng)理有責任和義務對此類費用的發(fā)生加以控制和管

15、理。e.報銷時應注明所有在場人員姓名。八、雜費報銷說明：1.勞務費：總部勞務費需事先填報使用臨時勞務人員申請表，經(jīng)核準后由人事部統(tǒng)一報銷，非總部所在地發(fā)生大宗貨運，如有大批貨物（儀器、試劑）到公司或各辦事處而人手不夠時，在取得部門主管同意后可外請人員幫忙。如無法取得完整、真實、有效的原始憑證，請相關人員另簽簽收單并附該外請人員之身份證復印件以備報銷。其它費用：除另有特別規(guī)定外，一律以合法之憑證為可否報銷之依據(jù)九、手機費用標準和說明：1 .標準：合富集團手機費用報銷標準內(nèi)勤外勤銷售類工程類職級最局報銷限額職級最高報銷限額職級最高報銷限額有辦事處無辦事處有辦事處無辦事處兼職工程師臺籍內(nèi)勤經(jīng)理/總監(jiān)

16、/財務長350副總、總監(jiān)、臺籍經(jīng)理及以上職務500550800手機450負責1-3臺機50元；負責4臺及以上聯(lián)系全國部門經(jīng)理、駕駛員200銷售經(jīng)理250350維修經(jīng)理250300主任；助理100其他銷售類人員180280其他維修人員180200機的70元其他因公休息日經(jīng)常待命職員50凡屬于管理類經(jīng)理費用報銷參照上述銷售、維修經(jīng)理標準，其余不屬于管理類經(jīng)理一律參照其他人員標準。2.說明： 員工必須嚴格按照“合富集團手機費用報銷標準”規(guī)定的部門，職務和級別，報銷限額標準等進行報銷。 報銷必須憑手機費發(fā)票（帳單），填寫“費用及差旅費報銷申請單”進行報銷，其他非手機費發(fā)票（帳單）一律不得報銷。 凡在公

17、司報銷手機費用的員工，必須提供其手機號碼，每天8:00-23:00開機。如發(fā)現(xiàn)由于關機聯(lián)系不上，且無合理原因，則員工直屬經(jīng)理有權決定停止該員工報銷手機費。 凡在“合富集團手機費用報銷標準”上未列出的其他員工，若確因工作需要報銷手機費的或遇公務需要用自己手機的，須經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可比照“合富集團手機費用報銷標準”進行報銷。若當月確有特殊情況，造成持公司手機的員工手機費超出正常的報銷標準，有總經(jīng)理特批后方可報銷，否則超出部分從其報銷中扣除。原則上除在以上情況以外的其他情況下，員工將不被允許報銷手機費。 異地臨時支援是指員工為完成維修、裝機等臨時專項任務被公司安排至常駐地以外城市臨時工作1-3個月的情形。a）員工除臨時工作城市外不需要在到其他城市出差的，員工可以在臨時工作地城市購買充值卡，用于在當?shù)氐耐ㄓ?，限額報銷標準為200元/月，憑定額發(fā)票報銷。同時員工可繼續(xù)使用其本人原有手機卡，方便與原常駐工作地的聯(lián)系，原有卡的報銷保持原有標