投標管理制度及流程

1、投標管理制度及流程湖南三道云尚信息股份有限公司2016年12月投標管理制度第一條目的為進一步加強公司市場開發(fā)工作，規(guī)范投標工作的管理，明確投標過程各環(huán)節(jié)的責、權(quán)、禾I，增加投標工作的有效性和工作效率，充分調(diào)動公司及各部門參與市場競爭的積極性，特制定本管理辦法。第二條適用范圍本管理辦法適用于公司對外的所有投標活動和項目。對于投標工作，各個有關(guān)部門和參加人員必須認真對待、相互配合，按時保質(zhì)完成各自的任務(wù)，保證投標文件的質(zhì)量。第三條職責分工3.1總經(jīng)理1、負責投標工作的組織與決策，負責參加重大開標會議。2、負責最終投標清單的審核、投標單價分析、投標價格最終確定。3、負責投標文件的審批工作。4、負責重

2、大項目參與現(xiàn)場投標和專家咨詢及現(xiàn)場突發(fā)事件的處理。3.2技術(shù)部主要職責：1 、應(yīng)在市場進行充分的信息收集、市場調(diào)研的前提下，開展投標競爭工作。2 、負責招標文件購買（或通知行政部）與投標文件遞交開標現(xiàn)場的工作。3 、負責整個標前業(yè)務(wù)接觸、投標書的編制。4、聯(lián)絡(luò)相關(guān)投標人員（公司）確定行程。3.3系統(tǒng)集成部系統(tǒng)集成部是投標工作的主要執(zhí)行部門之一，主要職責：1 、負責投標文件硬件部分的編制工作；2 、負責投標澄清、產(chǎn)品比選、產(chǎn)品詢價、產(chǎn)品技術(shù)、標后答疑等工作；3、負責有關(guān)專業(yè)設(shè)備的基礎(chǔ)清單編制工作；4、整合標書相關(guān)商務(wù)、技術(shù)部分，根據(jù)招標要求，打印并裝訂成冊；5、配合相關(guān)部門將已裝訂成冊的標書，嚴

3、格按照相關(guān)招標文件中的相關(guān)要求封裝（如正副本的數(shù)量、需要單獨密封的條款、封條等相關(guān)的密封要求等）并遞交給相關(guān)人員6、負責標書的初審工作；7、輔助職責：協(xié)助技術(shù)部參加標前會、標后投標分析等工作。3.4行政部1 、在接到招標公告后，第一時間通知相關(guān)部門或相關(guān)外圍單位（參標單位或制造商單位）準備投標所需的材料，提供相關(guān)目錄清單，對標書制作者傳答投標書編制內(nèi)容的特殊要求。2 、按照公司的標書制作標準及相關(guān)標書的要求，編寫相關(guān)商務(wù)標書;3、提醒相關(guān)人員及單位（如制造商、技術(shù)部分負責人、報價負責人等）相關(guān)標書要求的相關(guān)要求（如開標時間、需要提交的資料等）；4 、財務(wù)工作人員負責銀行資信證明的開具、投標保證

4、金及履約保函的交納,相關(guān)財務(wù)審計報告的提供工作，確保工作進度及時、無誤；5 、公司人事相關(guān)工作人員負責相關(guān)資質(zhì)文件的更新（如年檢、變更或新中請等）；6 、公司人事相關(guān)工作人員負責提供公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽證書等相關(guān)證件、資料的原件和復印件；7、負責公司印章的管理，確保用章環(huán)節(jié)的安全性及及時性。第四條投標管理制度流程表購買招標文件相關(guān)資料準備復審定稿裝訂密封標書一工投標總結(jié)4開標第五條投標流程管理標準廳P名稱管理標準1項目前期運作1.前期運作的項目需進行登記。2報名與資格審查1.投標報名由行政部準備，技術(shù)部或行政部人員進行具體的辦理。2.資格預審材料或報名申請表由行政部負責準備收集，并提供

5、簽收目錄清單。3.報名材料在行政部進行存檔，并與招標公告一并存檔（電子版）。3購買招標文件1.招標文件購買后，行政部須以郵件方式同時抄送給項目負責人、總經(jīng)理及投標相關(guān)參與人員并提醒其重要條款等（電子版）紙質(zhì)版招標文件應(yīng)將重要條款復印、掃描后以郵件方式發(fā)出并按要求填寫（招標要求關(guān)鍵點明細表）附件一2.行政部負責招標文件（紙質(zhì)或電子版）與報名申請表的一并保存、存檔。4投標文件編制安排1.行政部在接到招標文件后仔細閱讀招標文件，根據(jù)相關(guān)要求填寫（標書程序時間表）附件二2、行政部根據(jù)招標文件的要求，將所需材料清單下發(fā)到各部門或相關(guān)參標公司（如資信證明、相關(guān)資質(zhì)、合作商等）3、投標文件的商務(wù)部分由行政部

6、相關(guān)人員負責編制，投標文件的技術(shù)部分由相關(guān)技術(shù)人員負責編制。5報價1、硬件、外部軟件部分由系統(tǒng)集成部跟技術(shù)部負責詢價列出相關(guān)相關(guān)參數(shù)（如：產(chǎn)品規(guī)格、報價、成本、利潤等），內(nèi)部軟件部分根據(jù)公司對外報價表確定，由投標負責人匯總，擬定報價清單及分項報價表初稿，經(jīng)技術(shù)顧問、總經(jīng)理或董事長共向商討后確定最終報價方案。2、投標負責人接到報價總額后根據(jù)招標文件的要求編寫報價清單及分項報價表。3、投標負責人將編寫完成的相關(guān)報價表發(fā)送給相關(guān)商務(wù)人員6投標文件的審核（初審、復審）1、行政部（系統(tǒng)集成部或技術(shù)部）負責將投標文件的商務(wù)、技術(shù)、投標報價初稿以郵件的形式抄送給投標負責人、技術(shù)顧問及總經(jīng)理2、技術(shù)部負責人、

7、總經(jīng)理及董事長負責投標文件商務(wù)、技術(shù)及投標報價的審核及意見、建議。7定稿裝訂1、系統(tǒng)集成部負責將審核后最終版的商務(wù)、技術(shù)標書及報價部分整合、裝訂及并按相關(guān)要求封裝。2、原則上所有投標文件需在投標出發(fā)前三天裝訂完畢，如無法完成，需及時報告總經(jīng)理（董事長）說明情況，列出未辦事項清單。8投標準備1、按照招標文件的要求，行政部負責準備需要攜帶的相關(guān)證件的原件、復印件等，并提供簽收目錄清單。2、項目負責人與公司總經(jīng)理溝通標書的遞交方式（遞交給項目負責人），遠程的要留出充足的行車時間。3、原則上非本地區(qū)招標單位，投標相關(guān)人員前一天需抵達開標目的地。開標前半小時抵達開標報名地點。4、各部門按要求填寫（投標流

8、程關(guān)鍵點最終檢查確認表）附件三9開標開標會議由項目負責人參加。投標參與人員隨時配合銷售人員進行開標現(xiàn)場的投標澄清工作10投標總結(jié)1、推廣部負責投標后的項目總結(jié)（由推廣部自行擬定）2、綜合部在投標結(jié)束后填寫（標書登記一覽表）附件四11投標文件的存檔綜合部負責將最終版的投標文件（包括商務(wù)、技術(shù)、報價）配合相關(guān)的招標文件（電子版）、投標報名表（電子版）按項目保存、存檔附件一:招標要求關(guān)鍵點明細表投標項目：時間：無效標（廢標）條件序號無效標條件已落實（，）未落實（X）有疑問（?）123456修改要求序號修改要求清單符合(V)不符合(X)有疑問(?)123456關(guān)于密封、裝訂的要求序號密封、裝訂要求符合

9、(V)不符合(X)有疑問(?)12345應(yīng)攜帶證件、業(yè)績等清單序號應(yīng)攜帶證件、文件清單已備(V)未備(X)有疑問(?)12345附件二:標書程序時間表標書名稱：接標時間接標人開標時間通知相關(guān)單位時間開標地點預計封標時間投標保證金接收時間本公司資信證明接收時間本公司相關(guān)單位相關(guān)單位年度審計報告本公司制造廠商授權(quán)函、資格聲明、新年檢的資質(zhì)文件相關(guān)單位技木標本公司遞交時間報價合作單位遞交時間封標時間商務(wù)標制作人附件二:標書程序時間表標書名稱：接標時間接標人開標時間通知相關(guān)單位時間開標地點預計封標時間投標保證金接收時間本公司資信證明接收時間本公司相關(guān)單位相關(guān)單位年度審計報告本公司制造廠商授權(quán)函、資格聲明、新年檢的資質(zhì)文件相關(guān)單位技木標本公司遞交時間報價合作單位遞交時間封標時間商務(wù)標制作人附件三:投標流程關(guān)鍵點最終檢查確認表項目名稱：填寫日期：序號檢查確認內(nèi)容初審終審1標書蓋章簽字的地方確保無遺漏？確認（）不確認（）確認（）不確認（）2關(guān)于廢標和無效標條件沒有問題？3標書按招標要求密封、裝訂？4按照招標文件要求密封標書（外封）？5檢查電子版投標文件是否與紙質(zhì)一致？6對整個投標文件有