2021年文秘必備基礎(chǔ)專業(yè)技能說明

1、秘書與上級之間交談技巧一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現(xiàn)比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能感到緊張 ;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，并且自卑感強(qiáng);相反，在與社會地位低于自己的人講話時，就會表現(xiàn)得比較自如、自信，甚至比較放肆。比如，有的人在自己的上級面前從不敢妄言，在同一科室的也不多說話，可是在自己的下級或所管班組面前講話時，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠。因此，上下級之間的講話，上級要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這

2、樣，下級才會向你敞開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。平等的態(tài)度，除說話本身的內(nèi)容外，還通過語氣、語調(diào)、表情、動作等體現(xiàn)出來。所以，不要以為是小節(jié)，純屬個人的習(xí)慣，不會影響上下級的談話。實(shí)際上，這往往關(guān)系到下級是否敢向你接近。此外，上級同下級談話時，要重視開場白的作用。不妨與下級先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。上級同下級說話時，不宜作否定的表態(tài)你們這是怎么搞的有你們這樣做工作的嗎在必要發(fā)表評論時，應(yīng)當(dāng)善于掌握分寸。點(diǎn)個頭，搖個頭都會被人看作是上級的指示而貫徹下去，所以，輕易的表態(tài)或過于絕對的評價(jià)都容易失誤。例如一位下級匯報(bào)某改革試驗(yàn)的情況，作為領(lǐng)導(dǎo)，只宜提一

3、些問題，或作一些一般性的鼓勵這種試驗(yàn)很好，可以多請一些人發(fā)表意見。你們將來有了結(jié)果，希望及時告訴我們。這種評論不涉及具體問題，留有余地。如上級認(rèn)為下級的匯報(bào)中有什么不妥，表達(dá)更要謹(jǐn)慎，盡可能采用勸告或建議性的措詞這個問題能不能有別的看法，例如不過，這是我個人的意見，你們可以參考。建議你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發(fā)這些話，起了一種啟發(fā)作用，主動權(quán)仍在下級手中，對方容易接受。下級對上級說話，則要避免采用過分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。下級跟上級說話，成功與否，不只影響上級對你的觀感，有時甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴?。跟上級說話

4、，要尊重，要慎重，但不能一味附和。抬轎子、吹喇叭等等，只能有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級的反感和輕視。在保持獨(dú)立人格的前提下，你應(yīng)采取不卑不亢的態(tài)度。在必要的場合，你也不必害怕表示自己的不同觀點(diǎn)， 只要你從工作出發(fā)，擺事實(shí)，講道理，領(lǐng)導(dǎo)一般是予以考慮的。還應(yīng)該了解上級的個性。上級固然是領(lǐng)導(dǎo)，但他首先是一個人。作為一個人，他有他的性格、愛好，也有他的語言習(xí)慣等。如有些領(lǐng)導(dǎo)性格爽快、干脆，有些領(lǐng)導(dǎo)則沉默寡言，事事多加思考，你必須了解清楚，不要認(rèn)為這是迎合，這正是運(yùn)用心理學(xué)的一種學(xué)問。此外，與上級談話還要選擇有利時機(jī)。上級一天到晚要考慮的問題很多。所以，假若是個人瑣事，就不要

5、在他埋 頭處理大事時去打擾他。你應(yīng)該根據(jù)自己的問題重要與否，去選擇適當(dāng)時機(jī)反 映。文秘必備基礎(chǔ)專業(yè)知識 一、基礎(chǔ)知識 秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘 書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個方面 的知識?？茖W(xué)文化知識基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別 要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷 史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。馬列主義理論知識哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修 養(yǎng)。政策法規(guī)知識這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國

6、家的憲 法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r的 工作中接觸最多的知識。二、專業(yè)知識專業(yè)知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域 的知識結(jié)構(gòu)的方面。理論知識，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職 工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導(dǎo)思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理 論。業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文 的起草等。行業(yè)知識，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。三、相關(guān)知識 秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。 新的學(xué)科知識，社

7、會科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個重要內(nèi)容，包 括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。社會交往知識，社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作 者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學(xué)知識。四、社會知識國際知識，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想， 科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民 風(fēng)等。文秘專業(yè)內(nèi)容一個稱職的秘書，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它能力

8、的基礎(chǔ)?？梢赃@么說，文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功，是看家的本領(lǐng)。那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好文秘寫作。不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學(xué)家約翰奈斯比特在大趨勢改變我們生活的十個新方向一書中指出在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件最重要的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要

9、具備最基本的讀寫技能。這里所說的讀寫技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力。與此同時，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過熱愛是最好的老師。對寫作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到忘我、癡迷的程度，衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴，每有會意，便欣然忘我，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進(jìn)步。其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢我們的回答是肯定的。古人說寫作無秘雇作文有要道，定體則無，大體須有，這種認(rèn)識是符合辯

10、證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著應(yīng)該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識到讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西 ;而不是生搬硬套，模仿抄襲，依葫蘆畫瓢。最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。寫作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的確

11、良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑刺的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。文秘必須掌握

12、的電腦技巧一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁面設(shè)置選擇文件頁面設(shè)置選擇頁邊距附簽，上7 厘米下 5 厘米左 8 厘米右 6 厘米。選擇版式附簽，將頁眉和頁腳設(shè)置成奇偶頁不同,在該選項(xiàng)前打。選擇文檔網(wǎng)格附簽，字體設(shè)置，中文字體設(shè)置為仿宋;字號設(shè)置成三號，單擊確定按鈕，選中指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格 ;將每行設(shè)置成28個字符;每頁設(shè)置成22行。然后單擊確定按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22 行、每行 28 個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁號選擇插入頁碼，位置設(shè)置為頁面底端（頁腳），對齊方式設(shè)置為外側(cè)。然后單擊格式按鈕，數(shù)字格式設(shè)置為全角的顯示格式，單擊確定按鈕，再次單擊確定按鈕完成頁碼設(shè)置。

13、雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成四號;字體任意 ;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作選擇插入文本框橫排菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會變成十在Word2000版面上單擊鼠 標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵設(shè)置文本框格式，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。選擇顏色和線條附簽，顏色設(shè)置成無填充顏色。選擇大小附簽，高度設(shè)置成2cm;寬度設(shè)置成15cm。注用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇版式附簽，單擊高級按鈕，水平對齊對齊方式設(shè)置成居中，度量依據(jù)設(shè)置成頁面;垂直對齊絕對位置設(shè)置成頁邊距，

14、下側(cè)設(shè)置成5cm平行文標(biāo)準(zhǔn)，0cm上行文標(biāo)準(zhǔn)，注用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊確定。選擇文本框附簽，左、右、上、下都設(shè)置成 0cm,單擊確定完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊確定按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成紅色，字體設(shè)置成小標(biāo)宋簡體，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為 155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作 完成。4、紅線制作首先將視圖工具欄繪圖選中，單擊繪圖工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成十字形，左手按住鍵盤上的 Shift 鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇設(shè)置自選圖形格式，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)

15、置。選擇顏色和線條附簽，顏色設(shè)置為紅色;虛實(shí)設(shè)置為實(shí)線;粗線設(shè)置為25磅。選擇大小附簽，寬度設(shè)置為15cm。選擇版式附簽，單擊高級按鈕，水平對齊對齊方式設(shè)置成中，度量依據(jù)設(shè)置成頁面，垂直對齊絕對位置設(shè)置成頁邊距，下側(cè)設(shè)置成7cm平行文標(biāo)準(zhǔn)，15cm上行文標(biāo)準(zhǔn)，注用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn) 行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號文號三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名三號楷體、右空一個字的距離。注文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法選擇插入符號符號附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊插入按鈕即可。6、主題詞制作選擇表格插

16、入表格，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性表格附簽，對齊方式設(shè)置為居中 ;然后單擊邊框和底紋按鈕，在預(yù)覽窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊文件保存，保存類型選擇文檔模板（*dot）;文件名給模板命名；保存位置模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是選擇文件打開，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊打開按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行

17、修改。二、公文正文排版依據(jù)模板建立新公文選擇文件新建常用附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。制作公文正文內(nèi)容正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題二號小標(biāo)宋字體，居中顯示; 主送機(jī)關(guān)三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式 ;正文三號仿宋字體 ;成文日期三號仿宋字體，右空四個字的距離，Gffi六角符號的輸入方法一致，不能使用字母O 或數(shù)字 0 代替。文號、簽發(fā)人、主題詞按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。三、用 Word 制作電子公章1、圖章輪廓

18、選擇插入圖片自選圖形，在繪圖工具欄中選擇橢圓，按下Sfift 鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為無填充色，線條寬度為 2 磅，顏色為紅色，疊放次序?yàn)樽畹讓印?、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的 8 個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用 Ctrl 鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在自選圖形星與旗幟中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇組合，一個公章就制作出來了，要用時復(fù)制一個到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊

19、!文秘公文寫作五步法第一步，搜集資料方法是看兩篇寫一篇寫作之前，可以先找兩篇文章。第一篇，要找以往領(lǐng)導(dǎo)同志在類似教育實(shí)踐活動中的總結(jié)講話。因?yàn)槊糠N類型的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇文章，解決的是形似的問題，就是文章結(jié)構(gòu)、語言風(fēng)格要像。第二篇，要找上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者同級其他機(jī)關(guān)群眾路線教育實(shí)踐活動總結(jié)大會上的講話。因?yàn)槊糠N內(nèi)容的講話，在一定時期內(nèi)，都有著相對固定的內(nèi)容要求，這篇文章，解決的是神似的問題，就是文章最基本的內(nèi)容、方向要準(zhǔn)。找出這兩篇文章，通過學(xué)習(xí)和模仿，之后寫出來的文章，最起碼在結(jié)構(gòu)上、內(nèi)容上不會出現(xiàn)大的偏差。第二步，琢磨內(nèi)容方法是換位思考替領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，當(dāng)然要站在領(lǐng)導(dǎo)的角

20、度去思考問題，學(xué)會換位思考是最基本的方法。那么，可以從哪些角度換位思考呢概括起來，可以有以下五個第一，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么就是在這次總結(jié)大會上領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容、要求等。第二，文件起草的部門希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么就是有關(guān)部門對于這項(xiàng)工作的考慮，希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號。第三，聽眾希望聽到什么講話都是有對象、有聽眾的，聽眾對領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚(yáng)，或是明確思路等，應(yīng)該將聽眾的需求反映在領(lǐng)導(dǎo)講話之中。第四，領(lǐng)導(dǎo)同志本人希望講什么每位領(lǐng)導(dǎo)同志講話都有一貫的思路、風(fēng)格，每位領(lǐng)導(dǎo)同志都有近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。第五，上級希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么每項(xiàng)工作都應(yīng)該按照上級領(lǐng)導(dǎo)

21、機(jī)關(guān)的部署和要求開展，科學(xué)地傳遞上級的要求也是講話的題中應(yīng)有之義。有了這五種角度，是不是就全面了、窮盡了不一定，最起碼還可以更上一層樓，在綜合各個角度之后，重新回到最初始的問題在這樣的場合，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么這并不是簡單的回歸，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思考。通過多個角度的思考，我們就會對文章的主體內(nèi)容有較為充分的把握。第三步，擬定提綱方法是閉上眼睛講話開寫之前，要起草提綱。起草提綱要在掌握基本素材、充分思考的基礎(chǔ)上，合上參考文章，合上各類材料，越過紙面看實(shí)質(zhì)，閉上眼睛想清楚，合上書本寫提綱。要切忌找提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。擬定提綱，最

22、起碼要寫到二級，想得清楚的地方要寫到三級。第四步，起草文章方法是一氣呵成長期用電腦寫作，很多人往往養(yǎng)成先寫容易的和復(fù)制粘貼的習(xí)慣。好的講話稿應(yīng)做到文氣貫通，如果先寫材料豐富的、容易的、想清楚的，會使文章看上去是拼湊出來的，而不是寫出來的。這是公文寫作的大忌。因此，在公文寫作的培養(yǎng)階段，就要形成一個良好的寫作習(xí)慣，想清楚、寫清楚，按照提綱，從頭到尾寫下來、順下來。第五步，反復(fù)修改方法是逼著自己改好文不厭百回改。剛學(xué)習(xí)公文寫作的同志在寫完初稿后，往往會感覺不知道改什么不知道怎么改不會改改不動，這是很正常的。這時候，就需要對自己狠一點(diǎn)，進(jìn)行自我否定、自我提升，要強(qiáng)迫自己多換角度、加深思考、提高站位，對已有的文稿反復(fù)琢磨，反復(fù)修改，有時甚至還要推倒重來。要相信，山重水復(fù)疑無路，柳暗花明又一村，一篇文章每突破一次改不